高校特色档案资源管理探析

    侯英杰

    摘要：本文以对外经济贸易大学档案建设和管理为例，归纳高校特色档案资源的含义，分析特色档案资源的内容、分类和意义，并结合学校档案工作的实际情况，对如何收集、管理和利用高校特色档案，形成数字化资源体系进行深层次的探讨，为我国高校档案馆建设提供借鉴。

    关键词：特色档案资源收集利用

    《高等学校档案管理办法》指出，高校档案是指高等学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。目前各高校档案收集的内容基本相同，种类大体一致，基本包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等十一大类。实际上每所学校在发展过程中，都具有自身的历史特性，形成带有自身文化、地域、行业特征的档案材料。这些档案材料具有与众不同的特点，属于高校特色档案资源范畴，是高校档案馆发展的立馆之本，也是档案馆提供服务利用的基础性材料。

    一、特色档案资源的内容和意义

    （一）特色档案的含义

    高校特色档案是指高等学校在从事教学、科研及各项管理活动中形成的，具有学校独特内涵，反映学校办学特色，具有考查利用价值的各种文件、图表、声像等历史记录。它能够反映学校办学理念、地方特色、行业特色、时代特征、人物特色、发展阶段等。

    以对外经济贸易大学（以下简称“经贸大学”）为例，学校的办学历史与新中国外贸事业紧密相连。我国对外贸易的发展对学校的学科设置、专业发展具有深远影响，因而学校建校以来形成的各类档案材料大多带有国际贸易教育背景，它们反映了学校鲜明的国际化教育特征，显示了其在外语、外贸等优势学科发展上的亮点和成果，这些档案材料就属于学校的特色档案资源。

    （二）特色档案的主要内容

    反映学校特征的特色档案资源内容十分广泛，主要包括以下几种类型：

    1.人物档案：人物档案主要包括学校的知名教授、校友和其他具有影响力的人物所形成的档案材料，例如学校的学科创始人、学术带头人、杰出校友等在国内外参加学术研究、社会事务等活动形成的文字、声像及各种实物。

    2.成果档案：成果档案主要是学校在教学、科研、评比、竞赛等活动中的获奖情况，包括照片、影像、证书、奖状、奖杯等。这些档案是体现学校教育教学、科研管理发展水平的重要标志。

    3.重大活动档案：学校举办重大活动产生的档案材料，如举办校庆、院庆、论坛、大型会议等形成的档案材料。

    4.历史档案：记录学校发展过程的重要档案，如反映学校筹备、成立、选址、更名、变迁、院系调整等内容的文件、图纸、照片等。

    5.其他档案：各级领导参观视察学校过程中形成的照片、题词、录音、录像；学校对外交流的报道、录音、录像、照片、礼品等。

    （三）特色档案的意义

    高校特色档案是在学校创建和发展中形成的、具有特色的历史记录，它作为高校发展轨迹的记忆载体，真实地记录了学校的发展过程。

    1.凝练学校特色

    特色档案能够集中反映一所学校在管理水平、师资队伍、教学质量、科研水平、学生培养等方面的特征，具有高浓缩的特性，通过特色档案可以直观、便捷地了解一所学校的特色。

    2.传承办学理念

    每所高等学校都有自己的办学理念，它通过学校的教育教学活动得以体现，例如，学校的机构设置、岗位职责、规章制度、教学模式、发展规划、行为准则及考核机制等特色档案材料都能够反映学校的办学理念。可见，特色档案资源在记录学校发展历程的基础上，极大地体现了学校的治学精神，弘扬学校的办学理念。

    3.彰显校园文化

    档案是文化积累和传承的手段，高校特色档案包含了学校的发展历程、办学特色、科研成就等内容，具有深厚的文化价值，能够彰显学校的文化底蕴。因此特色档案是高校历史文化的重要载体，特色档案资源的保存和流传实质上是高校文化的传承和延续。

