我国档案志愿者活动发展策略研究

    聂云霞+牛迎卜

    摘要：随着服务型政府建设以及档案信息价值作用的进一步发挥，档案部门工作量也在增加。在档案部门现有编制不变的情况下，适当开展档案志愿者活动既可以节省资金和人力资源，又能提高档案部门的工作效率，增进公众对档案部门的了解。鉴于此，本文将主要探索档案志愿者活动向更深层次发展的策略，以期形成专业性、常态化的档案志愿者活动。

    关键词：档案志愿者；志愿活动；公众参与

    Abstract： With the construction of service-ori？ ented government and the valued archival informa？ tion，the archives departments meet an increase in their workload. Without unchanged existing staff？ ing level， the archival volunteers can help to save funds and manpower，advance the work efficiency and promote publics better understanding to ar？ chives departments. So this article will explore how to further the development of the archival vol？ untary activities. Trying to develop the archival vol？ untary activities into a more specialized and normal？ ized level.

    Keywords：Archival volunteer； Voluntary activi？ ty； Publicparticipation

    2015年11月，时任国家档案局局长杨冬权在《怎样引领档案工作新常态》一文中指出：“要关注新的档案工作者，吸引更多人参与、支持档案工作；档案部门作为弱势部门，必须要借船出海；为了达到合作共享共赢的目的，档案工作者必须有合作思维，积极同各方开展合作。”[1]笔者认为，开展档案志愿者活动，广泛动员社会各方力量，是档案部门开展合作的重要形式之一。

    一、档案志愿者的含义

    联合国对志愿者的定义为：“自愿进行社会公共利益服务而不获取任何利益、金钱、名利的活动者”，具体指在不为任何物质报酬的情况下，能够主动承担社会责任而不获取报酬，奉献个人时间和行动的人。档案志愿者（Archival Volunteer）的说法最早出现于英国，英国档案志愿者手册中将档案志愿者定义为：“无偿为档案事业贡献时间和精力的群体。”在结合上述定义的基础上，笔者基于我国档案志愿者活动开展的初期阶段，适当的奖励性报酬可以激发公众参与志愿活动积极性这样的现状，认为可以将“档案志愿者”定义为：不以获得报酬为目的，为档案事业贡献时间和精力的个人或者群体。

    二、我国档案志愿者活动的现状及问题

    世界范围内档案志愿者活动的发展已经较为成熟，志愿者在档案的收集、数字化、翻译、著录、传播过程中发挥着重要作用。英国是档案志愿者活动的发源地，自20世纪90年代起便开展了档案志愿者活动，经过二十多年的发展，其理论体系较为成熟，内容涉及广泛，并且已经初步形成了以网络为依托，以社交媒体为平台，公众多样化参与的方式，即英国档案志愿者可以选择进馆参与、网络参与等形式，并可在Twitter等社交平台上发表意见。此外，英国国家档案馆会定期在全国范围内进行档案志愿者活动的调查，其调查结果会在国家档案局网站“Archives Sec？ tor”的“Reports”部分展示，以吸引更多的志愿者参与。美国的公民档案员项目通过众包模式和软件工具吸引公民参与档案收藏、著录、翻译等工作，以期让所有人与国家档案馆共同分享档案的知识与智慧。新加坡开展了“全民参与的国家记忆工程”，通过注册账户将相关文本、音频、视频等资料上传，是一个全国范围的档案志愿者活动。荷兰开展了“众在参与”项目，邀请公众对数字化资源添加标签、著录、建立索引等。[2]相较而言，英国档案志愿者服务发展得较为完善，社会团体和公众参与度较高，是欧美档案志愿者活动开展的代表。鉴于此，本文在我国档案志愿者活动存在的问题部分仅以英国为例进行借鉴并展开阐述。

    （一）我国档案志愿者活动的现状

    由于相关引导性政策法规的缺乏以及社会志愿服务意识的薄弱，我国档案志愿者工作开始得较晚且整体发展较为缓慢。据笔者了解，目前开展的档案志愿者活动有：上海市和沈阳市分别于2006年和2010年建立家庭档案志愿者队伍，促进“家庭档案”建设，邀请有兴趣的公众自觉成为档案形成者。2013年，浦东新区档案馆成立了学雷锋志愿者服务队，发挥青年志愿者的优势来开展档案咨询与宣传活动。[3]辽宁省档案信息网中的“社会档案人”板块允许公众参与档案词条的编辑。北京市朝阳区档案馆开展“朝阳记忆工程”，以乡镇为单位建立志愿者队伍。[4]

