浅谈如何做好医院档案的开发利用
周喜强
摘要：档案利用是档案工作的出发点和根本目的，如何做好档案的提供利用，发挥档案的利用价值，本文进行了探讨。
关键词： 档案开发 利用 信息反馈 效益原则
档案保存的目的是为了提供利用。利用是为了查找有利用价值的凭证和依据。开发和利用档案信息资源，是为了使档案在工作中能更好地发挥档案的利用价值。以往工作中存在着档案利用的传统化和被动服务，直接影响着档案的提供利用，也严重影响着档案信息资源的开发和档案事业的健康发展。
一、在档案信息资源开发和信息反馈工作中的问题
（一）长期以来，在以医疗为中心的医院管理中，档案工作由不被重视、缺乏科学规范的管理，到近年来通过开展档案目标管理考核，档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化，成为医院管理工作的一个重要组成部分。但只局限于档案的被动利用，不注重档案利用价值的信息反馈和档案价值的时效性，反映不了医院工作的全貌，不主动提供利用档案，也就不能及时地收集到有价值的档案信息资料，也就失去了档案保存的价值。
（二）在档案室利用档案时，存在着档案内容界定不清、管理范围不明、填写利用目的比较简单等问题。只是在利用时，填写“借”和“还”，失去了很多档案利用信息反馈的机会，也就失去了进一步改善档案利用工作的针对性依据。
（三）对档案利用价值的体现，关键还在于档案的管理。计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件；医疗保险制度改革的实施和医保专门档案的数量日益增多，医院档案内容不断更新，数量日益增多。因此，医院档案必须做好基础业务工作。一是扩大档案材料的收集范围，进一步完善归档制度，积极做好各门类、各种载体档案材料的收集归档工作，防止档案材料流失，丰富馆藏。二是搞好档案材料的价值鉴定工作，对超期保管的各类档案进行鉴定销毁，优化室藏。三是搞好档案材料的整理工作，提高案卷质量。对形成的档案材料要按照档案分类方案进行基础的分类、排列和编目，组成有序體系便于提供利用。四是完善档案检索工具体系，满足医院各部门对开发利用室藏档案的需要。五是做好平时档案材料的收集、分类归档、编研利用及实例档案的汇集，促进档案的开发与利用。
二、主观与客观并举，发挥档案的最大效益
建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。档案的提供利用基于档案工作的方方面面，如平时的收集、分类的准确、利用者情况统计等等。因此，档案工作的各个方面都应加强，以为提高档案利用价值提供保障。
（一）要对有保存价值的文字、图表、声像等不同材料做好平时集中收集。以前有不少单位的领导，不注重档案管理，对档案工作重视不够，将有价值的文字材料保存在个人手中，导致人员离退，有价值的档案材料随之丢失，给档案工作和以后的查找利用造成损失和困难。
（二）要做好档案的鉴定工作。确定档案的保管期限很重要，把定期列为永久，把永久列为定期保存，都不能最大限度地发挥其档案自身的利用价值，同时，把珍贵有价值的档案列为定期保存，到期销毁，那就永远失去了档案的价值。因此，做好档案的鉴定工作，提供编写档案摘要和汇编，都能最大发挥档案的利用价值。
（三）随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由最初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理档案、设备档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。掌握档案利用信息，并对这些信息进行分析，进一步了解社会和单位对档案利用的需求和利用者利用效果评价，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，让更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，发挥档案的作用，为卫生事业的健康发展服务。
（四）档案专业人员的综合素质参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业人员较少，专业知识更新慢，相关学科知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，外语水平不高，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，也直接影响着档案利用价值的发挥。在卫生体制改革工作中，医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战，这就要求档案工作者不仅要加强自身修养，狠抓业务水平的提高，还要积极参加学术研究和学术论文写作。研究能力的提高可使档案人员不断地发现工作中存在的问题，及时总结经验，更好地将档案理论应用于实践中去。
三、对策
（一）树立档案工作求效益的观念
一是要树立档案工作的动态观。医院档案工作的发展是动态的，在档案管理中档案人员要改变“管理就是保管”、“坐等上门”的传统观念，围绕医院各项工作需要，积极主动提供利用档案。二是要树立档案工作的时效观。医院在参与医疗市场竞争中，档案人员要树立效率观念，在档案提供利用工作中，及时、准确地为利用者提供档案。三是树立档案的价值观。档案人员要充分认识档案的价值和作用，特别是要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，更主要的是服务于患者，提高广大人民的健康水平，努力开发档案信息资源，为医院创造经济效益服务。
（二）开展档案数字化工作，提高利用效率
一方面，医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如人事、基建、设备、病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占用很大的空间。另一方面，高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样。随着科学技术和经济的发展，医院各方面管理对档案信息的需求有增无减，而且要求快速、准确、系统地提供利用。因此，医院档案必须改进档案管理手段和方法。首先，编制检索工具要做到科学、适用，切忌盲目追求数量而搞多、滥、杂；其次，在一个单位内编制何种检索工具，建立何种检索工具体系，都必须考虑其能否迅速、准确地满足利用者多角度查询档案的需要。要本着“实用与效能”的原则，选编具有较强针对性的检索工具，确定目标，统筹安排，逐步实施，加速医院档案信息由传统管理向现代化管理转变的进程。
（四）努力开发利用档案信息资源，增强服务功能
一是档案人员要做好常规查档的接待工作，而且要加强与医院各管理部门的联系，及时了解医院各项工作的利用需求，为利用者准确提供档案信息服务。二是搞好编辑研究工作，提供编辑研究服务，如提供全宗介绍、专题汇编、文摘题要等。三是为保证档案材料收集的齐全和完整，搞好跟踪服务。特别对归档难度比较大的科研课题和基建档案，档案部门可采用跟踪服务的方法取得宝贵资料。四是医院档案管理部门要以开发利用价值为目标，逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变。档案室藏由“单一型”向“综合型”方向发展，搞好档案、资料、情报信息的一体化服务，这样可以使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构成医院信息的完整体系，使档案室成为信息储藏中心和利用中心，发挥档案的最大利用价值。
作者单位：山东省烟台毓璜顶医院
