新论公共档案馆功能及其实现
杨婵
摘要：本文在论证综合档案馆即是公共档案馆基础上，分析目前我国公共档案馆功能缺失的原因，并提出相应解决对策。
关键词：公共档案馆综合档案馆档案服务
公共档案馆的提法由来已久，但是其很多问题都还处于探索阶段，比如公共档案馆的涵义、作用等等，并未形成完全一致的观点。笔者仅就实现地区公共档案馆功能的可行性措施，浅陈己见。
一、公共档案馆及其功能
（一）公共档案馆与综合档案馆
公共档案馆是由国家中央或地方政府管理、资助和支持的，免费为社会公众服务的档案馆。它可以是为一般群众服务，也可以是为某一特定群体如学者、军队、工人、农民、儿童等服务的。我国的公共档案馆来源于综合档案馆。1955年，国务院批准建立中华人民共和国档案馆，此后，地方各级档案馆相继建立。1987年《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）颁布，从法律上明确了我国国家档案馆的公共档案馆性质，各级国家综合档案馆被明确赋予公共档案馆的职能。《档案法》规定：“中央和县级以上的各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。”
[1]可以看出，作为以构建全面反映社会历史面貌，覆盖人民大众的馆藏资源为内核，以面向社会公众提供公益性精神文化产品及服务，满足人民大众对文化精神生活的多种需求为宗旨的国家综合档案馆，其本质属性和发展定位就是公共档案馆。省、自治区、直辖市档案馆应当是各省、自治区、直辖市的公共档案馆，地（州）市档案馆应是各地（州）市的公共档案馆，区（县）档案馆是各区（县）的公共档案馆，行业档案馆是各行业内的公共档案馆。这也符合公共档案馆具有多类型性的特点，即公共档案馆有中央的和地方的，有综合性的和专门性的。
进入新世纪，公共档案馆的建设得到了我国政府的高度重视。2002年，国务院《政府工作报告》要求“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”这是国家首次明确将档案馆列入公共文化设施进行建设。2004年，全国档案局（馆）长会议提出，要把档案馆建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。[2]档案馆社会服务功能的逐步拓展，预示着我国建设公共档案馆的决心和毅力。建设公共档案馆不仅是适应我国社会转型、全面建设小康社会的内在需求，也是推进民主政治、政府信息公开的客观要求，还是传播先进文化、拓展档案馆的服务功能、实现我国档案事业跨越式发展的现实需要。
（二）公共档案馆的功能
对于公共档案馆的功能，各位研究学者的表述不尽相同。“上海市档案馆刘南山馆长认为，档案馆不仅应该成为学者的资料宝库，作家的灵感圣殿，教师、学生的第二课堂，还应该成为收藏爱好者的会聚场所，影视工作者的拍摄基地，学术流派的论剑讲坛，休闲一族的旅游胜景，市民节假日的驻足福地，乃至家庭亲子教育和情侣约会、谈心、寻找感觉的高雅去处。”[3]刘馆长的描述为公共档案馆的社会角色形象塑造了一副美好的理想蓝图。笔者以为，公共档案馆在承担为本地区公众提供档案文献资源查阅与咨询服务、提供档案证明等基本服务功能的同时，还需要承担区域内档案文献信息加工和资源共享、档案业务指导与培训等高层次职能，这才是公共档案馆应有的功能。进而，在发挥公共档案馆应有功能的基础上，构建覆盖全社会的、普遍均等的、惠及全民的公共档案馆服务网络体系。
二、目前公共档案馆功能缺位的原因
国际档案理事会城市档案馆委员会主席阿尔贝勒奇说过，按照国际标准，一个优秀的城市档案馆应当必备三个条件：一是位于市中心，市民容易接近，方便查档；二是现代化程度高，可以通过互联网和其他先进技术手段为用户提供便捷的服务；三是同市民生活紧密相关，能帮助他们了解城市发展的历史。[1]时至今日，我国真正意义上的公共档案馆仍是凤毛麟角，除了上海、深圳、广东等发达地区已出现象上海市档案馆、广东省档案馆、深圳市档案馆这样的公共档案馆雏形。多数地区的综合档案馆离真正的公共档案馆还有很大的差距，集中表现在档案馆的标志性不强，无论从选址、设计布局还是功能建设来说，都没有很好体现以人为本的思想；文化性不高，馆藏档案内容单一、结构不合理，不能全面反映社会深厚的历史文化底蕴；公共性不足，开放力度不够，据统计，目前我国综合档案馆中，能公开提供给社会公众利用的已开放档案数量大约只占整个馆藏档案总数的一半左右，有的仅有三分之一。且服务方式单一，社会整体的档案意识比较薄弱。即使有的档案馆呈现出一定意义上的公共档案馆状态，但也大多是“设施孤岛”，尚未形成完善的服务体系。制约公共档案馆服务体系的形成和功能有效发挥的因素很多，主要有以下两个方面：其一，客观上是公共档案馆管理体制造成的障碍。