高校档案管理新思维
邹凡
摘要：高校檔案是在长期教育工作中档案工作者对高校日常教师工作和学生学习成长的各种有价值资料的整理和积累，反映出高校在教与学的教学活动的发展过程。高校档案的管理无疑成为高校工作运转的基础。但由于科学技术的迅猛发展，高校档案管理工作在顺应时代的发展中出现了一些亟待解决的问题。本文旨在归纳当前高校档案管理出现的问题并根据问题提出相应的建议及对策，希望能够给高校档案管理工作者提供新思维并对其工作发展有所帮助。
关键词：高校档案管理 新思维 问题 建议对策
中图分类号：G647；G271 文献标识码：A
高校档案管理其实就是对高等院校的教学工作过程中产生的资料进行归纳和整理，它见证了一所院校的发展历程，是高校开展各项工作的重要依据。但是，由于高校档案管理工作本身的繁杂和无序，以及外界的理解和支持不够，这项工作在实际开展过程中出现了一系列的新情况和新问题，严重制约了高校档案管理工作正常、有序地开展。随着互联网技术的普及和高校治理范式的转变，要求高校档案管理工作者转变工作思维方式，不断提升自己的专业能力，用更加科学的思维来思考问题，使档案管理工作更加高效、准确，由工作者转向职业人，由被动工作转向主动服务。
1 当前高校档案管理出现的问题
1.1档案管理意识薄弱
随着社会分工越来越细，职业的属性越发明显。对于大多数人来讲，在高校工作的人要么是教师，要么是行政管理者，要么是后勤保障人员。对于档案管理工作由于在高校是“小众”群体，无论在外界还是高校内部，对档案管理工作者的职业认识和具体工作的理解存在一定的偏差，没有把高校档案管理工作看成是高校管理系统中的重要组成部分。高校档案管理人员对于自己从事工作也存在认识不清、执行力不够、服务意识不强等问题。特别是部分高校的领导重点主抓科研和教学，档案管理无形中被边缘化，档案管理工作者成为高校的弱势群体，在职称晋升、薪资待遇和荣誉地位等方面与从事科研和教学的差距不断拉大。受内外部因素共同作用的影响，以及档案管理制度的不健全，导致档案管理人员对工作缺少积极性、主动性和创造性，工作效率大打折扣。
1.2档案管理人才素质有待进一步提高
培养和引进专业型人才是实现高校档案管理现代化的基本前提，高校内部治理的完善和内涵式质量的提升，需要不同类型、不同职业分工的高素质的工作队伍，在实践中通过在岗学习和外出深造锻炼出高素质人才，包括从事科研的研究人员，从事教学的教学人员，从事行政管理的行政人员，当然也包括从事专业化工作的高校档案管理人员。从部分高校的实际情况来看，高校档案管理人员表现参差不齐，部分人员专业知识不够强硬，知识面较窄，没有受过正规专业的档案管理教育，缺乏相关的档案管理理论和实际操作知识与技能，有的甚至不会使用现代化工具。一些高校甚至没有配备专职的教学档案管理人员，档案管理工作多由从事教务教学管理人员兼任，这也就造成了档案工作人员专业能力不够高、高校档案管理工作滞后的现实。
1.3管理制度不健全，管理手段、设施落后
当前高校对于档案管理工作还存在着很多不完善之处，现有的规章制度和工作职责种类科目较多，表面上看似详细，但在实际操作中很难得以执行。这主要是这些规章制度的制定缺乏务实性，与实际工作情况相背离，职责不清、分工不明，很多工作难以落到实处。与此同时，一些高校档案管理工作的配套硬件设施和管理方法相当落后，缺乏科学性和现代性，如在编目索引上没有使用现代化手段进行编制，这些都会对后续的工作产生不便。
1.4档案的不规范、不完整
档案的不规范、不完整集中表现在教学档案的收集与整理工作中。有些档案管理部门在收集资料的时候，更多关注的是纸质文件的收集整理，对非文字材料的归档和整理存在真空和疏漏；又或者是重视收集各类批文、报告等制度性的文件，而忽视了在教学活动中产生的非文件性材料。教学活动作为以学生学历教育为目的的周期性活动，像学籍卡、学生成绩表等教学档案要持续、不断地进行整理和建档，记录学生入学一直到学生毕业的整个学习过程，不可以学期或学年分开，这会导致材料收集的不及时，造成档案材料的缺损、不完整。各学期学生的学习档案看似琐碎、细小，但时间一长问题积少成多，最终变成高校管理的大问题，进而影响高校日常教学工作的开展。
1.5信息化建设水平低
由于对档案管理工作不够重视，高校档案管理工作的经费投入始终与实际需求有一定的差距，用于高校档案网络化建设的软件和硬件难以进行及时更新和替换。传统的档案管理工作更多地依靠人力劳动，用手工进行资料的收集和整理，但随着高等教育大众化的到来，学生入学人数不断增多，档案管理工作量随之加大，单一的手工操作明显满足不了现代化档案管理的需求。一些高校档案的电子化管理还仅停留在单一的档案搜索与查询，档案的数据分析和决策支持等领域并没有开发和利用。
