数字档案信息化管理的实现途径分析
胡选江
摘要：数字档案信息化管理是发挥档案价值，满足用户使用档案需求重要手段。应当在现代信息技术的支撑下，创新数字档案管理工作方式，丰富数字档案管理渠道，形成数字档案管理体系，提高数字档案管理有效性。
关键词：数字档案 信息化管理 智能化 管理体系
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
数字档案信息化管理体现着档案事业发展方向，本文在分析数字档案信息化管理过程中存在问题的基础上，找准数字档案信息化管理的具体路径，总结数字档案信息化管理的基本原则，全面提高数字档案管理有效性。
1 数字档案信息化管理的价值
1.1提升信息服务价值
现代数字档案管理工作是以服务用户为宗旨的档案管理体系，数字档案管理体系的建设不仅仅着眼于提高档案管理质量，而且还要开发满足用户档案使用需求的系统，强调发挥出档案的价值，切实把数字档案信息服务于社会经济发展建设，进一步满足社会对数字檔案的使用需求。
1.2减轻档案管理压力
现代数字档案管理工作面临着海量的数据，丰富的信息源与多样化的数据类型，只有实现数字档案的信息化管理，才能建立起稳定的数字档案管理运行体系，不断挖掘数字档案的使用价值，解决数字档案管理中的实际问题，减轻工作人员的压力，并且更好实现数字档案管理目标。
2 数字档案信息化管理的特征
2.1数字档案管理特征
数字档案是依靠现代信息技术发展起来的档案管理形式，数字档案不仅可以实现实时数据信息的获取，而且具有保存时间长，占有空间小，传输速度快，可以随时使用与智能化读取的功能。数字档案依靠电子计算机和互联网技术取得快速发展。现代数字档案已经从传统的存储管理功能向着智能开发的方向快速发展。数字档案管理已经从被动管理向主动服务的方向迈进，大数据与云计算支撑数字化档案管理工作快速发展，极大发挥出数字档案的应用价值，可以为企事业单位决策、管理、日常工作分析提供必要数据支撑，有效发挥了档案的应用价值。
2.2数字档案管理模式
目前数字档案管理工作模式是在计算机档案管理系统与互联网的辅助支撑下开展的具体档案管理工作。在数字化档案管理的过程中更注重电子文件数据信息的收集，强调做好具体的保存与数字档案的归档工作，要求确保数据信息的齐全与完整，在数字档案管理模式下更强调使用计算机进行智能化的管理，要求开发出简易的数字化档案管理工作程序，强调运用标准化的档案管理操作方式对数字档案信息进行存储归档并且提高档案运行效率。数字档案使得人们对数据信息的需求量不断增加，而且实现了数据信息的安全共享，可以满足人们使用的需求，进一步提高档案管理工作效率，解决了档案管理工作的难题。
3 数字档案信息化管理的问题
3.1归档保护困境
目前数字化档案推广使用过程中主要面临着归档与档案安全保护方面的问题。例如，各级机构都在自主拓展办公智能化功能，各相关单位之间大多数都在开发针对自己实际情况的办公自动化系统，这使得相关单位间的数据信息传递存在着兼容性差，运行系统版本多样和文件格式不统一的问题。软件的个性化虽然提高了基层各单位的实际办公效率，但是不利于相关数据信息的传递工作，也给数字档案信息的归档带来了较大的挑战，由于数据档案的版本不同、标准不同与运行方式多样，直接造成了档案数据冗余或者数字档案错误问题，提高了数字档案的存储难度。而且在不兼容的环境下导致档案数据信息传递的困难，有些数据信息无法实现即时转换，而且可能在转换的过程中存在着数据错误，以及难以归档保存的问题，这给数字档案使用带来较大困难。而且兼容性不足的档案面临着更大的安全隐患，有可能被系统误认为错误的数据信息被删除或损毁，因此给档案安全管理带来一定困扰。
3.2重复建设弊端
