浅谈Excel在外贸会计核算中的应用

马妙娟
摘要:Excel是会计工作中普遍应用的数据处理与计算、分析工具,在会计登记与核算中起着十分重要的作用。本文针对外贸会计核算中的Excel运用,分析其优劣及实际应用方法,为进一步健全完善外贸会计核算活动提供有价值的参考。
关键词:Excel;外贸;会计核算
Microsoft Excel软件,是微软公司办公软件的一种,也是最为常用的试算表格软件。Excel软件的功能,通过基础的统计、汇总、计算、排序、筛选等操作,并借助所包含的函数与公式,可以更加高效快捷地开展数据、列表的管理与分析工作,广泛应用于財务管理、会计核算、金融数据分析等领域。一、Excel在外贸会计核算中运用的优势
外贸会计是相对于国人贸易会计而言的概念,是指经营外贸业务的企业对国际贸易业务进行核算、分析、控制和预测的工作。由于会计环境比较复杂多变,许多会计核算软件虽然都具有着各自独有的特色功能,但也正因为如此,不同的会计核算软件之间共享性非常差,一种会计软件所核算出的数据导出后,并不能被其他会计软件所兼容,导致会计核算中许多核算数据和核算过程难以互通使用。特别是在中国用户中,受到语言限制和版权限制,大部分企业都只愿意使用国产的软件,或者专门聘请编程人员设计一套本单位的专用核算软件。这些软件虽然具有很好的本土化和实用性,但在外贸会计核算中,难以适应国际贸易活动的需要,相关数据、资料等也很难与外国企业相匹配。
相比之下,Excel电子表格以其全球化、简洁化两大特点,较好地解决了上述问题,而且在其版本不断升级、宏功能不断完善的情况下,Excel的功能与技术越来越成熟,可以更加有效地完成财务管理任务,使外贸会计工作更加地合理与高效。对于财务管理人员来说,Excel早在中学时期已经有所接触,在使用普及方面具有较高的亲民性,企业使用Excel作为会计核算软件,更有利于财务管理人员更好、更快地熟悉业务,并实现财务报表的延续制作。二、Excel在外贸会计核算中的具体实践
一是通过Excel软件,对外贸会计核算基本项目进行设置。外贸会计中的会计项目,包括资产类、负债类、所有者权益类和成本损益类四个方面。其中,银行存款、库存出口商品、应收帐款和外汇均属于资产;应付帐款、税金及预收帐款属于负债;实收资本、盈余公积、资本公积、利润及其分配属于实收所有者权益;自营出口、代理出口的销售收入与成本、经营费用等属于成本损益。上述五个方面的会计项目,均应设置在Excel的目录栏目中,并设定好各自的输入单元及相关的公式,从而方便财务管理人员将实际产生的数据录入到Excel表格中,并自动生成相应的结果数据,为会计核算工作减少工作量、提高工作效率和质量。
二是通过Excel软件,对会计项目核算借贷关系帐目。通过Excel构建出基础的会计账目表格后,代入必要的函数内容,编辑相应的计算公式,并将各项目按照借-贷的关系进行分类核算。在日常的外贸会计核算业务中,将发票、凭证等证明财务变动状况的数据录入到Excel表格的相应单元格中,使帐目得以保存,同时自动汇总和计算后得出试算平衡表、收支变动表、项目余额表等各种企业需的核算帐表,并最终得出会计报表,为企业的经营管理提供充分的依据。三、Excel在外贸会计核算中存在的问题及对策
一是录入效率低下。相对于当前“大数据”、云计算风行的信息化浪潮,Excel获取会计数据的方式,仍然是最为传统的人工录入,不仅需要安排专门人员进行填录,还容易出现各种人工录入时的错误,而且不符合当前自动化、信息化的计算机数据管理发展趋势。对于企业帐目变化,不能实时地更新数据,仍依赖于相关工作人员的报帐和出帐。这些问题,对于业务量较小的中小型企业不会造成多少困扰,但对于大型企业、特别是从事外贸行业的国际贸易、跨国贸易企业来说,有必要借助人工智能的手段提升会计核算的效率和准确性,使外贸会计核算业务更上一层楼。
二是利用价值不高。由于大部分企业在财务管理人员招聘和培训时,主要关注其会计核算专业技能,对于计算机操作特别是Excel软件各项功能的熟练使用情况鲜有考量,导致企业管理层和财务管理人员较少在意Excel功能的深入研究与运用,目前主要局限在登记录入和报表打印等基础性操作环节,对于会计核算、自动化计算以及自动查错、报错等功能较少使用,更不必言及编辑程序以提高会计核算功能和效率。
对此,应当进一步提高Excel在外贸会计核算中的利用功效,有条件的可以聘请具有会计与计算机双专业的人员负责会计业务,不断地发现和自我更新软件功能,尽可能地挖掘出Excel软件在外贸会计核算中的潜在价值。要紧密结合本单位的外贸会计核算需求,设计出最佳的会计核算模板,保证企业会计数据尽可能全面地被录入系统,并高效便捷地提供企业管理者最为关注的数据和结论,从而起到企业经营参谋助手的作用。四、结束语
作为一款简洁易懂的数据管理软件,Excel有着强大的功能和广泛的用户,对于外贸会计核算工作具有非常实用的价值。外贸企业的财务管理部门必须要加深对于Excel功能的认识,以及会计核算工作信息化发展趋势的意识,不断完善本企业的会计核算业务,从而切实有效地提升企业的市场竞争力,打造国际品牌优势,推动企业经营活动的最大化发展。
参考文献:
[1]李楠.浅谈Excel在外贸会计核算中的应用[J].无线互联科技,2015(20):84-85.
[2]董晴.浅谈EXCEL在会计核算中的应用[J].决策与信息旬刊,2011(12):200-201.
(作者单位:山西国际商务职业学院经济系)
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