目前的档案馆管理体制可以概括为垂直分级管理的行政体制和分灶吃饭的财政体制，这就严重阻碍了跨级、跨区的公共档案馆服务体系的形成。各馆分属不同的地方政府，彼此在人、财、物上都没有隶属和管理关系，上级馆对于本地区基层馆也仅具有业务指导关系，其号召力大打折扣。其二，主观上是公共档案馆本身意识不强。由于大多数档案馆财政经费拮据，困难重重，馆长考虑最多的是如何使本馆摆脱困境，在地区档案馆事业发展方面想法不多，有些即使有所想法也会被认定为劳民伤财而不得不放弃。这直接影响了公共档案馆功能的发挥。而出现上述状况的根本原因在于具体地区的大小差异及当地政府投入的不同，各地区公共档案馆的状况及存档量相对会有很大的差别。就全国来说，总体财政投入匮乏，我国公共档案馆建设远远落后于发达国家。
三、实现公共档案馆应有功能的对策
档案馆服务体系建设离不开公共档案馆。《公共图书馆标准》认为“开展公共图书馆服务的任何行政单位在为使用者提供图书资料方面都无法做到自给自足”，“各图书馆行政单位之间、公共图书馆与其他类型图书馆之间开展协作”。同样的，开展公共档案馆服务的任何单位在为利用者提供档案资料方面也无法做到自给自足，各级各类档案馆之间必须开展充分协作。因此，让档案馆形成网络体系，是实现公共档案馆社会功能的必由之路，也是公共档案馆事业发展的基本规律。
（一）以馆长联席会议制度主导公共档案馆工作
譬如以省、市或行业为单位，每年召开两至三次公共档案馆馆长会议。如年初召开全市公共档案馆工作会议，市档案馆编制全年工作要点和任务安排表，作为各馆年度工作计划的依据；7月份召开全市公共档案馆半年工作调度会议，由各馆介绍上半年工作情况和下半年打算，市馆对全市性工作进行统一调度，找出问题，分析原因，研讨对策；年底召开全市公共档案馆全年工作总结汇报会，总结工作成绩与存在的不足，提出来年努力的方向。要保证联席会议制度一直得以坚持，才能确保公共档案馆工作的全面推进和相对平衡发展。
（二）以学会为平台促进各类档案馆协调合作
省、市档案学会要定期召开会员代表大会，确保会务工作逐步制度化和规范化。具体操作如下：每年召开一次理事会议、一次常务理事会议、至少两次理事长办公会议，每季度编印一期会刊。以学会为平台，抓住学术交流、行业服务和科普阅读三条主线，组织多种多样的跨系统的学术研讨、业务交流、馆际合作，使全省、全市各级各类档案馆的合作意识、共享意识明显增强，为推进整体公共档案馆事业的发展奠定基础。
（三）以竭诚之心服务基层档案馆（室）
公共档案馆要尽力帮助解决关系档案工作人员切身利益的问题，如为基层普通档案工作者解答职称评审的有关问题，指导撰写论文并修改论文等；支持和帮助县级以下档案馆（室）开展基层档案管理员的业务培训，经常深入基层档案馆（室）开展业务辅导；学会每年还可以举办一次文体比赛或考察活动，促进会员间交流学习。
（四）以倡导调查研究推动科研学术水平提高
除了积极发动档案工作者们参加全国性档案学术征文活动外，各地区、各行业每年可组织开展本地区、本行业档案学术征文及评选活动或档案学理论研讨会等。评选出优秀论文，在表彰会上由获奖论文作者作专题发言；请专家对征文活动及获奖论文进行述评。还可以不定期邀请档案学界的专家、教授来讲学，指导学术研究和专业论文写作。出台鼓励和奖励办法，倡导对学术成果和服务成果进行奖励，将对档案馆界的理论研究在客观上起到巨大的引导和推动作用。
（五）以承办和参与全国性档案活动及开展重点工作扩大影响
比如积极响应全国档案馆宣传月活动，使档案馆走出“象牙塔”，促进公共档案馆与百姓“零距离”、“无障碍”接触。此外还可以借助开展文化共享工程建设等使档案馆逐渐步入社会公共文化空间领域。
（六）以文化兴国、文化强市为契机，努力推进公共档案馆服务体系建设
现在，国家乃至许多地方政府都提出了“文化兴国”、“文化强市”的战略理念与发展规划，还有开展“公共服务进社区”等工程，为公共档案馆抓住机会和多渠道促进公共档案馆服务网络的逐步完善奠定了坚实的政策基础。
综上所述，在目前情况下，公共档案馆应以超越本馆的视野和战略，为本地区乃至全国档案馆服务体系建设和档案事业的全面发展做出力所能及的贡献。
参考文献：
[1]对我国公共档案馆建设的背景研究[EB/OL]. http：//www.yhda.net/Html/Doc/713_1.html.
[2]公共档案馆与综合档案馆是一回事吗？[EB/ OL].http：//blog.163.com/zhw_1357/blog/static/ 608361820091133256109/.
[3]张晓霞.中美档案馆比较——以档案馆的公共性为切入点[J].档案与建设， 2011.（4）.
[4]李国新.“湖南省衡阳市公共图书馆回访”调研报告[J].图书馆，2010（3）.
作者单位：西南政法大学档案馆