数字档案建设虽然取得较快发展，但是纸制档案资源仍未退出历史舞台。当前普遍存在着纸制档案与数字档案的双重管理机制，这使得当前档案管理部门存在着较大的工作重叠问题，而且严重地浪费了档案管理工作资源，影响了档案管理工作质量，同时还增加了人力工作成本。目前电子档案在制作过程中还要考虑纸制档案加工处理，还需要考虑纸制档案的存储方式，需要运用先进的数据信息系统来考虑纸制档案的保存方式方法问题，因此极大地影响了数字档案的传递使用效率，给档案纠错与管理带来较大考验，影响档案数字化的质量和进程。
3.3人员素质困扰
目前数字档案信息化管理工作的水平有限主要与缺乏专业信息管理人才有关。基层单位的档案数字化还处于起步阶段，目前各级档案管理部门普遍的缺乏信息管理人才，现有档案管理人员的信息化档案管理理念匮乏，档案管理效率低，因此影响数字化档案管理工作的质量与效果。还有的人员没能经过必要的数字信息技术培训，现有的数字档案管理知识不足以应对数字档案的传递、信息挖掘与智能化服务管理工作的需求。而且基层单位之间与内部未能有效的配置专职与兼职数字档案管理人员，导致数字档案管理工作制度与责任难以在基层单位有效落实，因此影响档案管理工作的效率，降低了数字档案管理工作质量。
4 数字档案信息化管理的原则
4.1规范性原则
实现数字档案的信息化管理，必须面向互联网提高数字档案的运行质量，解决数字档案传递使用中的不规范的现象，形成规范的数字档案运行体系。首先，要求所有数字档案都按照规范化的格式进行制作与存储传递，要在统一模式下进行标准化的数字档案管理工作。其次，采用科学的方式对网络档案资源进行管理，划分各级各类档案管理与使用人员的权限，引导档案管理人员与使用人员在数字档案管理系统中合理使用，切实减少因为档案管理软件与存储格式方面存在的实际问题。第三，还要有效地防止资源浪费的问题，全面提高数字档案的使用传输规范性，获得数字档案使用的最佳效率，全面提高数字档案的管理工作质量。
4.2可靠性原则
只有档案信息化管理安全可靠，才能体现出数字档案管理工作的价值，解决数字档案建设过程中的实际问题，全面提高数字档案管理工作有效性。由于数字档案管理依靠信息技术，而信息技术在档案管理使用过程中过于复杂，可能存在着各种错误程序、错误操作对档案数据信息造成的影响，因此必须提高数字档案信息管理的安全性与可靠性。首先，应当加强相关制度建设，形成数字档案管理的规范，解决档案管理操作随意的问题。其次，阻塞数字档案管理漏洞，提高数字档案管理的严密性，防止未经授权单位或个人使用档案。第三，加强数字档案鉴定工作，对数字档案的各个流程进行管理，有效防止數字档案信息的丢失，全面提高数字档案的可靠性，加强对数字档案的备份工作。
4.3高效率原则
数字档案信息化管理往往面临着海量的数据信息，只有提高数字档案管理工作的效率，才能提高数字档案管理工作有效性，解决数字档案管理中的实际问题。首先，选择最优的数字档案管理方案，加强在数字档案信息化管理过程中的计算性，围绕着数字档案的运行传递体系加强相关建设工作。其次，提高硬件与软件水平，加强具体的数字档案的运行平台建设工作。第三，提高数字档案的运行速度，加强数字档案的兼容性，解决数字档案建设不规范问题，进一步提升数字档案管理有效性。
5 数字档案信息化管理的路径
5.1建立完善的管理体系
提高数字档案信息化管理水平，必须建立起完善的数字档案管理系统，运用现代信息技术支撑数字化档案的高效运行。首先，建立起主动智能化的档案管理系统，面向基层收集档案数据信息同时能够加强数字档案的主动服务水平，在仔细分析数字档案资料的基础上，实现对数字档案信息的分类管理。其次，严把档案质量关，提高数字档案的服务质量，在形成完善公开档案体系的基础上，提高数字档案保密与安全工作水平，防止档案数据信息外泄，形成科学的以优质硬件为基础的档案存储体系，保证电子文档长久保存。