1.6实体、数字化档案整理存在问题
高校档案管理工作无疑就是对实体档案和数字化档案这两种进行整理，随着档案管理信息化程度的增强，两种档案的综合成为现实要求。对实体档案进行管理的问题包括：老档案的整理、合并，高校的档案整理和卷件合并的档案整理 。在对数字化档案进行整理的问题包括：档案数字化的范围、数字化档案分类、电子文件的整理。
2 高校档案管理的新思维
2.1逐步转变高校档案管理理念
管理理念直接影响着人的工作行为，拥有和秉持正确的管理理念才能够将档案管理工作者的主观能动性、新的工作方式和方法与高校档案工作相结合。拥有正确的管理理念才能从宏观把握工作性质，把握发展方向，对档案管理进行创新，更好地适应新时代的发展需求。在高校内部治理结构中，高校领导的决策对于各项工作的开展有着重要的影响。高校领导应不断提高对于档案管理的认识和重视。只有高校领导给予档案管理工作足够的支持和重视，档案管理创新工作才能得到顺利地开展，档案管理的员工才能拥有自己的职业尊严，激发出各自的积极性、主动性和创造性，心甘情愿地为高校整体发展目标贡献自己的智慧。
2.2提高档案管理工作人员队伍的综合素质
缺乏高素质人才队伍也就没有坚实的工作基础，同时档案管理工作就不能够有效的实行。档案管理工作人员的综合素质主要体现在以下三个方面：一是档案管理工作基本的业务操作技能，档案管理不仅是技能的工作也是管理性质的工作；二是档案管理工作具有及时掌握先进科学技术的能力；三是工作人员还要具有不断创新的理念。作为一个合格的高校档案管理工作者，不仅要在这几个方面进行主动学习，主动探究，还需要将这些素质和能力进行整合，形成自己的核心竞争力和综合职业能力，进而保证自己工作的顺利开展。
2.3逐步优化档案管理模式、落實配套设施
要优化高校档案管理模式，首先要从根本上认识体制的重要性，然后档案管理人员要有充分的责任意识。由于高校档案管理工作涉及到高校工作的方方面面，既有教学，又有科研；既有教师，又有学生；既有高校的整体规划，也有教师和学生的切身利益。因此，必须坚持以科学为依据，建立完整的档案管理工作模式，加强档案工作的科学化管理，通过经费投入，加强和落实基础设施配套。比如按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统，建立高质量的网络支持和数据支持系统，提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。
2.4推进教学档案信息化建设，实现各类档案信息资源共享
网络信息技术的快速发展深刻地影响着每一个行业和职业，高校档案管理工作也不例外，档案信息化已经成为高校治理的重要领域和发展方向。为此，我国高校也应积极地行动起来，通过本校和社会资源，推进档案信息化建设。高校档案信息管理是一个庞大的系统工程，档案管理部门要结合学校实际情况，拿出切实可行的方案，汇集教务处、二级分院等相关部门的意见，报送校领导进行审议。高校推进教学档案信息化建设有利于实现各类档案信息资源共享。一是建立教学档案管理系统，设置二级学院、教师和学生的使用权限，减轻档案管理专职部门的信息输入压力。二是加强档案部门的硬件基础设施建设，为教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供物质保障。三是利用校园网，把档案管理系统同校园OA（办公自动化）系统管理有效融合，从而实现档案信息资源的共享。
2.5实体、数字化档案的综合整理
基于以上认识，只有将实体档案和数字化档案有机结合，才能实现高效档案管理的科学化、系统化。一是在对实体档案进行整理时，尊重原有整理结果、便于保管和利用、卷件结合。二是在对数字化档案进行整理时，明确数字化范围、合理数字档案分类、规范电子文件整理。两个方面的具体工作，无疑会大大促进档案管理工作的快速发展，提高高校档案管理的工作效率和科学化水平。
参考文献：
[1] 霍倩倩.对高校教学档案管理工作存在问题及解决对策的思考[J].杨凌职业技术学院学报，2015（14）：91- 93.
[2] 田玉.高校档案管理的创新思维[J].吉林省四平卫生学校，2015（10）：161.
[3] 王晴.高校档案管理的信息化建设与创新[J].产业与技术论坛，2016（3）：224- 225.
[4] 明同辉.浅析信息化时代的高校档案管理改革[J].中国管理信息化，2016（2）：184.
