档案的利用价值和作用的研究与探讨
付文丽
摘要：什么是档案？档案是历史的真实记录，为什么要保存档案？因为它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。大家都知道档案很重要，档案有什么价值和作用，档案是如何发挥作用的，如何发挥档案的利用价值等等，这些都是大家关心的问题，因此，本文展开分析和讨论。
关键詞：档案 固化信息 价值 作用
中图分类号：G270 文献标识码：A
1 档案的概念
档案是组织或个人在过去社会实践活动中直接形成的固化信息的清晰、明确、完整的记录。是保存备查的文本、图表、视听等形式的历史记录。
2 档案的特征
第一，档案是直接形成的历史记录。历史档案不仅表明档案继承了文献的原始性，同时继承了文献的档案性质，继承了文献的原始性，是再现历史真实面貌的原始文献。由于档案继承原始记录，具有历史再现性，档案只有凭证价值的重要属性，不同于图书情报资料和文物。
第二，档案的组成。档案由官方机构、半官方机构、非官方机构、家庭、家庭和个人组成。
第三，档案的载体和形式。文件由不同的载体和不同形式的文档进行转换。自古以来，载体一般包括：骨头、石头、丝绸、纸张、简书籍、磁带、磁盘（软盘、硬盘）、录音带、录像带、CD光盘、胶卷、照片（普通照片、数码照片）、实物等。档案的形式大致包括：文件资料、文字、手稿、书信、照片、图表、声像/音像制品、技术图纸、实物等，表达的一般形式包括文字、图表、声像等。文件和档案是同一事物在不同价值阶段的不同表现形式。档案是根据一定逻辑规则整理零散文件的信息单位。因此，档案是文件的归宿，是文件的本质，是有保存价值的文献的集合。
第四，档案的本质属性是历史再现性，因此，档案也可以说是历史真实的原始再现。
3 档案的分类
一是文书档案：包括各行各业有保存价值的文件材料；二是科技档案（包括科研课题和科研项目档案），包括的材料有：各类任务书、报告标题、建议书、协议、说明、标识文件、测试程序、测试报告、分析报告、审计报告、作业报告、摘要、产品图纸、各种合同（协议）、使命陈述、研究报告、报告标题、测试报告、证书、发明、奖项等；三是财务档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料，是重要的经济活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分；四是人事档案：人事档案是人事管理的一个重要特征，它是个人身份、学历资格证明。与个人工资、社会劳动保障和组织关系密切相关。它具有一定的法律效力，是记录生命轨迹的重要依据。材料包括个人社会关系、学历、职历、工作关系、工资表、年终工作总结以及记录个人情况变动的材料等；五是电子档案：计算机磁带、磁盘、光盘及其他电子载体文件等；六是声像档案：文件包括照片、缩微胶卷、胶卷、录像、磁带和记录；七是基建档案；八是仪器设备档案。
4 档案的价值和作用
档案是人类长期社会实践活动和科学研究活动的直接的、原始的和真实的历史记录，它是丰富的、深厚的、广泛的文化积淀，是人类文明的伟大成果，对人类文明和文化的继承、发展和创新具有重要意义。由于档案具有其他不可替代的价值和功能，因此，档案历来受到国家和社会的重视。
4.1档案价值
档案的价值即档案存在的意义。档案的价值是客观存在的，与人们的主观需求无关。档案的价值体现在历史、文化、社会、生产建设、科研活动、军事和经济活动等方面。
4.1.1档案的历史价值
档案是人类实践的原始和真实记录。它延伸了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来信息的纽带，是一部巨大无比的史记。这是它的历史价值所在。
4.1.2档案的文化价值
