医院声像档案的收集、管理及价值开发
周燕宁 亓宝贵
摘要：目前，许多医院工作人员对声像档案管理的认知存在误区，以为医院拍照、扫描、录像等活动所留下的声像记录并不需要整理归档，导致声像档案的归档率不高，价值更是难以开发。基于此，本文分析了医院声像档案管理的现状，并提出几点完善策略，以期能进一步开发声像档案的价值。
关键词：声像档案 声像资料 档案管理 开发利用
中图分类号：R 197.3；G276 文献标识码：A
医院声像档案是以照片、录像带、光盘、磁盘等材料为载体将项目活动以声音、影像、文字注释的形式有机结合、记录形成的数字化档案。它能够鲜活地将事件的全貌形象、真实、直观记载下来，它所具有的记录性、艺术性、美感性、视听通用性等特点是其他形式的档案所无法媲美的，其在教育、记录、宣传、科研、欣赏等方面也有着很高的利用价值。
1 医院声像档案的收集、管理及使用
1.1声像档案的收集质量不高
一般情况下，医院的拍摄活动是由宣传科、医院办公室等行政管理科室负责完成，而临床、护理、医学教育等重要医学技术活动的拍照、录像等工作大多是由本科室负责完成，这就会导致医院声像记录的质量参差不齐、来源也不统一，造成部分声像档案收集难。由于医院对声像资料进行整理归档的时间间隔比较长，一般在年中或年底将期间所有的声像记录整理并上交档案室。在此期间，如果相关部门人员的声像资料入档意识不强，对声像记录的日常整理、归类等工作不够重视，就会导致归档率下降，也会影响声像档案的质量。此外，随着科技的不断进步，数码技术得到了普遍应用，医院各部门的拍摄活动也不断增加，不同类别的声像记录资料也越来越多，例如关于医学新技术、新业务、特殊病例的讨论、医学教育等项目活动都会留下既宝贵又丰富的声像资料。如果医院各科室或者声像资料形成部门因为工作比较繁忙，又没有统一的收集标准，没有人主动地去收集和整理声像资料，就可能导致部分具有重要价值的声像档案丢失。
1.2声像档案管理水平低下
大数据的普遍运用，使声像档案在医院档案中占据的比重越来越大，成为医院档案的重要组成部分。在一些医院，由于信息化水平比较低，医院还没有形成具体的档案数字化管理机制，使得医院对声像档案的管理水平明显落后于对纸质档案的管理水平，其主要表现在以下几个方面：第一，由于医院各科室的声像资料形成标准不统一，导致声像记录的格式也不尽相同；第二，由于声像档案的寿命受其存储地点的温度、湿度等因素的影响，因此保管时需要特别注意设施的通风、抗震、防光、防塵、防辐射等条件，很多医院并没有为保管声像档案留有足够的空间；第三，医院的声像档案保管设备也没有随着档案的增多而更新，甚至有些声像资料随意散落在各科室或者存储在有些职工的个人电脑上，随着人员的调动，声像档案被遗失；第四，由于医院对档案管理没有足够的重视，在近远期的规划中，也很少或完全没有考虑增加对声像档案管理的投入，使得档案管理水平与医院的规模、技术、设备以及人员结构等不同步，从而制约了医院整体管理水平的提高。
1.3声像档案管理人员素质偏低
如果管理人员对声像档案管理的特殊性不够了解，缺乏专业的声像档案管理知识，把声像档案作为一般的文书、会计、技术等纸质档案进行收集、保管，将会直接影响声像档案的寿命，使其不能长期或永久存储。如果档案管理人员素质偏低，对声像资料的时效性要求不高，采用落后的存储方式，不利用现代技术对声像资料进行收集、管理，导致声像资料存储媒介变色变质，就会使声像档案的日后使用产生质量隐患。如果档案管理人员对照片、影像、底片归档不同步，没有加以文字注释，也会对以后的调取、查阅造成很大的阻碍，甚至造成档案资源浪费，不能被高效利用。很多医院的领导不重视档案管理，一般会安排年龄较大或者学历低的工作人员负责档案管理工作，而这些人不具备专业的档案管理知识，甚至不会使用声像设备，对声像存储设施对通风、防湿、防磁、防光、防污等的特殊要求也是缺乏必要的安全保障，不懂得如何对声像档案存储进行定期的翻录、转存等，严重影响声像档案的保存质量，更妨碍了对声像档案的开发。
