电子文件归档管理策略研究
赵婷
中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-127-02
摘 要 随着经济社会的发展以及计算机的应用。信息化工作以及信息技术已经得到了广泛的应用。其中，电子文件已经成为国家机关以及企事业单位文件的主要形式，同时也是许多企事业单位的主要信息源头。鉴于此，可以知道电子文件归档管理在电子文件中占据着重要的地位。但是，也存在着许多问题，例如：文件内容的不可控变化以及对文件的原件难以有效的界定等都对电子文件归档的管理带来一定的困难。为此，本文将主要针对电子文件归档存在的主要问题进行阐释，同时针对问题提出具体的解决对策。促进电子文档归档管理的具有一定的规范性。
关键词 电子文档 归档 问题 管理 策略研究
一、引言
人类进入信息化社会的主要优势就是，办公自动化得到了广泛的普及，以及电子政务以及电子商务都被广泛的应用到实际的生活中。随着经济、政治的发展与进步，传统的文件存档方式以及文件的保存方式难以适应时代的发展，需要更多的储存空间，在很大的程度上浪费着我国的资源，不利于文件的保管，甚至造成文件的损坏以及文件的丢失。除此之外，对于紧急的文件查找来说，纸质的文件归档管理加大了在查找上的难度与时间。而电子文档由于具有接收以及存储等多种优势，可以充分的适应类型繁多以及紧急查找文件的需要。鉴于此，电子文件具有在文件归档管理中具有重要的地位，需要重视电子文件的特性，结合在电子文件归档中存在的一些问题，才能更好的保障文件信息的的真实性以及文件信息的完整性，促进文件归档管理的规范化。
二、电子文档的特征分析
在信息化社会，电子文件具有一定的发展特性。这些特性会对电子文件的管理造成一定的影响。在电子文件中，最为主要的特性之一就是电子文件的不可控制性。电子文件由于是在计算机等设备上生成的文件，因此相对于传统文件的难以更改性而言，电子文件更加容易更改，主要包括对文件内容的删除以及对内容的更改操作。相对于传统的电子文件来说，电子文件可以对存在错误的文件进行随时性的修改，既方便了文件的修改工作，又可以促进资源的节约。其次，在信息化社会电子文档的管理的另一个特性就是便于文件的整体性管理。传统的文件管理，一般来说主要是以纸质化的文件为主的，一方面需要使用许多的纸张，这在一定程度上加大了对文件管理的难度。另一方面，也不利于文件的归档与文件的查找。对于文件的归档来说，应该做到文档的精准性，也就是说要确保文件可以及时的调出来。而如果使用纸质化的文件还需要为文件添置基本的文件存储装置和专门的档案管理人员。而随着时间的推移，文件的增加会加重文件管理人员的工作负担，不仅不利于文件的查找，而且可能还会出现为了查找一个文件将整个文件弄乱的现象。这样的管理无疑会加重文件后期的整体性管理。而电子文件可以充分的对文件的类型，例如文件的文字以及文件的图形标志等多种多媒体文件进行管理，在需要提取文件时快速的定位所需的文件。
但是，电子文件的管理还具有一定的缺陷性。这也是为什么纸质化文件管理并没有被电子文件管理完全取代的主要原因之一。电子文档在进行文件归档的时候可能会出现这样的情况，就是具有非实体归档的可能性很大。而实际的应用中，需要电子文件不改变其物理性质的储存。因为一旦改变了电子文件的物理存储就会导致已经归档的文件被分布到各个计算机网络的多个位置中，导致原来的文件并没有真正的被归档。一旦原来的计算机系统出现故障就会导致原来的文件的永久性丢失。因此，在现实生活中，无论电子文档如何的方便与快捷，纸质的文件管理的存在都是必需的。
另外，电子文件还具有非直接讀取性。对于电子文件的非直接读取性主要指的就是电子文件由于具有多种不同的文件读取格式和不同的文件输出形式，所以在读取的时候都需要事先在电脑中安装相应的读取软件，才可以直接的对文件进行读取。但是，一旦电脑中缺少文件的输出形式就会导致所有的文件难以直接读取，不可被直接识别和利用。与此同时，电子文件的物理结构与电子文件的逻辑结构是比较复杂的两个方面，两者之间难以达成一致性。因此，为了对电子文件进行系统的归档与管理就需要保持物理结构与逻辑结构之间的关系，保证文件的完整性，保障电子文件的信息和电子文件的载体之间的分离性，将文件存放在不同的位置与载体，促进电子文件的使用与电子文件的信息传递。
三、电子文件归档管理存在的主要问题
（一）电子文件的内容容易被篡改