文化遗产体现了档案的文化价值。众所周知，中国有着悠久的历史，灿烂的文化，从古代到现在，档案记录了很多优秀的文化成果，这对文化建设意义非凡。对文化的传承、创新和发展有着更加重要和深远的意义。档案同时还是文学创作的重要素材。许多文学作品及大量优秀的历史剧和电影的创作的事例表明，档案史料对启发和借鉴作品的画面和情节起到了重要的参考作用。如作家姚雪垠在阅读了大量的历史资料的基础上，创作了优秀的文学巨作，“李自成”。还有家喻户晓的电影《红楼梦》、大型电视剧《西游记》等，都是根据历史上优秀的文学作品创作的。这方面的例子比比皆是，数不胜数。
4.1.3档案的社会价值
档案可以为人类生产和科研活动提供重要的参考依据。档案记录了大量的有关人类生产建设活动和科研活动的宝贵信息。后人可以从这些有价值的信息中了解过去，探索未来，从而继承前人的优秀科研成果发展科学技术。档案记载了社会实践的全过程，既有在活动中产生的各种有价值的成果和成功的经验，也有失败的教训。这些宝贵的信息资源是人类生产建设、科学研究和经济管理的重要的科学依据和参考资料。
4.1.4档案的经济价值
档案被称为“从钢铁柜中解放出来的生产力”，在经济建设中起着重要的作用。档案记录了人类在各行各业的经济活动和社会发展的丰富的、重要的信息资源，这些资源对企业发展、进步和经济价值的实现有着重要意义。健康长寿是人类的普遍需求。从古代皇帝和贵族到现在的平民，无不渴望"长命百岁"，而长寿离不了医和养。被尊称为“药王”和“中华养生鼻祖”的孙思邈从自己和百姓的长期饮用实践中发现并总结了药王茶的阴阳平衡之妙，全面调理健康之功。在食品行业，有很多食品原料的开发和应用也和档案资源的开发和利用有着千丝万缕的联系，这种例子数不胜数。
4.2档案的作用
4.2.1法律凭证作用
档案是直接形成的原始记录，它具有法律凭证的作用。档案法律凭证的作用是指档案在处理纠纷和处理案件活动中所起的法律凭证。长期以来，档案在维护国家“阶级”及个人的合法权益、维护国家领土完整等方面发挥了不可替代的作用。中国物产丰富、疆域辽阔。明清档案中有大量文书、地图详细记载了中国的领土疆域。这些宝贵的历史资料为中国与友好邻邦的边界界定提供了重要的法律凭证。
4.2.2作为可靠资料具有参考依据作用
档案中记载了人类生产活动的真实情况，以及在此过程中产生的成果、经验和教训等。这些宝贵的信息资源能使后人在生产建设活动中借鉴前人的成功经验和失败的教训，少走弯路，节省不必要的开支和人力，使得生产建设活动和科学研究活动顺利进行。同时，档案可以为科学研究提供丰富、可靠、有价值的历史数据，如必要的、重要的原始数据和大量的科学研究事实。以及前人的研究成果、成功的经验和失败的教训等，这些都会为科学研究的顺利进行提供可靠依据和保障。
4.2.3间接的行政管理作用
档案详细记载了国家、机构等的历史演变及发展变化过程，决策层查询并依据档案提供的信息，制定政策、方针等，它能保持政策、制度、秩序和工作方法的连续性、有效性和科学性。
4.2.4宣传教育作用
档案以其生动的材料和详细的信息记录了人类历史发展的曲折历程和奋斗足迹。用鐵的事实告诉人们，幸福生活来之不易，激励人们热爱祖国，热爱并维护和平是我们的不二选择。
4.2.5文化的传承作用
档案承载着文化传承的作用。中国是有着五千年古老文化和五十六个民族的、拥有众多文化和民族的泱泱大国。在漫长的历史长河中，继承和积累了许许多多优秀的文化遗产。这些优秀的文化遗产对人类社会的可持续发展和社会进步有着重要的指导意义。
5 存在的问题
档案的作用受到一定条件的制约。档案的价值和功能是客观存在的，档案的作用能否发挥取决于以下因素的影响：
一是受社会发展水平的限制。不同的社会发展阶段、不同的社会制度、政策和方针等，对档案利用的需求和可能利用的程度有很大的限制。长期以来，档案为党和国家在经济、政治、文化事业等诸多方面都曾发挥了不可低估的作用。
