事业单位档案管理遇到的问题及应对措施

郭伟
摘 要:现代企业中因对劳动力生产要素的进一步开发,形成了以人力资源为组织机构的管理路径。其中最关键的部分就是档案管理,包括数据档案、文献档案、人事档案等。由于我国现阶段事业单位对档案管理中的人事档案的革新、利用有所不足;所以,在本次研究中着重从这个角度,对其实施管理中所遇到的问题进行分析,探讨相关的导致因素;并提出一些相应的针对措施。
关键词:事业单位;档案管理;问题;措施
数据、文献等方面的档案管理,因牵涉到国家发展,有一定的机密性,事业单位也比较重视。但是,由于计划经济向市场经济的转型成功后,经过一系列的国有企业、事业单位改革,目前依然存在诸多尚未解决的问题;而且,改革后的效果也未见较好的效率提升。根据现阶段从问题向原因的追溯结果分析,在效率层面存在人事档案管理运用不足的问题;因此,有必要从这个视角结合当前事业单位档案管理的现状、暴露的问题,对其进行进一步的讨论。
1 档案管理解析
现阶段事业单位档案管理中,问题集中于人事档案管理方面;因为事业单位的改革方向主要是效率问题、发展问题。从人力资源管理的角度讲,人事档案管理非常重要。因为事业单位牵涉到升职、薪资分配、岗位调整、选拔任用、奖惩与培训、劳动合同、保密协议,以及推进激励机制等;概括的讲与国家的发展紧密关联。但是,由于受到利益驱动、计划经济思维的影响;虽然人力资源不断受到重视、应用,然而在现阶段的事业单位中,并未将其作为一种企业资本,更好的发挥它所承载重要各项功能。
2 现状及问题
1、历史遗留问题尚待解决
由于时代更迭、事事变迁,市场经济体制的确立,现代化的转型及各项改革措施的實施等;事业单位在人员的调动方面、 人才的引入方面、岗位的调整方面、工资制度等方面都出现了较大的变动;而且人事档案管理工作人员方面本身就出现了较大的变动。所以,在该项工作中,由于新时期环境的变化,还存在较多原有的遗留问题尚未解决。比如,身兼数职的现象、档案管理质量方面的问题,尤其是在信息的有序化、真实性、详实性等方面问题较多,需要进一步进行档案的整理、筛选与复核。
2、硬件配置不足
信息化开始引领潮流,各种办公的自动化与智能化的出现,也使得原有的人事档案管理工作中的整体发生着变化。然而,在事业单位中,依然存在着原始的工作方式;资料堆积、库房、阅档室办公依然未进行明确的分工处理。在防盗工作、档案保管所需的环境方面仍有可改善之处;尤其是工作设备与其他的配套设施跟进明显不足。
3、人才与团队培养不够
在新的环境下需要专业人才。以当前现状来看,兼职现象、监管不严、工作人员素质参差不齐、业务能力欠缺、综合素质亟待提升等,说明了人才在专业水平方面,还欠缺一定的资质;在团队方面加强建设的需求依然旺盛。所以,种种影响所产生的结果便是在客观性方面的缺乏,在全面性方面的缺失,在整体上的落伍,在专业性方面的不足。而且不注重团队建设,不能在一个工作环境中形成合力,合作精神体现不够,导致工作效率不高。
4、管理方法混杂
传统的管理方法为主,现代管理方法混杂其间。有的事业单位虽然采用了现代化的设备,现代化的管理调整;然而在实际的管理中,理念还存在更新不足的问题,而且固有的管理思维观念依然根深蒂固;因而,对于设备的应用能力不够,未能使其发挥出更大的作用,对于信息的管理也欠缺完整性;只注重一般的表面化的记录,而未能真正的做到细致入微,将工作全面的信息化。对于现代管理方法的实践捉襟见肘,在搭建信息平台方面,存在一定的问题,因而需要进一步展开应用研究与可能性的公开资料选择等工作。
3 应对措施
1、更新理念,与时俱进
