如何完善企业档案管理工作
岳亮梅
摘 要：本文剖析了当前大时代背景下，企业档案管理工作进行过程中存在的一些令人堪忧的问题，通过实际工作了解企业现状并提出了一系列整改措施，总结了档案管理所需的创新方向，使档案管理工作能够顺应时代发展的更好。
关键词：档案管理；对策；信息化
时代飞速发展，档案管理的工作也不能一成不变，社会中，信息数量涨幅较大，信息需求也逐步提升，信息机构也随之剧增，档案机构的实力高低，不仅仅表现在信息量的储存方面，更表现在信息的实施应用方面。
当今时代，我们必须提高对档案管理的重视程度，坚持与时俱进，才能开创档案管理的新局面，适应时代需要，使档案管理能够更好地服务于企业，推动社会主义市场经济的发展。
1 企业档案管理现状
1.1 企业不重视
我国经济正由计划经济逐步走向市场经济，企业档案管理也正处于由传统档案管理制度到现代化档案管理制度的转型阶段，之前档案多为文本，受损严重，不易查找，资源过度浪费，转型之后，档案管理工作人员被撤销或精简，大多企业采用信息化的方式对档案进行归纳与整理，然而行动虽然开始，观念却依旧落后，企业重视程度不高，因此档案整理工作进展速度较慢，甚至无进展。且企业对档案管理监督不够严格，促使管理工作缺乏成效。
1.2 企业自身条件限制
某些企业经济发展不景气，生产状况处于半停滞或停滞状态，整個公司维持运转都很困难，无法顾及档案管理工作，将档案工作搁置一旁，不进行整理。
1.3 档案管理工作者素质偏低
很多企业领导对档案管理工作不够了解，对该工作不重视，认为该工作操作简单，简便易行，导致大部分档案管理者文化水平较低，难以对档案做出完全正确的归纳和分类，使档案不能有效利用。
2 企业档案管理工作的作用与性质
根据档案管理工作的基本性质和主要目的来说，档案管理工作是一份管理性的、服务性的、政治性的工作，档案管理产生不了物质财富，也不能被档案组织机构和个人产生，它是负责归纳和整理其他各部门所形成的历史文件，所以它是管理性的工作。
档案管理组织不是个体存在的，它是整个企业管理系统中必不可少的一部分，与企业中其它工作不同的一点是，档案管理通过提供各类信息来服务企业，档案管理部门是为了服务其他部门工作而存在的，所以它是服务性的工作。
在任何时期，档案管理组织都是存在的，为经济、政治、文化提供服务，国家企业的档案内容与国家的政治利益和经济利益有关，所以部分档案内容需要进行保密，不得轻易查看更不能外泄，所以它是政治性的工作。
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
3 完善企业档案管理工作所需的措施
现代企业为了满足时代发展需要，应当树立新的观念，完善企业档案管理制度，认真对待档案管理工作，档案规整不是一个部门的事，企业所有成员应共同参与，积极配合，一起做好企业档案管理。
企业档案记录着企业发展史上的成败得失以及经验教训，能为企业未来的发展提供有效的资料，档案的存在，可以使企业避免以前走过的弯路，提高企业的工作质量和工作效率，是企业整体工作的一个重要组成部分，档案可以维护历史的真实面貌，从档案的管理水平可以反映出一个企业的业绩。单位的资源配置取向和模式以及企业今后的发展蓝图由企业经营管理和档案管理成果综合决定，做好档案管理工作，一方面，方便高层领导对企业经营状况进行了解以及对未来路线的发展做出准确的判断；另一方面，可以为社会各界提供了解企业发展及经营成果的依据，为企业与各有关方面进行有益合作奠定了坚实的基础。
