企业档案资源的有效开发

    蒋辰媚

    摘要：国有企业改革战略调整为新的企业模式带来机遇与挑战。与之相对的是国有企业各项管理模式也在悄然发生变化。另一方面，随着信息化时代的到来，无纸办公和电子文件激增所带来的国有企业文件信息管理的各方面问题被摆在了桌面上。作为承载文件信息提供利用的企业档案管理部门，也在思索着如何在国有企业改制重组框架下进一步挖掘企业的深层次资源，更加有效地将现有库藏档案的内容价值和信息价值共同发挥出来，使档案整理更加符合企业管理中的效益原则，也更加满足各类档案利用者的不同需求。本文从四个方面阐述了有效开发企业档案资源的几种做法。

    关键词： 企业档案资源 有效开发

    我国国企改革进入新一轮的战略调整、改制、改造，对于如何有效开发企业档案资源，更好地为企业经济建设提供燃料和推动力以及如何进行体制改革与技术创新，发挥企业档案资源优势，使其适应现代企业的组织形式，更是需要档案工作者不断思考和认真实践。

    企业档案资源的有效开发应该取决于以下几个方面：第一，在传统档案检索工具制作的基础上，依托企业现有的档案管理软件，做好企业档案资源管理技术创新，探索使用现代化技术来进一步建立适应信息化管理的文件归档、保管和利用的信息化管理新模式。第二，在企业管理中，重视企业档案鉴定工作，做好鉴定工作标准化与档案信息开发之间的联系。第三，注重与本企业信息化部门和其他相关业务部门的合作，作好档案利用效果的回馈统计，推进企业档案资源信息化的步伐。第四，将传统档案提供利用方式与现代提供利用方式相结合，做好档案信息提供利用的技术创新，为有效开发企业档案资源提供保障。

    一、使用现代化信息技术开发档案信息资源

    档案前辈们一直强调，档案信息化是一个多要素综合作用的过程，不仅注重保障档案实体安全，同时开发档案信息内容。重视档案信息资源开发，不限于只对档案承载的信息内容开发，同时也要重视为利用者提供档案信息的设备、档案装具现代化、档案利用技术的信息化等等。企业档案信息化也是对企业非纸质文档综合作用的过程。由于档案信息化现在普遍采用双轨制或双套制进行管理。因此对于企业档案的电子文件或以电子介质保存的文件档案也须按步骤来实现。

    使用现代化信息技术开发档案信息资源的另一种方式是采用档案管理软件来管理档案，这种方式管理档案的好处是可以有效开发档案数据的单条记录，对深度挖掘档案数据信息具有十分重要的作用。使用档案管理软件具有维护档案数据的完整、多用户操作界面、文档检索速度较快，实现案卷目录与卷内文件目录双重检索、信息检索查全率较高、漏检率降低等好处。

    二、重视企业档案鉴定工作，注意企业档案鉴定与档案信息开发之间的联系

    企业档案鉴定工作是档案管理整个环节中的第二炮。经各部门收集上来的档案材料在这一阶段即将去伪存真、去粗取精，是判断档案能否体现其价值及保存为历史记忆的一个重要环节。如果这个工作做不好，将会影响档案作为其信息资源的有效性，从而降低利用者对档案价值重视程度，也会影响企业信息资源的开发和利用。企业档案信息资源如果不完整，档案资源作为珍贵历史记忆的作用就不能得到充分发挥，也就是说，档案价值的利用是由内及外、由远及近的过程。只有做好档案的鉴定工作，我们才能在本质上把握住档案在社会实践活动中的作用，从而为档案信息资源开发提供真实依据。做好企业档案鉴定工作也是缩减档案库房占用面积，节省档案维护使用资金的一个重要措施，对于降低企业档案管理成本有着十分重要的意义。

    做好企业档案鉴定工作，应该注意以下几个方面：

    1.重视企业档案的来源，同时注意企业文件材料的内容价值

    在一般档案鉴定中，我们都是本着来源原则的来源标准和事由标准去鉴定一份档案材料的，同一来源档案具有不可分割性。档案鉴定工作一般是由档案工作者或文书工作者主体来进行，但这一固定模式在实际操作中存在一定局限，如企业文书档案中某一份案卷被当时的档案管理员规定保管期限为“长期”，而随着企业这项工作的不断展开，利用此案卷的频率非常之高，此案卷的档案价值也随之提升，我们说这时价值提升是由于档案信息利用产生的档案第二价值的提升，这是档案形成者与管理者当时所无法预估的。因此在鉴定后期应有一个缓冲期，以听取档案利用者的意见。

