银行档案信息系统建设与资源整合

    张筠

    摘要：笔者以所在中国银行的信息化建设实践为例，试图探讨如何在现有基础上进一步优化档案信息系统建设，实现数据信息的整合与逻辑集中，更好地服务于银行的中心工作。

    关键词：银行档案档案信息系统资源整合

    一、银行档案信息管理系统发展概况

    （一）从无到有，UNIX系统阶段

    20世纪八九十年代初，我国档案管理部门开始探索使用计算机对日常档案工作的各环节进行辅助管理，当时的自动化水平较低，只能实现初级的档案目录管理。

    笔者所在的中国银行档案管理信息化工作起步较早，1993年就与外部公司合作，开发了基于Sco Unix下的“中国银行办公室自动化集成系统”。该系统虽初步实现了计算机输入、贮存、处理、检索、输出等功能，但因与办公自动化系统（简称“OA系统”）间无接口，归档条目不能借助OA系统已有数据，需重复录入条目、扫描图像；开、关机均需键入一些命令语句，应用较为繁琐。后期虽引进了Three Rivers光盘塔系统做文件服务器，通过存储、调取多张光盘解决海量存储条目、图像等问题，但需人工干预的环节较多，操作相对复杂。

    （二）档案综合管理系统

    1998年我行开始推广应用基于Lo？ tus Notes平台的OA系统，尽快研发一套面向全辖的新一代档案管理系统，使全行的档案管理信息化、标准化工作步入良性循环。经国家档案局推荐，在对市场进行充分调研和对业务需求书数易其稿后，2000年底，我行以外包开发的形式与外部公司签订了综合档案管理系统（简称“综合系统”）的合同并正式立项。当时，该公司已根据市场需求开发了一套相对成熟的通用档案管理软件。我行又结合自身的业务做法及档案管理流程，对该系统的功能模块进行了个性化改造，如设立了实体分类方案，目的是将同一部门下同一分类、相互关联的档案尽量归集在一起，便于实体的存取调阅；按年度、分类等设置检索条，便于日常的检索管理等。我行成立了项目开发组，严格按照软件工程规范要求进行研发，该项目2001年9月成功通过验收并投产。在总行运行稳定的基础上，又将“综合系统”的网络版和单机版分别在各一级和二级以下分行完成了推广，档案管理的信息化水平得到了迅速提升。

    “综合系统”的主要功能模块有：文件管理、整理编目、档案检索、档案利用、档案保管、鉴定销毁、档案统计、系统维护等，实现了从文件归档到鉴定销毁全过程的计算机管理。该系统网络版很好地发挥了Lotus Notes在处理流转型数据和Oracle数据库技术在档案的海量存储与查询方面的优势，实现了“文档一体化”。我行沿用部门归档模式，各部门文档员每年通过档案与OA系统的接口可实时在线归档，从OA系统将拟归档文件转入“综合系统”中，经过登记（仅对未经OA系统运转文件）、分类、归档、调整、装盒等步骤才正式入库，完成档案条目、图像与档案实体的同步移交归档。“综合系统”不仅具备了文书档案各环节的管理功能，而且兼备了银行各类专业和专门档案的管理模块，将银行管理的各门类档案均涵盖其中，并可根据业务发展需要进一步扩充，使各级档案人员开展档案的综合管理更为便捷。“综合系统”还具备了较强的网络化功能，通过局域网，将所有用户划分为管理与查询两大类，并按部门赋予不同级别的浏览权限。

    “综合系统”为C/S版本，历经10余年的使用，系统版本不断优化升级，由最初的3.0版逐步升级到目前的4.2版。我行又结合国家档案局要求填报的统计年报格式推行了全辖的档案统计改革，利用新版系统的统计模块，将国家档案局及我行的统计报表格式模板预设到系统中，次年可自动采集汇总全辖各门类档案数据，范围覆盖到已推广“综合系统”网络版的各级机构。

    （三）WEB查询系统

    为弥补“综合系统”C/S版本的不足，我行基于“综合系统”中信息门类的查询及检索功能，另行开发了WEB查询系统。查询系统可自动检索现有数据库中的信息门类资源，支持在线人数可达500人。各部门用户分配不同的查询权限，如业务档案只有移交与保管部门方可查询，涉密档案一律不上挂影像，必须通过审批手续才能利用等。用户可自行定制各门类档案的常用检索项，还可实现跨门类检索，并可借助协同办公网（SAMETIME系统）实现在线支持功能，由档案专业人员为系统用户提供实时在线咨询辅导。

    该系统的开放突破了时间与地域的限制，行内用户在工位上随时访问，便可方便地查询或下载所需的档案资料，减少了人员往返调阅档案原件的时间，使检索效率得到极大提高。

    二、银行档案管理系统在利用中存在的问题

    综上所述，我行按照“统一领导、分级管理”的模式，建立了自上而下的统一的档案管理系统平台。但由于使用年限较长，系统最初的规划设计与现时的发展思路存在一定差距，主要表现在：

