ＥＲＰ系统实施前的初始数据准备实务研究
摘要： 根据企业ERP软件系统实施的实践基础,对ERP软件系统实施前的初始数据准备进行了总结和归类。从实务上，阐述了初始数据准备在整个ERP系统实施中的重要性，介绍了初始数据准备的具体内容，并对基础数据的准备工作提出了明确要求。
关键词： ERP系统；初始数据；准备；实务
ERP系统是一项非常复杂的系统工程，它由先进的管理思想与软件系统相互结合构成，整个系统可谓:“三分技术、七分管理、十二分数据”。期初初始数据的准备在ERP系统实施的过程中具有十分重要的地位，占整个系统工作量的30%－40%左右。在整个ERP系统的运行过程中，所有的操作过程都是针对有关业务数据的收集、处理和整理的过程。所以在实施ERP系统之前，一定要对初始基础数据进行十分细致详实地整理和分类，以满足在实施阶段系统正式上线和运行时的使用。
1 期初初始数据的分类
整个ERP系统的期初初始资料可以划分为两大类:初始静态数据和动态业务数据。其中，静态数据是指在开展经济业务活动中的基础数据，如：部门职员资料、供应商资料等，它对动态数据起着支撑作用；动态业务数据是业务活动过程中产生的数据(业务单据)，大多数随经济业务发生而形成的，如：销售订单、采购申请单等。ERP系统实施过程中，对静态数据的准备，是针对基础数据的收集和整理，而对动态业务数据的准备，主要是业务单据格式的确定。
1.1 初始静态数据的准备
1.1.1 企业组织机构数据 企业的组织机构单元是实际经济业务发生的主体，每一笔经济业务的数据也是在各个使用部门之间进行流动。所以在实施ERP软件系统之前，首要任务就是准备各个部门和人员的相关资料，对部门和人员进行分组分类，细化每个部门人员的职责分工，使之能在ERP软件系统中体现企业的组织机构,以便在系统初始化之前对相关人员分配权限与责任。部门数据的信息主要包括部门名称和部门类型等；职员信息主要包括职员姓名和职务等。
1.1.2 财务系统基础数据 财务系统是针对企业资财以及经济业务系统运行状况的核算和监督，其基础数据也是其它业务模块的支撑数据，其它相关模块的业务资料最终会传递到财务系统中进行反映。如果事先没有准备好财务系统的基础数据，那么物流系统、生产管理系统和人力资源系统等其它系统的基础数据也就无法准备。在实务中,这类财务系统的基础数据主要包括：核算参数、币别、计量单位、会计科目、税率、系统启用年度、系统启用期间、会计期间定义以及各个会计科目余额等。在核算参数的准备过程中，以财务核算方法作为核心内容，如：是否允许负库存、是否分仓核算、暂估冲回的方式选择单到冲回还是月初一次调整、是否区分内销外销等，这些参数的设定直接影响后续整个系统的运行方式，甚至于有些内容一旦设定后不允许做后期更改。
1.1.3 物流系统基础数据 物流系统的基础数据主要是针对进销存模块以及企业内部生产过程中物资流动的基础数据，它的种类非常繁多；动态业务数据绝大多数也由它的运动产生。所以对物流系统基础数据的收集时不但难度高而且工作量十分巨大，这些数据也经常会随着经营管理方法的不同而变动，具有一定的不确定性，收集这类数据时要十分细致地考虑企业经营目标对物资管理的要求。物流系统的基础数据主要包含以下几大类：物料资料、仓库资料、客户资料、供应商供货信息和库存期初初始数据等。
在准备物料初始资料时也要一并确定物料的相关属性，明确物料的采购策略、生产方式和相关物料的财务数据等，有时这些基础数据的确定还要通过企业内部多个部门之间的沟通、协调与合作才能最终完成。以一家生产电脑的企业的物料数据准备为例，①首先要由技术部门确定电脑各个组成部件的物料编码、物料名称、计量单位、数量精度、规格颜色等基础信息。②其次再由生产部门确定各部分物料的属性：是外购、委外加工、虚拟件还是自制件。③针对不同的物料属性，还要由仓储部门、采购部门和生产部门共同确定采购方式：是按需订货、按固定批量订货还是按固定时区订货，同时还要确定物料存储的最低库存、最高库存、安全库存等。④由采购部门和销售部门来确定物料的采购单价与销售单价。⑤上述基本信息和物流数据确定以后，最后由财务部门确定各个物料计价方法以及相关的会计科目，如：主机的计价方法可以是加权平均成本法，销售收入会计科目是主营业务收入；而内存的计价方法是移动平均法或先进先出法，销售收入的会计科目则是其他业务收入。⑥对于采购提前期、订货/生产批量等经常变动的数据可以事先预留，等到使用时再采购与生产部门来进行设置。
除了上述物料的基础信息以外，物流系统中还要准备与供应商、客户有关的基础数据，以及企业内部与仓储相关的信息。针对工业企业或是生产制造类型的企业，其在实施ERP软件系统之前，还要准备与生产系统的基础数据，这些数据包含了企业的BOM资料、物料需求计划（MRP）运行策略、主生产计划（MPS）运行策略、工作中心、工艺路线等。
1.2 动态业务数据的准备
