“互联网+”行动计划下的档案新常态
摘 要：去年，李克强总理在政府工作报告中提出，“制定‘互联网+行动计划，推动互联网、大数据、等等，互联网已经成为人们工作和生活一种模式，一种习惯。档案管理工作也不能安于现状。
关键词：档案；现状；措施
为了不被时代潮流所淘汰，档案工作者应尽快顺应社会和时代需求，在管理工作中也要与时俱进，抓时机，抢机遇，提升档案管理步伐，尽可能提高人民群众的利用率和满意度。那么怎样才能提高工作效率呢，最好的办法就是实行纸质档案和电子档案有效结合。
本人在基层档案部门工作二十多年，对档案工作非常熟悉和了解，深知档案工作的繁重与繁琐。近几年，由于人口老龄化和国家基本建设投资力度加大等各种原因，涉及到水利，土地、房产、经济、财务工资等方面的档案查阅量每年都在大幅度增加。有为社会团体组织服务的，有为个体服务的，总之是一个字“忙”，有时忙的一天连口水都喝不上，且效率底，基层档案管理工作人员工作量之大，繁重程度可想而知。落后的管理方法，直接导致了服务质量，也是群众不满意的原因；实现档案数字化管理，提升服务质量已成为当务之急，也到了火燎眉毛之即；是“互联网+”行动计划下的档案新常态，等不来，熬不得。
1 档案数字化的意义
档案是国家机构、社会组织、个人在社会工作，生活中形成的，备查文字材料、图像、声音等各种形式的具有保存价值的原始记录。档案数字化是采用扫描仪或数码相机等设备将纸质档案进行数字加工，将其存储在磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的加工处理过程。加速档案数字化建设，能使档案利用起来更加准确，方便、快捷，使一部分已经解密的，对外可以公开的、历史档案信息资源得到共享，传统的档案管理模式是档案信息资源，经济价值、社会价值难以充分发挥，更难适应当代“数字化生存”的形势。实现档案原件数字化，对档案信息的现代化管理，使用和传播等都具有很重要的作用。从而满足社会各阶层对档案利用的需求。相对于纸质档案而言，数字化档案除了有存储量大、易保管，便于检索特点外，还可保存声音、视频、图像等动感功能。更清晰的还原历史原貌。
2 档案数字化的现状
1.不少基层领导不知是受专业所限还是急功近利所迫，普遍对档案认识不足，更不知道档案在现实工作和生活中的重要性，对它隐性的经济价值认知不到位。总觉得档案不算什么，就是些资料而已，看不到直接的经济效益，所以大凡在单位做档案管理的都是些老实人，远远不如管人事的和管财务的人员；对档案管理的投资更是少之又少，直接导致一些很宝贵的历史档案资料损毁严重，因为档案管理人员所处的位置尴尬，造成有价值的档案资料借出去收不回来；很重要的科技档案不归档等等如此现象不是个案。提升档案数字化建设需要资金支持，领导重视档案的管理，支持档案工作，那么档案工作就能做好。因为软硬件更新发展很快，往往每隔几年就要更新换代，甚至更短，相比纸质档案而言，数字化档案建设投入的资金更多，所以领导的重视程度决定了档案服务工作的质量。
2.基层档案人员综合素质有待于进一步提高。档案数字化是一项专业性很强的工作，不仅需要档案管理专业知识，而且需要较高的计算机技能和信息处理能力。而这些都需要高层次的专业技术人员来承担这些业务，我们面临的现实是能按照这个标准去工作的人很少甚至是稀缺。基层档案员大多是六零后和七零后，思想观念陈旧，计算机技术相对落后，对档案数字化，信息化知识非常欠缺，不能适应新形势下档案数字化建设的需要。加大对档案工作人员的培训，为档案数字化建设奠定基础。
3.数字化档案存储的弊端是，信息易改、易泄露、易复制等问题，还存在网络病毒、硬盘损坏等均造成难以挽回的损失。尤其在网络上运行，更难以把握。
4.首先保持纸质档案原来的整理保管方法，电子档案双备份制度。纸质档案的优越性在于原始性、真实性、可靠性特点，档案的重要功能便是憑证功能，纸质档案往往难以做到无痕迹的修改，人们遇上事时，往往会说：这“白纸黑字”你抵赖不了，纸质档案做为现在最广泛的记录载体，其所具有的凭证效力和法律效力是不可置疑的。但缺点也是很凸出的，纸质档案容易受到环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁，比如高温、高湿、强光、有害气体都会使纸张发生氧化反应，使纸张变得易碎，保存时间过长，字迹发生扩散，模糊等现象。