    2.重视修订本企业档案保管期限表

    根据国家《机关文书档案保管期限表》的标准，应该重新判定库房中每个案卷的档案保管期限。并将以后归档的文件材料按永久、定期进行划分，必要的档案文献可以进行定量划分。本企业档案保管期限表是判定本企业所有档案的寿命的一个法规性文件，同时准确判定档案文献的保管期限也是深度挖掘档案资源的有效保证。

    三、注重与本企业信息化部门和其他相关业务部门的合作，作好档案利用效果的回馈统计

    做好利用统计工作，对于开发企业档案资源有着不同寻常的意义。首先，我们可以通过档案利用统计工作了解到哪些部门利用哪些档案最多或最少，从而为我们正确制定检索工具提供铺路石。

    做好利用效果的回馈统计，主要有以下几个步骤：首先要做到在利用环节上严格执行好利用登记制度，其次要求在提供利用后做好档案利用效果的统计与分析工作。

    四、搞好企业档案信息提供利用服务，

    为有效开发企业档案资源当好铺路石

    档案提供利用工作是档案工作为企业服务的直接体现，也是档案工作的最终目的和中心任务，对档案信息的提供利用，应该本着全面、历史、发展的观点，端正服务态度，努力了解和研究利用者需要，为企业生产建设、经济发展提供有效依托。

    搞好企业档案提供利用服务工作，笔者认为主要应该做好以下几点：

    1.多种形式搞好档案信息提供利用服务

    做好企业档案室传统档案利用方式的继承，主要是开展档案阅览、外借、制发档案复制本、档案证明、档案原件展览等工作。档案工作者特别是应该提高对室藏各门类档案的专业性的熟知程度，以便于给利用者提供准确的参考咨询，降低漏检率、误检率。

    2.转变档案信息提供利用方式

    做好档案信息提供利用的技术创新工作，实现网络、数字化环境下档案利用方式的转变。在信息技术革命的时代，不仅计算机产生的公文很多，而且，计算机媒介保存的文件也越来越多，因此要求档案工作者要提高自身的工作素质，为这些以新媒介方式存在的档案文件材料的有效利用做好准备。

    3.主动开展信息资源提供利用服务

    端正档案服务态度，及时主动为各部门档案利用者提供准确及时的档案检索信息。信息时代的档案利用方式不仅仅局限在查询档案之后对档案复制利用这么简单，而是更多地通过参考咨询、定题服务为档案利用者提供全方位的智能支持。这就要求档案工作者切实端正档案服务态度，及时耐心地解答利用者的疑问，协助他们找到或挖掘出所需要的信息，方便企业各项生产活动和经济建设，节约利用者的查找时间，降低企业人工成本。

    现代档案管理的主要革新在于网络化、数字化环境下档案信息利用工作的改变，包括思维方式、工作模式、管理方法等多方面。网络环境下，用户提供利用的方式变为了下载利用、网页浏览、数据库查询、定向网络传递等，而在计算机条件比较好的单位，可以在OA环境下做到档案利用工作全程数字化管理。因此这些变革要求档案信息提供利用做好相应的准备，如在档案信息提供利用工作中做好文档信息的用户权限管理，保护不同用户级别之间利用信息的权限，防止档案信息的外泄。同时档案工作者也要加强自身对档案利用手段相关知识的学习，转变工作观念，创新档案提供利用的工作手段。

    综上所述，有效开发企业资源，应该从使用好现有管理软件，做好档案管理技术创新；关注企业整理的来源原则，做好企业档案归档鉴定工作；做好档案利用效果统计工作；搞好传统档案提供利用工作，开拓档案提供利用新方式等四个方面来完善企业档案信息资源的开发和利用。这四个环节并非缺一不可，每个环节可以各自独立，但是笔者认为不应偏废其中一个环节，否则不仅使企业整体档案管理陷入一盘散沙，更会使人们认识不到档案信息是一种重要的企业资源，从而失去对档案管理的重视程度，最终导致企业管理的不畅。

    参考文献：

    1.陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学.中国人民大学出版社，第三版，2008年9月.

    2.王遦.现代企业文件与档案工作实用教程，1999年11月.

    3.岳剑波.信息管理基础，1999年11月.

    作者单位：北京齿轮总厂