高校档案管理信息化研究

    

    摘?要：新修订《中华人民共和国档案法》的公布，确定了电子档案的重要地位，也指明了未来档案管理信息化的趋势。当前部分高校档案管理人才缺乏，档案信息化进度较慢，缺少安全高效率的档案管理系统。为推进档案信息化工作，针对电子档案的优势进行了分析，对高校档案管理信息化系统的设计进行了研究，并进一步对档案管理工作提出建议。

    关键词：档案管理;信息化;电子档案;管理系统

    Abstract：The promulgation of the newly revised Archives Law of the People's Republic of China confirms the important position of electronic files and points out the trend of informatization of file management in the future.However，there is a shortage of file management talents in some colleges and universities currently，and the progress of files informatization is slow，and a file management system with security and efficiency is lacked.In order to promote the work of informatization of files，the paper analyzes the advantages of electronic files，studies the design of file management information systems in colleges and universities，and proposes further suggestions for file management.

    Key words：File management;Informatization;Electronic file;Management system

    随着经济的快速发展，社会已进入数字化时代，以互联网为引导的信息产业对各行各业带来巨大影响。互联网技术与传统行业的结合，不仅造就了一批新兴技术产业，还改良了传统行业的布局，使其变得更加高效、更占优势。在数字化时代，在传统的纸质档案管理模式下，档案信息采集与更新慢，已难以满足社会发展的需求，人们需要一种高效、便捷、可长久保存的新型档案管理模式。高校档案管理作为档案资源管理的一部分，能够为高校各项工作的有序开展提供参考依据。近些年，由于全国高校不断扩规模增专业，学生规模也不断扩大，教师队伍持续增聘，这不仅增加了高校档案的数量，还增大了高校档案管理工作的复杂度和难度，更需要对高校档案管理进行信息化建设，以规范高校档案管理、提高工作效率。

    2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》由全国人大会议修订通过并予以公布，将从2021年1月1日起施行。新修订的《档案法》紧跟新时代档案工作发展的新要求与新趋势，新增了“档案信息化建设”章节，正式提出电子档案与传统载体档案具有同等效力，并且鼓励传统载体档案数字化[1]。这无疑是从国家法律法规层面上，确立了电子档案的重要地位，也为后续各单位、机构与企业的档案管理工作指明了方向。

    1 档案管理信息化意义

    高校档案管理工作主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料、科研档案资料、财务档案资料和党政工档案资料等方面的管理[2]，对于提高教学水平、提升科研能力、强化党政工作、完善学生管理和财务管理等具有重要意义。在计算机与互联网技术高度发达的当下，电子档案相对于传统载体档案有明显的优势，对比状况如表1所示。

    通过以上对比可知，电子档案管理较于传统载体档案更加方便、高效，档案管理信息化是必然的趋势。目前，互联网技术仍在不断进步，未来电子档案的使用会更加便捷与安全，包括区块链与大数据等在内的全新技术，必会将档案信息化提升到新的层次[3，4]。

    2 高校档案管理现状与问题

    由于档案信息化是近些年提出的工作，而高校档案的整理工作早已有几十年的历史。因此，目前多数高校的档案管理信息化进度明显不足，处于纸质化与数字化交替的过程，这样会给档案管理带来诸多问题：①档案存量以纸质为主，而档案增量以电子为主，这样会对信息查阅、数据核算都会引起很大麻烦，也不方便制订统一的制度和流程对档案进行管理。②目前，多数高校的日常管理更多依赖线上平台，而线上管理需要背后数据库的支撑，这就要求将已存的所有档案都电子化并且纳入数据库。③已存的纸质档案因为年头久远，并且长期积压过量，导致其存放与管理有诸多弊病，部分档案可能已经遗失或者污损。另外，面对海量的纸质文件，定期盘点清算工作难以进行。④高校现有的档案管理人员，由于步入工作岗位时间较早，大多不是档案管理方面的专业人才，同时缺乏必要的计算机与数据库相关知识，这样很不利于档案管理信息化工作的开展。

    3 高校档案管理信息化系统研究

    高校档案作为学校重要资源，主要完成的功能包括“收、存、管、用”四个部分，即档案录入、档案存储、档案管理、档案使用，电子档案也不例外[5]。因此，本节将从这四个方面出发，重点围绕信息化的档案管理系统应当具备何种特点进行研究。