二是受人们对档案的认识水平的限制。档案文献的丰富性和人们对档案价值认识的水平，是社会和民族文明的标志之一。社会档案意识（档案的个人认知和档案的社会认知）被称为档案学中的社会档案意识。它极大地影响着档案价值的实现。因此，必须提高社会档案意识、宣传档案的价值和作用，让档案活起来，创造更多的档案的被利用机会，随着越来越多的用户作为中介，文件信息被传输到各个领域，其各种价值和功能在广泛应用中发挥作用。
三是受档案利用实践的限制。档案的价值是客观存在的，但在日常储存的静态状态下，其价值和功能处于潜在的阶段。只有使用档案，才能反映档案存在的价值和作用。因此，不能使档案信息处于常年封闭的状态，从而淹没档案固有的价值和作用。必须解放思想，开动脑筋，做好宣传工作，让大家走近档案，认识并利用档案，提供利用机会使档案信息资源得到最大限度的利用；
四是受档案管理水平的限制。档案来源于大量文件，其管理水平的高低直接影响档案完整、齐全与否、档案质量的高低以及档案价值和作用的实现。所以，必须运用科学的方法，对档案进行严肃、妥善管理，深入研究和开发档案信息资源。积极提供优质服务，如此才能切实发挥档案的价值和作用。
5 结束语
认识以上问题，有助于帮助我们树立正确的价值观，做好档案的收集、整理、保存、管理、宣传和利用工作。认真分析档案利用中存在的困难和问题，提高全社会档案意识，进一步提高档案科学管理水平，加快档案管理现代化。以适应新形势的需要，争取以最有效的方法为国家和社会提供方广泛服务，最大限度发挥档案的价值和作用。
参考文献：
[1] laishihua11.什么是档案？[EB/ O L ].https：/ / wenda.so.com/ q/1378259004066648？src=130，2013- 9- 4.
[2] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版 第2版）（21世纪档案学系列教材）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.
摘要：什么是档案？档案是历史的真实记录，为什么要保存档案？因为它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。大家都知道档案很重要，档案有什么价值和作用，档案是如何发挥作用的，如何发挥档案的利用价值等等，这些都是大家关心的问题，因此，本文展开分析和讨论。
关键詞：档案 固化信息 价值 作用
中图分类号：G270 文献标识码：A
1 档案的概念
档案是组织或个人在过去社会实践活动中直接形成的固化信息的清晰、明确、完整的记录。是保存备查的文本、图表、视听等形式的历史记录。
2 档案的特征
第一，档案是直接形成的历史记录。历史档案不仅表明档案继承了文献的原始性，同时继承了文献的档案性质，继承了文献的原始性，是再现历史真实面貌的原始文献。由于档案继承原始记录，具有历史再现性，档案只有凭证价值的重要属性，不同于图书情报资料和文物。
第二，档案的组成。档案由官方机构、半官方机构、非官方机构、家庭、家庭和个人组成。
第三，档案的载体和形式。文件由不同的载体和不同形式的文档进行转换。自古以来，载体一般包括：骨头、石头、丝绸、纸张、简书籍、磁带、磁盘（软盘、硬盘）、录音带、录像带、CD光盘、胶卷、照片（普通照片、数码照片）、实物等。档案的形式大致包括：文件资料、文字、手稿、书信、照片、图表、声像/音像制品、技术图纸、实物等，表达的一般形式包括文字、图表、声像等。文件和档案是同一事物在不同价值阶段的不同表现形式。档案是根据一定逻辑规则整理零散文件的信息单位。因此，档案是文件的归宿，是文件的本质，是有保存价值的文献的集合。
第四，档案的本质属性是历史再现性，因此，档案也可以说是历史真实的原始再现。
3 档案的分类