相对于传统的文件管理来说，电子文件虽然具有较多的优势，但是也存在着许多的问题影响着电子文件的使用。而的内容纸质化的文件虽然具有许多缺陷但是也具有其难以抹灭的优势。对于纸质的文件来说，电子文件更加容易变化，更加容易被篡改内容。虽然目前来说已经出现了防止篡改以及伪造的软件，但是并不能完全的杜绝这种问题，也难免就会发生非法分子对文件的非法利用。这就是电子文件归档与管理的主要问题之一。相对于电子文件的归档来说，传统的纸质化的文件不容易被篡改内容。这主要是由于纸质化的文件的信息篡改更加明显，既浪费时间，还使得非法分子暴露了犯罪动机。鉴于此，在电子文件的内容管理上存在着一定的缺陷性，一旦发生文件的内容被篡改就会给电子文件的归档管理的可靠性带来质疑。
（二）电子文件在原件的鉴定上存在着困难
电子文件主要是使用计算机的基本操作设备对信息化文件的一系列制作。鉴于此，并不是每一份电子文件都可以制作出一批电子原件，在多数情况下电子文件的许多信息和内容都是在某一个软件以及窗口上进行制作的，这就会导致窗口中的内容能够被复制到其他的计算机设备上，导致对电子文件的原件难以进行有效的分辨。电子文件。电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机为载体的文字性材料。首先，电子文件具有一定的法律效力，如果不能确定电子原件，电子文件作为法律证据的力度将大幅度的降低了。根据我国的相关的法律法规，证据只有被查实才能作为定案的根据，而电子文件由于难以确定其是否属于原件，很难作为具有法律效力的文件。其次，原始证明受到了质疑。电子文件具有客观的事实性，作为一种人类社会实践的活动记录，与社会的事务是密切相关的，而电子文件在原件上的鉴定困难会破坏其直接或者间接的为各种活动提供原始的证明，同时也会成为法律效力的现实障碍。
（三）电子文件的字迹具有不固定性
对于电子文件的字迹的不固定性主要值指的就是电子文件在利用计算机对字体进行统一的字迹编辑时，使得文件在字迹上没有任何区别。也就意味着文件没有固定的可以进行分辨的字体。这种不固定性也会影响电子文件在文件原始性的辨别上。对于传统的文件来说，其字迹鲜明，因此也就可以针对不同的字迹对文件的原始性进行判断，而电子文件在字迹上等量齐观的特性会加大电子文件字迹的不固定性。鉴于此，电子文件在归档管理上就会存在一定的困难。
四、电子文件归档管理的解决措施分析
（一）加强对电子文件的组织管理
加强对电子文件的组织管理主要就是要按照公安各行政管理部门的电子文件管理办法的具体要求，结合本企业实际的情况，制定出出既符合文件管理办法的举措，同时制定出适合本企业的规章与制度。对于電子文件的归档管理来说具有一定的规章制度可以促进企业明确归档的工作程序，是企业的电子文件的归档管理符合相应的内容与要求，最大范围的保留电子文件的真实性以及电子文件的完整性和电子文档的原始性。鉴于此，加强对于电子文件的组织管理是促进电子文件规范化的重要举措。对于文件的组织管理可以在一定程度上文件降低篡改文件的犯罪率，促进电子文件的归档管理。
（二）对电子文件施行一体化的管理措施
电子文件的一体化管理需要将文件的自动化办公系统有机的结合起来，实现文档的一体化管理。对于文件的一体化管理可以促进企业的文件部门与企业的档案管理部门在工作中可以实现更好的协调，对文件的责任进行确切的落实。也就是说将电子文件的责任具体落实到某一个具体责任人的身上，然后对责任人进行相关的制度检测和业绩考核。与此同时，对文档施行一体化的管理可以促进整个文件归档的过程更加的具有连续性，从而保证对文件的一致性管理，加强对于电子文件原件的辨认，同时促进对原始文件进行有效的确认，防止原始文件的丢失。
（三）制定方案进行辅助化管理，建立长期可读的保障性机制
由于电子文件归档管理存在着不可读性以及电子文件的字迹存在不固定性的问题。需要结合本单位的实际要求对电子文件进行分类方案的制定，同时使用文件的管理系统需要对各类文件的归档的目录中增加相关的代码，将电子文件的归档与纸质化的文件的归档实现统一顺序管理，促进电子文件的原件对应，减轻进行纸质化文件查找的麻烦，同时也让电子文件有源头可循，增加电子文件的可信度。除此之外，对于一些非文字性的电子文件也可以使用这种方法来提高其检索的效率，更好的管理电子文件，有效的利用电子文件资源。最后，对于电子文件在保存中遇到的故障性问题可以建立长期的可读保障机制，对于长期需要保存的电子文件，需要定期检查和维护电子储存设备的，对重要的电子文件进行云备份。
五、结语
综上所述，可以知道电子文件在实际的工作中涉及到的范围具有广泛性的特征，同时也存在着许多的问题。只有充分的认清电子文件归档管理的特征与问题，对电子文件归档管理进行采取实际性的举措才能确保电子文件以及电子档案的真实性与完整性。同时也更能发挥出电子文件的重要作用，为现代化的办公以及现代化的信息保存提供更为长远的支持。鉴于此，也更加需要对电子文档进行必要的组织管理和制定相应的规章与制度。
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