5.2建立智能化软件系统
提高数字档案信息化管理水平，必须依靠优质的档案管理工作系统，要针对不同专业档案的使用与传输需求，开发智能型的数字档案应用管理系统。首先，根据数字档案管理工作的独特性和用户对数字档案的使用需求，开发针对域内用户为主体的数字档案信息服务管理系统，一方面运用该系统实现档案数据信息的收集，另一方面提高档案数据信息的智能化推送能力。其次，依靠档案数字化管理系统提高现有数字档案的标准化建设水平，不仅要依靠智能系统对数字档案信息进行规范建设，而且要开发出强大的纠错功能，保证数字信息可以精确高效运行，减少使用过程中的问题。
5.3加强基础设施建设力度
只有加强数字档案运行的软硬件建设工作，才能保证数字档案信息化管理的不断发展，切实满足用户对数字档案管理中问题，全面提高数字档案管理工作效率。首先，实现数字档案的集成化管理，建立起门的数字档案管理部门，形成独立的数字档案管理工作机构，在单位各业务部门与各分支机构中形成必要的联络保障机制，促进数字档案的高效传递。其次，在开发互联网系统的同时还要建立起涉密档案信息的局域网，提高相关业务部门的核心档案传递的安全性，在实现数字档案共享的同时进一步提高档案的安全性。
实现数字档案信息化管理要完善数字档案运行体系，丰富数字档案管理手段，提高数字档案管理工作效率，运行智能化、系统化与规范的手段加强数字档案管理，全面提高数字档案管理工作的质量与水平。
参考文献：
[1] 刘莹.分析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].价值工程，2012（18）：307- 308.
[2] 刘玲.从档案管理到档案信息管理—实现传统意义上的档案馆到数字档案馆的转变[J].云南档案，2012（1）：10- 11.
摘要：数字档案信息化管理是发挥档案价值，满足用户使用档案需求重要手段。应当在现代信息技术的支撑下，创新数字档案管理工作方式，丰富数字档案管理渠道，形成数字档案管理体系，提高数字档案管理有效性。
关键词：数字档案 信息化管理 智能化 管理体系
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
数字档案信息化管理体现着档案事业发展方向，本文在分析数字档案信息化管理过程中存在问题的基础上，找准数字档案信息化管理的具体路径，总结数字档案信息化管理的基本原则，全面提高数字档案管理有效性。
1 数字档案信息化管理的价值
1.1提升信息服务价值
现代数字档案管理工作是以服务用户为宗旨的档案管理体系，数字档案管理体系的建设不仅仅着眼于提高档案管理质量，而且还要开发满足用户档案使用需求的系统，强调发挥出档案的价值，切实把数字档案信息服务于社会经济发展建设，进一步满足社会对数字檔案的使用需求。
1.2减轻档案管理压力
现代数字档案管理工作面临着海量的数据，丰富的信息源与多样化的数据类型，只有实现数字档案的信息化管理，才能建立起稳定的数字档案管理运行体系，不断挖掘数字档案的使用价值，解决数字档案管理中的实际问题，减轻工作人员的压力，并且更好实现数字档案管理目标。
2 数字档案信息化管理的特征
2.1数字档案管理特征
数字档案是依靠现代信息技术发展起来的档案管理形式，数字档案不仅可以实现实时数据信息的获取，而且具有保存时间长，占有空间小，传输速度快，可以随时使用与智能化读取的功能。数字档案依靠电子计算机和互联网技术取得快速发展。现代数字档案已经从传统的存储管理功能向着智能开发的方向快速发展。数字档案管理已经从被动管理向主动服务的方向迈进，大数据与云计算支撑数字化档案管理工作快速发展，极大发挥出数字档案的应用价值，可以为企事业单位决策、管理、日常工作分析提供必要数据支撑，有效发挥了档案的应用价值。