5.数字化档案的优越性在于能够提供快捷，方便的服务和储存量大等优点。电子档案一般存储在光盘和软盘里，在一些单位里，也许几张光盘就能完成整个档案的管理，这也就免去了所占有的场地，纸质档案的管理要耗费管理者大量的精力和劳力，所以说电子档案的优越性自然是十分明显的，便于存储，节约空间，不易损毁，易于实现远距离共享都是优越性的体现，还具备录音，录像等储备手段。档案数字化刻录成光盘至少一式二套，一套放入专用库房，每几年检查一次，发现信号丢失，立即进行复制或数据修复。
3 应对措施
1.建立和完善档案数据库建设，数字化副本异地保存。做到与网络断开，专人专管，采取加密、防病毒、防火墙等安全保密措施，确保档案高度安全。
2.做好档案宣传，让每个人都知道，档案与你的日常工作和日常生活息息相关。把每年领导干部的考核纳入到档案管理的范畴；让领导充分重视，切实担负起支持档案数字化责任，加大资金投入，及时购买或更换软硬件设备，确保档案数字化的物质保障。
3.加强人员培训，提高基层档案员的综合素质。档案数字化工作不仅需要档案专业知识，而且需要专业的计算机技能。加大对档案工作人员的培训，重点进行档案基础业务，档案信息化、档案信息资源开发利用和计算机操作方面的培训；指导档案管理人员对各门类，各学科、各种载体的档案规范整理，严格标准；把档案工作做好做扎实。及时对一些好的经验和好的做法进一步推广，档案工作人员要固定，不要频繁的更换；注入新生力量也是非常重要，人才是档案数字化建设的根本，网络设计和硬件配置需要专业人才，设备维护和软件开发也需要专业人才，数据库的建立数字档案的管理同样需要专业人才，没有这些人才做基础，数字化建设要从规划变为现实只能是一种美好的愿望，只能算是“纸上谈兵”。档案工作者，一定要立足本职，爱岗敬业，吃的起苦，耐得住寂寞，尤其是年轻一代要做到干一行爱一行，在做好平时工作的同时，要挤出时间努力学习档案业务知识和计算机技能，不断提高自身的综合素质，跟上档案管理现代化步伐，才能更好的为社会各界服务。
参考文献
[1]科技档案管理.河南人民出版社.2006
[2]档案保护技术.河南人民出版社.2006
[3]档案管理学.河南人民出版社.2006
作者简介
马娥（1968-），女，汉族，河南洛阳人，河南省陆浑水库管理局职工，现从事档案管理工作。
关键词：档案；现状；措施
为了不被时代潮流所淘汰，档案工作者应尽快顺应社会和时代需求，在管理工作中也要与时俱进，抓时机，抢机遇，提升档案管理步伐，尽可能提高人民群众的利用率和满意度。那么怎样才能提高工作效率呢，最好的办法就是实行纸质档案和电子档案有效结合。
本人在基层档案部门工作二十多年，对档案工作非常熟悉和了解，深知档案工作的繁重与繁琐。近几年，由于人口老龄化和国家基本建设投资力度加大等各种原因，涉及到水利，土地、房产、经济、财务工资等方面的档案查阅量每年都在大幅度增加。有为社会团体组织服务的，有为个体服务的，总之是一个字“忙”，有时忙的一天连口水都喝不上，且效率底，基层档案管理工作人员工作量之大，繁重程度可想而知。落后的管理方法，直接导致了服务质量，也是群众不满意的原因；实现档案数字化管理，提升服务质量已成为当务之急，也到了火燎眉毛之即；是“互联网+”行动计划下的档案新常态，等不来，熬不得。
1 档案数字化的意义
档案是国家机构、社会组织、个人在社会工作，生活中形成的，备查文字材料、图像、声音等各种形式的具有保存价值的原始记录。档案数字化是采用扫描仪或数码相机等设备将纸质档案进行数字加工，将其存储在磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的加工处理过程。加速档案数字化建设，能使档案利用起来更加准确，方便、快捷，使一部分已经解密的，对外可以公开的、历史档案信息资源得到共享，传统的档案管理模式是档案信息资源，经济价值、社会价值难以充分发挥，更难适应当代“数字化生存”的形势。实现档案原件数字化，对档案信息的现代化管理，使用和传播等都具有很重要的作用。从而满足社会各阶层对档案利用的需求。相对于纸质档案而言，数字化档案除了有存储量大、易保管，便于检索特点外，还可保存声音、视频、图像等动感功能。更清晰的还原历史原貌。
2 档案数字化的现状
