我国档案部门引入网络志愿服务策略分析
晏秦
摘要：网络志愿服务在公共领域中发挥的作用日趋明显。本文基于当前的研究成果，分析档案部门网络志愿服务的内涵和可行性，探讨档案部门网络志愿服务实现路径，包括网络宣传、网络资源捕获、档案著录、档案编研和档案参考咨询服务五个方面，提出档案部门要建立健全参与平台，创造良好的网络志愿服务空间；建立长效激励机制，培养稳定的网络志愿者队伍；强化全程监管机制，规范网络志愿活动良性开展等策略，来保障档案部门网络志愿服务的实现。
关键词：档案部门网络志愿者志愿服务
Abstract： The role of network volunteer service in the public domain is becoming more and more evi？ dent. Based on the current research results， analyze the connotation and feasibility of the network volun？ teer service in the archival department， and discuss the implementation path to carry out the network volunteer service in archival department， including network propaganda， network resource acquisition， archival description， archival complication and archi？ val reference service， and propose that archival de？ partment should establish and improve platform to create a good service space for volunteer network， and establish long- term incentive mechanism to culture stable network volunteers， and strengthen the supervision mechanism of whole process to standardize the activities of network volunteer， in or？ der to ensure the realization of the network volun？ teer service of archival department.
Keywords： Archival department；Network vol？ unteer； Volunteer service
随着互联网的发展，网络志愿服务异军突起，并逐渐受到社会青睐。如倡导“让生活更加精彩，让网络更具价值”理念的西度网、专门举报不良网页的绿色网络、以环保为主的绿色和平组织等著名网络志愿组织，[1]其发挥着越来越重要的作用。在档案领域，国外部分国家的档案部门较早引入网络志愿服务，并取得了一定成效，如美国档案部门开展的公民档案工作者项目（Citizen Archivist）、荷兰档案部门开展的众人参与项目（Velehanden）、新加坡档案部门开展的公民档案员计划（Citizen Archivist project）等网络志愿服务项目，就是利用网络平台组织志愿者开展档案著录、编纂等档案工作。随着社会档案意识的逐渐提升，我国档案部门也在尝试着开展一系列志愿服务活动，如2010年北京市档案馆聘请了北京联合大学应用文理学院档案专业的18位学生作为志愿者，担任新疆图片展的讲解员，他们的讲解受到了观众的好评，成为展厅中一道亮丽的风景线。[2]在“互联网+”时代，网络志愿服务作为档案部门引入传统志愿服务的新形式，必将成为档案部门志愿服务的重要内容。基于此，在借鉴国外档案部门相关经验的基础上，本文重点探讨我国档案部门引入网络志愿服务的可行性、实现路径以及保障策略，以期为档案工作的开展提供新视角。
一、我国档案部门网络志愿服务的可行性分析
