浅谈基层单位档案交接工作中的问题和对策

    陈婧婧

    摘要：档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，但在实际工作中，单位或档案人员却忽视了这一工作环节。本文通过分析基层单位档案工作存在的问题，针对具体问题提出了相应的对策。

    关键词：档案交接工作档案管理基层单位

    根据档案管理工作的相关规定，档案管理人员在岗位轮换时，一定要做好档案交接的相关工作。但是，在实际工作中，经常有一些档案管理人员或者是某些基层单位领导忽视这一工作的重要性，不少基层单位往往会出现人已离开档案管理岗位，但档案却还未曾交接的情况；有些基层单位档案管理人员在离开档案管理岗位时，把已立卷的档案和近期未归档的材料胡乱堆放在一起，给后来接手的档案管理人员开展工作，带来了困难。[1]

    在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员在调动工作时，务必在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[2]要做好档案交接工作，不仅要明确档案人员责任，也要维护档案的安全性和完整性，确保档案连续性的必要因素，这也是在档案相关的法律、法规中有明确要求的。

    一、档案人员交接时的交接的步骤与内容

    基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是由主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，提出交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发生，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体日期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]

    前任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归还的档案需要注明情况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。

    继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电子档案和机读目录是否可读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的具体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]

    二、基层单位档案交接工作中存在的问题

    （一）领导对监督档案交接工作重视不够

    不少基层单位的领导对待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先要解决的是人员的安置问题，而对档案工作关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该有监管，领导控制，但实际党政领导重视不够，没有分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本要求。三是忽视档案交接工作的重要内容。

    （二）缺乏制度保障

    档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但有时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没有明确的档案交接制度。[5]

    （三）缺乏必要的专业能力

    基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室一般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的档案人员接任，很可能把多年的宝贵材料当作废物处理，给单位造成不可弥补的损失。因此，在交接岗位时需督促前任把规定的工作做完，否则不予以调岗。

    （四）离任档案人员的责任心不强

    在档案交接过程中，由于即将离任的档案人员责任心不强，或者只是匆匆看看档案室，抑或只是简单地移交了钥匙，使继任档案人员对档案的种类，检索工具，数量，状态，储存方位都不明确，导致对未来工作的错误引导。此外，一些即将离任的档案人员带着情绪离开或转岗，仓促交接，急于“甩包袱”，致使继任档案人员对单位档案工作的情况不清，造成工作无法衔接。

    三、基层单位档案交接工作的对策

    改变基层单位档案交接工作中存在的问题，切实做好档案交接工作，这不仅需要基层单位的领导者在思想上认识到做好基层单位档案工作的重要性，更要尊重档案工作的专业性，给予档案工作足够的重视。具体对策及措施如下：

    （一）严格管理，规范档案交接程序

    对于前任档案人员来说，进行移交工作前应主要做好以下几项工作：一是全面清查所有档案，做到账物相符合；二是分类存放未整理的零散文件材料，做到系统有序；三是及时催还借出的档案，对于未能归还的档案，要在借据上注明未及时归还的原因；四是按档案移交要求编制档案移交表；五是编写档案移交说明并签字。对于继任档案人员来说在接收之前要做好几项工作：一要了解档案管理的基本理论知识；二要了解档案移交准备工作情况；三要向前任档案人员了解目前档案工作的情况；四要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。

    值得注意的是，在前任档案管理人员调离档案管理岗位前，要预留一定的时间，使继任档案人员充分适应目前的岗位，并在交接结束后评价前任工作人员在交接工作上是否认真负责，将结果告知前任档案人员并在人事档案中注明，使其意识到交接工作表现将对其未来择业产生直接影响。

    （二）先培训后上岗

    继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。[6]

    （三）提高档案人员的事业心和工作责任感

    一些基层单位对档案工作者缺乏应有的重视和关怀，对档案工作人员权利的忽视，影响了档案人员的工作热情。因此，基层单位的领导要主动关心档案人员的工作和生活，帮助他们解决待遇、职称、在职培训和继续教育等诸多实际问题。或者是基层单位领导大力提拔档案管理人员，使其成为单位的中层领导。此举措既提高了档案管理人员的工作积极性，又体现了档案人员的工作价值，还能为单位的档案工作添砖加瓦，保持档案人员队伍的稳定性，提高档案人员的工作责任心，有效开展档案交接工作，确保基层档案工作的连续性。[7]此外，基层单位领导还要做好思想教育工作，这是增强事业心和责任感的一种重要方法，通过档案移交工作，明确岗位职责，并将档案工作列入部门年终考核中，让档案人员意识到责任感和使命感。

    （四）加强过程监管和结果考核

    在实际工作中，基层单位要将档案交接工作纳入单位每年的工作计划及规章制度中去，列入分管领导、部门领导以及档案人员的岗位职责之中。当新老档案人员进行交接时，单位负责人应及时安排相关人员负责监管整个交接过程，至少一名分管领导、一名部门领导来做好档案交接的监交工作，这会对档案的交接起到鉴证和监督的作用。当档案人员离岗或调动工作单位时，做到档案人员离职离岗前，先办理工作交接手续，分管档案工作的领导要把好档案交接关，然后再办理调动手续。对不办理档案交接手续的档案人员，不得为其办理工资转移手续，不得让其离开原工作岗位。不允许调动其人事档案或扣留其人事档案，直至其办理完成档案移交手续。

    基层单位的档案，记载着单位发展的历史、取得的成绩和前辈们做出的贡献，它是基层单位的一种特殊资源和财富。做好档案交接工作对于维护每个基层单位档案的完整性，确保档案工作的连续性，有着十分重要的促进作用，希望上述经验能对档案交接工作有所帮助。

    参考文献：

    [1]白慧平.基层单位档案交接工作的现状与对策[J].山西档案，2009，（1）：34.

    [2]高爱芹.基层单位档案交接工作之我见[J].档案管理，2010，（3）：83.

    [3]王晓平.对基层单位档案交接工作的几点认识[J].档案，2006，（6）：40.

    [4]徐婧.对加强档案交接工作的一点思考[J].档案与建设，2010，（6）：60.

    [5]汤丽红.做好档案交接工作应采取的几项措施[J].浙江档案，2010，（8）：41.

    [6]周欣.基层档案移交工作中的几个问题[J].档案管理，2010，（6）：78.

    [7]朱永军.企业档案管理人员更替时的业务交接[J].档案管理，2012，（2）：89.