信息化背景下文书档案在线归档的初步探索
孔祥卉
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-127-01
摘 要 档案信息化管理是国家信息化战略的重要组成部分，是档案信息化建设的基础。当前，我国已经步入信息化发展的阶段，电子档案不断替代纸质档案，甚至文件档案管理也在不断进行着创新，以便达到更高的管理质量水平。本文从我国档案信息化管理的现状着手，阐述了我国档案信息化管理存在的问题，为新时期档案信息化管理打开新思路。
关键词 信息化背景下 文书档案管理 创新
随着信息时代的到来，现代技术在内部工作中的应用，不仅可以有效地提高工作效率，而且可以减少人为失误，保证工作质量。从目前的观点来看，档案信息化是加快实现信息化的必要手段。利用原有的文件档案管理不能保证文件档案的整体效率，还因为人为因素，导致管理问题，影响了文件档案的未来发展。
一、文书档案管理信息化的基本概念
档案是社会发展的记录者，记录社会发展的各种信息，特别是文件和档案，记录各单位的发展历史，反映以前单位遇到的问题，单位建设的进展，领导决策等。随着文件档案管理模式的更新和变化，为提高文件档案管理水平，保证文件档案信息的有效性和准确性，采用了新的管理模式，对文件档案进行科学的管理。为了适应社会发展的需要，这是文件档案管理的进一步科学体现。随着科学技术的发展，本文提出了文件集成、计算机化的文件和文件处理等建议，以提高文件和文件的科学管理水平。针对当前发展的新形势，提出了文件和档案管理的要求，提出了档案管理现代化的新发展趋势，具有重要的参考意义。
二、当前文书档案管理信息化存在的主要问题
（一）管理意识方面
如今，各行各业都缺乏专业人才。档案信息建设也是如此。如果管理者不了解专业知识，就会导致职业与管理的分离。因此，管理工作变得更加困难和低效。信息化管理是一项具有跨时代意义和鲜明时代特征的创新性工作。但在现实中，许多工人都有成见，习惯了传统的工作模式。很难适应这种思想和思想的跨时代变化。许多工作人員对档案信息管理知之甚少，甚至有消极情绪。很多时候，当单位购买必要的设备进行信息管理时，却没有人能够操作或延续传统的做法，最终使信息成为幻想，造成了金钱和资源的浪费。它还使得档案馆的信息建设不完整，使得一些信息网络无法链接，造成用户的困惑。有时会有不同的意见，也就是说，由于各部门之间的沟通和各自的工作制度不便，没有共识。严重影响了档案信息管理的进程。文件和档案管理是档案管理的重要组成部分。为了提高文件和档案的管理水平和质量，有必要在文件和档案管理的实施中应用现代技术。但是，根据目前的情况，在文件档案管理中，有些管理者对文件档案信息管理缺乏了解，对文件档案信息管理不够重视，致使文件档案信息管理水平低下。
（二）档案信息化程度不深入
文件信息化程度不够，主要体现在信息化管理的应用还没有充分发展。从文献档案管理的现状来看，许多企业还存在一些纸质档案管理方法。即使许多企业在发展过程中保留了信息化文件和档案，但仍与纸质档案存在一定的不一致，或认为与纸质档案不一致。纸质档案在归档后是无用的，直接销毁，不可能实现纸和信息的共同发展和存在，影响了文件和档案的管理质量。
（三）提高信息文档的传输速率及稳定性、安全性
档案室每年对上一年度的文件资料进行归档。档案部门专职档案员在对日常文件管理及传递过程中，时常丢失文件，导致文件归档不及时、不稳定。计算机网络技术的应用可以通过网络形式传输和文件形式传输，提高文件传输的速度和效率，同时通过文件管理系统确定文件的级别，并通过设置权限来限制档案管理员，确保文件的稳定性。
三、信息化管理背景下文书档案管理的策略
（一）提升信息管理理念
档案信息化管理需要管理与专业相结合，涉及信息管理、网络建设等专业领域。因此，传统的兼职模式势必要摒弃，重新建立人事机制和完善的人才专业培训，以提高工作质量和工作能力。只有加强人才培养，提高管理人员水平，优化管理队伍素质，才是实现档案信息管理的前提。
（二）建立档案信息存储模块
文书档案管理是一项繁杂的工作，系统完善的构建文书档案数据库，系统综合管理系统需要构建档案文化管理模块以及预归档案管理模块。所以对于信息化设备的应用能够起到积极的促进作用。
（三）构建信息网络，实现资源共享
要实现信息管理，就必须终止档案部门独立运作的政治制度。建立具有相同规格的系统，实现资源共享。它使用户能够清楚地获得他们需要的信息。同时，通过资源共享，地方档案部门将走上具有自身特色的档案信息管理之路，实现资源互补。形成一体化、综合化的管理体系。
四、结语
局域网是信息化建设的前提，计算机管理也以信息化建设为基础，总而言之，现代发展的局势与档案信息化的建设密不可分。运用实践、总结、理论相互结合的思想，在原有的基础上探索新的管理方式，发现问题及时纠正。这样才能促进档案信息化的发展，这将使档案信息管理起来更容易、更高效。
参考文献：
[1] 陈莹琳.信息化背景下的文书档案管理[J].城建档案，2017（5）：69-70.
[2] 刘丹.浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].科技展望，2016，26（16）：226.