    随着我国社会民主程度的提升，越来越多的人开始关注和利用档案信息资源。信息化与数字化进程的加快，导致档案部门工作量空前增加。在这样的情况下，目前我国档案工作中存在的深层次问题也日益凸显：一是档案部门工作量的增加量和档案馆（尤其是基层档案馆）现有人员编制没有变化，导致的档案工作人员严重不足的矛盾愈发突出。二是档案馆依旧“神秘”，公众对档案工作缺乏了解。从这个角度而言，档案部门适当开展档案志愿者活动意义重大：首先，公众参与是档案数字化的重要路径之一。对档案部门而言，档案志愿者的加入在一定程度上可以解决档案部门人少事多的矛盾，提高档案工作效率。其次，对公众而言，可以增进对档案工作的了解，满足其档案信息利用需求。最后，对社会而言，减少了对劳人力资源的浪费，有利于促进社会整体志愿服务意识的提高。

    （二）我国档案志愿者活动存在的问题

    1.制度规章缺乏，使得档案志愿者活动缺乏相关规范和保障。2012年，英国国家档案局颁布的志愿服务政策中，就明确了志愿者和档案馆的关系、志愿者管理原则、志愿者选择标准、保密性要求、岗前培训、活动过程中的监督以及志愿活动过程中的花费、安全、保险等问题，极大地保障了档案志愿者活动的权利。2014年，英国学者路易斯在一项档案志愿者调查中表示：在被调查的所有部门中，75%的部门有明确的档案志愿者政策，该数量还在不断增加。相比之下，虽然我国目前有《中国红十字志愿管理办法》《中国社区志愿者注册管理办法》（试行）等国家级规范文件，以及《广东省青年志愿者服务条例》等地方性规范文件，但是这些文件主要涉及志愿者招募、注册、培训、服务、管理等基本内容，具体有关志愿者活动的内容尚无明确的政策指南或标准规范。加上档案志愿者活动涉及专业性、保密性等复杂问题，仅靠抽象的规范性文件并不能解决具体问题。这样导致的后果就是档案志愿者的志愿行为没有保障，档案志愿者活动的开展没有依据，进而严重阻碍了我国档案志愿者活动的可持续发展。

    2.档案部门影响力不够，使得志愿者活动的范围受到限制。一是英国档案志愿者工作主要依托数字档案信息资源的开展。截至2016年，英国国家档案馆依托数字档案信息资源开展的项目主要有“一战日记整理”“发现”“透过滤镜”等三个在线志愿者项目，在这三个项目中，志愿者无需与档案馆进行联系即可参加。[5]相较而言，我国档案资源数字化率相对较低。截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率仅为17%，以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，档案数字化率仅为20%。[6]因此，目前我国大部分档案馆主要以目录级开放档案资源的这种现状，直接影响到档案志愿者活动的内容和范围，导致深层次档案志愿者活动无从开展。二是在英国，志愿者有着多样化的参与方式，他们可以进馆参与或者以社交媒体为平台来发表自己的意见，英国国家档案馆的官网上提供Twitter、YouTube、Flickr、Facebook等社交媒体的详细地址，与公众沟通密切。而在我国，由于涉及保密规定以及档案部门自身的工作性质等原因，公众对档案部门是缺乏了解的，加上档案馆民生档案资源、休闲文化资源相对缺乏，更增加了公众对档案部门的陌生感。综上，档案部门有限的影响力，直接制约了档案志愿者活动的纵深发展。

