医药行业内控制度漏洞识别与财务管理应对

孙亚菊
摘要:随着我国社会主义市场经济的不断发展,内部控制逐渐成为企业管理中的一个重要组成部分,我国医药行业也面临着如何构建完善的内部控制体系的问题。完善可行的内部控制体系能够促进我国医药行业发展,能够有效提高医药行业的运行效率,增加社会效益和提升企业的发展水平。构建完善可行的内部控制体系,已经成为我国医药企业的当务之急,加强我国医药企业自身内部控制建设,是推进我国医药行业向规范化、现代化、科学化发展的重要方法。本文以A医药企业作为研究对象,结合医药行业的特殊性,对企业内部控制的现状进行分析,从而提出有效的解决策略,旨在促进我国医药行业健康发展。
关键词:医药行业 内部控制 问题 应对策略
中图分类号:F763;R 197.3 文献标识码:A
引言
随着我国经济进入调整期,很多企业开始到全球市场寻求发展,在这样的大背景下企业运营风险不断增加。要想有效应对企业风险的发生,就必须构建完善的内部控制体系,这主要是由于内部控制体系以其独特的方式能够阻碍一些不可预见的风险和损失,并在此基础上形成有效的、系统化的维护方式。回顾我国医药行业的发展历程不难看出,我国药行业整体发展起步较晚,随着改革开放的不断深入和发展,我国一大批民营医疗公司在短期内得到了迅猛发展。其中上海医药、华东医药、九州通、国药控股、国药一致、中国医药、一心堂等多家企业市值已经超过100亿元。改革开放30多年,我国医药企业发展迅猛,数量繁多、竞争激烈,但总体发展状况并不容乐观,特别是一些中小型医药企业,由于缺乏对内部控制的重视,潜藏于内部控制中的漏洞和问题逐渐凸显出来,有的企业为了能够占有更大的市场率、追求更多的利润,不重视对日常经营的管理和控制,没有制定科学的、完善的约束机制,从而导致部分中小型医药企业的经营活动偏离了正常发展轨道,有的医药企业还触犯了国家的法律法规。例如,在社会上引起极大反响的齐二药事件就导致11名患者死亡,由于触犯了法律,判处相关责任人刑事处罚,原本规模较大的企业瞬间崩塌。再如,河北福尔生物的问题疫苗、安徽华源的欣弗事件令世人震惊。医药行业中很容易出现的另一个问题是商业贿赂。例如,四川康祥医药有限公司、四川省梓源医疗设备有限公司,2015年被四川省卫生厅查出存在严重的商业贿赂行为,并勒令其两年内不得向公立医疗机构推销药品、医疗器械、医疗设备和耗材。
1 相关概念辨析
1.1内部控制
任何国家、任何企事业单位只要是已经构成了一个组织,就必须要对其进行控制,在组织系统的内部进行控制时可以称其为内部控制。关于内部控制定义的具体界定,国内外相关专家有不同的表述方式。虽然不同的专家和学者对内部控制基本概念的界定有着不同的表达方式,但是关于内部控制的界定概念差别不大。笔者认为,内部控制主要就是通过运用自我调整、自我规划自我评级、自我控制等一系列科学的方法作保证,保证组织战略目标的有效、合理的实现,在减少组织经营成本的同时,完善组织的经营活动流程,并以此为契机不断提升组织成员的工作积极性。
1.2医药行业
医药行业是将传统产业与现代产业结合于一体的综合体,在我国医药行业中主要包括:中药材、化学原料药及制剂、中药饮片、中成药、抗生素、生化药品、放射性药品、卫生材料、制药机械、医疗器械、药用包装材料、醫药商业。我国医药行业的发展,对促进和保护广大人民群众的身体健康、提高人民群众生活质量、军需战备、救灾防疫、计划生育等方面做出了巨大贡献。
2 医药行业内部控制中存在的漏洞——以A医药企业为例
2.1 A医药企业基本情况介绍
A医药企业成立于2007年,注册资本500万元人民币,五位自然人股东发起成立。经过十年的发展,目前该企业共有管理人员,销售人员共计92人,2016年该企业销售额超过两亿元人民币,净利润超1000万元人民币。经过自身的努力和多年的发展,目前该企业已经成为一家信誉良好、具有突出的产品优势、销售渠道健全、管理方式较为先进的医药企业。该公司销售网络不仅辐射全省,也将发展的触角伸向全国范围。该企业经营范围涵盖了抗生素、中药材、中成药、生物制品、化学药品、二类精神药品、各种疫苗、医疗器械、耗材等门类。
