电子文件管理系统功能需求规范定位研究

    钱毅

    

    摘要:在研发ERMS功能需求规范时应结合国内文档管理实际和国际经验研究其基本定位，本文从概念、系统形态、需求类型、管理和发展的角度对ERMS规范定位进行了探讨。作者认为，从概念上讲，Electronic Records

    仍将以“电子文件”为其正式概念，在具体环境中可以用“电子归档文件”表达；在系统形态上，明确了ERMS与前端业务系统和后端数字档案馆系统的区别与联系；在需求类型上，阐述了功能需求与业务需求、用户需求之间的主要关系；在管理层面，明确当前规范的主要对象是文书类，以及功能需求规范需要规范体系的全面支持；最后从发展的角度认为功能需求规范需要长周期维护，并应朝认证标准方向发展。

    关键词:电子文件管理系统 功能需求 规范 定位

    电子文件管理活动最终需要依靠具体的信息管理系统来实现，普遍来讲，世界主要国家和地区的研究都是依靠电子文件管理系统（ERMS）来实现其主要管理功能，并为此投入大量精力研究ERMS功能需求规范。我国也不例外，近年来，国家有关部门都曾先后立项开展此项研究，笔者也有幸参与其中，在多次交流讨论中认识到有必要对ERMS规范的定位进行全方位的研究和审视，力求使规范发挥应有的作用。

    ERMS功能需求规范定位研究首先要立足我国文件档案管理实际，尤其需要关注近年来我国在电子文件管理体制、工作方法、实践基础以及行业发展方面的情况。其次，需要密切跟踪国际上相关规范的发展动态，尤其是欧盟的MOREQ2、美国的DOD5015.2（2007版），以及国际档案理事会（ICA）在2008年颁布的《电子办公环境下文件原理与功能需求》①。第三，由于功能需求规范被普遍认为是电子文件管理规范的集大成者，所以需要消化理解大量的有关术语、业务、管理、技术领域的基本内容及其进展。

    在把握以上诸方面的普遍共识的基础上，笔者拟从概念、系统形态、需求类型、管理、发展等角度阐述对ERMS功能需求规范定位的认识。

    一、概念定位

    目前存在不少关于“Electronic Records”翻译为“电子文件”还是“电子档案”的争论，在ERMS功能需求规范的概念定位中也不能回避这个问题。在目前权威的术语标准尚未出台之前，笔者认为“电子文件”和“电子档案”在其各自的背景环境中都有存在的必要，在传统档案管理中本身也存在“大文件”或者“大档案”的观点。按照ISO15489-1的理解，Record是“机构或个人为了履行法律责任或开展业务活动而生成、接收和维护的具有凭证价值和查考价值的信息”。Records Management是“对文件的形成、接收、维护、利用及处置进行高效和系统控制的管理活动，包括捕获并保存业务活动及事务处理的证据和信息的过程”，ERMS自然就是“针对用于维护和处置文件活动而专门设计的系统，维护文件内容、背景、结构以及文件之间的联系，维护文件的可用性和凭证价值。”国际上几乎所有的ERMS功能需求规范都采取了类似说法，从其基本概念描述来看，Records本质上基本等同于我们平时所说的“归档文件”的含义，从文件生命周期来看，基本属于半现行阶段。但也不能简单地说它就是“档案”，尤其在电子环境下，文件档案管理的严格线性划分已经被打破了，大量前端控制的刚性需求开始出现，直接理解为“电子档案”并不利于电子文件这部分需求的管理。当然，在某些环境中，尤其是文档管理体制分割比较明显的行业或系统中，“电子文件”的说法也给这些Records的档案化管理带来困难，这也是事实。

    笔者认为“Electronic Records”翻译成“电子文件”或“电子档案”在中国现有的文档语境中都难尽其义，更遑论需要让其同时满足多种管理环境乃至管理理念的要求，因而折衷之道是仍以“电子文件”为其正式概念，在具体环境中可以“电子归档文件”表达。事实上，目前上至国家层面的管理办法和标准，下到一些具体单位的规章制度，都在大量使用电子文件的提法，这些使用习惯也不可忽视。

