“条形码”代替“档案章”的应用研究

    陈恋爱

    摘要：现代信息技术的发展给高校档案管理工作带来了深刻的影响，本文结合实际档案管理工作的体会，对“档案章”采用“条形码”形式的管理方法进行了论述，以期与档案工作者进行探讨，寻求更为简单高效的档案管理方法。

    关键词：档案章 条形码 档案管理

    建立健全规范的档案管理方案，充分发挥其在高校工作中的作用，有效地推动档案管理走向科学化、规范化。笔者结合广东体育职业技术学院目前档案管理工作的现状，对“档案章”采用的“条形码”管理方法及系统使用进行了介绍，目的是与其他档案管理工作者进行探讨，以求找到更为简单易行、高质高效的档案管理方法。

    一、“档案章”采用“条形码”的应用

    条形码技术最早出现在20世纪40年代，但在实际中得到应用发展则是从60年代后期由欧美、日本等发达国家和地区开始的。我国的应用是从80年代开始，1985年北京市邮政局首先建立条形码挂号函件自动登录处理系统， 之后越来越多的邮政、商业、银行、图书馆等部门也纷纷进行条形码技术的应用，并取得了很好的实用效果。

    由于条形码技术具有输入速度快、准确性高、可靠性强、安全性好、制作容易、首读率高、误码率低、适应性强、成本低、经济效益好、操作简便等优点，而被广泛应用于商品流通、工业生产、邮政管理、经济贸易、银行管理、交通管理、图书管理、仓库管理等领域。因此近年来不少档案部门已提出使用条形码技术的要求。

    档案管理工作的基本环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等大量的基础工作，使用传统的手工操作需用很长时间才能完成。它需要档案人员逐卷上账、逐条著录、逐张翻阅等等。我院于2008年成立了“广东体育职业技术学院综合档案室”，并购买安装了文件档案资料综合管理系统的网络版，实现了计算机对档案实体的有序管理。尤其是“档案章”采用了“条形码”技术，改变了手工登记、统计效率低下易出差错，检索查找难的状况，大大提高了工作效率，提高了准确率和档案的利用率,同时也改善了档案人员的工作强度，初步实现了档案实体管理的现代化。

    当各个部门档案员完成了档案的整理、组卷后则进入录入程序。首先需要打开系统把接收的档案资料转化为档案数据，也就是各网点客户站点数据的输入，输入时要打开文件档案资料综合管理系统（网络版），各网点可以进该系统未归档文件管理系统内录入，给予档号，具体操作流程见图1。而图2则是档案信息系统拓扑图。从图例上可以看到各网点可在自己的网点进行录入，主体电脑上配置有电子原文服务器→超越2000应用服务器→交换机→防火墙→打印机→扫描仪→条形码机。

    

    各部门将处理完毕后的文书按档案分类后，经过排序、录入，最后获得相应的档号。档号产生后，“条形码”自动生成，也就是所谓的“档案章”，再将“条形码”贴在每份文件的右上角，著录工作也就完成了，经过移交目录，将文件归档，工作非常简单、方便。图3为档案号生成后产生的“条形码”。

    

    二、新型档案管理方法应用的体会

    “档案章”采用“条形码”方法在我院实施以来，改变了档案管理的手工操作流程，使人力资源得到解放，提高了工作效率，既做到集中统一管理的目的，又达到部门立卷的目的，从而实现了档案管理的简单易行、高质高效。现阶段，针对在使用过程中客观存在的一些问题，除了在指导思想上贯彻实质性融合和深度融合的精神，特别是在档案实体和人、财、物资源的配置上要实现相对集中，以实现在档案管理工作程序和工作标准等运转机制上实现规范统一，这样才能适应高等教育体制改革和教育创新的办学发展需要。

    参考注释：

    1.教育部.普通高等学校档案管理办法.

    2.教育部.高等学校档案管理工作规范.

    3.丁博.浅谈高职院校的档案管理[J].中国成人教育，2007(11).

    作者单位：广东省体育职业技术学院