对我国档案部门网络志愿服务进行可行性分析之前，首先需要对网络志愿服务的内涵进行界定。学者欧小波曾在《网络志愿服务：高校图书馆网络志愿服务的拓展》一文中提到：“网络志愿服务是指志愿者利用网络平台贡献个人时间、精力和资源，通过网络组织志愿活动，在不求取得物质报酬的前提下，为他人提供力所能及的帮助，为推动人类社会发展、进步，实现社会公平公正的活动方式。”[3]由此，笔者将档案部门引入网络志愿服务归纳为：志愿者利用网络平台，自愿贡献时间和精力，在线以免费、义务的形式为档案部门提供力所能及的帮助，以推动档案事业发展的活动方式。从档案部门引入网络志愿服务的内涵中可以看到，其有效开展应包括服务主体、参与平台和服务内容三个方面。目前来看，档案部门已经具备了开展网络志愿服务的充分条件。具体如下：
（一）国家政策的出台，为档案部门开展网络志愿服务提供了良好的社会环境
国家政策的支持与否决定着档案部门引入网络志愿服务的顺利开展程度。2013年，时任国家档案局局（馆）长杨冬权提出，“按照《决定》（《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》）关于‘适合由社会组织提供的公共服务和解决的事项交由社会组织承担‘支持和发展志愿服务组织的精神，在遵守国家有关法律法规的前提下，把可由社会组织和志愿者承担的一些具体事务交由社会组织或志愿者承担，并加强监督指导检查，以缓解档案部门人少事多的矛盾”。[4] 2014年12月，杨冬权进一步指出：“要利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍。”[5]
（二）网民群体的壮大，为档案部门开展网络志愿服务提供了充足的主体资源
目前，规模庞大的网民群体为档案部门开展网络志愿服务提供了充足的主体资源，使得档案部门引入网络志愿服务具有人员优势。根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的《第38次中国互联网络发展状况统计报告》显示：“截至2016年6月，中国网民规模达7.10亿，互联网普及率为51.7%，其中网民中学生群体的占比最高为25.1%”，[6]而且学生群体对新事物较为敏感，容易适应新的生活方式，更加容易地参与到档案部门的网络志愿服务中。
（三）信息技术的发展，为档案部门开展网络志愿服务提供了必要的平台支撑
高效的公众网络参与平台是档案部门开展网络志愿服务的技术支撑。各级国家档案部门依托互联网建设了众多的公众网络参与平台。如“自20世纪90年代北京档案馆建立档案网站以来，各地档案馆都逐渐建立自己的档案网站，尤其是在2002年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案信息化建设实施纲要》之后，截止到2010年，各级档案局和档案馆建成的档案网站有400多个。”[7]随着Web2.0技术的发展，档案部门还应积极应用微博、微信等新媒体平台开展相关服务，这些都为档案部门开展网络志愿服务提供了必要的平台支撑。
（四）数字资源的增多，为档案部门开展网络志愿服务提供了丰富的服务内容
网络志愿者的服务功能之一就是为档案部门提供基础业务服务，如档案著录和编研服务，这些都要求档案部门必须拥有大量可用的数字档案资源。随着数字档案馆建设的推进，各级档案部门按照“存量数字化，增量电子化”的要求大力加强数字档案资源建设。在2013年的全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话中，时任国家档案局（馆）长杨冬权提到：“据2012年的调查显示：全国副省级市以上档案馆都已开展传统载体档案数字化，已数字化档案占馆藏总量的比例大幅提高。截至2012年底，北京市和各区县档案馆共完成纸质档案数字化8759.5万页，接收电子档案约48TB（万兆字节），市档案馆已完成纸质档案数字化4397万页，占馆藏63%”。[8]从目前来看，各级国家档案馆已经拥有了充足的数字档案资源，使网络志愿服务的内容有了更多选择。
二、我国档案部门引入网络志愿服务的实现路径
美国等国家档案部门开展网络志愿服务较早，并已经取得一定成效。如美国公民档案工作者项目的服务内容包括添加内容标签（档案著录）、抄写、编辑（编研）、上传和分享以及旧的天气记录的抄写五个方面；荷兰众人参与项目包括著录、添加标签和建立索引等服务内容；新加坡公民档案员计划包括添加图片注释和转录等服务内容。它山之石，可以攻玉，借鉴其他国家档案部门相关经验的基础上，笔者认为当前档案部门引入网络志愿服务的实现路径可以包括网络宣传、网络资源捕获、档案著录、档案编研和档案参考咨询服务五个方面。
（一）网络宣传
