档案数字化建设中若干问题的研究
万秀兰
摘?要：近年来，科学技术的飞速进步，信息技术水平提升速度也越来越快，档案数字化已经渐渐成为了各个行业以及单位档案建设的主要任务。但是，因为被诸多因素所干扰，使得档案管理在智能化以及自动化的呈现上，档案信息资源也日益复杂，面临的问题颇多。基于此，本文深入研究了档案数字化建设，对现存的问题展开了深层次探究，并提出了具有一定可行性的建设方案，以期相关人员能够借鉴。
关键词：档案;数字化建设;问题;对策
新时期下，信息化技术在全面发展的同时，档案信息在建设以及管理方面，都呈现出了数字化的特点。在档案信息管理中，将数字化系统科学融合其中，不仅可以促进档案信息管理建效率以及水平的提高，也能保证建设质量。然而，在档案信息化建设进程全面推进的过程中，越来越多的问题也暴露在外，严重制约了档案数字化建设效果的增强。故而，为有效解决各类问题，应该加大重视，积极探索新的建设路径。
一、档案数字化建设重要性分析
（一）档案数字化建设的意义
所谓的档案数字化建设，主要是借助电脑技术以及数字化录像技术等现代化先进技术，并以此为载体，让档案资源能够朝着数字化信息方向转变[1]。从整体的角度上分析，档案数字化建设是将大数据作为依据，科学的对信息进行存储，让档案数据能够以互联网的形式有效的融合在一起，并在信息系统的支撑下，统一管理，保证能够形成一个规范化且合理化的系统档案信息库，以便人们在查阅档案信息时，能够更加快速且精准，真正意义上达到信息资源共享的目的和效果。
（二）档案数字化建设的重要性分析
从宏观的角度上分析，强化档案数字化建设，不仅可以满足用户的实际需求，也可以实现信息资源共享目标。
第一，开展档案管理工作主要的目的就是为了能够满足用户的实际需求，提升信息查阅以及收集的便利性。在传统档案服务中，提供信息的方式大多以纸质材料以及图片材料等为主。而近年来，随着互联网技术发展速度的不断加快，人们对于互联网技术的应用也越来越广泛，能够借此技术来获得更多的资源信息。所以，深入推进档案数字化建设进程，可以满足用户的具体要求，提升档案管理效率[2]。并且，人们也可以通过数字化、智能化的形式，获得更多的档案信息，大大促进了档案利用率的提高。
第二，能够实现档案信息资源共享目标。对于已经将互联网作为主要资源信息获取渠道的当代人来说，如若没有数字化档案作为支撑，人们则无法在短时间内快速检索以及收集到档案信息，无法满足自身的实际需求。而通过强化档案数字化建设，则可以有效改变这一现状，让实体化的内容朝着内容化方向转变，由原来纸质型的材料转化为电子形式的材料，大大提升了档案信息的整体价值，实现了信息资源共享。
二、档案数字化建设中若干问题的分析
（一）长时间被传统档案建設理念约束
新形态下，我国各个行业档案在建设过程中，一定要从整体的方向考量，明确自身担负的职责，了解自身档案管理发展与社会外部因素之间的关联性，确保档案信息化建设水平在有效提升的同时，也能够与社会发展的总体方向保持一致。然而，综合现阶段档案数字化建设效果来看，与国外的一些发达国家相比，我国的档案数字化建设还存在较强的滞后性，不能与社会发展保持同步，存在的问题颇多[3]。此外，在传统观念的约束下，档案数字化建设也受到了严重制约，无法积极迎合现代化先进技术发展步伐，深入提升自动化以及数字化水平，传统观念根深蒂固，不能实现观念的转变和创新。
（二）档案管理机制缺乏健全性
在档案数字化建设过程中，无论是在信息化管理层面，还是在应用层面，都存在较强的混乱性，内部档案信息不能够得到良好协调，稳定性不足。现阶段，我国部分组织单位没有建立较为完善的档案管理机制，只是将侧重点放在档案建设的表面，常常流于形式，真正能够应用于研究的档案信息相对较少。因而，这一情况的存在，也使得很多档案失去了本身的价值，无法被高效利用。同时，从形式上分析，企业虽然也制定了相应档案管理体系，但在总体的规范上，大多局限于档案整体的操作规程等层面，针对档案归档、整理、收集之后的具体交接情况，则没有严格监督，致使档案管理出现问题时，责任无法落实到个人。总体而言，制度机制是档案数字化建设的前提，只有保证各项规章制度的完善性，建设工作才能有序进行和开展[4]。然而，在这一方面，企业并没有加大重视。
（三）数字化建设的硬软件设备滞后性较强
若想全面提升档案数字化建设水平，需要有较为先进的硬件以及软件设备作为支撑。然而，结合目前我国很多单位的档案数字化建设效果来看，在硬件设备的应用上，存在较强的落后性，软件信息管理功能缺乏健全性，整体的硬件和软件系统都处于滞后的状态，无法与高速发展的信息技术相一致。同时，在档案数字化建设过程中，对于计算机设备和网络的依赖度很强，只有借助网络终端上才能读取信息。因而，在这一背景下，信息安全问题也逐渐凸显出来，如若发生网络瘫痪以及计算机损坏等问题，档案存储和共享都无法实现，从而在一定程度上影响了档案数字化建设水平。