    二、系统形态定位

    ERMS的系统形态定位也是功能需求规范研究中非常重要的问题。这个问题本身同Record的概念定位直接相关。结合电子文件生命周期理论，笔者认为电子文件管理生命周期全程涉及的系统形态可以划分为以下三类：

    1.业务系统（Business System，BS）。即生成或管理业务活动数据的自动化系统，旨在为机构和用户之间开展业务提供便利，这类系统包括OA（办公自动化）、CAD（计算机辅助设计）、ERP（企业资源规划系统）、HR（人力资源管理系统）、CRM（客户关系管理）、PDM（产品数据管理）等。这些系统内部往往也设置相关的文档管理系统（国际上通常叫EDMS，即电子文档管理系统），但总体上说，业务系统的文件管理更注重业务流程、版本控制等，对文件信息固化后的管理不是它的关注重点。

    2.电子文件管理系统（ERMS）。主要针对电子文件的捕获、识别、分类、保存、使用和处置进行有效和系统的管理活动。在生命周期的尺度上，可以认为ERMS主要关注电子文件的半现行阶段，也包含该阶段与现行阶段、非现行阶段的衔接过程。按照ICA需求规范的说法，ERMS是“为业务活动提供证据而对电子化生成文件进行形成、利用、维护和处置的自动化系统。这些系统要维护恰当的背景信息(元数据)，将文件与其证据支持相联系。”

    3.数字档案馆系统（Digital Archives，DA）。它致力于解决数字档案信息“以正确和可被独立理解的方式长期保存下来的活动②”。当然，DA也具有保管数字化档案的功能，可以认为DA将是传统档案与电子档案长久保存的最终归宿。数字档案馆系统的核心功能是真实长久地保存馆藏数字资源，这个功能模块在更大的范围内也被叫做“可信數字仓储”(Trusted Digital Repository，TDR)，数字档案馆是维护档案文件长久保存的可信数字仓储。国际上目前从事该系统研究的项目和成果也非常多，包括OAIS模型（ISO14721）、TRAC（可信数字仓储审核与认证：标准与审核列表）。但总体来说大量解决方案尚处于研究之中。

    需要说明的是，这三种系统形态在实际环境和软件产品中并不一定以独立的软件形式出现，可能存在复杂的交叉组合关系。如由于文档一体化和全程管理思想的贯彻，在国外常有EDMS/ERMS（或者干脆就叫EDRMS）的说法。ARMA（文件档案管理联合会）还专门发布了EDMS和ERMS的集成管理系统框架报告（TR48-2004）。我国目前不少电子文件中心系统其实可以理解为ERMS和DA系统的组合，国外的项目如美国的ERA就涵盖了ERMS与DA的功能范围。

    三、需求类型定位

    ERMS功能需求规范制定的一个难点在于如何描述需求类型，笔者主要是从软件需求层次进行研究的。

    从软件需求层次看，软件需求包括业务需求、用户需求和功能需求三个不同的层次。业务需求反映了组织机构或客户对系统、产品高层次的目标要求；用户需求是用户使用产品必须要完成的任务；功能需求定义了开发人员必须实现的软件功能，使用户得以完成他们的任务，从而满足业务需求。由此可见，这三类需求之间存在非常紧密的联系，功能需求依赖于用户需求，是用户需求在系统实现上的一个映射，功能需求的实现需要用户需求和业务需求的支撑，是二者的集中体现，ERMS功能需求规范立足于功能需求，力求在系统实现层面完整体现软件需求。根据目前项目研究碰到的困难，ERMS功能需求面临的最大困难在于业务需求的提炼，或者实践支撑不足，或者业务需求过于模糊而难以准确表达，或者业务需求的混乱性较高，这些都是直接影响功能需求完备性与准确性的主要原因。

    此外，从需求强制程度看，需求一般分为强制、可选、条件选等类型，这样有助于需求制定方和执行方就需求管理强度进行协调。根据国际经验，在描述功能需求的同时通常都会对一些所谓的“非功能需求”进行必要的表达，因为“一个成功的ERMS所做出的很多贡献是不能从功能性的角度来定义的。实践中，非功能需求对成功很重要。③”如MOREQ2的第11章就集中描述了易用性、性能和可扩展性、系统可用性、技术标准、法律和规范需求、外包和第三方数据管理、维护和技术淘汰、业务流程等非功能需求。