当前，档案宣传工作模式相对固定，宣传过程缺乏互动效果，在新媒体时代难以产生预期效果。在此情况下，网络志愿者可以充分配合档案部门开展档案宣传工作，利用新媒体向社会全面展现档案、档案工作状况以及档案工作者的形象，提升社会档案意识。首先，网络志愿者可以配合档案部门开展的重大活动，如档案展览、国际档案日举办的相关活动，在博客、论坛等公共平台发布专稿，与公众开展有效互动，向公众征集相关的网络作品，推荐优秀帖文，鼓励其制作“微视频”“微故事”等适合网络社交平台发布的作品。其次，网络志愿者可以将准备开展的档案志愿活动策划方案发布到网络平台上，与公众共同商定最终结果，通过公众的直接参与提升对档案部门的关注度。
（二）网络资源捕获
随着人类进入大数据时代，网络信息呈爆炸式增长趋势，网络信息归档逐渐被提上档案部门工作日程。由于网络信息归档工作量大，流程复杂，档案部门限于人员编制和技术力量，难以独立完成。而引入网络志愿服务，可以有效弥补这一缺陷。网络志愿者可以利用各种网络资源捕获工具，定期进行网络资源捕获。如“Archive-It是IA于2005年开发的一项网页存档定制服务，它允许各种机构或组织（如图书馆、联邦政府、非政府机构、非营利机构、独立研究者等）建立个性化的网页存档”，[9]并能够将捕获的网页资源存放在档案部门的数据库中。在当下社交媒体信息档案化管理的背景下，网络志愿者可以将微博、微信公众号以及各大门户网站上每天更新的、有价值的信息进行捕获并加归档。
（三）档案著录
在传统纸质档案占据主导地位的时代，档案著录工作一直由专业人员来完成。随着信息化时代的到来，档案检索利用的日趋便利，档案著录对检索利用的影响程度下降，大众分类法的兴起则为由网络志愿者完成相关档案的著录工作提供了条件。网络志愿者可以通过相关平台对档案进行著录标引，为档案添加内容标签。如美国国家档案馆在NARA网站上建立“我们的档案”模块，设置档案著录、档案编研、档案采集等功能模块，为网络志愿服务的开展提供了空间。同时，其还与Flickr网站合作，将大量图片档案上传到该网站供公众著录，用户则可以对这些档案添加各种各样的内容标签。此外，由于许多图片档案的可辨识度不高，档案工作人员难以辨认内容，无法对其开展著录工作，而借助网络志愿者的力量则会减轻完成著录工作的压力。例如：“对于1950年8月乘坐‘威尔逊总统号回国的约130位留学生合影的辨认，就是多位历史学家经过无数次访谈考证，加上不少志愿者的无私奉献，才将合影的名单完整呈现出来的”。[10]
（四）档案编研
网络志愿者往往来自不同的专业，具有不同的知识背景，向他们征询意见来确定编研主题以及编研形式，由他们来帮助查找相关资料，有利于提高编研效率，使编研成果更加贴近公众需求，不仅能够提升编研工作的社会影响力，而且可以改变档案部门人力资源不足的现状。如当前在编写《上海市志》的过程中，上海市相关建筑部门就选定部分档案学专业学生来协助完成编写工作，由学生在网络上收集相关资料，编写特定内容。苏格兰“档案转录”项目也将苏格兰历史档案中的图像档案公布在项目网站上，鼓励网络志愿者发掘其中的名人名地知识，并由他们完成编研工作。
（五）档案参考咨询服务
“档案参考咨询服务，是指根据利用者的具体咨询要求，通过查阅档案和参考咨询，或通过检索工具，对有关信息进行加工提炼，以个别解答问题的方式，有针对性地、及时地向利用者提供有关问题的答案、数据、档案文件或档案线索、检索方法的一项服务工作。”限于人员编制，档案部门往往难以提供实时档案参考咨询服务，而网络志愿者可以有效缓解这一问题。当前，档案部门可以充分借鉴“百度知道”等知识互动问答平台的模式，由网络志愿者与档案利用者形成有效互动，针对如档案网站上开放档案资源的查找检索方法等一般性问题，网络志愿者可以直接提供解答；对比较专业的问题，网络志愿者可以转发给档案部门的专业人士，由档案部门回复。
三、档案部门引入网络志愿服务的保障策略
（一）建立健全参与平台，创造良好的网络志愿服务空间
功能完善的参与平台是档案部门开展网络志愿服务的重要条件。当前，我国档案部门在网络志愿服务参与平台方面的建设还有所欠缺。如虽然辽宁档案局在其网站上已经率先开通了网络志愿服务参与栏目——“社会档案人”，但是该平台功能相对简单。因此，档案部门一要完善档案网站的功能。借鉴NARA网站的做法，以档案网站为基础，在档案网站上设立档案著录、编纂等功能模块，并在网站上建立档案参考咨询互动平台，或者参照“百度知道”等知识互动问答平台的建设，建立档案部门与档案利用者、网络志愿者与档案利用者、网络志愿者与档案部门之间的档案参考咨询互动平台，实现档案参考咨询的实时交互。二要深化对相关新媒体平台的功能应用，充分利用新媒体平台开展网络志愿服务。档案部门可以利用新媒体来开展档案著录和档案编研工作，例如将已公开的照片档案上传到新媒体平台上，由网络志愿者来负责添加标签和著录文字。三要充分利用云平台开展网络志愿服务。档案部门可以将云计算技术运用到档案管理中，利用云平台的共享性和良好的交互性开展网络志愿服务。
