档案工作AA级达标的推进策略与思考

    张玉琴

    摘要：档案工作达标是国家对档案工作进行检验的一种手段，其目的是为了夯实和促进档案的基础性工作，使档案信息资源更好地为社会主义各项事业的发展服好务。对照标准、摸清家底、找出存在的问题和弊端，健全管理机制、完善管理网络、建立一支高素质的管理队伍，是较快实现档案工作升级达标的基本策略。

    关键词：档案达标 问题 推进策略

    “档案工作规范管理等级评审”即通常所说的“档案达标”手段是国家、省级档案部门以行政命令的方式来加强档案基础性工作的一种手段，目的是为了强化人们的档案意识，提高档案工作水平，把档案管理工作纳入法制化、规范化建设的轨道，使之更好地为社会各项事业服务。但基层单位如何达标，有哪些具有通用指导性的档案达标措施可供借鉴，是本文想要解决的问题。

    一、对照标准，严格排查，摸清家底是开展档案达标升级的前提

    档案工作规范管理等级评审标准是档案达标升级的基本依据。所以达标的第一步工作就是认真学习和仔细分析该标准指标体系，把握好每一级指标规定的内容，并对照本行业、本单位档案工作的基本情况，也可以说是先对照标准进行一下自评，给自己打个分，做到心中有数，是档案管理部门使档案从不达标到达标、从低一级升向高一级必做的准备工作。只有做好前期的自评，摸清了自己的家底，才有进行针对性整改和完善的依据和前提条件，即所谓有的放矢。

    二、找出达标前存在的问题和弊端

    通过前期自评打分，找到了得分点和失分点，也就找到了自己的优势和弊端。对于优势点如何保持和发扬，失分点如何通过相应的措施弥补不足，是达标工作应做的第二步工作。这一步工作，应注意总结优势，将优势做成自己的亮点或特色；而在不足点方面要重点分析和归纳造成这种结果的根本原因，为下一步的完善和整改提供依据，缩短达标进程。

    三、有针对性地采取策略，推动达标准备工作

    档案达标的第三步工作也即重点工作就是针对性整改阶段。这个阶段应该先从健全管理机制入手进行整改，有了健全的管理机制，赢得了单位领导的重视，档案工作就有了坚强的后盾和保障。

    1.健全管理机制的办法

    国家档案工作规范管理等级规定，各单位各种门类的档案必须实现集中统一管理，规章制度健全并有贯彻执行各项档案法律法规的具体管理细则，档案工作列入单位年度工作计划，领导重视，有档案工作专项经费，有高素质稳定的管理队伍等。这些指标的完成，首先最关键一点是档案事业的发展引起和得到领导的重视。领导重视，档案工作所需的人员、经费、设备、馆舍等会迎刃而解，档案达标过程中的不和谐因素就会逐渐减少。其次，要合理利用单位红头文件的严肃性和制约性。例如档案管理职能机构、档案工作网络合法地位的确立，有关档案工作法律、法规的宣传和贯彻执行，档案工作目标责任制，档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、保密、利用、销毁、库房管理等一系列规章制度的出台，档案干部队伍建设规划都可以以单位正式文件下发到每一个机构或部门，使档案工作有法可依，有章可循。第三，在整个达标过程中档案管理职能机构要扮演好两个角色。一是应积极发挥业务监督、指导作用，担负起业务规范管理者的责任，工作中要及时、耐心指导；二是担负起单位从领导到普通职工对档案工作重视、认可、协助、配合和支持的协调员工作，培养人们的档案意识，促进达标工作顺利进行。最后，要制定切实可行的达标工作方案。通过制定周密详细的达标工作方案，对达标体系要求完成的各项指标实行“阶段计划推进制”，即一个阶段落实一两项工作，并对该项工作做到有部署、有检查、有总结、严整改、有反馈。对工作中遇到无法解决的问题一定及时向主要领导和分管领导汇报，便于计划的逐步落实推进。

