浅谈机关事业单位专门档案管理
王京燕
摘要：机关事业单位中形成的专门档案，是档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的归档类别。由于专门档案形成的规律和特点各有不同，其收集和管理工作就要不同于文书档案而具有相对独立性。本文从专门档案的归档、收集和管理三个方面分别论述了做好专门档案管理工作应当重视的问题。
关键词： 机关事业单位 专门档案 管理
专门档案是指某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理办法的各种门类档案的总称。它是个群体概念，不特指某个档案种类的实体。专门档案类别很多，涵盖内容也很广泛，如艺术档案、工程档案、审计档案、诉讼档案等等。机关事业单位中形成的专门档案是本单位档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的极为重要的归档类别。机关事业单位专门档案包括财会档案、科研成果档案、基建工程档案、学籍档案、声像档案和出版刊物档案等。由于专门档案具有特定的形成规律，其收集和管理工作就要有别于文书档案而具有相对独立性。
一、专门档案归档要掌握灵活性
文书档案的归档时间一般是以年度为界，而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况，其形成档案的规律和特点各有不同，因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。如科研成果档案要以科研项目完成时间归档，一项科研项目根据科技立项、拟定方案及开展研究，到最终完成需要一年、几年甚至十几年时间。基建工程档案要以工程竣工时间归档，基建工程从项目报批、图纸设计、动土施工到项目竣工也不是一年时间就可以完成的。因此，这类档案要以其完成时间归档。如果研究项目或工程竣工时间过长，也可以按照研究程序和工程进度，分阶段归档。
声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌，相比文字档案来说，更直观、真实、形象、生动。为了避免以年度归档时间太长造成影像数据的丢失，声像档案要掌握及时归档的原则，根据某项工作的完成、重要活动的结束随时归档。
二、专门档案收集要重视完整性
由于专门档案形成的规律和特点具有特殊性，一是各专业内容性质不同造成在归档时间上不统一；二是某些档案形成的时间过长，如果专业工作人员归档意识淡薄，就容易造成档案内容缺失。因此在收集各类专门档案时，要特别注意档案内容的完整性。如基建工程档案，具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性和成套性等特性。一项基建工程项目，要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工件、监理文件、设备文件、竣工验收文件，从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。由于基建工程人员流动性大，工程各参建部门缺乏相互沟通，加之基建工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解，极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。在收集基建工程档案时，要特别强调基建工程档案内容的完整性，按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存，确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。
声像档案的收集工作存在同样的问题，从客观上看，影像存储随意性很强，产生的电子照片丢失的概率也很高，如果不注意保存和备份，就容易丢失。因此，档案部门对声像档案的归档监督极为重要。在收集工作中，既要重视对某项工作和重大活动形成声像档案的完整性，又要强调单张影像归档的全面性，如时间、地点、人物、工作内容和活动名称，都要注有详细的说明，便于日后的查阅和利用。
三、专门档案管理要强调实效性
专门档案记载和反映的内容是机关某个方面的工作活动情况，外觀没有固定的格式，载体没有统一的标准，因而具有内容的单一性、形式的特殊性、载体的多样性、归档的固定性和服务对象的针对性。对于专门档案的管理就要根据其特点有别于文书档案。文书档案可以按照年代、部门和保管期限进行统一管理，而专门档案要强调利用的时效性，根据各自不同的特点分门别类进行单独管理。如财会档案、出版刊物档案可以按照年度和保管期限进行整理上架；科研成果档案、基建工程档案和声像档案就要根据档案内容，不同载体形式分项进行保管；教学工作的学籍档案则要以学年为单元进行管理。这样相对独立的管理模式，将为档案的查考利用提供便利条件，各专门档案的归档人员可以不需要档案部门工作人员的帮助直接查阅本专业的档案，既快捷方便，又便于管理。
机关事业单位专门档案只是档案管理中的一部分，很容易被忽视和遗忘。作为档案工作者要高度重视这项工作的开展，自觉做好机关事业单位专门档案的管理，按照上级颁发的专门档案管理办法和各自的行业规范，遵循各专门档案形成的规律和特点，根据它们之间的有机联系进行收集、整理、保管和利用，为丰富馆藏档案奠定物质基础，为各项业务工作提供信息资源，为增强单位整体档案管理工作合理化、规范化、科学化发挥重要作用。
作者单位：中国医学科学院
