论实现农场不动产登记中心档案管理信息化的策略

    张晗

    在农场不动产登记中心各项工作的开展中，档案管理是其中重要的组成部分，也是不动产登记中心的基础性工作。在档案管理中实现信息化，可以提高工作效率，有助于资源共享，便于信息传递及安全保障。应建立起规范化的档案管理体系，实行制度化管理，提高技术保障能力。通过宣传教育，切实增强不动产登记中心档案管理人员的责任意识。应依托信息科学技术，不断推动档案信息化管理向前发展。

    在农场不动产登记中心的档案管理工作中，实现规范化管理是目标和方向，而信息化是规范化的保障。随着科技的发展，利用信息化技术进行档案管理，已是大势所趋。当前，传统的档案管理方式已经无法适应时代发展的需要，提高档案管理水平，必须向信息化管理方向发展。实现档案管理信息化，能进一步促进档案管理工作，提高管理人员的能力，使档案信息的利用率得到切实提高，使档案更好地为经济和社会发展服务。

    1、农场不动产登记中心实现档案信息化管理的必要性

    ①是提高档案管理工作效率的需要

    在传统的档案管理方式中，档案管理的各个环节都由人工操作来进行。各个环节的流程繁琐，重复性工作较多，需要耗费大量的时间和精力，但即使这样，也难免在工作中出现失误和问题，使档案信息的可靠性和安全性大打折扣，而由于人工操作带来的工作漏洞，很可能导致出现连带的无可挽回的错误。实现档案的信息化管理，可使工作效率得到明显提高，使档案管理工作改变传统管理中的繁琐状态，变得较为简单和轻松，不仅减少了人力和时间的消耗，还使档案信息的安全性和准确性得到保障。在实现操作中，只要档案管理人员确保将档案信息准确录入，就可以实现保管、查询、利用的便捷性和可靠性，节省了人力资源的投入，实现了档案管理的高效率。

    ②是实现档案信息资源共享的需要

    在传统的档案管理方式中，实现信息共享比较困难，需要付出大量的人力和物力，而且还存在档案遗失、损毁等风险。尽管在档案保管保存着大量的有价值的档案信息，但因实现信息共享困难，利用率不高，使大量档案信息资源形成浪费。而实现档案信息化管理后，可以利用互联网的技术优势，建立起信息化管理系统及平台之间的互联和互通，档案信息资源共享可以在许可的范围内瞬间实现，而且通过加密传输，确保档案信息资源具有安全性、不可复制、更改等特点。以互联网为载体，农场不动产登记中心各部门之间可以实现档案信息资源共享，为档案信息的收集、归档提供便利，还可以及时掌握各部门的重点工作信息和档案的动态管理信息。。

    ③是档案信息保存安全稳定性的需要

    在传统的档案管理方式中，档案信息资源主要以纸质为载体，由于纸张本身的脆弱性，决定了其保管条件必须具备耐高温、耐潮湿、耐氧化及防止人为损坏、防虫咬鼠嗑等，投入的人力物力较大，难以保证档案管理的持久和完好。而实现档案信息化管理，可有效避免或减少上述不利條件的影响，基于计算机的信息化管理技术使档案信息资源受外部条件影响的程度较低，可以保证档案存储的安全性和稳定性。

    ④是档案信息完好及高速传递的需要

    在传统的档案管理方式中，进行档案传递时，难免存在损坏和丢失等情况，而且由于种种因素的影响，传递不及时或发生延误，影响了档案的利用及保管质量。而实现档案的信息化管理，可以通过网络平台，迅速完整地传递有关档案信息，无论是档案的完好率还是时效性都是传统管理方式无法比拟的。

    2、农场不动产登记中心实现档案信息化管理的策略

    ①建立起规范化的管理体系

    目前，由于档案的信息化管理还在推广与发展初期，管理的标准不够统一和完善，因此在管理中无法实现统一的标准和规范，不同管理软件之间也无法实现高效的衔接和利用。随着信息化技术的不断发展，档案管理应制定统一的标准和模式，实现档案管理软件间的相互衔接与互相利用，建立和完善档案信息化的规范化管理体系，实现档案管理的标准化、规范化和信息化。

    ②增强管理人员的责任感和业务水平

    任何一项工作都是通过档案管理人员的操作来完成的，而档案管理人员操作的准确性和及时性来自于其具有的责任感和业务水平。在档案的信息化管理过程中，管理人员的操作失误往往难以避免，使档案管理质量受到一定的影响。因此，必须通过加强教育和培训，充分激发起档案管理人员的责任意识，提高管理人员的业务能力，保证档案管理工作高质量地开展。尤其是确保档案管理的安全性方面，更需要加强责任心和业务水平，使档案信息化管理系统的安全性得到保障。

    ③推行制度化的管理手段

    一是要结合实际，建立健全适应各部门档案信息化管理需要的规章制度。二是管理制度应简单明确，利于执行。管理制度应易于理解，各项要求必须明确，具有可操作性。三是无论是负责人还是普通工作人员都应受到制度的管理和约束。四是管理制度要确保执行，不能只挂在墙上，流于形式，保证制度的严肃性、权威性，按制度规定进行考核奖惩。

    ④提高信息化技术的支撑力度

    实现档案信息化管理的必须依靠科学技术的有力支撑，档案管理部门应紧密追踪先进的信息化技术，了解发展动态，及时引进适合档案信息化管理需要的新技术、新设备，并提高管理人员的专业技术素质，不断适应高科技条件下的档案管理发展形势。

    综上所述，农场不动产登记中心实现档案信息化管理是时代发展的需要，要顺应信息化发展的趋势，在信息化的管理中不断推进档案管理的规范化的标准化。

    （作者单位：161448黑龙江省大西江农场不动产登记中心）