企业档案信息化管理的重要性

    马旭红

    摘要：企业档案信息化管理是档案管理的一种必然趋势，时代的发展，科技的进步给企业档案信息化提供了充分的硬件和软件支持。同时，档案的重要性也逐步引起了各单位领导的重视，纸质化档案固有的弊端导致其被调阅和利用的概率较低，无法充分发挥档案的内在作用，因此，档案信息化管理开始登上历史的舞台。文章采取文献法及结合个人工作经验，提出了企业档案信息化管理的重要性，通过对档案信息化管理的重要性和具体的管理措施进行分析，以期为企业档案信息化管理工作提供一定的指导性建议。

    关键词：档案；信息化；重要性

    一、前言

    纸质化档案管理是一项繁重而细致的工作，档案要起到应有的参考作用，需要档案信息的完整性、真实性和有效性。但纸质化档案的管理工作已经给档案管理人员带来较大的工作量，档案管理人员无暇再对每一份档案的真实性、有效性进行检验，长期以来，人们对档案的编写习惯于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点，学历经历也尽量写的较为丰富，为自己的档案增色，但这些繁重的档案信息，被利用的内容却不多，这便需要档案管理人员花费精力去对档案去粗取精，去伪存真，保障档案能给企业领导提供有效的信息。信息化档案管理极大地提高了档案管理效率 ，能让档案管理人员具备很多的时间和精力来优化和净化档案内容，为企业领导提供优质的档案信息。

    二、企业档案信息化管理的重要性

    （一）提高档案的管理效率

    纸质化档案在信息填写、资料收集、档案调阅和档案迁徙等方面都存在诸多不便，不同的档案相对人有不同的填写习惯，部分人存在字迹潦草难以辨认和填写内容不详不实等情况；部分人在填写档案时抓不住重点，内容填写过多却缺乏重要信息，给阅读者带来一定的困扰；部分人在填写档案时，更倾向于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点的现象。这些情况都让档案的有效性降低，而要提高档案的有效性，则需要档案管理人员对档案的真实性投入一定的精力进行调查取证。纸质化档案不管是在人为的填写速度，档案管理人员收集材料，后期的新档案添加，档案的调阅和档案的迁徙等方面，都将花费档案管理人员较多的时间和精力，进而让档案管理人员无暇促进档案的规范化管理及提高档案的有效性。信息化档案的管理能有效规避纸质化档案管理存在的弊端，档案的填写、材料的收集、新档案的添加、档案的调阅和迁徙等，都可以通过计算机信息系统进行统一规范化处理，档案管理人员只需要按照组织制度设置相应的写读权限，则可以由信息系统自动控制、统计及监督档案的填写、调阅和迁徙等工作。

    （二）提高档案的利用率

    提高档案的利用率主要从两方面来进行，一是档案的真实性和有效性得到保障，档案具有较高的参考价值；二是档案的调阅迁徙等流程手续简单，过程便利，方便相关人员利用。档案的真实性和有效性则主要取决于档案管理人员能否对档案内容的真实性进行准确的判断，在信息化档案管理过程中，档案的管理效率得到了提高，档案管理人员有充分的精力和时间对档案的真实性和有效性进行调查，进而对档案进行“优化”去粗取精，使档案规范到阅读者在审视档案的过程中能迅速了解到重要信息。而档案的调阅迁徙等流程，则能在档案信息化管理中，通过信息系统确定调阅权限人，权限人对档案的阅读次数，复制情况等都会被信息系统进行相应的记录，省去了繁琐的人工调阅和登记等手续，而信息化档案的迁徙则会根据纸质化档案的办理流程，用信息系统进行相应权限的转移，整个处理过程都较为便利和快捷。

    （三）能够更好地保存档案

    纸质化档案的难以复制性和保存年限的有限性，使得纸质化档案必须寻找其他替代物来保障档案内信息的完整性和有效性。信息化档案能够对纸质化档案信息进行多重保障，一方面档案信息可以储存在计算机系统中，方便相关人员进行调阅；另一方面，电子化档案信息可以储存在云端，或以数据的形式储存在光盘和U盘中，再对电子化档案采取一定的保管措施。这样既减少了纸质化档案被无限次地调阅造成的损坏，也给档案增加了另外一层保护措施。