1.4档案开发意识不强
目前，由于医院对档案管理的意识不够，尤其是对声像档案的管理和利用多数只停留在调取、查阅、出版专刊等层次上，而对其包含的潜在技术和信息的认识程度却远远不够。许多档案管理人员缺乏开发动力和编研能力，虽然大部分声像档案都具有开发利用的价值，但却由于档案管理人员开发意识不强而得不到充分利用。
2 医院声像档案的收集、管理及开发
2.1强化声像档案采集工作
医院档案管理部门应加大声像档案采集力度，及时把各部门日常活动中产生的照片、影像等资料收集起来，保证第一时间了解声像资料内容并加以整理备注，以便于查阅和利用。与此同时，档案管理人员还应积极参与医院重要项目活动的拍摄，更加全面地掌握项目活动的全部资料，有效保证声像档案的完整性。档案管理人员还应对声像资料进行多维矩阵式的分类：一是按发生时间进行分类，便于使用者调取、查阅；二是对档案资料加以文字注释，包括地点、时间、人物、背景、事由等要素，这样既可以提高检索的效率，也可以使调取者对声像记录的全部信息一目了然；三是根据声像资料的内容，分成不同的版种，按归档的顺序注明标题、地点、时间、录制人、编号、数量、机型号和声道等要素。此外，档案管理人员还应为各部门查阅、调取声像档案提供便利条件，并加强与医院各部门之间的沟通，积极与各部门搞好关系，以便各部门人员更好地配合档案采集与管理工作。
2.2完善档案管理制度
所谓无规矩不成方圆，提高档案管理水平，首先必须建立完善的档案管理制度，尤其是将声像档案管理纳入档案管理统一制度中，使之成为档案管理的重要组成部分，与纸质档案管理并驾齐驱。医院在双管齐下的同时，也应对声像档案的形成、收集、整理、归档、保管、开发、利用等标准进行明确规定，使声像档案的管理制度化、规范化、科学化。其次，在医院档案管理制度中，应根据档案管理人员的岗位工作内容明确各自的职责，同时明确对档案管理人员的年度考核事项，以增强管理人员的责任心。根据不同人员的考核结果，应分别给予分类指导，特别是为基础薄弱的人员创造条件，加大培训学习力度，可提高整体档案管理水平。再次，档案管理制度应对归档范围做出明确的规定，特别是对形成声像资料比较多的各科室，更应详细划分归档范围，以免发生重要声像档案失控、流失的现象。此外，医院应明确宣传科、院办公室等部门在声像资料形成、收集过程中所需遵循的职责和方法，同时提倡档案管理部门积极参与医院的各项摄录活动，以便更及时、全面地获取信息，保证声像档案的归档率和完整性。
2.3创新档案管理手段
目前，在基层医疗机构以及规模较小的医院中，因受条件限制，对声像档案设备的投入不足，有的声像设施已经严重老化，难以支持声像档案采集、管理工作的正常开展。对此，医院领导应紧跟时代步伐，转变思想观念，高度重视声像档案在医院发展中的作用。首先，医院应增加对声像档案设备的资金投入，并将引进先进技术、设备纳入医院年初预算规划中。其次，医院应为声像档案的存储设立足够的空间，严格控制存放地的湿度和温度，并满足通风、避光、防尘、防磁、防震、防火、防辐射等方面的要求。此外，档案管理人员还应学习并掌握现代化的管理技术，定期对声像档案实施检查、翻录、转存等保护措施，力求保证声像档案的质量和寿命。
