集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究
李春艳
摘要：本文介绍了大型集团化企业集中管控模式下档案管理面临的主要难题，以及中国石化作为大型集团企业为解决这些难题所采取的集中式和分布式相结合的管理模式、档案信息化的总体目标、档案系统的总体架构。
关键词：集团企业集中管控档案信息化档案系统
与单个企业相比，集团型企业档案材料种类更加繁多，内容更加丰富，档案管理任务更加繁重。由于分子公司众多而呈现跨地域分散性和业务水平不均衡等特点，因此，作为集团型企业整体档案管理信息化建设，其复杂度和挑战要远大于单个企业的档案管理系统。集团型企业档案信息化体系建设必须遵循企业档案信息化管理模式和架构才能符合集团型企业管控模式和战略需求。
一、集团型企业档案管理面临的问题
作为中国最大的能源企业之一，中国石化在世界范围内拥有百余家分子公司、机构，不仅数量众多、地域分布广泛，而且业务差异性较大，档案信息化建设面临的主要问题如下：
1.档案系统部署模式分析
为了符合集团档案“统一领导、分级管理”的管理模式，仅靠各分子公司分散的档案系统，难以实现集团层面档案的集中管控和统一领导，发挥不了企业档案的整体优势，制约了档案信息作为知识资源的开发与利用。
集中式模式适用于中国石化实际情况。总部与各分子公司采用的是星形拓扑结构，平均带宽有限，且需要同时支撑财务、执行决算、MES等多套业务系统的正常稳定运行。电子档案一般数据量多且单份档案较大，势必会对骨干网络产生很大压力，导致档案系统响应速度过慢。
2.归档业务系统多样
目前，集团已形成以ERP为核心的经营管理系统，以MES为核心的生产营运系统，以及OA电子印章办公系统等。另外，各分子公司也根据自身需求建设信息化系统。有的分公司的信息化系统达到几十套甚至百余套。
不同系统的数据或内容存储方式不同，有的采用内容库管理，如lotusNoes、SharePoint或Documentum；选用的数据库也各不相同，如Oracle、SQLServer、MySql等。业务系统的部署方式也不相同，有的是集中式，所有分子公司的数据都集中存放在总部；有的是分散式，数据存储在企业本地。
3.利用与共享需求困难
中国石化是上中下游一体化的集团化企业，各油田、炼化或销售等企业业务具有较强的可借鉴性。因此，实现跨企业之间档案资源的共享与利用，有助于提高集团公司整体档案资源价值，使企业在竞争中获取优势。因此档案系统就要改变被动服务的局面，主动开展多种形式的档案服务，实现档案资源跨公司的借阅和利用。
4.管理与运维需求
档案信息化的建设是一个持续改进和完善的过程，作为统一规划建设的档案管理系统，必然会提出不同的问题、意见和需求。另外，机构重组、岗位调换、人员流动等导致档案人员身兼数职或频繁调岗，给档案信息化管理和运维工作带来很大压力。
二、集中管控模式下档案管理系统的网络架构
基于上述原因，大型集团化企业的档案管理需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。
为实现功能需求，档案系统架构应该采用目录集中、原文分散的方式部署，具体网络拓扑架构图如图1：
各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。
档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。
三、档案管理系统的建设目标
确定了集团档案系统采用目录集中、原文分散的网络架构后，还需要解决归档业务系统众多、数据结构不同和档案信息共享利用困难等问题。为此，中国石化提出档案管理系统建设的总体目标为：实现档案管理向知识管理转变。即建立一个平台（内容管理平台），一本手册（制度体系），一支队伍（运维支持）；实现由传统档案管理向企业内容管理转变，最大限度的保存企业生产经营改革发展所形成的各类文件材料；构建企业内容管理平台，实现信息资源共享。
为了达到这一目的，档案信息化工作采用分阶段、有步骤的方式，初期的具体目标为：建立自上而下的统一档案管理系统，实现档案信息资源的采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化、服务人性化。具体工作如下：
1.制定统一的档案信息化建设标准规范。通过建立统一档案系统规范企业档案管理业务流程，达到流程一致。
2.实现档案系统与业务系统的有效衔接，在线接收ERP、OA、财务系统形成的需归档电子文件。
3.提高档案的开发利用水平，进一步增强档案利用效率。
根据上述目标，这个档案系统需依托内容管理平台，可以在线接收ERP系统、公文管理系统、财务管理系统等外部业务系统形成的需归档电子文件，除了具有传统档案管理系统具有的基本功能外，还要有强大的开发利用功能，为档案管理向内容管理和知识管理转变提供便利，系统功能总体架构图如图2：
1.业务模块
（1）客户访问：可使用专业客户端与浏览器访问目标系统各种业务功能，包括档案归档、保管、查询和借阅等，以及编研和其他协作功能，如文档协作、交流讨论及信息发布等。
（2）业务应用：采用持久层应用架构，充分发挥C/S架构高性能与B/S高便利性的特点，利用Web服务的优势；AJAX技术实现页面的无刷新和更好的用户体验；紧密结合档案业务，开发档案收集整编、统计、利用、系统管理等功能。
2.归档接口
（1）可以在线接受ERP、OA、财务等系统形成的结构型和文本型数据，并将这些数据转换成通用标准格式存储在档案系统。基于SOA架构的统一数据交换接口：面向服务的数据交换总线；基于SOAP和XML的统一消息格式。
（2）基础服务层：基于电子文件管理平台实现文档管理服务。
3.内容管理平台（1）公共组件：基于成熟的内容管理平台，实现文档的安全、方便管理；采用NetTiers数据持久层技术，快速、方便交互档案数据，并能本地缓存，提高用户访问速度。基于Lucene全文检索引擎，方便用户检索档案业务相关资料；依托中国石化统一目录服务实现多级别、分布式人员权限管理。
（2）基础服务层：服务器操作系统采用WindowsServer 2008；基于Oracle 11g数据库系统实现业务数据存储；基于电子文件管理平台实现文档存储和全文检索等功能。
中国石化作为大型企业的典型代表，为了适应集团型的档案管理系统整体建设，充分吸取国际先进经验与内容管理模式，并考虑到集团型企业的档案管理模式、基础物理设施、以及档案资源的定位和价值，实现了集团型企业集中管控模式下的分级档案管理。因此，对于分子公司众多、地域分布广泛、业务复杂性较大的大型集团化企业的整体档案管理建设，具有重要的推广价值和借鉴意义。
作者单位：中国石油化工集团公司办公厅档案处
