用知识管理理念带动企业档案工作的发展

    孙燕芝

    摘要：知识经济时代，知识是企业发展最重要的战略性资源。企业档案部门应抓住机遇，用知识管理的理念，做好档案收集、整理和开发利用工作，积极主动为企业的各项工作提供有效服务，不断提升企业档案工作的地位，推动企业档案工作的发展。

    关键词：知识管理企业档案档案管理

    知识经济时代，知识是企业发展重要的战略性资源，知识管理是企业适应知识经济发展而做出的战略性反应，是企业通过管理所拥有的知识并运用这些知识提高管理水平的过程。从某种意义上讲，企业成功与否越来越依赖于它所拥有知识的数量与质量，因此，进行知识管理，利用所拥有的知识为企业创造竞争优势，促进企业的发展，应是贯穿企业管理的始终的一项重要内容。档案记录着企业的重要知识，档案部门要适应时代的要求，收好管好用好档案，服务于企业各项工作。

    一、知识管理的基本内容

    所谓知识管理，就是在构建企业知识系统基础上，让企业中存在的知识，通过获得、积累、保护、利用、更新、创新等过程，不断的回馈到企业知识系统内，并通过对知识的管理和利用，提高工作效率、提升企业记忆、提高企业竞争力。知识包括显性知识和隐性知识，显性知识是以文字、图表等方式表达的知识，如图书、情报、档案等。隐性知识是未以文字、图表等方式表达的知识，存在于人的大脑中，如员工的经验、技能及企业文化等。

    二、企业档案工作与知识管理的关系

    一方面，企业档案是企业知识的组成部分。企业档案包括筹建、生产经营管理、行政党群管理等管理类档案，也包括企业产品、设备仪器、基本建设项目等科技档案，还包括照片、录音、录像、实物以及电子文件等不同载体的档案，是企业成立、研发、生产等经营管理活动的真实记录。《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）将档案的价值表述为：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，ISO15489.1《档案管理通则》将档案的价值表述为：“档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产”，充分说明企业档案是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是企业显性知识的重要组成部分。另一方面，企业档案工作是企业知识管理的组成部分。企业档案工作包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计利用等工作。这一工作过程，与知识管理的获取、积累、创造、应用的管理过程，在很大程度上是一致的。

    三、面对知识管理的要求，企业档案工作存在的不足

    知识管理涵盖企业生产、经营、管理等各方面，服务于企业领导和各部门。它要求企业应清楚地了解已有的知识和需要的知识，将隐性知识显性化，将显性知识系统化，提供知识的共享服务以及企业知识的安全管理等。知识管理应最终实现将有用的知识，在正确的时间给正确的人员使用，发挥知识的最大效能。

    目前的企业档案工作，面对知识管理的要求，存在以下不足：一是很多现代企业制度下产生的文件材料没有纳入到归档范围中。部分企业归档制度不健全，没有随着企业的改革发展，补充完善归档范围。导致档案收集工作随意性较大，业务部门归什么，档案部门收什么。二是企业档案部门对本企业档案信息资源的开发不够。档案部门只做一些简单的文件汇编、数据汇总等编研工作，没有对室藏档案中专业性较强的档案进行编研开发，影响档案作用的发挥。三是企业档案部门信息开发力量不足。档案人员学识水平不高、知识结构单一，档案人员的严重不足等情况，使档案工作处于维持状态，没有精力和能力开展编研工作。

    四、强化企业档案工作，服务企业知识管理的对策

    （一）从知识管理的高度，认识并做好企业档案工作

    企业档案工作是一项全员参与的工作，而抓住全员中的“两头”，即企业领导和档案部门，带动全员中的“中间”，即各部门和项目负责人及有关人员，能够有效提高档案工作的全员参与比例。

    企业领导应从知识管理的角度出发，充分认识档案资源的知识资产属性，为档案工作的开展创造条件。档案工作是一项条件性很高的工作，需要领导的重视、部门的配合等外部环境的支持，也需要基本的人财物等内部条件的支持。在所有档案工作的内部条件中，人的条件是最重要的。所以，企业领导应为档案工作的开展配备数量充足的档案人员，不仅要有负责档案整理保管的人员，还要有负责档案信息开发的人员；不仅要有学档案专业的人员，还要有学其他专业的人员，以满足企业档案收集、整理、保管、信息开发的利用共享等工作对人员的需求。为此，我们应通过多种形式提高企业领导的档案意识，使“要领导为档案工作创造条件”，变成“领导要为档案工作创造条件”。