    3.志愿者的服务意识不强，对服务对象的选择比较被动。在参与志愿者活动的过程中，一名志愿者是否能够在一个部门坚持长时间的志愿者服务工作是志愿者服务意识强弱的重要衡量标准之一。根据2014年英国档案志愿者管理报告，在填写问卷开展档案志愿活动的机构中，有20%的机构拥有志愿服务持续长达16年及以上的志愿者，52%的机构有进行志愿服务5到10年的志愿者。[7]我国社会公众的志愿服务意识普遍不强，不能自主寻求志愿服务机会。很多人并不能根据自己的需求和知识优势选择志愿活动的对象，大多是跟随所在的志愿者组织或者在政府部门的感召下参加一些简单的志愿者活动，其志愿活动的内容主要根据组织安排，缺乏自主选择动机与长期坚持的动力。从长期来看，这样无法形成有效的志愿者队伍，对维持档案志愿者活动的稳定性是不利的。

    三、推进我国档案志愿者活动

    发展的策略

    开展档案志愿者活动可以促进档案工作的发展，让志愿者在实现自我价值同时增加对档案部门的了解，其对档案部门的发展具有重要意义。

    （一）政府部门制定专门性规章制度，加强对志愿者活动的引导

    我国档案工作是基于具体国情和经济社会发展水平基础上开展的，加上“局馆合一”的管理体制，使得在档案事业的发展中，政府部门的重视和相关部门的引导是重要的影响因素。从这个角度而言，档案志愿者活动也需要得到政府部门的认可和关注，进而制定专门政策、法规或指南，引导和促进档案志愿者活动快速发展。在这方面，笔者认为可以借鉴英国国家档案馆的相关经验。英国国家档案馆官网上设有专门的志愿服务板块，对志愿者活动进行了详细的介绍，并且于2012年颁布了《国家档案馆志愿者政策》，对志愿者提出规范和约束的同时，提出了关于志愿者档案保密、志愿者公平对待、为志愿者购买保险等保障志愿者权益的条款。因此，可以结合我国已有的志愿者规范和办法，参考英国相关政策制定专门性档案志愿者制度规章，并以在部分省市开展试点的形式逐步推广，以激励更多的人参与到档案志愿者活动中来。

    同时，实行档案志愿者人本化管理。档案部门要“以人为本”，对档案志愿者实施人本化管理：对志愿者进行相关的培训，根据其专长为其分配能够使自身价值得到最大限度发挥的工作，提高志愿者的积极性；合理报销志愿者由于参加活动所产生的餐费、交通费等，减轻档案志愿者的资金负担；为长期志愿者购买责任险，保险范围不包括与志愿活动无关事项；为志愿者建立档案，并保证志愿者信息安全；为志愿者提供互动平台，让志愿者有表达自己意见与建议的渠道；对表现优异的志愿者进行表彰，让其获得心理满足感和成就感。

    （二）积极扩大档案志愿者活动的影响力

    1.与成熟的志愿者部门合作。笔者建议，档案部门可以与所在地红十字会等较为成熟、影响力较大的志愿者组织开展长期合作：一方面，可以通过这些组织发展得较为成熟的平台宣传志愿活动；另一方面，与之建立合作关系，保证稳定的志愿者来源。此外，档案部门还可以联系各高校的青年志愿者协会，与学校建立长期合作关系。以笔者所在高校为例，志愿者协会组织志愿者定期去省图书馆整理图书，与省图书馆建立了长期的良好合作关系。

    2.寻求机构志愿者，合作开发档案信息资源。档案编研工作是档案部门开发馆藏信息资源、发挥档案价值的重要途径之一，因此，档案部门可以就某些编研成果主题，主动与相关的图书馆、博物馆、学术机构等开展合作，共享档案信息资源和人力资源，实现双赢。如2011年江苏省档案局与江苏省高级人民法院合作，共同开发民国时期司法档案，对民国司法档案进行数字化，对数字化成果进行整理分类、出版汇编，并对民国司法档案展开合作研究，取得了较好效果。

    3.多途径宣传档案志愿者活动。档案部门根据具体的项目招募志愿者时，可以充分利用官方网站、微博、微信公众号等平台，扩大宣传面；也可以直接与相关领域的部门沟通，有针对性地在对方的各类公众平台上发布招募信息，扩大影响。除了在网络新媒体上的应用以外，传统媒体在公众生活中仍然发挥着重要作用，报纸、广播、电视等传统媒体仍然是人们获取信息的重要来源。所以，要综合利用现代化与传统媒体手段，形成全方位、立体化、多角度的宣传格局。