[5] 王蕾.针对如何加强高校档案管理工作的探析[J].赤子，2015（1）：172.
摘要：高校檔案是在长期教育工作中档案工作者对高校日常教师工作和学生学习成长的各种有价值资料的整理和积累，反映出高校在教与学的教学活动的发展过程。高校档案的管理无疑成为高校工作运转的基础。但由于科学技术的迅猛发展，高校档案管理工作在顺应时代的发展中出现了一些亟待解决的问题。本文旨在归纳当前高校档案管理出现的问题并根据问题提出相应的建议及对策，希望能够给高校档案管理工作者提供新思维并对其工作发展有所帮助。
关键词：高校档案管理 新思维 问题 建议对策
中图分类号：G647；G271 文献标识码：A
高校档案管理其实就是对高等院校的教学工作过程中产生的资料进行归纳和整理，它见证了一所院校的发展历程，是高校开展各项工作的重要依据。但是，由于高校档案管理工作本身的繁杂和无序，以及外界的理解和支持不够，这项工作在实际开展过程中出现了一系列的新情况和新问题，严重制约了高校档案管理工作正常、有序地开展。随着互联网技术的普及和高校治理范式的转变，要求高校档案管理工作者转变工作思维方式，不断提升自己的专业能力，用更加科学的思维来思考问题，使档案管理工作更加高效、准确，由工作者转向职业人，由被动工作转向主动服务。
1 当前高校档案管理出现的问题
1.1档案管理意识薄弱
随着社会分工越来越细，职业的属性越发明显。对于大多数人来讲，在高校工作的人要么是教师，要么是行政管理者，要么是后勤保障人员。对于档案管理工作由于在高校是“小众”群体，无论在外界还是高校内部，对档案管理工作者的职业认识和具体工作的理解存在一定的偏差，没有把高校档案管理工作看成是高校管理系统中的重要组成部分。高校档案管理人员对于自己从事工作也存在认识不清、执行力不够、服务意识不强等问题。特别是部分高校的领导重点主抓科研和教学，档案管理无形中被边缘化，档案管理工作者成为高校的弱势群体，在职称晋升、薪资待遇和荣誉地位等方面与从事科研和教学的差距不断拉大。受内外部因素共同作用的影响，以及档案管理制度的不健全，导致档案管理人员对工作缺少积极性、主动性和创造性，工作效率大打折扣。
1.2档案管理人才素质有待进一步提高
培养和引进专业型人才是实现高校档案管理现代化的基本前提，高校内部治理的完善和内涵式质量的提升，需要不同类型、不同职业分工的高素质的工作队伍，在实践中通过在岗学习和外出深造锻炼出高素质人才，包括从事科研的研究人员，从事教学的教学人员，从事行政管理的行政人员，当然也包括从事专业化工作的高校档案管理人员。从部分高校的实际情况来看，高校档案管理人员表现参差不齐，部分人员专业知识不够强硬，知识面较窄，没有受过正规专业的档案管理教育，缺乏相关的档案管理理论和实际操作知识与技能，有的甚至不会使用现代化工具。一些高校甚至没有配备专职的教学档案管理人员，档案管理工作多由从事教务教学管理人员兼任，这也就造成了档案工作人员专业能力不够高、高校档案管理工作滞后的现实。
1.3管理制度不健全，管理手段、设施落后
当前高校对于档案管理工作还存在着很多不完善之处，现有的规章制度和工作职责种类科目较多，表面上看似详细，但在实际操作中很难得以执行。这主要是这些规章制度的制定缺乏务实性，与实际工作情况相背离，职责不清、分工不明，很多工作难以落到实处。与此同时，一些高校档案管理工作的配套硬件设施和管理方法相当落后，缺乏科学性和现代性，如在编目索引上没有使用现代化手段进行编制，这些都会对后续的工作产生不便。
1.4档案的不规范、不完整
档案的不规范、不完整集中表现在教学档案的收集与整理工作中。有些档案管理部门在收集资料的时候，更多关注的是纸质文件的收集整理，对非文字材料的归档和整理存在真空和疏漏；又或者是重视收集各类批文、报告等制度性的文件，而忽视了在教学活动中产生的非文件性材料。教学活动作为以学生学历教育为目的的周期性活动，像学籍卡、学生成绩表等教学档案要持续、不断地进行整理和建档，记录学生入学一直到学生毕业的整个学习过程，不可以学期或学年分开，这会导致材料收集的不及时，造成档案材料的缺损、不完整。各学期学生的学习档案看似琐碎、细小，但时间一长问题积少成多，最终变成高校管理的大问题，进而影响高校日常教学工作的开展。
1.5信息化建设水平低
由于对档案管理工作不够重视，高校档案管理工作的经费投入始终与实际需求有一定的差距，用于高校档案网络化建设的软件和硬件难以进行及时更新和替换。传统的档案管理工作更多地依靠人力劳动，用手工进行资料的收集和整理，但随着高等教育大众化的到来，学生入学人数不断增多，档案管理工作量随之加大，单一的手工操作明显满足不了现代化档案管理的需求。一些高校档案的电子化管理还仅停留在单一的档案搜索与查询，档案的数据分析和决策支持等领域并没有开发和利用。