在新的时代背景下，做好档案管理工作，对促进社会经济的全面发展、提升企业在市场中的竞争力有非常重要的作用，即使是档案管理，工作人员也应该进行不断的探索与创新，提高档案科学管理水平与服务中心的工作能力，为企业和社会提供更多有价值的资源。企业单位也应该加强对档案管理的重视，部门负责人认真落实体制，将档案管理列入企业管理的重要日程，与其他工作实行同等待遇，定期召开会议，研究部署工作，而要做到这一点，就必须要有企业领导的支持和认可。
档案管理意识要进行宣传，使领导增强对档案管理工作重要性的认识，档案最重要的一点就是利用，档案的利用是档案管理的直接价值的体现，做好档案的利用工作，让档案实实在在的为企业的中心工作，为领导服务，用事实让领导信服档案工作的重要性。
档案管理工作者的文化素质与档案管理的水平息息相关，选择档案管理工作者不能随便敷衍了事，但是，档案工作者的文化素质也不是全部都是高标准、严要求，具体情况要具体对待，档案管理工作者要具备的基本素质有三种：政治素质、文化素质和专业素质。
档案工作人员必须具备政治素质，要讲道德，不为名利，有奉献精神，档案工作有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案管理工作者必须守口如瓶，要有很强的保密意识。档案工作人员一般情况下要有中等以上文化水平，而且要掌握档案学的基本知识，现在是信息化的时代，档案管理的设备较多样化，管理人员的业务知识以及管理操作能力都必须达到一定的条件，传统的知识已经不能适应新时代，对专业的管理人员也应该进行继续教育，培养大批人才。
使用电子计算机整理档案可以使档案工作更上一阶，之前档案材料从文件的起草到文件的修改、定稿打印、整理归档都是用手工抄写的，运用电子计算机可以使档案工作变得简洁有效，这种先进的操作管理技术以及数据化的存储方式迫切需要档案工作者熟练掌握和运用，档案管理数字化是档案管理发展的必然方向，档案整理工作繁琐，劳动强度较大，为了收到事半功倍的效果，必须使用计算机等现代化的手段来整理，这样也使工作者的休息时间增加，提高了工作效率。
档案所包含的内容日渐丰富，档案数量也逐渐增多，档案种类多样化，载体多样化，使得档案管理方面所产生的矛盾越来越多，迫使档案管理不断地进行改革，企业若是不进行改革与创新，就会慢慢地被淘汰，档案管理也一样，唯有不断地寻求突破，使档案管理充满生机与活力，满足企业与社会的需求，档案工作的创新包括以下几个方面：
一是机制创新，创新档案管理机制是档案管理工作的关键与核心，要将档案工作内容向外扩展，将之前单一的档案管理发展为集中式的企业信息化档案管理，档案管理较为复杂，服务内容又比较广泛，所以要求完善的机制以作保证。要有相应的创新激励机制，比如用人机制、奖励机制、分配机制，劳动技术和贡献与薪酬挂钩，营造一种鼓励创新的工作氛围，促进档案工作的良性发展。
二是流程创新，随着电子信息化技术的不断深入，传统的档案管理方式遭受了严重的打击，急需管理理念与管理技术的大范围变革，将档案转化为数字化的信息储存，可以快捷、准确的搜索利用，以安全可靠的全新方式，开放的运用于企业中，服务与企业经营、生产等各个方面。
4 结论
信息电子时代有无限的机遇，也有无限的挑战，档案管理工作也应紧跟时代的发展，不断的创新与进步，积极探索，找到最有效的管理方法，同步革新管理工作理念，使档案管理工作与企业的发展齐头并进，企业档案管理工作者也应不断学习，提高自身专业结构与自己的工作能力，力争成为综合型人才。此外，档案管理工作者应建立档案共享绿色通道，使企业档案利用率尽可能达到最大化。
参考文献
[1]王芳.如何做好现代企业档案管理工作[J].价值工程，2013，（31）：184-184，185.
[2]吕铮.试述新形势下如何做好企业档案管理工作[J].中小企业管理与科技，2015，（19）：42-42.
