黑龙江省新增本科院校教学档案管理现状浅析
摘 要：教学档案是教学活动和教学管理工作的真实记录。教学档案管理工作的主要内容应包括一个管理周期内的本单位全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。本文提出了当前我省新建本科院校教学档案管理工作中存在的问题，就如何加强教学档案管理工作提出对策与措施。
关键词：高校；教学档案；管理；现状
2004年，黑龙江省新建了三所本科院校，即黑河学院、绥化学院、大庆师范学院。为提高本科教学质量，促进三所院校本科教学工作，由省教育厅和省学位委员会组成的专家组于2007年11月起进行了新增学士学位授予权单位和新增本科学士学位授予权专业评估、审核。通过评估准备、评估工作的开展以及各类档案的整理与管理，三所学校充分体会到了档案工作的重要，尤其是教学档案管理的重要意义，而按教育部要求，三所新建本科院校将在2009年前后迎接教育部本科教学工作水平评估。
为迎接教育部本科教学工作水平评估，推动我省新建本科院校教学档案管理工作水平的进一步提高，我们组成了“黑龙江省新建本科院校教学档案管理研究”课题组并立项为2008年黑龙江省新世纪高等教育教学改革工程项目。按课题组工作计划，我们对三所院校的教学档案管理工作的现状进行调研、考察，通过调查问卷、实地考察等方式，找寻到我省新建本科院校教学档案管理工作中存在的问题。本文就如何加强教学档案管理工作的对策与措施提出建议，希望能为领导决策提供有益借鉴。
1 我省新建本科院校教学档案管理现状
1.1 教学档案管理工作已有的成绩
随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，三所新升本科高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步，高校档案室都有教学档案分类方法，一般按照高校档案实体分类法进行分类。其中，黑河学院为保证教学档案的安全和方便利用，仍采用以卷为单位的方式归档，虽然这种方式有一定的主观因素，但却从一个侧面反映了其对教学档案的重视。黑河学院在2008年年末开展了“纪念改革开放三十周年黑河学院档案成果展”，广泛宣传了档案法律法规，展示了学院档案建设成果。
1.2 教学档案管理工作中存在的不足
教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，通过我们了解，我们发现在实际教学管理工作中，一些学校只重视文书档案整理和建设，忽视对教学档案的收集、整理和建设工作，致使教学档案内容不全，质量不高，不能全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌。同时，一些学校仍沿用传统的手工教学档案管理手段，使工作指标粗放、信息传递缓慢，工作重复、窝工浪费、效率低下，不能适应现代化高校教学管理的需要，不能满足教学档案利用者的需求。一些学校没有足够的合格的档案信息化建设人才，很多学校档案软硬件环境也不符合当今高校教学档案发展的要求。很多学校不重视档案管理，有的学校仅成立专门的档案机构，可是并没有配备专职的档案管理人员，该校仅有一个不符合档案建设要求的库房，没有制定明确、细致的规章制度，教学档案大多数归档不科学，不但导致大量的教学档案信息资源不能得到有效的保管，更不能对其进行有效的开发利用和数字化。与此同时，大部分学校还存在档案意识薄弱，宣传不到位，工作不到位，管理不到位等问题。
2 高校教学档案管理中存在问题及对策
2.1 教学档案管理工作中存在的问题
教学档案管理制度不健全。随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，三所学校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但从目前档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着一定的问题。如有的学校成立至今，仍未建立规范的部门立卷制度，也没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，有些学校部门的兼职档案员经常换人，档案员队伍不稳定。
教学档案管理不标准，档案收集不系统。从三所高校的实际情况看，由于教学管理人员大多没有经过专业档案培训，不懂档案管理业务和要求，致使教学档案管理虽有标准，却不能很好地贯彻执行，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化、现代化。同时，教学档案管理收集不系统、不完整，使大量宝贵的教学档案信息资源浪费，得不到有效的管理与利用。
教学档案缺少开放性。很多学校教学档案管理方式往往是建档入库，只注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案的服务模式仅仅是一种以收集、保存、借阅为主的模式。服务形式呈现被动性，缺乏多渠道、多层次的综合服务功能，没有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动。如黑河学院的档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
教学档案管理工作队伍不稳定。要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但是，目前三所高校都没有给这些教学部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。
2.2 做好教学档案管理工作的对策
规范和完善教学档案管理制度。结合高校教育实践应制定、完善教学档案管理工作的各项规章制度，如《教学文件材料的归档范围》、《教学档案的保管期限》、《教学档案案卷格式》、《教学档案档号编制规则》、《教学档案整理细则》、《教学档案开放办法》等，确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极的进取心。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由学校档案馆（综合档案室）具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。
提高全员档案意识，确立教学档案管理新理念。当前高校档案部门的当务之急是制定出符合教学管理特点、具有可操作性的、至少是全校统一的归档范围，消除档案收集的现有盲区。有关领导要充分认识教学档案在教学管理工作中不可或缺的信息情报作用，高度重视教学档案工作，确立信息时代所必需的“教学档案一体化管理”新理念，建立教学档案科学管理新机制，使教学管理工作与档案工作真正有机结合。另一方面，档案部门也应积极向有关领导和广大教师反复宣传档案工作的政策法规，宣传教学档案归档以及保护教学档案的重要性。改进教学档案管理水平和技术。档案管理人员要掌握计算机和一系列现代化科学技术和方法，对教学档案进行有效的管理，使教学档案更加系统化、规范化。为此，档案管理人员要掌握计算机操作技术，加大教学档案管理的投入，特别是配备计算机设备，并逐步联网，形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局。
加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性较强，教学管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。因而高校应加强对档案人员尤其是各教学部门兼职档案人员的业务培训，努力提高他们的业务素质。培训的方式有很多，如定期组织经验交流会、业余讲座、培训班等，同行之间互相学习借鉴，激发教学档案管理人员的事业心和使命感。
随着高校教育教学工作的蓬勃发展，高校档案管理特别是教学档案的科学管理显得尤为重要。在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好新建本科学校教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索,需要各级领导的重视。需要基层档案管理者认真负责的态度,更需要学校其它部门大力配合。我们相信，教学档案工作将在全体档案人的共同努力下,克服困难和不足,取得更大的进步。
参考文献
[1]汤卫新.加强高校系级教学档案建设（J）浙江教育学院学报，2003(3).
[2]李咏梅.高校评估与高校教学档案建设（J）档案与建设，2006(7) .
[3孙碧平.谈高校教学档案的价值体现（J）兰台世界， 2008(08).
作者简介：吴赛娟（1965-）女，毕业于齐齐哈尔师范学院汉语言文学专业，副教授，从事高校文秘教学、档案管理研究。