2.2数字档案管理模式
目前数字档案管理工作模式是在计算机档案管理系统与互联网的辅助支撑下开展的具体档案管理工作。在数字化档案管理的过程中更注重电子文件数据信息的收集，强调做好具体的保存与数字档案的归档工作，要求确保数据信息的齐全与完整，在数字档案管理模式下更强调使用计算机进行智能化的管理，要求开发出简易的数字化档案管理工作程序，强调运用标准化的档案管理操作方式对数字档案信息进行存储归档并且提高档案运行效率。数字档案使得人们对数据信息的需求量不断增加，而且实现了数据信息的安全共享，可以满足人们使用的需求，进一步提高档案管理工作效率，解决了档案管理工作的难题。
3 数字档案信息化管理的问题
3.1归档保护困境
目前数字化档案推广使用过程中主要面临着归档与档案安全保护方面的问题。例如，各级机构都在自主拓展办公智能化功能，各相关单位之间大多数都在开发针对自己实际情况的办公自动化系统，这使得相关单位间的数据信息传递存在着兼容性差，运行系统版本多样和文件格式不统一的问题。软件的个性化虽然提高了基层各单位的实际办公效率，但是不利于相关数据信息的传递工作，也给数字档案信息的归档带来了较大的挑战，由于数据档案的版本不同、标准不同与运行方式多样，直接造成了档案数据冗余或者数字档案错误问题，提高了数字档案的存储难度。而且在不兼容的环境下导致档案数据信息传递的困难，有些数据信息无法实现即时转换，而且可能在转换的过程中存在着数据错误，以及难以归档保存的问题，这给数字档案使用带来较大困难。而且兼容性不足的档案面临着更大的安全隐患，有可能被系统误认为错误的数据信息被删除或损毁，因此给档案安全管理带来一定困扰。
3.2重复建设弊端
数字档案建设虽然取得较快发展，但是纸制档案资源仍未退出历史舞台。当前普遍存在着纸制档案与数字档案的双重管理机制，这使得当前档案管理部门存在着较大的工作重叠问题，而且严重地浪费了档案管理工作资源，影响了档案管理工作质量，同时还增加了人力工作成本。目前电子档案在制作过程中还要考虑纸制档案加工处理，还需要考虑纸制档案的存储方式，需要运用先进的数据信息系统来考虑纸制档案的保存方式方法问题，因此极大地影响了数字档案的传递使用效率，给档案纠错与管理带来较大考验，影响档案数字化的质量和进程。
3.3人员素质困扰
目前数字档案信息化管理工作的水平有限主要与缺乏专业信息管理人才有关。基层单位的档案数字化还处于起步阶段，目前各级档案管理部门普遍的缺乏信息管理人才，现有档案管理人员的信息化档案管理理念匮乏，档案管理效率低，因此影响数字化档案管理工作的质量与效果。还有的人员没能经过必要的数字信息技术培训，现有的数字档案管理知识不足以应对数字档案的传递、信息挖掘与智能化服务管理工作的需求。而且基层单位之间与内部未能有效的配置专职与兼职数字档案管理人员，导致数字档案管理工作制度与责任难以在基层单位有效落实，因此影响档案管理工作的效率，降低了数字档案管理工作质量。
4 数字档案信息化管理的原则
4.1规范性原则
实现数字档案的信息化管理，必须面向互联网提高数字档案的运行质量，解决数字档案传递使用中的不规范的现象，形成规范的数字档案运行体系。首先，要求所有数字档案都按照规范化的格式进行制作与存储传递，要在统一模式下进行标准化的数字档案管理工作。其次，采用科学的方式对网络档案资源进行管理，划分各级各类档案管理与使用人员的权限，引导档案管理人员与使用人员在数字档案管理系统中合理使用，切实减少因为档案管理软件与存储格式方面存在的实际问题。第三，还要有效地防止资源浪费的问题，全面提高数字档案的使用传输规范性，获得数字档案使用的最佳效率，全面提高数字档案的管理工作质量。