一是文书档案：包括各行各业有保存价值的文件材料；二是科技档案（包括科研课题和科研项目档案），包括的材料有：各类任务书、报告标题、建议书、协议、说明、标识文件、测试程序、测试报告、分析报告、审计报告、作业报告、摘要、产品图纸、各种合同（协议）、使命陈述、研究报告、报告标题、测试报告、证书、发明、奖项等；三是财务档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料，是重要的经济活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分；四是人事档案：人事档案是人事管理的一个重要特征，它是个人身份、学历资格证明。与个人工资、社会劳动保障和组织关系密切相关。它具有一定的法律效力，是记录生命轨迹的重要依据。材料包括个人社会关系、学历、职历、工作关系、工资表、年终工作总结以及记录个人情况变动的材料等；五是电子档案：计算机磁带、磁盘、光盘及其他电子载体文件等；六是声像档案：文件包括照片、缩微胶卷、胶卷、录像、磁带和记录；七是基建档案；八是仪器设备档案。
4 档案的价值和作用
档案是人类长期社会实践活动和科学研究活动的直接的、原始的和真实的历史记录，它是丰富的、深厚的、广泛的文化积淀，是人类文明的伟大成果，对人类文明和文化的继承、发展和创新具有重要意义。由于档案具有其他不可替代的价值和功能，因此，档案历来受到国家和社会的重视。
4.1档案价值
档案的价值即档案存在的意义。档案的价值是客观存在的，与人们的主观需求无关。档案的价值体现在历史、文化、社会、生产建设、科研活动、军事和经济活动等方面。
4.1.1档案的历史价值
档案是人类实践的原始和真实记录。它延伸了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来信息的纽带，是一部巨大无比的史记。这是它的历史价值所在。
4.1.2档案的文化价值
文化遗产体现了档案的文化价值。众所周知，中国有着悠久的历史，灿烂的文化，从古代到现在，档案记录了很多优秀的文化成果，这对文化建设意义非凡。对文化的传承、创新和发展有着更加重要和深远的意义。档案同时还是文学创作的重要素材。许多文学作品及大量优秀的历史剧和电影的创作的事例表明，档案史料对启发和借鉴作品的画面和情节起到了重要的参考作用。如作家姚雪垠在阅读了大量的历史资料的基础上，创作了优秀的文学巨作，“李自成”。还有家喻户晓的电影《红楼梦》、大型电视剧《西游记》等，都是根据历史上优秀的文学作品创作的。这方面的例子比比皆是，数不胜数。
4.1.3档案的社会价值
档案可以为人类生产和科研活动提供重要的参考依据。档案记录了大量的有关人类生产建设活动和科研活动的宝贵信息。后人可以从这些有价值的信息中了解过去，探索未来，从而继承前人的优秀科研成果发展科学技术。档案记载了社会实践的全过程，既有在活动中产生的各种有价值的成果和成功的经验，也有失败的教训。这些宝贵的信息资源是人类生产建设、科学研究和经济管理的重要的科学依据和参考资料。
4.1.4档案的经济价值
档案被称为“从钢铁柜中解放出来的生产力”，在经济建设中起着重要的作用。档案记录了人类在各行各业的经济活动和社会发展的丰富的、重要的信息资源，这些资源对企业发展、进步和经济价值的实现有着重要意义。健康长寿是人类的普遍需求。从古代皇帝和贵族到现在的平民，无不渴望"长命百岁"，而长寿离不了医和养。被尊称为“药王”和“中华养生鼻祖”的孙思邈从自己和百姓的长期饮用实践中发现并总结了药王茶的阴阳平衡之妙，全面调理健康之功。在食品行业，有很多食品原料的开发和应用也和档案资源的开发和利用有着千丝万缕的联系，这种例子数不胜数。
4.2档案的作用
4.2.1法律凭证作用
档案是直接形成的原始记录，它具有法律凭证的作用。档案法律凭证的作用是指档案在处理纠纷和处理案件活动中所起的法律凭证。长期以来，档案在维护国家“阶级”及个人的合法权益、维护国家领土完整等方面发挥了不可替代的作用。中国物产丰富、疆域辽阔。明清档案中有大量文书、地图详细记载了中国的领土疆域。这些宝贵的历史资料为中国与友好邻邦的边界界定提供了重要的法律凭证。