与静态数据相比，企业中动态业务数据的准备工作相对简单，工作量也相对较小，只占整个初始数据准备的20%左右。它主要是由经济业务活动的运行而产生的单据资料。在实施ERP软件系统之前，可以根据部门类别和人员职责对这方面的资料进行准备，当然也可以依据企业中现行的业务单据直接转接到软件系统当中。
1.2.1 生产和物流系统的动态业务数据 在整个ERP软件系统中，绝大多数的动态业务数据都产生于生产和物流系统中，这些业务数据也是进行企业财务分析、经营决策的依据。对这类数据的准备过程就是确定各种业务单据格式的过程。ERP软件系统的实施中，企业人员最关心的也是这类经营业务数据，通过这些数据及时了解库存资金占用状况、供应商及时供货情况、客户信用情况、销售收入情况以及生产安排情况等等。物流模块中，这些动态业务数据主要是进销存的业务单据，如：采购入库单、销售订单等。而生产模块中的动态业务数据主要是指生产任务单和生产单元的流转汇报单据等。部分企业还需要相关业务单据的汇总信息，这也要一并在系统实施之前确定相应格式。
1.2.2 财务系统的动态业务数据 财务系统的动态业务数据主要指的是凭证、账簿和报表。这些单据的格式要按照相应要求进行确定。另外，在进行财务核算时，有些时候还要把会计科目与物流系统中的相关数据一并加以考虑，才能得到准确数据，如：在核算应收账款时，就要用到相关客户的信息；在核算应付账款时，也要用到相关供应商的信息。所以在确定账簿格式时，也要确定这些附加信息的格式。
2 期初初始数据准备的一般性策略要求
ERP系统实施前的初始数据准备与系统正式上线运行时的数据录入有很大不同，系统正式上线运行时，数据的录入主要是企业内各部门人员的手工录入，以动态业务数据为主，以当天实际发生的经济业务单据为主。而期初初始数据的准备主要是基础数据，是把企业中所有现行的基本资料以特定的格式录入到软件系统中，对数据准备的格式与正确性有更大的要求。
2.1 以部门人员职责为主线，对初始数据的准备工作进行合理分工。由于期初初始数据准备的是企业内部所有需要输入到软件系统中的基础数据，数据数量与种类非常繁多，仅由少数几名员工来准备会造成不必要的混乱，甚至会拖延ERP的实施工期。建议按部门的职责和种类来对数据准备进行分类，再在部门内部进行人员分工，如：在期初初始数据准备时，可以让技术部来准备BOM资料，客户部来准备客户的相关信息等，让企业员工的日常工作分工与数据准备的分工基本一致。
2.2 按照先后原则，合理安排数据准备顺序，保证数据的一致性。对企业内部数据的准备不能一拥而上、各部门齐头并进，这样反而会适得其反，造成日后的返工，更增加了数据准备的工作量。例如：如果技术部门没有准备好物料的分类和编码，仓库就不能准备物料的基础数据；如果财务部门没有设置好会计科目，仓库也不能准备物料财务部分的信息。基础数据的准备也要在做好各部门人员及时沟通的基础上，按照先静态后动态，先基础数据再生产物流数据的原则进行。
2.3 要求一岗一员，保证数据的正确性和格式的规范性。保证数据的正确性，首先要保证数据本身的正确性，也即数据的来源正确，基础数据和动态业务数据都要来源于相应的岗位，一岗一员，一个岗位的数据只能由一位员工来收集，来源也要是这惟一的员工，没有其它信息源头；再次，数据的正确性还要求在ERP系统的数据录入过程中保证正确，谁录入谁负责，做到定期检查。在期初初始数据的准备之前，ERP实施顾问会提供相应数据的空白格式范本，企业人员可以按照事先准备好的编码原则和数据格式，对数据的一致性进行检查和核对，在确保数据的正确性和规范性以后，就可以在ERP软件中进行数据录入。
2.4 数据准备分类要求可以按照ABC分类法，按重要性原则对基础资料进行分类，对于迫切需要的数据要定义关键元素A类，确保在数据准备阶段就能完成，不会产生拖期；对于经常变化并且不重要的数据，可以定义为非关键元素C类，在系统运行时，再予以确定，这些数据的准备即使拖期了，也不会对系统的运行产生多大的影响。另外还要在A类数据的准备时可以安排专职人员进行各部门之间的沟通协调，以保证数据准备能够按质按量按时完成。
综上所述，ERP软件系统实施前的期初初始数据准备是一项相当繁琐的工作，其工作量在整个ERP系统中也占有相当大的比重，数据准备质量的好坏直接影响到企业ERP实施的成败。为此实施ERP软件系统的企业人员一定要做好相关数据的准备工作，为整个ERP系统最终成功上线运行打下夯实的数据基础。
参考文献
[1]宋卫. 企业资源计划(ERP)原理与实施. 机械工业出版社,2006
[2] 张世琪等. 企业信息化建设. 黑龙江人民出版社,2003
[3] 龙增瑞等. 企业管理基础. 高等教育出版社, 2005
作者简介：鲁少勤，1981年10月出生，男，本科，助教，工作于常州信息职业技术学院信息管理系。研究方向：企业信息化，信息管理与信息系统。