4.2可靠性原则
只有档案信息化管理安全可靠，才能体现出数字档案管理工作的价值，解决数字档案建设过程中的实际问题，全面提高数字档案管理工作有效性。由于数字档案管理依靠信息技术，而信息技术在档案管理使用过程中过于复杂，可能存在着各种错误程序、错误操作对档案数据信息造成的影响，因此必须提高数字档案信息管理的安全性与可靠性。首先，应当加强相关制度建设，形成数字档案管理的规范，解决档案管理操作随意的问题。其次，阻塞数字档案管理漏洞，提高数字档案管理的严密性，防止未经授权单位或个人使用档案。第三，加强数字档案鉴定工作，对数字档案的各个流程进行管理，有效防止數字档案信息的丢失，全面提高数字档案的可靠性，加强对数字档案的备份工作。
4.3高效率原则
数字档案信息化管理往往面临着海量的数据信息，只有提高数字档案管理工作的效率，才能提高数字档案管理工作有效性，解决数字档案管理中的实际问题。首先，选择最优的数字档案管理方案，加强在数字档案信息化管理过程中的计算性，围绕着数字档案的运行传递体系加强相关建设工作。其次，提高硬件与软件水平，加强具体的数字档案的运行平台建设工作。第三，提高数字档案的运行速度，加强数字档案的兼容性，解决数字档案建设不规范问题，进一步提升数字档案管理有效性。
5 数字档案信息化管理的路径
5.1建立完善的管理体系
提高数字档案信息化管理水平，必须建立起完善的数字档案管理系统，运用现代信息技术支撑数字化档案的高效运行。首先，建立起主动智能化的档案管理系统，面向基层收集档案数据信息同时能够加强数字档案的主动服务水平，在仔细分析数字档案资料的基础上，实现对数字档案信息的分类管理。其次，严把档案质量关，提高数字档案的服务质量，在形成完善公开档案体系的基础上，提高数字档案保密与安全工作水平，防止档案数据信息外泄，形成科学的以优质硬件为基础的档案存储体系，保证电子文档长久保存。
5.2建立智能化软件系统
提高数字档案信息化管理水平，必须依靠优质的档案管理工作系统，要针对不同专业档案的使用与传输需求，开发智能型的数字档案应用管理系统。首先，根据数字档案管理工作的独特性和用户对数字档案的使用需求，开发针对域内用户为主体的数字档案信息服务管理系统，一方面运用该系统实现档案数据信息的收集，另一方面提高档案数据信息的智能化推送能力。其次，依靠档案数字化管理系统提高现有数字档案的标准化建设水平，不仅要依靠智能系统对数字档案信息进行规范建设，而且要开发出强大的纠错功能，保证数字信息可以精确高效运行，减少使用过程中的问题。
5.3加强基础设施建设力度
只有加强数字档案运行的软硬件建设工作，才能保证数字档案信息化管理的不断发展，切实满足用户对数字档案管理中问题，全面提高数字档案管理工作效率。首先，实现数字档案的集成化管理，建立起门的数字档案管理部门，形成独立的数字档案管理工作机构，在单位各业务部门与各分支机构中形成必要的联络保障机制，促进数字档案的高效传递。其次，在开发互联网系统的同时还要建立起涉密档案信息的局域网，提高相关业务部门的核心档案传递的安全性，在实现数字档案共享的同时进一步提高档案的安全性。
实现数字档案信息化管理要完善数字档案运行体系，丰富数字档案管理手段，提高数字档案管理工作效率，运行智能化、系统化与规范的手段加强数字档案管理，全面提高数字档案管理工作的质量与水平。
参考文献：
[1] 刘莹.分析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].价值工程，2012（18）：307- 308.
[2] 刘玲.从档案管理到档案信息管理—实现传统意义上的档案馆到数字档案馆的转变[J].云南档案，2012（1）：10- 11.