    由此可见，特色档案资源在高校档案管理中具有十分重要的意义，档案馆应该在落实常规业务的基础上，按照“收集—整理—开发”三个层次逐渐开展特色档案资源建设。

    二、特色档案资源的收集

    开展特色档案收集是高校特色档案资源建设的首要环节，也是丰富馆藏内容、优化馆藏结构的重要手段。特色档案资源具有特殊性，需要突破传统的档案收集模式，创新收集思路，围绕特色工作，开展档案收集。特别是要以“三突破”为出发点，即突破时间限制（年限）、突破档案门类限制、突破全宗单位限制，将日常收集和重点征集相结合，全方位开展特色档案的收集工作。

    （一）日常收集

    档案馆要关注学校的重点，注意从教学、科研、学科建设等方面加强特色档案资源收集。

    首先，在归档范围上，要对特色档案的收集进行清晰的定位，围绕学校重点学科、专业设置和教学、科研发展重点展开。此外各单位形成的档案材料也各有特色，档案馆应该根据归档单位的特点，有重点地开展收集工作。特别要注意根据行政部门、教学部门和教辅单位的工作性质，逐一制定各部门的归档范围，明确收集工作的重要时期和重点单位，不可千篇一律。

    其次，在收集方法上，档案馆应根据学校重点学科的分布情况，加强与教务处、学科办、科研处、人力资源处以及重点院系等单位的联系，取得支持和配合。此外，还要关注学校职称评审、导师遴选、课题评选等活动，加强相关档案的收集。例如，可以取得科研处的支持，规定科研项目结项时需先要到档案馆进行课题材料的归档审核，才能快速完成申报结项，否则不予结项；或者通过人力资源处，将教师职称评审的个人成果全部提交档案馆保存备查等。

    （二）档案征集

    从来源上看，特色档案资源不仅存在于各部门的档案中，而且还在很多个人手中保存着。大量散存在民间和个人手中的文件、资料、实物等，实际上是馆藏特色档案的重要来源和补充。目前来说，档案征集工作包括以下几种方式：

    1.专题性征集：围绕学校的“三重”即重要人物、重点单位、重大事件，定期开展专题档案征集活动。档案馆要特别注意及时跟踪学校的重要活动，力争提前介入，事先布置好档案收集工作。

    2.抢救性征集：对于一些即将消失的档案材料，进行抢救性征集。例如，旧教学楼拆迁时，档案馆要对其进行考察，对具有史料价值的实物，例如老校牌等进行收档保护，防止重要档案流失。

    3.口述档案：主要指以研究利用为目的，对个人进行有计划的采访所形成的记录，主要采用录音或对录音的逐字记录形式。

    高等教育的发展，容易受到政治、经济等环境因素的影响，特别是文化大革命对近代高等教育具有一定的破坏作用，这些情况会导致学校的很多文字、图片等珍贵史料受到损坏。与此同时，很多高校都经历了拆迁并转等历史过程，档案史料存在受损、遗失等情况。此外，很多高校建校初期条件简陋，档案意识薄弱，很多重大活动没能留下完整的记录。以上情况都会导致高校档案材料的缺失，形成历史空白等。通过采访见证人，把他们的亲身经历记录下来，建立口述档案，能够弥补这些历史空白。因此，口述档案是弥补馆藏空白的重要方法和实践手段，经贸大学档案馆就针对部分馆藏空白进行了口述历史的采访工作，通过对当事者的采访补充了学校预科办学等缺失档案。

    档案馆应该设立征集办公室专门长期地开展征集工作，同时要加强与各院系、管理部门的协同合作，争取其他部门的支持，例如，离退休人员工作处、校友会等，不断拓展档案收集的渠道。加之知识产权和商品意识不断增强，无偿捐赠档案很难实现部分珍贵档案材料的收集，因此可以考虑通过采取有偿征购等形式弥补特色档案资源的不足，比如经贸大学档案馆在实物征集过程中，就通过旧货市场、旧书网等购买到了很多历史孤本，这些都成为了档案馆的珍贵藏品和校史馆的重要展品。