    （一）分布式服务器造成硬件重复配置

    我行最初构建“综合系统”时，总行与各分行采用分布式存储架构，利用各行本地服务器分散存储，每家分行均需配置一台服务器或高端PC机，存在重复配置，占用硬件资源较多。

    （二）C/S结构不利于全行数据共享

    目前系统为C/S结构，能充分发挥客户端计算机的处理能力，客户端响应速度快，但只能局限于本单位内部的数据共享，不利于全行层面的数据集中共享。

    各行数据自成一体，档号的构建规则是完全一致的，未设全宗号相区别，故在数据逻辑集中前必须进行相应的改造，否则档号会发生重复。这已成为当前要实现数据集中需攻克的一大技术难点。

    （三）不利于总行实时监控

    从监管的角度，虽然总行对分行可以进行有目的地远程访问，如定期进行系统归档数据的网上检查，但难以避免各级机构重复归档，系统中存在大量冗余数据；总行对各行数据的规范性亦做不到实时掌控。

    （四）系统运行维护不规范

    分行科技人员负责各行系统运行维护，由于缺乏统一的培训管理，二级行经历了由单机版转网络版的过程，系统本身又具有定制上的灵活性，造成各行系统卡片与表单字段、格式等均存在一定差异，不利于系统今后统一进行升级维护。

    （五）系统部分功能有待更新

    “综合系统”已使用了10余年，虽然每年也会做一些优化升级，系统总体上还算稳定，但由于技术人员的频繁更替，累积“补丁”太多，有时难免会引发一些派生问题；部分功能有待与时俱进，借鉴市场上的新技术不断优化完善。

    （六）与业务系统间缺少数据接口

    近几年新投产的业务影像系统均未考虑将档案管理功能纳入其中，“综合系统”与业务影像系统之间又缺少数据接口，档案数据只能采取定期导入等方式进入“综合系统”归档，以满足档案统计等需要。

    三、破解方案与工作设想

    档案的信息化建设是一个持续改进和完善的过程，各家银行应力争实现具有自身特色、信息涵盖面广、能互通共享的档案管理网络体系。

    （一）系统数据集中的构想

    我行近两年开始推行档案的集约化管理，其中一项内容是档案系统信息数据的集中。按照档案集中统一的管理原则和档案数据逻辑集中的思路，计划分两步实现：第一步先实现一级分行数据的物理集中，将二级行“综合系统”服务器统一上收管理，由一级分行科技部门OA系统管理员统一维护；或在提高服务器配置的前提下，将各二级分行档案系统数据库分区安装。具体实施过程中会先行试点，做好数据与影像的备份，在保证系统版本一致、各门类档号唯一、系统与数据安全以及查询速度的前提下稳妥推进。

    中长期计划实现“综合系统”的升级改造与全行档案数据的逻辑集中，统一将各行历史档案数据迁移至总行档案数据库。将“综合系统”平台从C/S结构升级到B/S结构，无需在本地安装“综合系统”客户端，只需安装一个浏览器，用户即可实现同数据库内进行数据交互，客户端零维护。各级行各档案管理和查询用户可按照各自权限，直接登录到总行“综合系统”完成文件移交归档及查询，最终实现全行档案信息的集中管理和统一维护的目标。

    数据集中的目标是实现全辖共用一台或多台高性能的档案系统服务器，即服务器的集约化管理，改变了以往多台档案服务器、多套运行环境的分布式管理模式，大大降低了系统的软、硬件成本；日常维护由总行或一级分行统一负责，减轻了二级分行信息科技部门的工作量，并可更有效防范操作及管理风险；归档将采取“谁主办谁归档”的方式，避免了系统中档案冗余数据的产生。

    （二）添加“机构识别码”字段

    为解决各级机构档号集中后面临重复的问题，计划在“综合系统”现有归档条目中统一添加“机构识别码”字段，通过四位编码形式区别不同机构层级，并将该字段作为权限控制字段，将原来仅通过部门区别权限改为通过机构识别码与部门双重控制用户权限。

    （三）预留与各业务系统间的数据接口

    为防止应归档文件出现“体外循环”，亦减少重复劳动，凡属于我行要求集中统一管理的档案，其相关业务部门在信息化业务系统立项或开发时，均应完善其归档的相关功能，并预留与“综合系统”的数据接口，以实现档案系统与业务系统的有效衔接，方便其电子档案数据的统一归档管理。

    （四）构建全行内部的资源共享平台

    档案信息化管理为总、分行间信息共享提供可能。档案部门应秉承前端控制的思想，与企业信息技术部门充分沟通与合作，打通与各业务影像平台的通道，构建全行内部的资源共享平台，使“综合系统”成为应归档数据的最终存储与归集地。

    （五）跟进档案信息化的发展动态

    观摩学习业界最新的信息化管理软件工具，并探讨在现有“综合系统”基础上嵌入一些实用的新功能模块或与之建立接口，如可考虑根据实际需要利用全文检索、二维码库房管理等先进的技术手段，在确保“综合系统”稳定运行的基础上争取实现部分功能的优化、改良。

    档案的信息化建设是一个持续改进和完善的过程，各家银行应立足本单位，博采众长，力争实现具有自身特色、信息涵盖面广、能互通共享的档案管理网络体系。

    参考文献：

    [1]赵淑梅，王志宇.我国档案信息化发展历程及展望[J].中国档案，2012（8）：P40-41

    [2]李春艳.集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究[J].北京档案， 2013（1）：P32-33

    [3]朱玲.加强工行电子文件管理之我见[J].中国档案，2012（2）： P65

    作者单位：中国银行办公室