[3]刘玲玲.浅析新形势下如何做好企业档案管理工作[J].山东青年，2015，（4）：14-14，16
摘 要：本文剖析了当前大时代背景下，企业档案管理工作进行过程中存在的一些令人堪忧的问题，通过实际工作了解企业现状并提出了一系列整改措施，总结了档案管理所需的创新方向，使档案管理工作能够顺应时代发展的更好。
关键词：档案管理；对策；信息化
时代飞速发展，档案管理的工作也不能一成不变，社会中，信息数量涨幅较大，信息需求也逐步提升，信息机构也随之剧增，档案机构的实力高低，不仅仅表现在信息量的储存方面，更表现在信息的实施应用方面。
当今时代，我们必须提高对档案管理的重视程度，坚持与时俱进，才能开创档案管理的新局面，适应时代需要，使档案管理能够更好地服务于企业，推动社会主义市场经济的发展。
1 企业档案管理现状
1.1 企业不重视
我国经济正由计划经济逐步走向市场经济，企业档案管理也正处于由传统档案管理制度到现代化档案管理制度的转型阶段，之前档案多为文本，受损严重，不易查找，资源过度浪费，转型之后，档案管理工作人员被撤销或精简，大多企业采用信息化的方式对档案进行归纳与整理，然而行动虽然开始，观念却依旧落后，企业重视程度不高，因此档案整理工作进展速度较慢，甚至无进展。且企业对档案管理监督不够严格，促使管理工作缺乏成效。
1.2 企业自身条件限制
某些企业经济发展不景气，生产状况处于半停滞或停滞状态，整個公司维持运转都很困难，无法顾及档案管理工作，将档案工作搁置一旁，不进行整理。
1.3 档案管理工作者素质偏低
很多企业领导对档案管理工作不够了解，对该工作不重视，认为该工作操作简单，简便易行，导致大部分档案管理者文化水平较低，难以对档案做出完全正确的归纳和分类，使档案不能有效利用。
2 企业档案管理工作的作用与性质
根据档案管理工作的基本性质和主要目的来说，档案管理工作是一份管理性的、服务性的、政治性的工作，档案管理产生不了物质财富，也不能被档案组织机构和个人产生，它是负责归纳和整理其他各部门所形成的历史文件，所以它是管理性的工作。
档案管理组织不是个体存在的，它是整个企业管理系统中必不可少的一部分，与企业中其它工作不同的一点是，档案管理通过提供各类信息来服务企业，档案管理部门是为了服务其他部门工作而存在的，所以它是服务性的工作。
在任何时期，档案管理组织都是存在的，为经济、政治、文化提供服务，国家企业的档案内容与国家的政治利益和经济利益有关，所以部分档案内容需要进行保密，不得轻易查看更不能外泄，所以它是政治性的工作。
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
3 完善企业档案管理工作所需的措施
现代企业为了满足时代发展需要，应当树立新的观念，完善企业档案管理制度，认真对待档案管理工作，档案规整不是一个部门的事，企业所有成员应共同参与，积极配合，一起做好企业档案管理。
企业档案记录着企业发展史上的成败得失以及经验教训，能为企业未来的发展提供有效的资料，档案的存在，可以使企业避免以前走过的弯路，提高企业的工作质量和工作效率，是企业整体工作的一个重要组成部分，档案可以维护历史的真实面貌，从档案的管理水平可以反映出一个企业的业绩。单位的资源配置取向和模式以及企业今后的发展蓝图由企业经营管理和档案管理成果综合决定，做好档案管理工作，一方面，方便高层领导对企业经营状况进行了解以及对未来路线的发展做出准确的判断；另一方面，可以为社会各界提供了解企业发展及经营成果的依据，为企业与各有关方面进行有益合作奠定了坚实的基础。
