构建电子环境中的可信任文件管理框架
摘要:本研究的目的在于构建一个电子环境中的可信任文件管理框架。通过文献研究和最佳实践,对可信任电子文件管理的有关标准进行整理,并将这些标准进行专家测试,建立了构建电子文件可信任管理所需的因素,即监管、文件保管系统、档案、技术、人员技能和素质。这个框架为良好的文件管理实践奠定了基础。
关键词文件管理 管理要素 专家调查
文件管理是在文件生命周期的不同阶段对机构文件的记录信息进行系统、有效控制的专业原则。实施有效的文件管理对机构来说特别重要,无论是制定正确的决策以及采取行动,还是维护机构的可信任性和可靠性,都需要可靠的文件。但是,在电子环境中,电子文件的可信任性受到挑战,文件管理需求在机构信息系统和信息管理战略中没有得到足够的认可。因此在电子环境中需要构建可信任文件管理框架,加强可信任电子文件管理相关要素的重要性认识,迎接电子文件可信任的挑战性。
一、可信任电子文件管理的要素结构
在基于文献研究和最佳实践的研究基础上,笔者将可信任文件管理要素分为五个主要内容:监管、文件保管系统、档案、技术,以及人员技能和素质。
1. 监管要素
监管是以法律、政策以及法规的形式提供权威的说明。监管的内容包括:法律和法规基础建设,机构政策以及机构文件保管责任与义务。
(1)法律和法规基础建设
主要是指《文件与档案法》,它为建立机构文件管理的框架提供指令,强调了保管与维护通过可靠方式产生的文件的重要性。
(2)机构政策
机构政策是对机构文件管理原则、实践与程序的概括。首先,政策是用来确保机构拥有必要的信息能够形成和重构发生的活动与业务。第二,政策是来确保信息的定位和存取。第三,政策是用来建立文件的背景,即谁产生的文件,在什么业务活动中产生的以及与其他文件的联系。只有业务流程中的确使用过和产生的信息才能够证明文件的完整性和真实性,并且只有文件在软、硬件以及数字媒体间迁移中仍能得到维护的情况下,文件才具有可信任性。
(3)机构文件保管责任与义务
它是一个有组织有结构的责任体。机构内的个人或者群体在管理文件中进行具体的目标和责任分配,这对于确保高素质的专业人员对管理负责具有基础作用的,也会为机构文件管理的权威建立一个清晰的脉络。
2.文件保管系统要素
文件保管系统将文件的产生和捕获构建入机构业务流程,并按照法律规则的要求提供业务证据的利用。文件保管系统内容的视角集中于以下方面:文件管理运转,文件保管功能需求以及文件保管元数据需求。
(1)文件管理运转
文件保管运转是文件管理项目的核心内容。包括以下活动:将文件捕获入文件系统,确定文件保管期限,文件登记,文件分类,存储以及处理流程,利用和检索,以及记录文件管理流程。
(2)文件保管功能需求
确认与记录机构产生和保管业务活动的证据需求,对于产生、维护和处置文件的理论至关重要,它也是设计和形成文件管理系统的基础。
(3)文件保管元数据需求
元数据是需要与电子文件一起捕获的信息,它是用来描述产生于业务活动中的文件的特性、真实性、内容、结构以及管理需求。文件保管元数据是一个工具,用来充分地记录鉴别、控制和文件描述,以作为日后机构活动的可靠证据。
3.档案要素
档案要素是指对机构的集体记忆进行保存并提供利用。机构以档案文件产生、维护和保护的形式,来筛选和保存记忆,并确保它们的可获取性和可利用性,这个流程就是档案要素的焦点。它包括的内容主要有:鉴定实践,电子文件保管,保管战略以及存储管理。
(1)鉴定实践
它是指决定产生什么样的文件以及文件保管多久来满足机构义务的行为。鉴定是提升机构业务活动的过程,它决定了将什么样的产生并捕获到文件保管系统中,而且它也决定了文件需要保存多久才能满足机构义务的需求。(NSW State Records Office, 1998)
