国家综合档案馆档案安全保管基地建设研究

    吴晓红+王顺+胡月

    摘要：档案安全保管基地建设是国家综合档案馆建设的重要内容，本文在其调查现状的基础上，分析了目前档案安全保管基地建设中存在的主要问题，提出了库房宜独立、配备齐全档案安全保管设备设施等建议。

    关键词：国家综合档案馆档案安全保管基地档案安全

    档案安全保管历来是档案部门关注的重点，国家档案局所提国家综合档案馆功能定位从“三位一体”到“四位一体”，再到“五位一体”，档案安全保管始终是其中不变的主题。尤其是2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，指出要扎实推进各级国家综合档案馆建设，建立健全确保档案安全保密的案安全体系。可见，建设档案安全保管基地是国家综合档案馆建设的重要内容，需要开展这方面的研究。

    一、国家综合档案馆档案安全保管基地建设现状

    （一）遵循的标准规范状况

    国家综合档案馆档案安全保管基地建设目前主要遵循《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），《档案馆建设标准》（建标103-2008）。另外，2010年国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》也对如何将国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地提出了指导性意见。从现有标准规范和指导性意见来看，国家综合档案馆在建设档案安全保管基地时，需要重点考虑防潮（水）、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防盗、防火、防震等“九防”要求，合理布置档案库区，配备有效的档案安全保管设备设施。

    （二）档案库房类型状况

    档案库房类型多种多样。以地平面为标准，档案库房可以划分为地上库房和地下库房。多数国家综合档案馆库房为地上库房，只有极少数国家综合档案馆建有地下库房；按照库房保存的档案载体类型，档案库房可以划分为纸质档案库房、磁性载体档案库房、胶片档案库房、光盘库房等。目前国家综合档案馆库房以纸质档案库房为主，其他类型的库房较少，有的库房甚至将多种载体类型的档案混合保管；根据库房所在区域，档案库房可以划分为独立型库房和混合型库房，独立型库房是指库房自成一体，与其他用房不交叉，目前这种库房较少，代表性的有山东省档案馆库房。混合型库房是指库房不独立，与其他功能用房混合在一栋楼内，是目前最为普遍的库房类型。

    （三）档案库房“九防”状况

    档案库房“九防”是维护档案安全的重要措施，各级国家综合档案馆都在按照现有标准规范和指导性意见开展具体工作。防潮（水）方面，主要采用防潮（水）结构和材料，并配备除湿机、空调设备、温湿度控制设备等；防高温方面，主要措施有设置环廊、采用隔热材料、加厚墙体、空调等；防光方面，不设窗户，或设小窗户并对窗户采取防光处理，同时控制库房人工光源；防尘和防有害气体方面，主要考虑馆址选择、馆区绿化、过滤空气、定期清洁等措施；防有害生物方面，主要措施有控制温湿度、消毒、通风等；防盗方面，主要采用监控报警系统；防火方面，主要采用防火结构和材料，并配备火灾报警系统、灭火系统等；防震方面，主要按照规范要求的抗震级别设防，大多采用钢筋混凝土框架结构提高建筑的抗震度。

    二、国家综合档案馆档案安全保管基地建设主要问题

    各级国家综合档案馆都非常重视档案安全保管问题，在建设中也基本遵循相关规定要求，但仍存在如下一些主要问题。

    （一）混合型库房存在安全隐患

    混合型库房现象普遍，安全隐患较大。有的国家综合档案馆，办公用房、对外服务用房和档案库房同在一栋楼，电梯共用，人员混杂，易导致档案失窃、受损；有的国家综合档案馆设备用房和库房相连，同样存在安全隐患，因为设备用房如发生事故易波及档案库房，造成档案受损。混合型库房还存在建筑重心不稳的问题，如有的国家综合档案馆将库房设在中间楼层，使建筑物重心不稳，受到震动时易坍塌，影响档案安全。

    （二）库房温湿度控制不够妥当

    库房温湿度直接影响档案寿命。国家综合档案馆都很重视档案库房温湿度的控制，并取得了一定效果，但仍存在问题。例如，有的国家综合档案馆上班时间开空调，下班时间关空调，从而导致库房温湿度昼夜间波动剧烈，严重影响档案寿命；有的档案馆库房只配备1套恒温恒湿设备，一旦设备发生故障，便会导致温湿度控制失效。