    三、特色档案资源管理

    （一）分类著录

    目前高校档案馆中的馆藏主要以党政文书为主，普遍按照党群、行政、教学等进行分类，内容单一，缺乏特色。开展特色档案资源建设后，要在原有档案类目的基础上，通过“去粗取精”、“由表及里”的过程，充分挖掘档案潜在的信息价值。以经贸大学为例，根据学校的主题可进行专题性区分，将原有的档案材料按照“学生培养”、“人才强校”、“校友风采”、“校园文化”等专题进行分类标注，然后进行相关专题的提取，形成专题档案。这些专题档案经过优化整合方能形成特色档案资源。它们不仅反映了学校的多元化成果，而且还有助于丰富馆藏内容、改善馆藏结构。

    （二）编制索引

    编制索引等各种检索工具，是提高特色档案资源开发利用水平的重要条件。在高校档案馆的馆藏档案中，特色档案的分布往往是分散的，比如教学评估档案就分散在教务处、科研处、学生处等多个部门中。为了维护其历史联系，不能随意进行拆分，因此可以在整理原有档案的基础上，通过将具有相互关联的档案进行标引，建立专题检索的方式来保持特色档案的有机联系。例如，对重点学院、重要学科成立、发展的相关文件、照片、实物进行标注，形成专题索引，便于今后开展校史专题研究。

    （三）信息化管理

    特色档案在见证历史、传承文化方面具有重要价值，是学校档案中比较珍贵的部分，具有唯一性，需要加以保护，因而这些档案的利用会受到一定限制。信息技术的发展使档案资源的共享成为可能，通过利用信息技术对传统的图文、音像进行数字化加工，形成电子资源数据库，这样既可以方便查阅和利用，又保护了档案原件。因此，开展特色档案资源的信息化建设，逐步形成特色档案资源库，是促进特色档案信息资源的开发和利用的前提条件。

    档案馆开展特色档案信息化建设主要通过以下几个步骤进行：首先，及时对归档的特色档案资源进行数字化加工；其次，根据重要性对特色历史档案逐步开展数字化加工；最后，建立管理系统，逐步形成特色档案资源库，实现特色档案的信息化管理。

    四、特色档案资源的开发利用

    为了发挥特色档案资源的作用和价值，档案馆应注意对特色档案资源进行开发，逐步形成以资料汇编、成果展示、建设校史馆和校史研究为主的全方位利用格局。

    （一）资料汇编

    多年来，档案部门的编研成果通常采用文件汇编的形式，内容以红头文件居多，形式和内容相对单一。档案馆应该转变工作思路，围绕学校工作亮点开展特色档案资源材料汇编，为学校提供具有参考价值和使用价值的文件资料。例如，针对教学评估、党建评估等专项工作，进行专题档案资料整理，形成档案专卷。

    （二）展示办学成果

    档案馆应该在积极挖掘特色档案资源的基础上，通过开办论坛、讲座、专题展览等活动展示学校的特色档案。这样既可以宣传学校的办学历史、教学特色、科研成果等，还可以展现学校的办学成果，扩大学校在社会上的影响力，促进学校的可持续发展。

    特色档案资源形成一定规模后，还可以建立校史馆全方位的展现学校办学成果。校史馆通过展示学校具有特色的文书、成果、实物、图片等，以直观、生动的形式再现学校的历史和特色，具有宣传和教育的作用。很多著名高校的校史馆都成了当地的爱国主义教育基地，可见校史馆是特色档案发挥作用和优势的重要途径。

    （三）校史研究

    开展校史研究是特色档案资源发挥作用的重要方式。特色档案资源是随着学校的发展不断积累起来的，它真实地反映了学校发展的特色。因此在进行校史研究时，特色档案资源就成了最基础的素材。很多历史悠久的高校在特色档案资源积累到一定程度后，都开始编辑出版自身的校史研究成果，例如，上海交通大学就出版了《上海交通大学校史研究专著系列》，其中包括《交大老教授》、《从船舶到海洋工程》、《数学系八十年》等内容；北京大学出版了《北京大学史料》和《北京大学图史》；中国政法大学出版了《甲子华章——中国政法大学校史》；清华大学出版了《一路走来——亲历清华思想政治理论课改革30年》等。可以说，特色档案资源越丰富，校史研究和编撰就越具有便利性。

    参考文献：

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    作者单位：对外经济贸易大学