2.4注重档案人员培训
档案管理部门应不断强化档案人员的责任意识，注重对拍摄人员、录制人员、档案人员进行相关知识和技能的培训，以便及时掌握项目的开展情况，并将有价值的资料进行收集，形成声像记录并整理归档。档案管理部门还应完善人才工作、培養环境，通过各种途径提高档案人员的能力素质。档案人员也应积极参加医院举办的档案知识培训，提高对档案管理工作的认知，发挥主观能动性，更好地完成工作。
2.5加强档案开发利用
档案管理部门还应加强对档案的开发和利用，使档案资源更好地为医院服务，为患者服务。例如，档案管理人员可以根据声像档案资料，发掘医护题材，出版专刊或图报，为医院进行宣传，通过展示医院的发展历程和工作人员的文化风采，增强职工的凝聚力；医院还可以对特殊病例的诊疗过程进行声像记录，作为证据，为医患双方维权。
3 结束语
近年来，信息技术的快速发展和医院管理水平的提高推动了档案管理工作的进步，尤其是声像档案的作用引起了医院管理者的重视。在档案管理实践中，医院应强化管理人员对声像档案的认知，要求管理人员注重声像档案的形成、收集、整理和保管，并充分开发、挖掘声像档案的有利价值，使其更好地辅助医院工作。
参考文献：
[1] 孙颖.声像档案的价值挖掘及作用发挥[J].视听纵横，2012（1）：103-105.
[2] 荣增鹏.声像档案在医院文化建设中的作用与对策[J].城建档案，2012（6）：55- 56.
[3] 陈忠煜.医院声像档案的数字化管理研究[J].办公室业务，2017（10）：186.
[4] 金海燕.运用数字化技术管理声像档案刍议[J].办公室业务，2016（1）：70.
[5] 李雪梅.重视声像档案价值 服务医院文化建设[J].科技情报开发与经济，2012（7）：108- 109.
摘要：目前，许多医院工作人员对声像档案管理的认知存在误区，以为医院拍照、扫描、录像等活动所留下的声像记录并不需要整理归档，导致声像档案的归档率不高，价值更是难以开发。基于此，本文分析了医院声像档案管理的现状，并提出几点完善策略，以期能进一步开发声像档案的价值。
关键词：声像档案 声像资料 档案管理 开发利用
中图分类号：R 197.3；G276 文献标识码：A
医院声像档案是以照片、录像带、光盘、磁盘等材料为载体将项目活动以声音、影像、文字注释的形式有机结合、记录形成的数字化档案。它能够鲜活地将事件的全貌形象、真实、直观记载下来，它所具有的记录性、艺术性、美感性、视听通用性等特点是其他形式的档案所无法媲美的，其在教育、记录、宣传、科研、欣赏等方面也有着很高的利用价值。
1 医院声像档案的收集、管理及使用
1.1声像档案的收集质量不高
一般情况下，医院的拍摄活动是由宣传科、医院办公室等行政管理科室负责完成，而临床、护理、医学教育等重要医学技术活动的拍照、录像等工作大多是由本科室负责完成，这就会导致医院声像记录的质量参差不齐、来源也不统一，造成部分声像档案收集难。由于医院对声像资料进行整理归档的时间间隔比较长，一般在年中或年底将期间所有的声像记录整理并上交档案室。在此期间，如果相关部门人员的声像资料入档意识不强，对声像记录的日常整理、归类等工作不够重视，就会导致归档率下降，也会影响声像档案的质量。此外，随着科技的不断进步，数码技术得到了普遍应用，医院各部门的拍摄活动也不断增加，不同类别的声像记录资料也越来越多，例如关于医学新技术、新业务、特殊病例的讨论、医学教育等项目活动都会留下既宝贵又丰富的声像资料。如果医院各科室或者声像资料形成部门因为工作比较繁忙，又没有统一的收集标准，没有人主动地去收集和整理声像资料，就可能导致部分具有重要价值的声像档案丢失。