(2)电子文件保管
电子文件保管是指按照文件价值的具体和预设的期限将电子文件保留在电子存储载体上,对文件进行处置或者永久保管。(Stephens and Wallace, 1997)。一个清晰的文件保管以及处置项目对于一个机构的财政健康、合法生存和业务连续具有基础作用。
(3)保管战略
保管战略是确保电子文件随着时间变化仍具有可获取性和可利用性的方法。用于处理电子文件的技术会随着时间变化,保管战略需要将那些与任何技术变化有关的风险降到最小,并确保文件的完整。此外,保管战略还需要确保电子文件一直能有相关的背景,而且即使组织机构发生变化电子文件也能具有可理解性。
(4)存储管理
文件的存储必须既能使文件得到充分利用又能得到安全保管,不受环境损害的影响。另外,对于电子文件,其存储管理还与文件格式和存储载体有关。采用的文件格式必须在许多年后仍可利用,而且存储载体必须选择那些符合行业标准的主流载体。
4.技术要素
技术要素是指确保电子文件在不同的电子环境中具有可用性、可信性和真实性的战略。主要要素包括:电子文件系统管理和电子系统安全。
(1)电子文件系统管理
电子文件系统管理包括电子邮件的管理、电子文档和目录的管理、产生于数据库的文件管理和网络环境中的文件管理,以及文件管理的原则和规范。产生于这些环境中的文件通常依赖于系统性能,而很少考虑文件管理。
电子邮件信息并未总是被当成业务文件,即使电子邮件是大部分机构和政府机构的重要交流渠道。一个机构需要满足各种法律和责任要求、管理要求,还要保护它的权利和声誉,为此电子邮件的有效管理是基础的工作之一。电子邮件需要结合文件的分类和管理,并将电子邮件作为关键资产来捕获、管理以及保管。适当的文件管理规范有助于确保有关电子邮件信息得到保管、及时的鉴定和利用。在诉讼案件中,只有让法官相信作为证据的电子邮件以及产生和管理电子邮件的过程是可靠和可信的,他们才能具有证据可采性。
电子文档管理系统应该确保机构文件保管的充分安全。他们需要有能力捕获并管理电子文件,以满足可信性、完整性、可用性、法律可采性和耐久性的法律要求。
网站是用来传播信息、提供服务并且为客户办理业务的,所以会反应出机构运转的证据、机构使命以及功能。机构网站使用的日益增加,使机构面临的电子文件管理问题的范围更加复杂,包括存储、保存、使用以及真实性。由于大部分的网站信息只是以电子格式存在,无法通过其他途径获得,所以需要用与其他文件保管系统一样的方式来管理网站:确保符合有关产生、保管以及提供文件持续利用的法律要求。
(2)电子系统安全
电子系统安全是指那些保护机构文件和分类信息的信息安全控制要素。它需要保护文件管理基础设施以及个人文件不被更改、误解或者丢失。电子文件以及信息经常受到威胁并且很容易受网络袭击。
5.人员技能和素质要素
单单有文件保管系统基础设施还不足以确保一个可信任的环境。人的因素同样重要。没有知识、技能以及专业人士恰當的态度,整个系统就会土崩瓦解。文件专业人士正受到不断变化的技术的挑战。人员技能和素质内容的焦点在于文件与档案素质以及有关技能。
(1)文件与档案素质
文件专业人士所需要和期望具有的素质包括提供信息和文件管理项目服务,捕获信息和文件,组织与描述信息和文件,提供文件和信息的利用,存储与保护信息和文件,处置信息和文件,提供电子服务。(加拿大国家档案馆,2002)
(2)有关技能:
其他技能要求加强专业化,包括电子系统交付技能,信息系统分析与设计,业务与管理技能,人际与个人技能等。
二、专家意见调查及结果分析
