韩国国家档案馆电子档案管理的启示
毛建军
[摘要]：韩国国家档案馆成立“档案管理改革团”后，积极推动档案改革措施及档案信息化作业，在构建理念、功能实现等方面积累了一定的经验。本文在介绍韩国国家档案馆电子档案管理基本情况的基础上，谈了自己的一些看法。
[关键词]：韩国 国家档案馆 电子档案管理 构建理念 功能实现
随着信息时代的发展，档案管理方式已发展到以电子档案为中心，业务处理过程档案化以应用为中心的新模式。为了适应这种时代的潮流，韩国国家档案馆于 2005年成立“档案管理改革团”，积极推动档案改革措施及档案信息化作业，2007年更新扩增电子档案管理系统。韩国国情与我国相近，韩国国家档案馆的电子档案管理经验对于推动我国电子档案管理具有重要的借鉴意义。
一、构建理念
电子档案管理系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，能够快速、及时地满足组织行使各项职能时对文件、档案信息的需求。上世纪90年代以来，韩国政府注重政务和政府信息公开工作，提出了建设“参与政府”、“电子政府”的目标，努力扩大国民对政府运作和政府信息的知情范围。为此，韩国国家档案馆于1999年制定了《公共机关记录文献管理法》，并致力于推动档案管理现代化。韩国国家档案馆通过电子化的建设，已跃升世界电子档案管理先进国家之列。在2004年全球电子化政府准备度报告（Global E-Government Readiness Report 2004）名列第5位，仅次于美国、丹麦、英国、瑞典。韩国国家档案馆电子档案管理理念主要突出表现在以下几个方面：
一是一体化档案管理的指导思想：所谓一体化管理，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理，其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。为了确立完善的国家档案管理体系，韩国国家档案馆建立了以电子文件系统、资料馆系统和档案保存系统为一体的国家档案管理系统体系。韩国国家档案馆一体化档案管理实现了文件处理功能（包括登记、检索、归档、清理等）和档案管理功能（包括编目、鉴定、统计、检索、利用、编研等）的有机统一。
二是明确的档案管理任务和发展目标：韩国国家档案馆以妥善保存档案，便捷应用为组织发展目标。韩国国家档案馆是韩国最高档案中央主管机关，基于档案数据历史价值及管理应用的特性，韩国国家档案馆以“一个汇集信息、忠实呈现历史及展望未来的地方”作为其发展目标，并着力通过电子档案管理系统来实现其愿景，即“一个引领21世纪信息化社会的中央文件与档案机构”。具体而言，韩国国家档案馆希望通过电子档案管理系统不断扩充先进基础设施，体现可信赖的政府，引领信息化社会，提高国家在全球的地位。在此目标下，韩国国家档案馆又确立了电子档案管理的具体任务，即建立并修订公共文件与档案管理政策，扩展对文件与档案管理重要性的认知，建立一个适当的档案征集与评鉴制度，强化文件与档案管理信息系统，确立安全保存文件与档案的方法。
三是协同合作的档案工作方式：面对开放共享的新网络时代，档案馆应利用自由软件与开放档案格式来打造“协同合作”与 “知识共享”的网络环境。在网络环境下，档案组织机构的工作方式也向着团队化的方向迈进，因此在电子环境下，必须以协同合作的方式开展档案工作，以实现档案价值的充分利用。韩国国家档案馆电子档案管理采用了全过程协同合作的档案工作方式。韩国国家档案馆电子档案管理以“综合信息公开系统”为核心，其服务对象主要面向国民、学术界、研究所、媒体以及市民团体，并最终以“国家档案门户网站”便捷呈现。“档案管理系统”和“永久档案管理系统”构成“综合信息公开系统”的基础。“档案管理系统”和“永久档案管理系统”和“综合信息公开系统”形成了一个完整的协同合作工作方式。
二、功能实现
韩国国家档案馆是在互联网、数字档案馆和数字参考咨询服务的基础上建制的。从20世纪90年代中期开始，国际档案界开始大规模的利用网络建立档案网站。数字档案馆是档案馆发展的未来。数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便访问。数字参考咨询服务是网络环境下用户服务的一种新策略。