1.2声像档案管理水平低下
大数据的普遍运用，使声像档案在医院档案中占据的比重越来越大，成为医院档案的重要组成部分。在一些医院，由于信息化水平比较低，医院还没有形成具体的档案数字化管理机制，使得医院对声像档案的管理水平明显落后于对纸质档案的管理水平，其主要表现在以下几个方面：第一，由于医院各科室的声像资料形成标准不统一，导致声像记录的格式也不尽相同；第二，由于声像档案的寿命受其存储地点的温度、湿度等因素的影响，因此保管时需要特别注意设施的通风、抗震、防光、防塵、防辐射等条件，很多医院并没有为保管声像档案留有足够的空间；第三，医院的声像档案保管设备也没有随着档案的增多而更新，甚至有些声像资料随意散落在各科室或者存储在有些职工的个人电脑上，随着人员的调动，声像档案被遗失；第四，由于医院对档案管理没有足够的重视，在近远期的规划中，也很少或完全没有考虑增加对声像档案管理的投入，使得档案管理水平与医院的规模、技术、设备以及人员结构等不同步，从而制约了医院整体管理水平的提高。
1.3声像档案管理人员素质偏低
如果管理人员对声像档案管理的特殊性不够了解，缺乏专业的声像档案管理知识，把声像档案作为一般的文书、会计、技术等纸质档案进行收集、保管，将会直接影响声像档案的寿命，使其不能长期或永久存储。如果档案管理人员素质偏低，对声像资料的时效性要求不高，采用落后的存储方式，不利用现代技术对声像资料进行收集、管理，导致声像资料存储媒介变色变质，就会使声像档案的日后使用产生质量隐患。如果档案管理人员对照片、影像、底片归档不同步，没有加以文字注释，也会对以后的调取、查阅造成很大的阻碍，甚至造成档案资源浪费，不能被高效利用。很多医院的领导不重视档案管理，一般会安排年龄较大或者学历低的工作人员负责档案管理工作，而这些人不具备专业的档案管理知识，甚至不会使用声像设备，对声像存储设施对通风、防湿、防磁、防光、防污等的特殊要求也是缺乏必要的安全保障，不懂得如何对声像档案存储进行定期的翻录、转存等，严重影响声像档案的保存质量，更妨碍了对声像档案的开发。
1.4档案开发意识不强
目前，由于医院对档案管理的意识不够，尤其是对声像档案的管理和利用多数只停留在调取、查阅、出版专刊等层次上，而对其包含的潜在技术和信息的认识程度却远远不够。许多档案管理人员缺乏开发动力和编研能力，虽然大部分声像档案都具有开发利用的价值，但却由于档案管理人员开发意识不强而得不到充分利用。
2 医院声像档案的收集、管理及开发
2.1强化声像档案采集工作
医院档案管理部门应加大声像档案采集力度，及时把各部门日常活动中产生的照片、影像等资料收集起来，保证第一时间了解声像资料内容并加以整理备注，以便于查阅和利用。与此同时，档案管理人员还应积极参与医院重要项目活动的拍摄，更加全面地掌握项目活动的全部资料，有效保证声像档案的完整性。档案管理人员还应对声像资料进行多维矩阵式的分类：一是按发生时间进行分类，便于使用者调取、查阅；二是对档案资料加以文字注释，包括地点、时间、人物、背景、事由等要素，这样既可以提高检索的效率，也可以使调取者对声像记录的全部信息一目了然；三是根据声像资料的内容，分成不同的版种，按归档的顺序注明标题、地点、时间、录制人、编号、数量、机型号和声道等要素。此外，档案管理人员还应为各部门查阅、调取声像档案提供便利条件，并加强与医院各部门之间的沟通，积极与各部门搞好关系，以便各部门人员更好地配合档案采集与管理工作。
2.2完善档案管理制度