这项研究通过电子邮件的方式给全球范围内此领域的40位专家发放了结构调查问卷。专家需要填写他们对于选项标准重要性的倾向,依照1-9的李克特量表来排列它们。1-3范围是指较低重要性,4-6范围是指重要,7-9范围是指最高重要性。专家还需要对于列出的现象给予他们的评价,以扩展他们对于主题的看法和评价。
1.专家情况说明:
来自于亚洲、澳大利亚、加拿大、欧洲以及美国的40位专家中,有18位专家对问卷作出回应。表I提供了一些有关参与专家的信息,这些专家的参与采用匿名方式。
2.结果与分析
问卷分析结果表明:专家全体一致地认可了问卷中的各要素,并给予了很高的评价,对于有关要素的评分都在“7”或者“8”分,即“很重要”。专家对各要素的评价具体可见下面的表及评述。
表II中的分数说明监管要素对于管理电子环境中的文件是很重要的。专家们相信,没有这些标准,任何机构建立文件管理规划时都不可能建立自己的指令。如果没有适当的文件或者档案法规,机构便没有义务将文件管理政策纳入机构总体战略,这也就导致了管理文件的责任没有得到落实。
表III的分数说明了此要素的重要性。专家总体上认可文件管理运转需要详细说明才能在机构内进行系统的文件管理实践。文件管理运转的内容最好在手册或指南中提供,来统一机构人员的认知程度。在开发新的信息系统或者完善现有系统的过程中需要明确的文件保管功能需求和文件保管元数据需求。否则,会导致机构文件的非系统处理并引起重要的和有价值资产的损失,以及容易陷入诉讼和安全问题,这些问题又可能危及他们的长期完整性和可信性。
表IV中的分数反映了档案要素在维护电子文件可信任管理的重要性。专家们认为只有具有系统的鉴定实践和一个电子文件保管计划,机构才能避免对文件不恰当的处置。另一方面,保管战略对于确保有价值的文件得到长期保管具有基础作用。有效的存储管理是最大化节约空间的关键。不考虑电子文件管理的档案要素将带来的最大影响就是机构有价值信息资产的损失。文件长期的可获取性和可利用性很大程度上取决于当前所采取的行动。
表V的分数反映出专家们对这些要素重要性的高度赞同。他们认可电子文件管理系统的可信任性很大程度上取决于这些文件是从文件管理角度被管理,而不只是采用现有的技术的观点。文件管理战略需要在电子文件系统的规划阶段就提出来,这样才能确保这些产生于系统中的文件符合文件保管功能需求和元数据需求。此外,电子文件系统易受网络袭击,具有脆弱性,这迫切要求电子系统安全政策和指南的实施。这些要素的缺失会导致电子环境的不可信任,影响电子文件的完整性和真实性。
表VI表明,文件与档案素质的重要性是毫无疑问的。简言之,可以说文件管理需要一个有素质的专业人士。在这个领域受过培训的专业人士应该在机构中被认可并录用。不容置疑,他们的角色和职能对于确保机构文件的专业管理具有基础作用。
三、结论
总之,對于现今的机构来说,建立一个可信任的电子文件管理平台是基础的工作。文件从稳定的纸质物体迁移到不稳定的电子物体后,他们的物理属性受到威胁,而物理属性对于建立文件证据的真实性和可靠性具有重要意义。机构如何成功地实现电子文件的可信任将会较大地影响公司治理、法规遵循以及有效业务流程。世界很多地方文件与档案当局的经验表明高超的技术不是解决电子文件问题的答案,解决方法存在于可信任环境中的战略文件管理中。本研究中清晰指出的这些要素需要被实践并作为机构信息战略的一部分。但是在机构中理解并接受完整、系统的文件管理方法,不仅要求他们拥有完全的决心和坚强的意识,而且要求领导对于在全机构加强良好的文件管理实践拥有信念和承诺。
*文章来源:《文件管理》(Records Management Journal)2009年19卷:P135-146
译者单位:中国人民大学信息资源管理学院