    2.加强管理队伍建设的策略

    现代档案队伍建设要想实现达标要求，首先必须确立具有前瞻性、长远性的人才选拔机制。即文化程度、知识结构、学习能力和年龄层次一定要适应档案事业快速发展的需要，适应做强做大档案事业的需要。摈弃“无用之人事档案”的落后观念，所以在人才选拔方面应朝高学历、专业化方向发展。专业化并非特指档案专业专门人才，就目前档案专业人才不能满足基层档案事业发展需要的现状，历史学、汉语言文学、计算机科学等方向的大学学历人员可以吸纳进入档案队伍行列。其次，人才选拔的实际操作应注重自愿报名与组织考核相结合的考查办法。档案工作性质的特殊性和档案工作目前的状况，要求从事该工作的人员必须热爱档案工作，有较强的责任心和创新思想，因而建议采用“自愿报名、公开竞聘”的方法进行人员遴选，把享受专业技术岗位同等待遇列入规章制度，使参与竞聘、选择档案工作的人员消除后顾之忧，保证他们稳固的奋斗方向。另外，单位要有档案人员业务培训的专项经费，有计划分批次参加各种形式的业务学习、长短期培训。另外，利用到已达标单位实地参观考察等手段逐步提高档案人员的业务能力，也是加强档案队伍建设的必要手段。

    3.业务建设规范达标的措施

    業务建设是整个达标指标体系的重点考查内容，各种职能机构的成立、规章制度的出台等都是为这项工作服务的，其最终目的是保证档案资料的收集齐全，保证档案资源的开发利用。业务建设规范包括三个方面的内容，即各种门类档案资料收集齐全、完整、准确，案卷质量符合国家标准，各种载体档案保管条件达到国家要求。三个方面的内容相互联系，相互依存，档案资料的收集齐全、完整、准确是案卷形成的基础材料，馆舍等保管条件为档案的长久保存和开发利用提供保障。保证档案资料的收集齐全、完整、准确和规范，一是在认定各部门基本职能的前提下制定各门类文件材料的归档范围；二是要贯彻实行网络化、标准化、定量化的归档管理理念；三是实行部门立卷制度，部门档案工作目标负责人和兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理；四是要实行人员责任制，即一个专职档案员负责一个或多个部门文件材料的业务指导，包括文件材料的系统归档整理，做到责任到人，任务明确。

    4.营造档案氛围的手段

    利用网络、宣传手册、陈列、展览等平台，宣传档案法规、业务规范、档案知识、达标工作措施及进展状况、档案查询平台、档案事业发展趋势等，积极营造档案工作氛围，增强人们的档案意识。

    5.关于单位特色档案的建设策略

    档案工作规范管理等级标准中对单位特色档案建设未做规定，但在达标升级过程中专家组往往对这部分档案非常感兴趣。特色档案是本单位有别于其他单位档案建设的点睛之处，也是反映本单位主要工作职能的档案。如何突出本单位档案的特色，根据国家档案局8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，各机关单位编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的过程中，要反映本单位文件材料归档范围的特色，做到这一点也就有了单位档案特色的依据。建议从四个方面突出档案特色，一是突出本机关主要活动的特色，即突出专业文件材料的特色，突出本机关行政执法工作的特色，突出本机关行政审批工作的特色；二是突出本机关基本历史面貌的特色，即本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料，本机关召开的重要会议文件材料，本机关单独制发、与有关机关联合制发的本机关为主办机关的重要文件；三是突出本机关经济利益的特色，即本机关产权关系，本机关债券债务关系，下属有经济利益关系的经济关系；四是突出个人利益的特色，一方面是本机关个人利益的文件材料，另一方面是外单位的个人利益的文件材料。

    四、实施档案达标的体会和思考

    一个单位的工作涉及到各个方面，每一个方面的工作都需要发展，都期望得到领导的重视和经费的支持。工作有主有次，但是判断何者为中心、主流、何者又为边缘，除了经济、政治、文化、社会等客观标准外，领导的个人能力和价值取向起决定作用，所以积极争取领导对档案工作的重视非常重要。只要领导重视，档案工作列入党委行政议事日程，列入年度党政工作要点，列入各单位各部门年度目标责任考核，档案业务经费列入单位财务预算，档案达标作为主要目标任务写入党政工作要点成为可能；只要领导重视，他们就会经常深入档案馆进行调研，了解档案工作情况，关心档案人员的工作和生活，研究部署档案工作，强调档案工作的重要性和必要性，及时解决档案工作中存在的问题和困难。

    注释：

    *本文为襄樊学院2010年度科研项目（2010YB020）的成果。

    参考文献：

    1.宋皎琴.档案达标升级工作的几点体会[J].浙江档案，1997（5）.

    2.王忠泽.做好档案达标工作 提高档案管理水平[J].重庆石油高等专科学校学报，2002（4）.

    3.周艳民，李桂萍.浅谈基层银行档案达标升级工作中存在的问题与对策[J].档案管理，1997（4）.

    作者单位：湖北省襄樊学院档案馆