1.6实体、数字化档案整理存在问题
高校档案管理工作无疑就是对实体档案和数字化档案这两种进行整理，随着档案管理信息化程度的增强，两种档案的综合成为现实要求。对实体档案进行管理的问题包括：老档案的整理、合并，高校的档案整理和卷件合并的档案整理 。在对数字化档案进行整理的问题包括：档案数字化的范围、数字化档案分类、电子文件的整理。
2 高校档案管理的新思维
2.1逐步转变高校档案管理理念
管理理念直接影响着人的工作行为，拥有和秉持正确的管理理念才能够将档案管理工作者的主观能动性、新的工作方式和方法与高校档案工作相结合。拥有正确的管理理念才能从宏观把握工作性质，把握发展方向，对档案管理进行创新，更好地适应新时代的发展需求。在高校内部治理结构中，高校领导的决策对于各项工作的开展有着重要的影响。高校领导应不断提高对于档案管理的认识和重视。只有高校领导给予档案管理工作足够的支持和重视，档案管理创新工作才能得到顺利地开展，档案管理的员工才能拥有自己的职业尊严，激发出各自的积极性、主动性和创造性，心甘情愿地为高校整体发展目标贡献自己的智慧。
2.2提高档案管理工作人员队伍的综合素质
缺乏高素质人才队伍也就没有坚实的工作基础，同时档案管理工作就不能够有效的实行。档案管理工作人员的综合素质主要体现在以下三个方面：一是档案管理工作基本的业务操作技能，档案管理不仅是技能的工作也是管理性质的工作；二是档案管理工作具有及时掌握先进科学技术的能力；三是工作人员还要具有不断创新的理念。作为一个合格的高校档案管理工作者，不仅要在这几个方面进行主动学习，主动探究，还需要将这些素质和能力进行整合，形成自己的核心竞争力和综合职业能力，进而保证自己工作的顺利开展。
2.3逐步优化档案管理模式、落實配套设施
要优化高校档案管理模式，首先要从根本上认识体制的重要性，然后档案管理人员要有充分的责任意识。由于高校档案管理工作涉及到高校工作的方方面面，既有教学，又有科研；既有教师，又有学生；既有高校的整体规划，也有教师和学生的切身利益。因此，必须坚持以科学为依据，建立完整的档案管理工作模式，加强档案工作的科学化管理，通过经费投入，加强和落实基础设施配套。比如按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统，建立高质量的网络支持和数据支持系统，提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。
2.4推进教学档案信息化建设，实现各类档案信息资源共享
网络信息技术的快速发展深刻地影响着每一个行业和职业，高校档案管理工作也不例外，档案信息化已经成为高校治理的重要领域和发展方向。为此，我国高校也应积极地行动起来，通过本校和社会资源，推进档案信息化建设。高校档案信息管理是一个庞大的系统工程，档案管理部门要结合学校实际情况，拿出切实可行的方案，汇集教务处、二级分院等相关部门的意见，报送校领导进行审议。高校推进教学档案信息化建设有利于实现各类档案信息资源共享。一是建立教学档案管理系统，设置二级学院、教师和学生的使用权限，减轻档案管理专职部门的信息输入压力。二是加强档案部门的硬件基础设施建设，为教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供物质保障。三是利用校园网，把档案管理系统同校园OA（办公自动化）系统管理有效融合，从而实现档案信息资源的共享。
2.5实体、数字化档案的综合整理
基于以上认识，只有将实体档案和数字化档案有机结合，才能实现高效档案管理的科学化、系统化。一是在对实体档案进行整理时，尊重原有整理结果、便于保管和利用、卷件结合。二是在对数字化档案进行整理时，明确数字化范围、合理数字档案分类、规范电子文件整理。两个方面的具体工作，无疑会大大促进档案管理工作的快速发展，提高高校档案管理的工作效率和科学化水平。
参考文献：
[1] 霍倩倩.对高校教学档案管理工作存在问题及解决对策的思考[J].杨凌职业技术学院学报，2015（14）：91- 93.
[2] 田玉.高校档案管理的创新思维[J].吉林省四平卫生学校，2015（10）：161.
[3] 王晴.高校档案管理的信息化建设与创新[J].产业与技术论坛，2016（3）：224- 225.
[4] 明同辉.浅析信息化时代的高校档案管理改革[J].中国管理信息化，2016（2）：184.
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