4.2.2作为可靠资料具有参考依据作用
档案中记载了人类生产活动的真实情况，以及在此过程中产生的成果、经验和教训等。这些宝贵的信息资源能使后人在生产建设活动中借鉴前人的成功经验和失败的教训，少走弯路，节省不必要的开支和人力，使得生产建设活动和科学研究活动顺利进行。同时，档案可以为科学研究提供丰富、可靠、有价值的历史数据，如必要的、重要的原始数据和大量的科学研究事实。以及前人的研究成果、成功的经验和失败的教训等，这些都会为科学研究的顺利进行提供可靠依据和保障。
4.2.3间接的行政管理作用
档案详细记载了国家、机构等的历史演变及发展变化过程，决策层查询并依据档案提供的信息，制定政策、方针等，它能保持政策、制度、秩序和工作方法的连续性、有效性和科学性。
4.2.4宣传教育作用
档案以其生动的材料和详细的信息记录了人类历史发展的曲折历程和奋斗足迹。用鐵的事实告诉人们，幸福生活来之不易，激励人们热爱祖国，热爱并维护和平是我们的不二选择。
4.2.5文化的传承作用
档案承载着文化传承的作用。中国是有着五千年古老文化和五十六个民族的、拥有众多文化和民族的泱泱大国。在漫长的历史长河中，继承和积累了许许多多优秀的文化遗产。这些优秀的文化遗产对人类社会的可持续发展和社会进步有着重要的指导意义。
5 存在的问题
档案的作用受到一定条件的制约。档案的价值和功能是客观存在的，档案的作用能否发挥取决于以下因素的影响：
一是受社会发展水平的限制。不同的社会发展阶段、不同的社会制度、政策和方针等，对档案利用的需求和可能利用的程度有很大的限制。长期以来，档案为党和国家在经济、政治、文化事业等诸多方面都曾发挥了不可低估的作用。
二是受人们对档案的认识水平的限制。档案文献的丰富性和人们对档案价值认识的水平，是社会和民族文明的标志之一。社会档案意识（档案的个人认知和档案的社会认知）被称为档案学中的社会档案意识。它极大地影响着档案价值的实现。因此，必须提高社会档案意识、宣传档案的价值和作用，让档案活起来，创造更多的档案的被利用机会，随着越来越多的用户作为中介，文件信息被传输到各个领域，其各种价值和功能在广泛应用中发挥作用。
三是受档案利用实践的限制。档案的价值是客观存在的，但在日常储存的静态状态下，其价值和功能处于潜在的阶段。只有使用档案，才能反映档案存在的价值和作用。因此，不能使档案信息处于常年封闭的状态，从而淹没档案固有的价值和作用。必须解放思想，开动脑筋，做好宣传工作，让大家走近档案，认识并利用档案，提供利用机会使档案信息资源得到最大限度的利用；
四是受档案管理水平的限制。档案来源于大量文件，其管理水平的高低直接影响档案完整、齐全与否、档案质量的高低以及档案价值和作用的实现。所以，必须运用科学的方法，对档案进行严肃、妥善管理，深入研究和开发档案信息资源。积极提供优质服务，如此才能切实发挥档案的价值和作用。
5 结束语
认识以上问题，有助于帮助我们树立正确的价值观，做好档案的收集、整理、保存、管理、宣传和利用工作。认真分析档案利用中存在的困难和问题，提高全社会档案意识，进一步提高档案科学管理水平，加快档案管理现代化。以适应新形势的需要，争取以最有效的方法为国家和社会提供方广泛服务，最大限度发挥档案的价值和作用。
参考文献：
[1] laishihua11.什么是档案？[EB/ O L ].https：/ / wenda.so.com/ q/1378259004066648？src=130，2013- 9- 4.
[2] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版 第2版）（21世纪档案学系列教材）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.