新环境下应该积极主动向现代化的管理方法、管理模式、管理思维过渡。可以将传统固有思维模式与现代管理的各个方面进行对比分析,从理解中解放思想。以新的精神状态与管理意识对各方面的工作展开反思、重新定位。比如,从战略部署方面展开研究与讨论,回到人事档案管理工作的初衷,对工作的内容、目标、方法等进行新一轮的重新解读,增强它在当下环境中的适用性。整体环境表明档案管理不仅与人才服务机构间的交流,还牵涉到其他部门的管理工作;应该将其交流范围加以扩大,使其具备更多的交流对象与服务对象,形成更大的服务体系。建议注重计划性,在整体的布局方面,制定出新的工作流程,制度上进行创新,引入现代化的企业人事管理工作方法与经验;结合现状进行革新;信息化革新后增加数据库建立等。
2、增设备、重管理
针对硬件设备不足的问题,应该积极酬措资金,改善办公环境,购进新的设备;尤其是在事业单位的预算中,做好该方面的核算,并在后续的资金提供方面做好准备。应该在管理上下些功夫,把办公室、档案室与阅档室进行划分,分离管理,并制度化;实施权责分明的明确化管理,使责任落实到人;并且安装摄像头、提高安保工作管理、增加安保措施,将人与机相结合,共同促防盗工作;再一个应该从整体环境上进行更新,拔出经费,提供现代化的智能管理,使档案室的环境从温度、湿度等各方面受到妥善的控制。
3、实现信息化,搭建信息平台
在事业单位的人事档案管理工作中,应该有一个较新的认识,即信息化。利用计算机技术与相关软件,建立起信息资源库,提高档案资料及基本信息的存储、传输速度,提高其工作效率。另一方面,采用相对应的现代化管理手段,增加其模式的构建与完善,以信息化管理信息化,也就是说,通过搭建起信息化服务平台,利用互联网络技术,实现各部门间的信息交流,增加其沟通频率,方便其查询,注重时效性的提升,便捷性的升级,以此优化其服务结构,提高其服务水平。
4、加强培训,引进人才,增进合作
新环境下的档案管理工作,需要专门的人才进行管理。建议按照政治、经济、体制各方面的改革引导,改变晋升制度、技术方法、管理方式,从而实现“大换血”。比如,向社会公开招聘;对原有工作人员进行专业化培训等;可以采用交流、座谈、演讲等各种方式,使其对事业单位的人事管理工作有一个新的认识,增加其专业水平与业务技能。再从思想政治、道德素养方面进行全面性的综合培训,将其培养成全面的复合型人才,使其更能够胜任当前的工作需要。注重考核方式的转变,运用绩效管理体系,加强考核的针对性,从而使其与整体的变革目的相一致,以此推动其升级。在团队建设方面需要增进合作精神的训练,提升团队协作能力,从而增加其创造力、提高工作效率。
4 结束语
通过以上分析可以看出,事业单位档案管理工作革新,能够满足当前事业单位在新环境下,适应时代发展与改革的基本需要。为了更好的实现这些目标,应该利用现代化的管理思维,引入信息技术,从硬件设备与软件配套运用等方面采取对应措施。按照以问题为导向的解决方案制定与推进工作,从而提升人事档案管理的时效性、科学性;将其推进到一个更高的水平,搭建起信息化的查询平台,提供更优质档案管理与服务。
参考文献
[1]夏琴心.人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理[J].兰台世界,2013(14).
[2]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014(3).
[3]张美江.浅析事业单位人事档案管理的新模式[J].兰台世界,2012,(z2).
相关文章!
  • 基于企业文化的国企思想政治工

    陈广梅中图分类号:D641 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2019)4-081-02摘 要 新形势下,党对国有企业思想政治工作提出更高的要求,需要

  • 一次为中国革命延续火种的伟大

    朱强今年11月12日是我国伟大的革命先行者孙中山先生诞辰150周年。在孙中山先生早期的革命生涯中,有一段流亡海外的经历,这段经历见证了

  • 周强:在县域治理中发挥好司法

    大数据时代,司法案件运行情况成为县域经济社会发展的晴雨表。法院将海量案件信息进行大数据分析,从刑事案件判断治安状况,从民商事案件