韩国国家档案馆采用HCAP（Hitachi Content Archive Platform）的储存系统架构。HCAP支持多样化应用系统，内含对象保存、内容验证、全文检索、内容存取与浏览管理等功能。HCAP储存系统可支持300余种档案格式、70余种语言、全文检索、诠释数据及系统数据的索引建置等。
韩国国家档案馆电子档案管理功能依托“档案管理系统”、“永久档案管理系统”、“国家档案门户网站系统”和“基于RFID无处不在档案管理系统”来实现。
“档案管理系统”是各级机关利用电子方式，交接已结束业务的档案文物，实施专门评价、保存、移交、应用的系统。系统构建了从档案生成到保存、应用的全过程，可提供随时随地方便检索和档案文物应用服务。
“永久档案管理系统”是基于永久保存从档案馆自动移交过来的多种档案而设置的中央档案管理机构的档案管理系统。系统安装了确保电子档案的完整性、可信性、利用可行性的保存技术。系统由交接、登记、保存管理、阅览应用、专题管理等组成。
“国家档案门户网站”是以国民熟悉的主题或主要档案文物为中心，组建形式各异的专题、提供多元性档案检索和方便的网上阅览服务的系统。国家档案门户网站服务以韩国国家档案馆所藏主要档案文物收藏品为对象，提供在各种业务过程中生成的档案信息和专题服务。
RFID（Radio Frequency Identification）是非接触式识别技术，由于远程多重识别等优点，作为互联网的核心技术，备受瞩目。韩国国家档案馆是世界上首次在档案管理领域引进了“基于RFID无处不在档案管理系统”，实现了档案管理业务程序无处不在（end-to-end）统一管理。
三、启示
韩国国家档案馆的电子档案管理工作颇值得我国参考，具体建议与启示如下：
一是制度规范先行：电子档案管理必须以相关制度规范作为依据，在“有法可循”的情形之下才能进行作业。事实上，韩国国家档案馆在1996年即开始导入“电子决裁制度”对电子文件收发制度做出规定。2001年又制定“记录物管理法”来规范相关管理作业方法。2002年“事务管理规定”成为电子文件作业施行的法律依据。2004年重新修订“事务管理规定”，将电子文件系统、情报系统、电子件系统认证制度等纳入“事务管理规定”，以实现电子档案管理的精简化、标准化、科学化及信息化。此外，针对数字储存档案，韩国国家档案馆依据档案鉴定及保存组的建议，制定有不同数字化政策。我国目前国家档案应针对档案数字化作业及时制定相关制度和规范。
二是分工合作精神：韩国国家档案馆各个单位在进行电子档案管理工作上能够全面配合，这对于我国施行电子档案管理是非常值得借鉴的地方。韩国国家档案馆采用分工进行的方式实施文件电子化以及保存档案作业。其电子档案管理体制分别由电子文件系统（E-document system）、电子文件交换系统（E-document distribution system）、记录管理系统（Record Management system）、档案管理系统（Archives system）四大系统组成，其中电子文件交换系统由电子政府局负责规划设计运行管理；档案管理系统由韩国国家档案馆负责规划设计运行管理；电子文件系统、记录管理系统则由国家档案馆各机关管理。以上四个系统密切配合而又分工明确。
三是开放服务理念：开放服务就是以公共档案馆所收藏的文化遗产信息为依据，通过展览、群众参与和信息检索等方式提供档案信息和宣传教育服务，让档案馆成为满足公众精神生活需要的场所，从而使普通民众可以近距离接触文化遗产，激发民众的文化认同感。韩国国家档案馆“国家档案门户网站”积极开展网络“主题展览”的成功经验告诉我们：公众是公共档案馆的服务对象，公共档案馆应基于公众需求开展其服务。公共档案馆不仅是档案史料的收藏和保存机构，更应该成为政府信息和文化信息资源开发利用中心。
参考注释：
[1]赵培因等.韩国档案管理制度考察报告[R].台北:台北市档案管理局,2005:11
[2][韩国]李银洲著,文峰译.韩国档案资料馆系统建设[J].四川档案,2005(4):66-71
[3]韩国国家档案馆.档案管理理念[EB/OL].http://www.archives.go.kr作者单位：河南省新乡学院
