基于文献计量分析的文件管理与信息资源管理关系研究

    徐小棚

    

    

    

    摘要：运用词频分析法与共词分析法，分析了文件管理与信息资源管理的研究趋势与研究热点，调查了现有文献中尚未讨论过的文件管理与信息资源管理的关系，并对两者未来可能的合作方向提出了建议。

    关键词：文件管理 信息资源 管理 关系研究 文献计量

    一、研究背景

    作为图书情报档案领域的两个研究方向，文件管理与信息资源管理从产生起就有着千丝万缕的联系。“信息资源管理”的概念最早出现在1979年出版的《信息资源管理：概念与案例》一书，由美国学者霍顿提出。1980年美国国会制定的《文书削减法》被认为是第一部关于政府信息资源管理的政策工具，文件管理也被公认为是现代信息资源管理的起源①，但现有文献尚未对两者的关系进行进一步的讨论。本文旨在厘清两者的关系，填补该方面文献研究的空白。

    选用中国学术期刊网（CNKI）全文数据库，采用“文件管理”和“信息资源管理”题名检索1980-2010年间的文献，剔除不相关文献后共得到与文件管理相关的文献1206篇，与信息资源管理相关的文献1082篇。分别应用文献计量学研究软件Bibexcel与可视化分析软件Netdraw对相关文献的关键词进行词频统计与可视化共现分析②；从研究趋势、研究对象、研究背景三方面对文件管理与信息资源管理之间的关系进行了梳理。

    二、研究结果分析及讨论

    1.基于研究趋势的关系分析

    如表1和表2所示，文件管理与信息资源管理所关注的研究热点均经历了从传统到现代的转变，且在这一过程中，两者关注的研究热点出现了交叉。文件管理最初主要关注的热点是纸质文件的归档流程，而信息资源管理最初关注的则是期刊信息资源的有效利用。从2000年起，随着计算机与因特网在国内的不断普及，文件管理与信息资源管理的研究热点与计算机和网络的联系越来越紧密，两者之间的相互渗透关系越来越强。随着时间的推进，电子政务与信息化建设成为两者共同关注的热点视角，同时，元数据等研究对象及各种信息技术、信息系统等技术手段与管理模式等议题成为两者共同关注的话题。

    2.基于研究对象的关系分析

    从关注的管理层次和范围看，文件管理主要关注信息在组织内部的流转过程及相关的管理标准；信息资源管理主要关注信息在整个社会的传播及利用，其关注的范围不局限于组织机构内部，还包括组织与整个社会之间的信息交换及有效利用，前者较为微观，后者相对宏观。

    从关注的物理对象看，文件管理的对象是直接来源于业务活动的证据性信息，较为狭窄，而信息资源管理的对象则为存在于政府、网络、企业等各种环境、在不同的业务活动中产生的各种信息，较为宽泛。

    从关注的管理对象看，两者各有侧重。信息资源管理的研究偏重管理模式、信息系统和信息技术议题，文件管理偏重管理制度、前端管理、管理流程、文件管理系统、文件格式等议题。

    3.基于研究背景的关系分析

    (1)政府背景下的关系分析

    从2001年到2004年，信息资源管理与文件管理的研究中相继开始出现与政府有关的关键词。2000年，信息资源管理领域的研究中首先关注了政府信息这一关键词，随后，在2002年，文件管理的研究中也开始出现电子政府的概念。到2004年，两者对于政府的研究基本围绕着“电子政务”这一关键词展开。在此后的年度统计中，表征电子政务方向的关键词词频随着时间推移在两个领域均迅速上升，说明电子政务已经成为文件管理与信息资源管理共同关注的热点。

     图1与图2揭示，政府背景下文件管理与信息资源管理的研究均共同关注政府信息化的问题。文件管理领域对政府信息化的研究集中在由传统文件管理到电子文件管理这一转化过程及其所面临的问题，其研究范围局限于政府内部；而信息资源管理领域对政府信息化的研究不仅关注如何让政府有效利用信息资源，亦致力于让民众能够更方便地获取政府拥有的可以公开的各种信息资源③，关注政府与整个社会之间的互动，由此也衍生出公共部门的信息资源管理等新的关注热点。同时，文件管理与信息资源管理都关注了电子政务的实现手段。文件管理在该方面主要研究的是具体的管理手段和管理方法的应用，同时也关注细节；而信息资源管理的研究则更加注重管理技术与管理手段的并重：在技术手段上，关注对信息资源进行进一步整合与挖掘的技术；在管理手段上，关注电子政务发展模式的研究，相较于文件管理的研究更为宏观。

    由此，两个领域在政府视角下的研究中可展开多方面的合作。信息资源管理的研究可以通过比较分析得出电子政务发展的宏观模式，而文件管理的研究则可以在该模式的指导下，重新梳理文件信息流转流程，进行技术与管理手段的创新。同时，文件管理的研究重点关注政府内部的信息流动，而信息资源管理则更关注政府同公众间信息的交流与互动，文件管理研究的文件流转流程中所产生的各种信息，在信息资源管理中即被视为资源投入到政府的各项业务流程之中。在实际应用中，两者可以共同关注政府部门中文件流转流程与业务流程的进一步整合，从而打造更高效、更公开的政府。

    (2)企业背景下的关系分析

    图4揭示出，企业背景下文件管理的研究，主要关注的是企业的电子文件归档管理与标准化问题，重点研究信息在企业内部的流动，目标是保证文件信息的真实性和可靠性。图3揭示企业背景下信息资源管理的研究，其主要关注企业与整个社会环境下信息资源的可及性、传播效率、利用效率等问题，重点研究信息在整个社会环境中与企业的交互与利用，目标是提高信息资源所能带来的经济效用。

    从研究对象上看，企业背景下文件管理研究的对象和范围始终围绕的是文件管理本身和文件流转的全过程；而企业背景下信息资源管理研究的对象和范围则趋于多样化：不仅涉及电子商务还涉及知识管理。

    由此，两个领域在以企业为主题的研究中亦可相互合作。在企业信息化进程中，文件管理可重点解决企业内部的信息质量保证、信息捕获增值与保值问题，而信息资源管理则重点研究企业与整个社会的信息交换、有效使用和增值问题。

    三、研究结论

    总体来看，文件管理与信息资源管理的研究对象在時间维度上具有相互渗透的趋势，文件管理研究所关注的对象较为微观，信息资源管理所关注的对象则相对宏观。此外，在政府和企业背景下的研究中，文件管理与信息资源管理所关注的方向具有互补性，两者可以有效地分工合作，共同推进政府和企业的信息化进程。

    注释：

    *本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目《知识工程背景下信息资源管理术语构建方法研究》（项目代号：10XNJ052）和2008年度“新世纪优秀人才支持计划”的研究成果。

    ①马费成, 李纲, 查先进. 信息资源管理[M]. 武汉: 武汉大学出版社, 2000.

    ②姜春林, 陈玉光. CSSCI数据导入Bibexcel实现共现矩阵的方法及实证研究[J]. 图书馆杂志, 2010(4):58-63.

    ③赖茂生. 信息资源管理教程[M]. 北京: 清华大学出版社, 2007.

    作者单位：数据工程与知识工程教育部重点实验室，中国人民大学信息资源管理学院