1.不少基层领导不知是受专业所限还是急功近利所迫，普遍对档案认识不足，更不知道档案在现实工作和生活中的重要性，对它隐性的经济价值认知不到位。总觉得档案不算什么，就是些资料而已，看不到直接的经济效益，所以大凡在单位做档案管理的都是些老实人，远远不如管人事的和管财务的人员；对档案管理的投资更是少之又少，直接导致一些很宝贵的历史档案资料损毁严重，因为档案管理人员所处的位置尴尬，造成有价值的档案资料借出去收不回来；很重要的科技档案不归档等等如此现象不是个案。提升档案数字化建设需要资金支持，领导重视档案的管理，支持档案工作，那么档案工作就能做好。因为软硬件更新发展很快，往往每隔几年就要更新换代，甚至更短，相比纸质档案而言，数字化档案建设投入的资金更多，所以领导的重视程度决定了档案服务工作的质量。
2.基层档案人员综合素质有待于进一步提高。档案数字化是一项专业性很强的工作，不仅需要档案管理专业知识，而且需要较高的计算机技能和信息处理能力。而这些都需要高层次的专业技术人员来承担这些业务，我们面临的现实是能按照这个标准去工作的人很少甚至是稀缺。基层档案员大多是六零后和七零后，思想观念陈旧，计算机技术相对落后，对档案数字化，信息化知识非常欠缺，不能适应新形势下档案数字化建设的需要。加大对档案工作人员的培训，为档案数字化建设奠定基础。
3.数字化档案存储的弊端是，信息易改、易泄露、易复制等问题，还存在网络病毒、硬盘损坏等均造成难以挽回的损失。尤其在网络上运行，更难以把握。
4.首先保持纸质档案原来的整理保管方法，电子档案双备份制度。纸质档案的优越性在于原始性、真实性、可靠性特点，档案的重要功能便是憑证功能，纸质档案往往难以做到无痕迹的修改，人们遇上事时，往往会说：这“白纸黑字”你抵赖不了，纸质档案做为现在最广泛的记录载体，其所具有的凭证效力和法律效力是不可置疑的。但缺点也是很凸出的，纸质档案容易受到环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁，比如高温、高湿、强光、有害气体都会使纸张发生氧化反应，使纸张变得易碎，保存时间过长，字迹发生扩散，模糊等现象。
5.数字化档案的优越性在于能够提供快捷，方便的服务和储存量大等优点。电子档案一般存储在光盘和软盘里，在一些单位里，也许几张光盘就能完成整个档案的管理，这也就免去了所占有的场地，纸质档案的管理要耗费管理者大量的精力和劳力，所以说电子档案的优越性自然是十分明显的，便于存储，节约空间，不易损毁，易于实现远距离共享都是优越性的体现，还具备录音，录像等储备手段。档案数字化刻录成光盘至少一式二套，一套放入专用库房，每几年检查一次，发现信号丢失，立即进行复制或数据修复。
3 应对措施
1.建立和完善档案数据库建设，数字化副本异地保存。做到与网络断开，专人专管，采取加密、防病毒、防火墙等安全保密措施，确保档案高度安全。
2.做好档案宣传，让每个人都知道，档案与你的日常工作和日常生活息息相关。把每年领导干部的考核纳入到档案管理的范畴；让领导充分重视，切实担负起支持档案数字化责任，加大资金投入，及时购买或更换软硬件设备，确保档案数字化的物质保障。
3.加强人员培训，提高基层档案员的综合素质。档案数字化工作不仅需要档案专业知识，而且需要专业的计算机技能。加大对档案工作人员的培训，重点进行档案基础业务，档案信息化、档案信息资源开发利用和计算机操作方面的培训；指导档案管理人员对各门类，各学科、各种载体的档案规范整理，严格标准；把档案工作做好做扎实。及时对一些好的经验和好的做法进一步推广，档案工作人员要固定，不要频繁的更换；注入新生力量也是非常重要，人才是档案数字化建设的根本，网络设计和硬件配置需要专业人才，设备维护和软件开发也需要专业人才，数据库的建立数字档案的管理同样需要专业人才，没有这些人才做基础，数字化建设要从规划变为现实只能是一种美好的愿望，只能算是“纸上谈兵”。档案工作者，一定要立足本职，爱岗敬业，吃的起苦，耐得住寂寞，尤其是年轻一代要做到干一行爱一行，在做好平时工作的同时，要挤出时间努力学习档案业务知识和计算机技能，不断提高自身的综合素质，跟上档案管理现代化步伐，才能更好的为社会各界服务。
参考文献
[1]科技档案管理.河南人民出版社.2006
[2]档案保护技术.河南人民出版社.2006
[3]档案管理学.河南人民出版社.2006
作者简介
马娥（1968-），女，汉族，河南洛阳人，河南省陆浑水库管理局职工，现从事档案管理工作。