    3.1 档案录入

    档案录入是整个档案系统的源头，直接决定系统提供的数据信息是否有价值，而高度信息化的档案系统，其数据来源复杂，录入形式多样化。因此，在档案录入阶段需要注意以下问题：①录入方式：档案录入系统应该能以离线方式或者半自动接收、采集形成于不同环境的不同形式文件，这样可以保证档案录入時不受具体环境限制。②文件分类：档案收录的文件类型较多，主要包括文档、表格、图片、语音、视频等，因此需要进行分类，按照文件类型不同分区录入。③文件编号：为方便管理，应当对所有录入的文件进行编号，每个文件编号唯一，作为文件识别号。④可靠性：为确保档案可靠性，应该严格核对档案源头，在录入文件的同时应当记载录入者的身份以及录入时间，以保证有源可溯。⑤关联性：文件之间存在的联系，应保证存储时有相互关联，方便随时调阅。

    3.2 档案存储

    档案的存储工作是后续档案管理和使用的基础，档案存储模式不仅关乎档案保存的完整性与准确性，还直接影响档案管理效率。因此，档案存储要尤为注意，以保证档案管理工作有序开展。在档案存储阶段需要注意以下问题：①建设专用服务器：专业服务器是数字档案室必备的基础设施，应配置一定性能和数量的服务器，满足数据库、检索系统以及应用系统的要求，并且应当提供冗余空间，方便拓展[6]。②明确分级：有层次的分级可以更清楚地展示档案组织结构，也为检索带来便利，因此需要对文件进行分级存储，并根据分级结构编写目录。③档案备份：为提高系统容错率，应对突发状况，应当对档案进行备份，包括在线备份以及离线备份，对于重要文件，还需要通过胶片等非常规介质备份。

    3.3 档案管理

    档案的日常管理工作尤为重要，若出现问题将严重影响后续使用，因此档案管理系统应当具备一些重要的特征：①權限分明：在为系统配备充足的管理员同时，应当注意为管理员设定不同的权限，严格区分和限制用户权限。②系统加密：对于重要的档案文件，除了在访问入口处需要通过口令加密之外，如有必要，对文件本身也需要采用数字加密处理。③审计跟踪：系统应当具备一定的日志功能，能够记录管理员与用户的日常操作情况，并能够统计一些关键数据例如访问量等。

    3.4 档案使用

    基于前期的档案录入、存储和管理工作，档案的使用更加高效、准确。为了更好地发挥档案价值，同时给学校带来效益，在档案日常使用过程中应当注意以下几点：①网络化：要充分利用发达网络平台，保证用户需要查阅档案时，可以随时通过网络访问，并支持使用不同设备接入。②与学校管理平台同步改进：随着教师与学生日常活动的丰富，学校管理日趋复杂。因此，目前各大高校都在建设“智慧校园”管理平台，而档案管理服务需要与管理平台同步改进，以提供必要的支持。③推进档案共享：档案共享可以提高资源利用率，可以开放本校部分档案与其他高校或者单位实现共享，加强合作。④建立网上档案馆：档案的一个重要作用是教育，因此如果条件允许，应当整理学校历史、新闻等方面的档案，建立网上档案馆，并借助流媒体，如抖音、微博等，对学校加以宣传。

    4 总结

    总体来说，高校档案管理向信息化发展是必然的趋势，也需要高校对于这项工作给予重视并大力支持。首先，需要提供充足的资金用来搭建硬件平台，并配置相应的软件环境。其次，需要组建一支专业的工作队伍，主要从两个方面入手：一方面是加强对现有工作人员的技能培训，增强他们对信息化管理的认知，提高他们的技能素养，鼓励他们用信息化理念解决问题;另一方面，则需要加大专业人才的引进，特别是对档案管理与计算机技术都比较熟悉的青年工作者，从而优化档案管理部门人才结构，为全新的管理模式注入活力，更好地推动信息化建设进程。

    参考文献：

    [1]刘歌与.高校档案信息化建设探究[J].机电兵船档案，2020（04）：38-40.

    [2]付煜.信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享[J].档案管理，2020（05）：69-70.

    [3]汪佐民.区块链技术在高校档案信息化管理中的应用初探[J].湖北科技学院学报，2019，39（04）：122-126.

    [4]田凯，王巍巍.大数据时代档案信息化建设策略研究[J].机电兵船档案，2020（04）：90-92.

    [5]孙微.高校教学档案规范化管理策略研究[J].档案管理，2020（04）：122-123.

    [6]高策，张显通，张引，付荟.档案信息管理系统的设计与开发[J].现代信息科技，2020，4（12）：113-115+118.

    作者简介：张载梅（1974—?），女，汉族，江苏淮安人，本科，图书资料技师，研究方向：档案管理。