2.2 A医药企业内部控制中存在的漏洞
2.2.1内部控制环境薄弱
首先,企业文化和经营理念。虽然该企业在经过十年的发展后形成了自己的价值观和独特的经营理念,但是,通过与该企业员工座谈,发现在企业文化建设中存在如下问题:为了提升员工的团队意识、激发员工的工作积极性,企业制定了一系列制度和理念,但是在具体工作中这些制度均被束之高阁,成为喊得响亮的空口号;有的员工甚至不知道本企业的经营理念是什么。这些现象均表明该企业价值观并未真正落到实处,更未深深融入到每一个员工的思想中,长此下去,该企业文化根本无法对员工的日常工作行为带来影响。再如,虽然该企业在制度中一再强调要严格遵守国家和社会规定的各项法律法规,但是却忽视对员工社会道德责任的构建,日常经营中该企业以获得经济利益作为工作重心,不关注社会效益,将注意力集中在新药品的推广上,为了追求更大利润空间,忽视了广大患者能够承受的经济负担。其次,企业治理结构和机构设置存在问题。由于该企业的特殊性,第一大股东、公司的总经理均由出资最多的陈某担任,该企业属在该企业的日常管理中采取的是总经理审批制,审批权、决策权、重要人事任免权、大额支出等高度集中在陈某手中。另外,该公司在搞没设置上并未进行正式的职责授权,这对调动广大员工的工作积极性、自主性、创新性极为不利。第三,该企业并未设立单独的内部审计部门,平时的审计工作主要是有财务部门完成。第四,人力资源管理存在问题。
2.2.2缺乏风险评估机制
企业的经营过程中随着发展规模的扩大,在内外部环境的影响下,企业的经营管理和发展前景面临着诸多的风险。企业管理水平和企业管理者风险偏好的不同将会对风险识别、风险分析和管理带来巨大差异。目前该公司管理还处于粗犷式管理方式,缺乏风险意识,也没有专业的风险管理人员,更未构建专门的风险评估机构。特别是对企业的风险根本未进行专业、细致、全面、定量、定性地分析,由于缺乏完善的风险评估体系导致该企业不能合理规避和有效应对风险的发生。例如,A医药企业目前所面临的主要包括:法律法规风险、政府监管风险、竞争对手、供货渠道风险。一直以来,国家和各地方政府都严格加强了对医药企业的管理和监督,一旦触及法律,或医药制品要求不达标,将直接对企业的生死存亡带来影响。例如,该企业一直销售状况良好的品种突然被调出医保和挂网取消,而成为处方完全不能销售的品种,最终导致该企业销售额急剧下降,企业营业收入受到严重影响。由于药品流通的特殊性,一般而言药品的销售客户都比较稳定,不是特殊原因不会更换采购单位。如果企业经常出现断货、缺货的情况,价格不稳定的情况必然会使客户失去信心。且一旦失去客户,必然会对其发展规模带来巨大影响。
2.2.3内部控制活动缺乏力度
即通过对风险评估将有效识别企业所面临的内外部风险,并通过对风险的分析进行排序,然后采取有效的措施应对这些风险的发生。企业内部控制活動通过规章制度的制定、业务流程的优化,不相容职务分离、完善的会计系统、科学的预算分析、合理的授权审批等支撑下,将对企业可能发生的风险进行控制。但目前,该企业在内部控制活动中缺乏执行力。例如,在该企业的投资活动中,缺乏合理性、科学性、计划性,总是将日常现金余额存放在银行。目前该企业正处于成长阶段,作为企业的管理层并未将兼并收购计划提上日程,也未对其他行业进行投资。再如,该企业在资产管理方面虽然已经制定了相关的管理制度,但是由于缺乏责任意识,很多员工在执行中缺乏责任,从而导致该企业的车辆、电脑等使用损耗过快,存在明显的公车私用的情况。
2.2.4信息沟通缺乏完善性
在信息传递和沟通方面该企业并没有专门的信息收集和传递系统,通过财务报告的形式进行传递,并未积极搜集相关信息,如,市场未来的动态、客户的信息、国内经济形势和政策、员工心理和工作状态、市场的需求等。另外,该企业信息化程度不高。大部分员工处于被动收集信息的状态,除非领导特殊要求,否则并未形成专业的书面报告,从而导致很多有价值的信息被沉没。
2.2.5缺乏完善的内部监督