    档案人员应从知识管理的角度出发，明确自己的角色定位，变知识的管理者为知识的提供者。有为才能有位。目前很多企业档案部门对自己的角色定位仍以档案保管员为主，档案的收、管、用等各项工作都按部就班开展，特别是开发利用工作缺少亮点，这也是档案工作被边缘化、档案人员在企业裁员中总是首当其冲的主要原因之一。档案人员只有痛下决心，主动自觉做好档案工作，改变现有的工作状况，才能从生存夹缝中走出来。

    （二）加强档案资源建设，为知识管理奠定基础

    加强档案资源建设，是做好企业档案工作的前提和基础，也是企业获得和积累知识的重要途径，企业档案部门应将档案资源建设作为档案工作的重点抓好抓实。

    首先，做好企业各类文件材料归档范围和档案保管期限表的修订完善工作，为知识的积累奠定基础。一是完善管理类档案保管期限表。企业档案部门应以国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》为依据，在分析本企业生产、经营活动及管理职能的基础上，将反映企业筹建、生产、经营、管理及产权变动过程中形成的文件纳入归档范围，并准确划定保管期限，做到应收尽收、应存尽存。二是完善科技档案保管期限表。科技档案是企业档案的主体，是企业显性知识的主要内容，是生产部门开展工作的重要参考资料，档案部门应以有关文件为依据，根据本企业生产活动的特点，完善科技文件的归档范围。三是根据企业信息化工作的发展需要，及时完善电子档案保管期限表，以适应信息化工作发展的要求。

    其次，采取有效措施指导业务部门做好文件材料的整理、归档工作，做好知识的系统化工作。一是将文件归档要求与责任纳入企业管理流程和相关人员岗位责任制，建立归档工作问责制，对不按要求归档的部门和人员追究其责任；二是指导业务部门做好重要文件材料的归档工作，特别是加强对专利、商标、版权、合同、信用等各项业务文件材料，产品仪器、建设项目文件材料，以及照片、音像、实物、电子等非纸质文件材料归档工作的指导力度，确保企业归档文件材料完整、准确、系统和有效。

    （三）加强档案信息资源开发利用工作，引导企业档案管理向知识管理转变

    企业档案是企业知识资源的宝库，包含了企业发展所需的方方面面的知识，在信息资源开发和服务企业发展方面应大有所为。为此，档案部门要在做好档案借阅工作的基础上，进一步做好档案信息资源开发工作，使档案工作为企业创造直接或间接的价值，为企业的发展做出档案工作应有的贡献，使档案部门从实体保管员向知识提供者转变并以此提高档案人员的地位。一是加强调研工作，研究企业各项工作对知识的需求和室藏档案内容，明确档案信息资源开发的重点。档案部门还可在网站上发布信息，征询信息开发的专题，通过完成“命题作文”，提供一对一的服务。二是根据调研结果，有针对性地开发档案信息，可根据需要编制科研成果简介、工程项目简介、产品性能比较、设备更新换代、市场的变化等个性化编研材料。同时，在编研工作中注意与各相关部门专业人员的合作，借助他们的专业知识，提高信息开发成果的专业化水平。三是主动提供档案信息服务，一方面，利用网络发布档案信息，引导管理者及技术人员利用档案信息，实现档案信息共享。另一方面，关注企业中心工作、重大活动，主动、及时提供相关档案信息，做好服务工作。四是根据档案信息开发利用工作情况，梳理、改善工作流程。如，通过对企业所需知识的梳理，完善文件材料归档范围和档案保管期限表，并在文件生命周期的全过程予以关注。即在文件形成阶段就关注这些文件的形成、积累情况，确保应归档文件的齐全完整；在文件整理阶段，重点做好这些文件的规范化整理；在档案管理阶段，重点做好这些档案的安全保管、分类编目及提供利用工作，使企业档案工作形成良性循环，更好地服务企业科学发展。

    总之，面对社会发展的新趋势和企业发展的新要求，企业档案部门应积极引入知识管理的理念，完善室藏档案结构，充实档案内容，加大档案信息资源综合开发力度，加强主动服务意识，树立档案部门知识管理者的良好形象，以此不断提高档案部门在企业中的地位，增强全员的档案意识，使档案工作不断发展。

    作者单位：北京市档案局