在新的时代背景下，做好档案管理工作，对促进社会经济的全面发展、提升企业在市场中的竞争力有非常重要的作用，即使是档案管理，工作人员也应该进行不断的探索与创新，提高档案科学管理水平与服务中心的工作能力，为企业和社会提供更多有价值的资源。企业单位也应该加强对档案管理的重视，部门负责人认真落实体制，将档案管理列入企业管理的重要日程，与其他工作实行同等待遇，定期召开会议，研究部署工作，而要做到这一点，就必须要有企业领导的支持和认可。
档案管理意识要进行宣传，使领导增强对档案管理工作重要性的认识，档案最重要的一点就是利用，档案的利用是档案管理的直接价值的体现，做好档案的利用工作，让档案实实在在的为企业的中心工作，为领导服务，用事实让领导信服档案工作的重要性。
档案管理工作者的文化素质与档案管理的水平息息相关，选择档案管理工作者不能随便敷衍了事，但是，档案工作者的文化素质也不是全部都是高标准、严要求，具体情况要具体对待，档案管理工作者要具备的基本素质有三种：政治素质、文化素质和专业素质。
档案工作人员必须具备政治素质，要讲道德，不为名利，有奉献精神，档案工作有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案管理工作者必须守口如瓶，要有很强的保密意识。档案工作人员一般情况下要有中等以上文化水平，而且要掌握档案学的基本知识，现在是信息化的时代，档案管理的设备较多样化，管理人员的业务知识以及管理操作能力都必须达到一定的条件，传统的知识已经不能适应新时代，对专业的管理人员也应该进行继续教育，培养大批人才。
使用电子计算机整理档案可以使档案工作更上一阶，之前档案材料从文件的起草到文件的修改、定稿打印、整理归档都是用手工抄写的，运用电子计算机可以使档案工作变得简洁有效，这种先进的操作管理技术以及数据化的存储方式迫切需要档案工作者熟练掌握和运用，档案管理数字化是档案管理发展的必然方向，档案整理工作繁琐，劳动强度较大，为了收到事半功倍的效果，必须使用计算机等现代化的手段来整理，这样也使工作者的休息时间增加，提高了工作效率。
档案所包含的内容日渐丰富，档案数量也逐渐增多，档案种类多样化，载体多样化，使得档案管理方面所产生的矛盾越来越多，迫使档案管理不断地进行改革，企业若是不进行改革与创新，就会慢慢地被淘汰，档案管理也一样，唯有不断地寻求突破，使档案管理充满生机与活力，满足企业与社会的需求，档案工作的创新包括以下几个方面：
一是机制创新，创新档案管理机制是档案管理工作的关键与核心，要将档案工作内容向外扩展，将之前单一的档案管理发展为集中式的企业信息化档案管理，档案管理较为复杂，服务内容又比较广泛，所以要求完善的机制以作保证。要有相应的创新激励机制，比如用人机制、奖励机制、分配机制，劳动技术和贡献与薪酬挂钩，营造一种鼓励创新的工作氛围，促进档案工作的良性发展。
二是流程创新，随着电子信息化技术的不断深入，传统的档案管理方式遭受了严重的打击，急需管理理念与管理技术的大范围变革，将档案转化为数字化的信息储存，可以快捷、准确的搜索利用，以安全可靠的全新方式，开放的运用于企业中，服务与企业经营、生产等各个方面。
4 结论
信息电子时代有无限的机遇，也有无限的挑战，档案管理工作也应紧跟时代的发展，不断的创新与进步，积极探索，找到最有效的管理方法，同步革新管理工作理念，使档案管理工作与企业的发展齐头并进，企业档案管理工作者也应不断学习，提高自身专业结构与自己的工作能力，力争成为综合型人才。此外，档案管理工作者应建立档案共享绿色通道，使企业档案利用率尽可能达到最大化。
参考文献
[1]王芳.如何做好现代企业档案管理工作[J].价值工程，2013，（31）：184-184，185.
[2]吕铮.试述新形势下如何做好企业档案管理工作[J].中小企业管理与科技，2015，（19）：42-42.
[3]刘玲玲.浅析新形势下如何做好企业档案管理工作[J].山东青年，2015，（4）：14-14，16