    （三）适度扩大档案志愿者范围，扩充档案志愿者队伍

    一般来说，档案志愿者不能直接参与档案部门涉密或深层次的档案资源开发工作，毕竟档案志愿者其知识结构和能力水平是参差不齐的。档案部门普通的政策宣传和档案数字化、展览、解说工作，经过简单的培训，大部分公众是可以胜任的。但是，相对专业的档案信息查阅、档案著录等工作，则需要有更高的专业素养要求。为此，档案部门需要对档案志愿者的个人素质提出要求，并对档案志愿者专业素养进行审核，参考美国华盛顿特区档案馆对志愿者的要求并结合我国的实际情况，基本可以概括为：有较强的相关专业知识，如经济、法律、古文字等；有较强的学习意识和服务意识；能够与档案部门的工作人员通力合作；有较强的保密意识和保护意识；掌握一定的计算机基础知识。基于此，适度扩大档案志愿者范围，扩充档案志愿者队伍是有可能的。

    1.重点吸收档案专业学生。根据中国档案学会档案学基础理论学术委员会2014年发布的《档案学专业高等教育发展情况调查报告》，截至2013年11月，全国档案学专业本科在校生约5274人，硕士研究生约701人，博士研究生约40人。[8]档案专业的大学生群体具有较为系统的档案专业知识，档案保护和保密意识也较强，进入研究阶段对各种档案实体的接触也较多，以志愿者的方式参与档案部门的档案数字化、著录、编目和编研等工作，有利于对专业理论知识的深入了解。

    2.广泛吸纳档案专业及相关领域的离退休人员。根据英国与爱尔兰文件与档案协会2014年发布的档案志愿者管理报告显示：2013年，年龄超过55岁的档案志愿者占59%，是志愿者队伍的主要组成部分。我国政府部门以及事业单位离退休人员数量庞大，一般都有充足的时间来进行志愿者活动，能够保证志愿者队伍的稳定性，便于志愿者活动经验的积累和传承。此外，相关领域离退休人员对档案工作有所涉及或了解，方便开展工作。

    3.延伸发展部分档案工作人员的家属。工作人员的家属作为志愿者参与档案工作是部分档案馆已经采用的做法。工作人员的家属中不乏一些政府部门退休人员、历史爱好者以及大学生，有较高的文化和道德素养，对于档案信息的保密与保护意识都比较强，作为家属方便学习专业知识，是优质的志愿者资源，工作中出问题也容易追责，明确责任。而且，对工作人员家属的资质审查比较方便，便于志愿者队伍的管理，可以减少档案被破坏或泄露档案信息的风险。

    比较英美档案志愿者活动的开展，我国现阶段档案志愿者活动开展的深度和广度还很不足，距离规范化和常态化的档案志愿者活动还有很长的路要走。未来，档案部门应结合我国具体国情和各地经济社会实际发展情况，建立健全档案志愿者活动的制度法规，积极动员社会力量，与组织、机构或个人广泛合作，促进档案志愿者活动的深入开展。

    *本文为国家社会科学基金项目“数字档案资源生态安全研究”（项目编号：14CTQ035）、教育部人文社会科学重点研究基地重大项目“我国档案安全保障体系理论与实践研究”（项目编号：15JJD870002）的阶段性成果。

    注释及参考文献：

    [1]杨冬权.怎样引领档案工作新常态[N].中国档案报，2015-11-12（3）.

    [2]晏秦.我国档案部门引入网络志愿者服务策略分析设[J].北京档案，2016（9）：13-16.

    [3]浦东档案信息网.发扬志愿服务理念[EB/OL].[2016-05-04].

    http：//pdda.pudong.gov.cn/pddaxxw_pddt/2014-03-10/Detail_531609.htm.

    [4]袁领娣.关于档案部门引入志愿服务的思考[J].北京档案，2015（4）：23-25.

    [5]根据英国国家档案馆在线资料整理[EB/OL].[2016-11-23].

    http：//www.nationalarchives.gov.uk.

    [6]李明华.中国的数字档案资源建设[N].中国档案报，2016-09-15（3）.

    [7]Caroline Williams.Manage Volunteering in Ar？ chives：Report[R].2014（1）：34.

    [8]教育部高等学校档案学专业教学指导委员会2009—2013年全国高等学校档案学专业教育发展情况调查报告[R].2014：8-9.