    （三）库房维护结构、材料和施工技艺选择不够合理

    库房维护结构、材料和施工技艺的选择往往影响国家综合档案馆库房建筑质量，如选择不当，则会加大后期维护成本，甚至需要重新改造。例如，有的档案馆无环廊结构，墙体材料不能有效隔热，利用空调进行温湿度控制时，耗能较大；有的档案馆因为施工的问题，墙体易受潮发霉，需要整修；有的库房墙体薄，不能有效防潮，需要长期使用去湿机去湿；有的库房密闭不到位，灰尘易进入库房，加大了库房的清洁难度。

    （四）安全防范缺少全方位视角

    各级国家综合档案馆的安全防范工作主要集中在档案库房的安全防盗方面。很多国家综合档案馆都没有做到对整个档案馆的全方位监控，只是对重要区域进行监控，导致某些方位无法通过监视探头看到正在发生的情况。另外，有的国家综合档案馆尽管配备了监视设备，但未能24小时不间断值班监控。这些情况都不利于档案的安全保管。

    三、国家综合档案馆档案安全保管基地建设对策

    国家综合档案馆要建成档案安全保管基地，必须符合相关标准规范要求、设施配备齐全、监控管理到位。尽管目前国家综合档案馆在档案安全保管基地建设方面取得了显著成效，但也有不足之处，建议采取以下措施：

    （一）库房宜独立

    库房是档案的重要保管场所，应是一个独立区域，与办公区、对外服务区、生活设施区等不交叉，避免无关人员出入，并减少档案出库频率。也就是说，档案库房区与其他功能区最好实施物理隔断，从地下到地上是一个独立的单体结构，地下对应位置不设设备间、车库等用房，有专用交通通道，不和其他功能区混用，档案入库前进行必要的消毒、整理工作，入库后尽量不提供档案原件，以数字化副本提供利用，避免档案频繁出入库房影响其安全。另外，库房区应设置相对独立的设备检修通道，减少设备检修人员直接接触到档案。库房应设门禁系统，只允许相关工作人员出入。

    （二）档案安全保管设备设施应配备齐全，有效应用

    档案安全保管设备设施主要包括火灾报警系统、灭火系统、监控系统、温湿度控制系统、给排水系统、消毒灭菌系统、通风换气系统等，这些设备设施都应配备齐全，有效应用，构建完善的档案安全防线。例如，恒温恒湿设备可以配备2套，1套全天24小时开机使用，另1套备用；监控系统应面向全馆，包括库房区、利用查阅区、办公区等所有区域，做到360度全方位监控，无死角、无漏洞，同时安排人员24小时值班巡视，保障档案安全。

    （三）合理选择库房维护结构、材料和施工技艺

    库房维护结构、材料和施工技艺选择合理有助于提高库房质量，降低维护成本，保障档案安全。在选择库房维护结构、材料和施工技艺时，应遵循相关标准规范，满足档案安全保管功能需求，并考虑节能环保问题。建议在库房外部设置环廊，一是可以利用环廊内空气的热阻作用，阻隔来自库外和外墙体的温湿度直接进入库房，同时防光、防尘；二是环廊可以设置成设备检修人员的交通通道，避免设备检修人员直接穿越库房；三是一些取暖和电器设备可以置于环廊内，减少库内设备设施；四是机械通风渠道可置于环廊楼板和内墙体内，避免空调管道占用库内空间。

    *本文为北京市档案局项目（编号：2013-01）“国家综合档案馆建设研究”的阶段性研究成果之一，该项目为以北京市档案局（馆）为依托单位的北京市校外人才培养基地建设项目（2012）。

    参考文献：

    [1]中华人民共和国住房与城乡建设部，中华人民共和国国家档案局.档案馆建筑设计规范JGJ25-2010[M].北京：中国标准出版社，2010.

    [2]中华人民共和国建设部，中华人民共和国发展和改革委员会.档案馆建筑建设标准103-2008[M].北京：光明日报出版社，2008.

    [3]中华人民共和国国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[M].北京：中国档案出版社，2010.

    [4]张美芳，唐跃进.档案保护概论[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

    [5]姜莉.档案馆建筑风格趋势[J].中国档案，2012（11）：23-24.

    [6]张美芳，王良城.档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究，2010（1）：62-65.