对科研院所科研档案质量的思考

    耿慧

    摘要：随着我国科研体制的变化，立项数不断增长的同时，科研档案质量滑坡明显。尤其体现在档案资料的完整性差、系统性差和复印件增多等方面。科研档案是本单位和社会一笔宝贵的可再生财富，为此我们必须认真分析原因，及时调整工作方式方法，努力提高科研档案质量，尽力让科研档案工作适应时代需要，为单位和社会保留有价值的科研档案资料。

    关键词：科研院所科研档案质量

    近年来，我国科研体制发生了一系列变化，尤其在科研资源配置上，相当一部分科研院所把科研工作者对外争取到科研项目数量和科研经费多少作为科研工作评价与考核的硬性指标，并将此与个人利益和职称晋升挂钩。在这种大形势下，每年立项和结题的课题数量越来越多，项目经费数量越来越大，与此同时结题项目档案质量却滑坡明显。科研档案是本单位和社会一笔宝贵的可再生财富，为此我们必须认真分析原因，及时调整工作方式方法，努力提高科研档案质量，尽力让科研档案工作适应时代需要，为单位和社会保留有价值的科研档案资料。

    一、科研档案质量下降的表现及其原因

    科研档案的质量主要包括两个方面，一是内容质量，即科研档案所反映的科研成果的技术水平及数据准确性。其二是案卷质量，即科研档案案卷中科研文件材料的完整性、系统性和规范化程度[1]。近年来，相当一部分科研院所单位的科研档案质量呈不同程度的下降趋势，具体有以下表现：

    （一）归档材料的完整性差

    绝大部分结题科研项目只保存了管理部门上交的管理性文件，比如：项目可行性研究报告、计划书、任务书、合同书、年度进展报告、结题报告。大量研制阶段的技术性文件，比如：检测报告、工艺流程、技术配方、设计诀窍、合作单位协议、实验记录本等关键技术材料，仍留在科研人员手中，未向档案馆移交。

    这种情况究其原因大致有两点：第一，市场经济条件下，科研竞争非常激烈，在项目原创性本身不强的情况下，所谓的创新点可能就是一层窗户纸，一捅即破。因此科研人员有一种担心，生怕过多的材料交到档案室有泄密风险，不如留在自己手中，防止技术秘密外泄，从而保护好自己切身利益。第二，目前科研体制下的项目组，为自身生存往往拥有多个项目同时在研，主要参与人员通常是研究生和少部分工作人员，如此，项目周期长、人员组成多、人员流动大的弊端凸显，形成的原始材料数量繁多、种类繁杂而且分散于各个项目组成员间，要统一收齐或收集到有档案价值的资料难度很大。第三，近年国家科研项目经费投入不断增多，大量动辄千万上亿的项目涌现，这些重大项目涉及学科多、领域多、单位多、人员多，要形成完整性强、质量高的档案难度非常大。

    （二）归档材料的系统性差

    科研档案因以一个专题为研究对象，每个专题都应该有一个完整的科研过程，形成的档案专题性、系统性和成套性很强。然而在当前科研体制的变化下，同一个研究专题的经费来源非常多元化，除了传统的科技部、基金委、财政部等国家纵向财政拨款外，大量横向经费包括：地方配套经费、单位自有资金、企业合作资金、国外合作资金、科技贷款等等都可以介入科研活动。科研人员为自身生存，不断去争取各种来源的项目经费，然而结题方式的简单化和形式化，又使得科研人员容易忽视研究活动过程中的方法、思想、结果和经验，忽视项目与项目之间的互助和递进关系，人为割裂了科研活动过程中的连续性、系统性。

    在实际工作中，即便是一线科研人员自己也不清楚归档应该上交什么资料，不清楚什么是项目重要资料，值得保存，更有甚者不愿意上交重要资料，因为后续各种项目申请还需要用。这种多样化的科技投入方式本身并无过错，但是科研档案收集难度增大和档案资料的质量无法保证[2]。

    （三）归档文件中复印件增多

    其中可能的原因大致有以下几方面：第一，由于课题鉴定报奖时必须向有关部门上交原件，而原件数量有限，为了确保通过鉴定和获得奖励形式审查，只能将复印件提供给档案部门归档。第二，产生的检测报告、合作协议、使用报告、实验记录本等原件，包括论文、专利等，为了多个项目结题交差反复使用，这些资料在多个项目中重复出现，只能上交复印件给档案部门。

    二、提高科研档案质量的几点对策

    上文提出一些科研院所科研档案质量下降的表现并分析了可能的原因。就解决对策而言，由于国家科研体制机制正在变革中，有些问题目前还无法改变。仅从单位内环境出发，还是有许多提升和优化的可能。

    （一）提高人员的档案规范化意识

    对于单位管理层来说，科研档案是本单位和社会一笔宝贵的可再生财富，这需要管理层有高度认识，切实认可科研档案工作对本单位可持续发展的意义，对已经建立的档案制度，狠抓落实，同时在人、财、物上给予保障。

    对专职档案人员来说，传统的“等、靠、要”的思想和消极意识不可要。有条件的单位可以聘用高校档案专业人员负责科研档案业务整理和业务指导。没有条件的，需要其他专业人员兼任担当科研档案管理人员的，一定要让该人员先期参加专业机构的业务培训或在职进修，提高科研档案的规范化管理水平。只有单位科研档案管理人员熟悉档案管理制度，提升档案工作重要性的意识，才能使得单位的建档和科研工作相互协调，才能理顺科研档案的归档程序，掌握规律，确保能够系统、准确、完整、高效地进行科研档案收集。

    对一线科研人员来说，具有良好的科研作风是形成高质量科研档案的必要条件。本着对自己和对单位负责任的态度，明确档案管理的责任和义务，接受专职档案人员的指导，遵循科研档案管理制度和收集规程上交资料。

    （二）健全科研档案的管理机制

    任何科研院所如果没有完善的科研档案管理机制，没有科学、规范的科研档案管理制度，要实现科研档案的集中、统一管理是十分困难的。第一，要明确综合档案室、科研管理部门及档案形成部门的职责，自上而下的形成档案管理网络。第二，要转变管理模式，从项目立项之初就主动深入课题组协助、指导预立卷工作。在项目执行过程中，联合科研管理部门一起对项目执行质量和项目过程文件进行年度检查，实行全过程监管。第三，规范并完善科研档案管理制度，包括归档范围、保管期限，档案接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁相关环节。第四，落实一线科研人员和科研管理部门人员的培训、检查、奖惩制度，将参加档案培训情况、档案质量检查情况、归档完整率等纳入项目组绩效排序、个人绩效考核，与项目经费尾款拨付以及年度奖金发放挂钩，从而确保制度有效落实。

    结束语

    科研档案是科研院所宝贵的可再生财富，其质量的好坏直接关系到其利用价值大小。提升科研档案质量并非一朝一夕，不但与我国科研体制的变革息息相关，也与单位管理层、档案管理人员、一线科研人员的档案意识密切相关。采用积极有效的手段，发掘工作的创新点，才能共同提升科研院所科研档案质量，为本单位的发展提供最优的服务[3]。

    参考文献：

    [1]张蔚.科研档案质量下降引起的思考[J].山西档案，2002（4）：20-21.

    [2]张洁.试论如何做好高校科研档案的管理与利用[J].档案天地，2013（10）：43-44.

    [3]杜为红.如何提高医院科研档案质量[J].中国卫生质量管理，2011（5）：56-57，77.

    作者单位：中国科学院上海硅酸盐研究所