该企业目前并未设置专门的内部审计机构,也没有专门的内部监督、审计人会员,而是将监督工作交予财务部门负责,由于受到专业知识等因素的影响,财务部门前头的内部监督和审计工作流于形式,主要是集中在资金使用、应收账款的回收,而并未将整体监督工作提升到企业的高度。
3 优化医药行业内部控制,提升财务管理效率的有效措施——以A医药企业为例
3.1完善内部控制环境
完善的、健全的、科学的内部控制环境是企业内部控制得以顺利实施的基石,能够提升员工的风险防范意识和内部控制意识。因此,这就要求企业必须密切联系自身实际情况营造内部控制环境,在有效降低企业风险发生的同时尽量防止各种舞弊行为的发生。A企业内部控制环境尚不完善,可以通过构建企业文化氛围、加强企业的组织结构建设、加大人力资源管理力度等方式来实现。
3.2构建有效而科学的风险评估机制
这就要求该企业必须尽快招聘和吸收专业的风险控制人员,构建一支专业素质过硬、法制意识强、具有较高职业素养的风险控制团队,并以此为基础制定风险评估标准、评估依据、完善评估流程,同时针对企业经营战略发展方向和特点,全方位收集企业各种信息,并从中对有可能对企业带来的内外部风险进行有效识别,并将识别的风险进行分析排队,最终确定优先控制的风险点和关注点。另外,企业还必须密切结合自身的经营特点、管理者的风险偏好,综合地使用各种风险应对方式,以此来降低和规避企业风险的发生。
3.3加大内部控制活动力度
医药企业应当密切结合风险评估的结果,通过授权审批系统、合理的预算控制、有效的绩效考核、职务不相容制度、会计系统等有效的控制手段将企业风险的发生控制在企业可承受的范围之内。作为医药企业的控制活动应该密切联系实际,不断优化本企业的业务流程,找准重点控制活动和风险控制点,从不同的方面进行风险控制。如,资金管理、预算管理、采购环节管理、资产管理等都是控制的重点环节。再如,医药企业必须高度关注管理环节,特别是在筹集、投资、日常管理等活动中进行科学而合理的管理和控制,避免出现资金成本攀升、资金结构不合理、增加企业财务负担等问题;进一步完善财务监督体系和预算管理体系,防止出现欺诈、挪用、挤占、抽逃等违法乱纪现象。
3.4加强信息沟通与交流
科学而高效的信息沟通系统能够在最短的时间内帮助企业获取各种与经营相关的内外部信息,并及时对信息进行分类加工、整理,最终以报告的形式在信息需求者之间进行传递,从而为企业的经营发展、更优的经营决策提供依据。另外,加强员工与员工之间、员工与管理者之间、企业内部各职能部门之间沟通与交流,使每一名员工能够明晰工作内容、以便更好地履行工作职责。
3.5完善内部监督机制
企业内部监督,能够对企业内部控制体系执行情况和执行效果进行有效的检查与监督,更是企业内部控制体系中不可缺少的一个环节。企业内部监督的顺利实施能够切实保障企业内部控制制度的落地。医药企业可以从日常监督和专项监督两方面着手。例如,医药企业应当在内部设立专门的审计机构,同时还必须保证内部审计机构的权威性和独立性;选派专门人员从事内部监督工作;企业内部审计机构对日常监督工作中发现的内部控制漏洞必须认真剖析产生的原因,并提出有效的整改方案,最后上报股东会进行整改。
3.6加强医药行业财务分析,提升财务管理水平和能力
传统医药企业的财务分析仅限于对财务数据的静态化分析,并未完全揭示出医药企业的经营业绩与管理现状。因此,这就要求我国医药企业必须加强财务分析、提升财务管理能力。如,医药企业可以梳理财务精细化管理的新理念,让企业的管理者意识到财务管理理念在实际工作中的重要性;充分利用现代信息技术的巨大优势加强财务管理工作,根据实际工作完善财务管理制度;扩宽医药企业的融资渠道。
综上所述,从总体来看我国医药企业内部控制发展较晚、发展速度较为缓慢,行业整体对内部控制缺乏高度重视。在不断变革的市场环境面前,在我国医药行业迅猛发展的态势下,在承担着比以往都要大的经营风险下,我国医药企业必须从内部自身做起,构建一套完整的、科学的、适合医药企业发展的内部控制体系,为促进我国医药行业的整体发展和综合水平的提升奠定基础。
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