加快数字化档案利用的实践探索

    张印 李学广

    摘要：面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不高与档案数字化加工慢和档案数量大的矛盾，本文就档案数字化提出了现用现扫、以用定扫、常用先扫的方法，供同行参考。

    关键词：档案数字化 利用 扫描

    在我国，各级综合档案馆都要面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不超過10%的现实，针对档案数字化加工慢和档案数量大的矛盾，充分利用计算机网络优势，采取便捷的方法完全可以缓解矛盾,最大限度地提供数字化档案及打印件，满足利用者方便快捷的需求, 现用现扫、以用定扫、常用先扫方法简单，操作方便，值得借鉴。

    一、现用现扫

    现用现扫就是对没来得及数字化档案的单件需求，对利用率极低没数字化档案的偶尔需求，在库区现场进行扫描，通过网络迅速给利用者提供数字化档案打印件。

    各级综合档案馆馆藏都存在着一定数量的利用人多但不重复用的档案，多数为涉及人名的档案。为此，许多档案馆都根据需求陆续建立了多个专题的人名目录数据库。但是,因人名档案基数大，利用人数多但平均利用率并不是很高，加之档案数字化的加工能力也不可能一下子全部完成扫描任务。所以，现用现扫应运而生，其具体做法是档案利用接待人员在专题目录数据库（或文件级目录数据库）检索后，通过网络系统将所需档号通知档案库管员，库管员调出档案原件在库区办公室直接扫描，利用网络打印机直接将所需档案扫描打印件在档案利用接待处打印机上打印输出。这种方式已成为许多档案馆解决大部分档案单件偶尔利用的长期策略。采取这种方式的好处和需具备的条件是：

    （一）现用现扫是保证档案实体利用安全的最有效方法。由于是库管人员在库区扫描档案，消除了档案实体离开库区的风险。同时，只有库管人员接触档案实体，是在可控的范围内对整卷档案内容安全和原件实体的保护。

    （二）现用现扫是提高档案接待工作效率的最有效措施。保管档案与扫描档案同为一人，自然取消了传统的档案利用接待人员与库管人员之间逐卷、逐件、逐页交接档案的手续，节省了档案出入库两次盘点档案时间，工作效率提高数十倍，更有益的是减轻了档案交接人员档案安全方面的思想压力。

    （三）现用现扫是加快档案数字化步伐的重要途径。“多扫描少复印”是当今提供利用档案的新理念。以现用现扫替代调档复印，然后将扫描图片转入档案管理系统，即满足了用户当前的需求又扩充了档案数字化的内容，以后利用再不调档，一举两得，事半功倍。

    （四）进行现用现扫的革新，必须进行档案馆接待利用工作流程的重组，根据本馆档案利用的工作量来合理配置库管人员，补充完善相关工作制度。

    （五）现用现扫必须在计算机网络环境下进行，否则调档通知发送复杂和网络打印无法实现。

    （六）开展现用现扫工作，必须在文件级或专题目录数据库建成以后，保证检索速度而不使利用者等待更多的时间。

    二、以用定扫

    以用定扫就是根据某些部门对尚未数字化档案的小批量利用需求，坚持利用优先的原则，想利用者之所想，急利用者之所急，暂停其他的档案数字化加工任务或临时组织力量，以最快的速度突击扫描加工，在较短的时间内完成所需档案数字化任务。特别是对提前移交进馆单位内部的批量需求，为了规避档案出馆利用的风险，解决提供利用与保证安全的矛盾，采取以用定扫的方法最佳。以用定扫后提供档案利用的方式有：

    （一）可以提供数字化档案的打印件。数字化档案进入档案管理系统之后，可以通过打印的方式提供数字化档案打印件。

    （二）提供整套的数字化档案复制品。如果是本单位移交到档案馆的档案,可以提供整套的数字化档案复制品(光盘)。如果移交单位有档案管理系统,可以导入单位的档案管理系统长期使用。

    三、常用先扫

    通过对档案利用需求的细化分析，确定优先数字化档案的范围，有计划地对利用频繁的进行档案数字化，扫描后上网待用，这是各级档案馆档案数字化的常规做法。常用先扫便于档案馆档案数字化的常规作业，特别是外包加工采取这种方法更适合。

    现用现扫、以用定扫、常用先扫是档案数字化实践中总结出来的好方法，这三种方法配套使用是最大限度地发挥计算机软硬件设备作用，避免已数字化档案暂时用不上,急用档案还没数字化的最好方法,具备条件的档案馆在档案数字化加工过程中不妨一试，好处无穷。也有档案馆从安全角度出发,现在利用馆藏档案全部实行现用现扫，坚持档案原件不出库区的方法,即保证了档案原件的绝对安全,又加快了档案数字化的步伐，事半功倍。

    作者单位：吉林省镇赉县档案馆 长春市档案馆