（二）建立长效激励机制，培养稳定的网络志愿者队伍
渴望被认可是社会人的本性，只有建立在互惠关系基础之上的网络志愿服务才能是一种长久的、可循环的志愿服务，因此完善的激励机制是必不可少的。荷兰阿姆斯特丹城市档案馆开展的网络志愿服务在项目完成后给予网络志愿者一定的积分，积分最后可以兑换看中的档案复制品，以此来鼓励网络志愿者参与项目。从总体来看，积分激励是各网站平台较为常用的激励方法，量化积分可以反映网络志愿者参与的状态和参与的程度，对于激励网络志愿者具有显著作用。基于此，我国档案部门应该建立长效的激励机制，以吸引更多的网络志愿者参与，培养稳定的网络志愿者队伍。其中建立积分激励机制就是一种重要的激励机制。具体来说，借鉴“百度知道”等中文知识问答平台激励网络志愿者的做法，建立双积分制，包括经验值和贡献值，经验值用于网络志愿者等级的提升，贡献值用于兑换礼品。经验值是为了鼓励公众参与而设立的，如注册、每日签到可以获得经验值，但是不能获得贡献值；贡献值是为了衡量参与者的贡献而设立的，如进行网络宣传、著录、编研、网络资源采集和档案咨询服务可以获得贡献值，并且设置贡献值礼品兑换机制，用贡献值可以兑换编研成果、档案文化创意产品等礼品。
（三）强化全程监管机制，规范网络志愿活动的良性开展
由于档案部门开展网络志愿服务的一系列活动都是在网络上进行的，因此强化全程监管机制对于促进网络志愿服务的良性开展至关重要。首先，档案部门应加强对网络志愿者的组织管理，对网络志愿者的招募、培训、考核、退出等环节进行严格管理，招聘符合要求的网络志愿者对其进行培训，规定在开展相关服务时要进行实名制注册登录，同时严格退出机制；完善考核制度，对网络志愿者进行定期考核，对表现优异者进行表彰、奖励，形成网络志愿服务管理的规范化、制度化。其次，对网络志愿服务活动进行全程管理，对网络志愿者发布的网络言论进行严格审核，避免发布过激言论，鼓励网络志愿者向社会传递正能量。在网络志愿服务开展的过程中，要加强对档案信息安全的保障，防止造成档案失密、泄密，档案部门可以制定好保密协议，网络志愿者在网络平台登录时只有同意该保密协议才能正式开展网络志愿活动，如果违反协议要求，就要追究其法律责任。此外，加强档案业务服务的质量管理，对网络志愿者提交的工作成果进行审核，最终促进网络志愿服务的良性开展。
注释及参考文献：
[1]刘波亚.网络志愿服务：互联网时代志愿服务的拓展和延伸[J].贵州大学学报（社会科学版），2013，31（3）： 144-148.
[2]王海燕.关于志愿服务进档案馆的探讨[J].北京档案，2012（12）：16-18.
[3]欧小波.网络志愿服务：高校图书馆志愿服务的拓展[J].大学图书情报学刊，2015（2）：79-82.
[4]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2014（1）：20-26.
[5]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2015（1）：16-24.
[6]中国互联网络信息中心.2016年第38次中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL].[2016-08-26].http：// www.cnnic.net.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201608/ P020160803367337470363.pdf.
[7]曾智.地方档案网站评估指标体系研究——以湖北省地市级档案网站为例[J].湖北档案，2010（6）：9-12.
[8]杨冬权.在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话[J].中国档案，2013（11）：16-21.
[9]Archive- It.WelcometoArchive- It[EB/OL].[2016-03-16].http：//www.archive-it.org/.
[10]吕瑞花，覃兆刿.基于“活化”理论的科技名人档案开发研究[J].档案学研究，2015（4）：4-7.