所谓无规矩不成方圆，提高档案管理水平，首先必须建立完善的档案管理制度，尤其是将声像档案管理纳入档案管理统一制度中，使之成为档案管理的重要组成部分，与纸质档案管理并驾齐驱。医院在双管齐下的同时，也应对声像档案的形成、收集、整理、归档、保管、开发、利用等标准进行明确规定，使声像档案的管理制度化、规范化、科学化。其次，在医院档案管理制度中，应根据档案管理人员的岗位工作内容明确各自的职责，同时明确对档案管理人员的年度考核事项，以增强管理人员的责任心。根据不同人员的考核结果，应分别给予分类指导，特别是为基础薄弱的人员创造条件，加大培训学习力度，可提高整体档案管理水平。再次，档案管理制度应对归档范围做出明确的规定，特别是对形成声像资料比较多的各科室，更应详细划分归档范围，以免发生重要声像档案失控、流失的现象。此外，医院应明确宣传科、院办公室等部门在声像资料形成、收集过程中所需遵循的职责和方法，同时提倡档案管理部门积极参与医院的各项摄录活动，以便更及时、全面地获取信息，保证声像档案的归档率和完整性。
2.3创新档案管理手段
目前，在基层医疗机构以及规模较小的医院中，因受条件限制，对声像档案设备的投入不足，有的声像设施已经严重老化，难以支持声像档案采集、管理工作的正常开展。对此，医院领导应紧跟时代步伐，转变思想观念，高度重视声像档案在医院发展中的作用。首先，医院应增加对声像档案设备的资金投入，并将引进先进技术、设备纳入医院年初预算规划中。其次，医院应为声像档案的存储设立足够的空间，严格控制存放地的湿度和温度，并满足通风、避光、防尘、防磁、防震、防火、防辐射等方面的要求。此外，档案管理人员还应学习并掌握现代化的管理技术，定期对声像档案实施检查、翻录、转存等保护措施，力求保证声像档案的质量和寿命。
2.4注重档案人员培训
档案管理部门应不断强化档案人员的责任意识，注重对拍摄人员、录制人员、档案人员进行相关知识和技能的培训，以便及时掌握项目的开展情况，并将有价值的资料进行收集，形成声像记录并整理归档。档案管理部门还应完善人才工作、培養环境，通过各种途径提高档案人员的能力素质。档案人员也应积极参加医院举办的档案知识培训，提高对档案管理工作的认知，发挥主观能动性，更好地完成工作。
2.5加强档案开发利用
档案管理部门还应加强对档案的开发和利用，使档案资源更好地为医院服务，为患者服务。例如，档案管理人员可以根据声像档案资料，发掘医护题材，出版专刊或图报，为医院进行宣传，通过展示医院的发展历程和工作人员的文化风采，增强职工的凝聚力；医院还可以对特殊病例的诊疗过程进行声像记录，作为证据，为医患双方维权。
3 结束语
近年来，信息技术的快速发展和医院管理水平的提高推动了档案管理工作的进步，尤其是声像档案的作用引起了医院管理者的重视。在档案管理实践中，医院应强化管理人员对声像档案的认知，要求管理人员注重声像档案的形成、收集、整理和保管，并充分开发、挖掘声像档案的有利价值，使其更好地辅助医院工作。
参考文献：
[1] 孙颖.声像档案的价值挖掘及作用发挥[J].视听纵横，2012（1）：103-105.
[2] 荣增鹏.声像档案在医院文化建设中的作用与对策[J].城建档案，2012（6）：55- 56.
[3] 陈忠煜.医院声像档案的数字化管理研究[J].办公室业务，2017（10）：186.
[4] 金海燕.运用数字化技术管理声像档案刍议[J].办公室业务，2016（1）：70.
[5] 李雪梅.重视声像档案价值 服务医院文化建设[J].科技情报开发与经济，2012（7）：108- 109.