    （四）時代发展的必要性

    随着时代的进步，纸质化档案的最大弊端在于不符合时代发展的需要。当前，档案在企业管理中起着越来越重要的作用，档案信息记载了单位员工的经历、学历、政治背景、历史背景等，成为了企业选人用人的重要依据，同时也成为了企业文化建设和保障员工利益的重要依据。因此，企业档案所体现出来的意义，使得档案数量越来越多，需要存储档案的空间和装具也越来越多，给档案保管工作带来了一定的压力。在快节奏及绿色环保发展理念的时代背景下，信息化档案能让档案保管更加绿色环保，降低企业的经营成本。

    三、企业档案信息化构建的措施

    （一）提高领导对档案信息化的重视度

    档案信息化建设是一项专业性较强的工作，并且还需要档案管理人员具备足够的细心与耐心。档案信息化建设要顺利推行，只靠档案管理人员对工作的积极推进远远不够，还需要企业领导者对档案信息化建设在资金、人手、设备等方面给予积极的投入。长期以来，企业的纸质化档案被利用率偏低，纸质化档案主要运用在人员的招聘录用与调职，或产生劳动纠纷等环节，没有将档案的作用发挥到最大化。档案管理人员需积极与企业领导沟通，宣传信息化档案的重要作用，使企业领导从实质性方面重视档案信息化建设，从而顺利推进档案信息化建设进程。

    （二）培养档案信息化管理人才

    档案信息化建设后，档案管理人员需要具备一定的计算机知识，对纸质化档案转化为电子化档案的过程，能进行熟练操作，对档案信息化管理过程中出现的误删和其他损坏档案性行为，能进行及时的抢救和修补，保障档案的完整性。这种信息化档案管理的专业知识，企业可以通过聘请技术人员进行针对性培训，使员工掌握基本的信息化管理能力。同时，档案管理人员应在档案信息化后，利用便捷的检索和查询条件，及时对档案中的重要信息进行迅速挖掘和提炼，并对企业每一位员工的重要特质信息了如指掌，及时为领导提供准确和有价值的信息。

    （三）保证档案管理模式的顺利衔接

    纸质化档案与信息化档案管理的模式存在一定的不同之处，纸质化档案的保管、借阅和迁徙等流程都较为单一，制度也较为简单，档案管理人员只需要定期完善档案内容，对档案的存储环境进行检查和保护等，以及根据单位制度流程，对档案进行借阅和迁徙等即可。因此，纸质化档案对档案管理人员的能力要求也较低，但信息化档案的管理，则需要档案管理人员重新完善制度，在计算机系统中设置可借阅权限人，对每一份新档案进行电子化和纸质化备档，相比而言，信息化档案的管理流程较为复杂，技能要求也相对较高，单位要保证两种形式的档案管理能顺利衔接，待纸质化档案完全过渡到信息化档案管理模式后，可完全采取信息化档案的管理模式。

    （四）加强信息化档案的安全力度

    信息化档案的弊端之一则为其安全性存在一定的隐患，计算机系统内部的管理对于众多档案管理人员来说是较为陌生的，病毒、黑客等高科技窃取技术对信息化档案管理是一个较大的威胁，专业的信息技术人员也需要具备较高的专业知识才能防止黑客和病毒的入侵。档案管理人员应根据档案的保密级别，将保密级别较高的档案采取安全系数极高的保密措施，加强破密程序，将主要精力用于对保密级别较高的档案的安全性管理，对于普通员工和保密级别较低或公开的档案则可以采取一般的安全保护力度，保障档案的基本安全。

    四、结语

    随着时代的发展，企业档案信息化管理是时代发展的趋势，纸质化档案的利用率在实际的企业管理中确实存在诸多弊端，导致档案利用率较低。信息化档案管理克服了纸质化档案管理的弊端，能迅速提升檔案管理的效率，提高档案的利用率，增强档案保护力度等，这给企业档案信息化建设带来了一定的动力，在档案信息化建设中，企业档案管理人员也需要积极争取领导的支持，加强信息化档案人员的培养，并让企业的档案管理模式能顺利衔接，加强信息化档案管理安全力度，保障企业档案管理工作的顺利进行。

    参考文献：

    [1]林静.企业档案信息化管理的问题与对策[J].城建档案，2016（05）.

    [2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].中国管理信息化，2015（12）.

    [3]项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007（04）.

    （作者单位：青海盐湖工业股份有限公司）