三、档案数字化建设问题的解决路径研究
面对当前档案数字化建设过程中存在的各类问题，为了能够有效解决，应该深层次分析，了解各类问题出现的成因，并以此为依据，有针对性地制定解决办法，保证可以全面提升档案数字化建设水平。
（一）强化档案管理人员的数字化意识
档案数字化建设工作的稳定进行，与档案管理人员有着紧密关联。因此，在实际的建设期间，应该强化对管理人员数字化意识的增强，增强对档案数字化管理理念的宣传，保证社会各个行业都能够给予档案数字化建设一定的重视。同时，档案管理人员的自身素养和水平也应该整体提升。在工作期间，侧重招聘档案数字化管理复合人才，培育管理人员的责任意识，能够对档案管理人员展开思想政治教育，提升管理人员的人生观和价值观，保证能够养成良好的爱岗敬业精神，主动融入到工作中工作的效率[5]。同时，加大培训力度，强化对其专业技术技能以及计算机应用技术技巧等水平的提高，提升档案数字化管理建设服务能力。此外，档案管理人员在工作期间，需要主动利用现代化档案管理技术和方式，合理应用档案管理系统，保证可以有效提升档案数字化建设水平。
（二）建立完善的档案数字化建设机制
在档案数字化建设期间，除了要全面提升管理人员的数字化意识以及水平之外，还应该构建较为完善的档案数字化建设机制。一方面，档案数字化制度在制定期间，需要深入剖析企业内部的具体经营发展情况，能够对国家相关档案管理法律法规展开整体研究，保证制定的档案管理体系，既能够满足企业单位的实际发展要求，也能符合国家的相关法律法规标准[6]。另一方面，认真执行各项机制，尤其是档案数字化管理制度，可以第一时间将内部档案数字化建设的混乱状态处理好，科学解决各类矛盾问题。此外，在档案管理制度基础上，要明确专门的档案管理岗位，认真执行责任问责制度，确保档案管理人员能够认识到自身工作的重要性，实时规范自身的行为，提升档案管理水平，进而有效推动档案数字化建设进程。
（三）构建完善的档案数据库
为保证档案数字化建设进程能够得到有效推动，应该在依照实际现状的基础上，积极构建健全的档案数据库。一方面，做好已有室藏档案的目录数据库建设。在实际工作中，重点关注文件级目录数据库建设，加大重视程度，能够强化对人员的投入，做好档案目录的录入工作，在目录数据库构建期间，可以采用边录入边打印的方式，补全卷内文件目录，认真检验录入的精准性，以便档案数据库能够更加完整且真实。另一方面，分期建立专题数据库，完善全文数据，可以依照国家档案局提出的档案数字化建设需求，本着剔除无用、避免浪费的原则，确保原文件信息全文数字化的目标能够得以实现，让其与目录数据库保持一致。
（四）全面提升档案数字化整理的技术水平
在档案数字化建设过程中，应该强化对现代化先进技术的利用，加大对硬件以及软件的更新，不断优化软硬件系统。各单位以及部门需要结合实际需求，为档案室升级或者配备计算机等设备。并且随着发展，应该进行不断地升级和完善，能够综合应用信息平台。同时，针对档案数字化建设期间存在的信息安全问题，要强化对各类系统和软件的升级，同一单位的档案管理基础数据，合理统一，保证能够集中管理，切实达到档案信息共享的目的。正通常情况下，因为计算机系统与网络问题的发生根本不能预知，一旦档案资料失真，损失影响很大。所以，相关人员在工作中，务必要科学开展人工抽检以及人工补充工作，针对比较重要的文件以及档案，可以进行对手工录入，认真备份，通过光盘刻录的方式，有效管理档案信息，强化监督管理。此外，对于计算機无法识别的档案，需要采取人工存储的方式，以便档案管理效率能够有效提升，为信息检索提供更多的便利。
四、结语
综合而言，在档案信息建设阶段，为了能够与时代发展步伐相接轨，也在逐渐朝着智能化以及数字化方向迈进，很大程度上促进了建设效果的提升。但与此同时，档案信息资源也变得越来越烦琐，存在的问题日益增多。对此，在今后的发展阶段，相关部门务必要强化重视，全面提升档案管理人员的专业水平和素养，树立良好的数字化意识，健全档案数字化建设机制，加大优化和改进力度。
参考文献：
[1]吴美丽.档案数字化建设中若干问题的研究[J].商情，2017，25（44）：147-148.
[2]翟玉芳.档案数字化建设中若干问题的研究[J].财经界（学术版），2017，000（014）：154-155.
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[4]王晓雷.浅谈企业档案数字化建设中的若干问题[J].卷宗，2018，000（026）：111-112.
[5]瞿峰.档案数字化建设中若干问题的研究[J].建筑工程技术与设计，2017，000（023）：4843.
[6]栾薇.档案数字化建设中的问题分析[J].经济技术协作信息，2017，22（14）：111.