    四、管理定位

    ERMS功能需求规范绝对不是一个技术规范，准确地说，它应当是管理规范，虽然提及了不少面向技术的要求，但总体上说都是紧密围绕管理目标而进行的。这也是国际上类似项目在管理定位上的共识。具体来说，管理定位方面的研究包括：

    1.管理对象定位

    由于我国目前在ERMS功能需求规范领域的基本空白，从管理对象上讲，目前采取以文书类电子文件为管理主体和起点，然后推进专门文件类型或行业电子文件管理的思路。这也符合我国传统文档管理体制的惯例，便于理解和操作。像MOREQ的发展路线也很有特色，如图1就提及MOREQ的未来版本将要在通用管理的基础上研制防务、医务、财务、法务方面的版本。

    

     图1MOREQ规范发展路线图④

    2.需要规范体系支撑

    毋庸讳言，ERMS功能需求规范将是诸多管理、技术和业务规范的集大成者，需要将这些领域的流程、做法、规矩等沉淀到规范需求表达中，避免“以已昏昏，使人昭昭”。当然，这些首先需要这些领域为功能需求规范提供足够的营养才行，目前的情况似乎并不太乐观。主要表现在目前的电子文件管理政策框架、标准体系都尚未成型，规范缺失情况还是比较突出的。这些现实情况将对功能需求规范的“精准度”带来一定影响。

    具体到核心的规范，大致需要如下方面的规范支持：分类方案、元数据模型、安全等级制度、归档范围、保管期限、处置规范、格式标准。

    需要说明的，有不少规范都需要在信息环境中进行“工具化”处理，这本身是ERMS功能得以实施的基础，但对业务部门而言，可能会经历一段时间的管理阵痛，需要将传统管理中模糊的要求逐步转变成数字环境中的准确描述。这些不单是规范制定方要考虑的问题，更是日后需求实施方要直接面对的情况。

    五、发展定位

    1.目标定位

    一般而言，ERMS功能需求规范都是对一定范围内的ERMS提供最低功能要求和最佳实践指南的规范。所谓“最低”功能要求是指对ERMS的最基本要求，体现软件无关性，不指定具体实施平台和具体的性能要求，尤其作为通用的ERMS功能需求规范，为用户个性化功能定制提供足够空间。所谓“最佳”实践指南，是力图通过规范本身集成国际国内的有益经验，包括管理思路、技术路线、业务流程等方面，在一定程度上引领和指导机构的电子文件管理活动。

    2.维护定位

    根据标准化理论以及国际经验，我们很容易理解作为一个高层级的ERMS功能需求规范长周期维护的重要性。像DOD5015.2自发布起已经经历了三个正式版本的变化，MOREQ目前也有MOREQ2、MOREQ2010版本，以及未来数年的发展规划，这些基本都有十余年的发展历程。正是因为具备长期维护的基础，这两个规范都已经是正式的用于测试的ERMS规范。我国目前尚处于规范研制阶段，但同样应做好类似的面向未来的准备工作，实现规范的可持续发展。

    注释：

    *本文受国家自然科学基金项目《数字环境下国家自然科学基金委文件、档案规范化管理策略》资助，项目编号：M1021002。

    ①ICA颁布的《电子办公环境下文件原理与功能需求》包括三个模块，即第一部分：原则概述；第二部分：电子文件管理系统管理指南与功能需求；第三部分：业务系统中文件管理指南与功能需求。目前，ICA正在努力争取使这三个模块成为国际标准。

    ②Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model/开放档案信息系统参考模型（ISO14721-2003）[S].

    ③MOREQ2:Model Requirements For The Management Of Electronic Records[S].2008:167.

    ④http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view;=article&id;=21&Itemid;=26?=en [2011/2/24]

    作者單位：数据工程与知识工程教育部重点实验室中国人民大学信息资源管理学院