北京院档案资产化管理构想
次鹏
【摘 要】随着我国社会主义市场经济体制的建立和健全，特别是企业改革的深化，档案作为企业的资产开始被人们所认识和接受。将档案作为资产定价，并进行资产化管理已成为企业档案工作面临的一个全新课题，值得深入探讨和研究。
【Abstract】With the establishment and improvement of China's socialist market economic system， especially the deepening of enterprise reform， as the assets of enterprises， archives have been recognized and accepted by people. To price the files as assets and carry on the capitalization management to it has become a new topic of enterprise archives work， which is worthy of further discussion and study.
【關键词】档案资产；档案资产化；管理
【Keywords】archives assets； archives capitalization； management
【中图分类号】G275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0013-02
1 档案资产化管理的引入
国家档案局2009年11月2日发布，并于2010年1月1日实施《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）首次将企业的档案界定为企业知识资产和信息资源的重要组成部分，将企业档案的性质归结到企业资产、企业资源中。
中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司（简称：北京院或公司）始建于1953年，是大型综合性勘测设计研究单位，现为中国电力建设集团有限公司（世界500强企业）的全资子企业。参与建设多个国家重点工程、民生工程，60多年积累的档案不计其数，这些都是北京院未来成为为清洁能源和基础设施领域提供一体化解决方案的国际一流工程公司的宝贵财富，是北京院最重要的资产。
档案资产化管理是将档案由实物管理转变为资产价值形态的管理；是对档案资产进行评估和定价的动态管理；是对档案管理工作内涵认识的理性飞跃；是与现代企业制度相适应的档案管理手段，能够促使北京院各级领导真正自觉地重视和加强档案工作，不惜投入更大的人力、物力和财力，这样就为北京院的档案工作发展创造了有利的条件。
2 档案资产化管理的步骤
2.1 使管理者认同档案资产化管理的观念
《企业档案工作规范》规定企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。要求企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
北京院通过为社会提供产品和服务，创造价值和利润，所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑。在这个过程中，无论是北京院自身，还是社会上的组织和个人都因某种需要而追溯产品和服务的过程，如产品质量、事故调查、维护保养、升级改造等。可以说档案已经潜移默化地渗透进了北京院的各项业务活动，但从管理者角度还没有意识到档案工作的重要性和全局性，依旧是老一套的管理模式，没有从档案的资产、资源属性去思考工作。这些都严重制约了档案在市场经济环境中所能发挥的作用。所以要树立“走出档案发展档案”的观念。要力求把“死档案”变为“活资源”，走出档案看档案，开阔眼界、开阔思路，在碰撞交流中使思想观念产生飞跃。
2.2 建立北京院档案资产框架体系分类表
将北京院档案资产划分为四类，即科技档案资产、管理类档案资产、会计档案资产、实物档案资产。科技档案资产按照北京院"4+x"行业领域进行划分。这样做的好处是理顺科技档案资产和工程项目的对应关系，方便档案资产定价。
北京院的所有生产和管理活动都是围绕工程项目开展的，档案资产类型也可以按照生产和管理分成两大类。生产类档案资产即科技档案资产，综合管理类档案资产即除科技档案资产外其它三类档案资产（管理类档案资产、会计档案资产、实物档案资产）。
北京院参与建设的每个工程项目顺利运作都涵盖了所有团队的辛苦付出，在计算档案资产价值时，正是评价每个团队工作的价值。所以引入档案资产分配系数α，即生产类档案资产和综合管理类档案资产占工程项目产值的比率。科技档案资产作为生产类资产α值暂定0.5，其它围绕生产开展的各项综合管理类档案资产，依据工作量和难易程度进行分配，暂定资本管理α值0.05、资产管理（含基建和设备）α值0.05、投资管理α值0.05、行政管理α值0.05、生产经营管理α值0.05、人力资源管理α值0.05、党工团管理（含声像）α值0.05、会计档案资产α值0.1、实物档案资产α值0.05。具体α值可以根据工程性质和各团队任务分配比率进行灵活调整。
2.3 建立北京院档案资产定价模型
E=B+D-A；f=（E-B）/D；P=α·β·E/N
E：第n项工程当年的营业额；
B：第n项工程从上年结转过来的未完成合同额中需当年完成的合同额；
D：第n项工程当年新签的合同额；
A：当年新签合同需要以后年度转化为营业额的合同额。（新签合同额一部分在当年消化，直接转化成当年营业额，剩余部分在年底作为结转任务延续到次年或第三年消化）；
f：新签合同当年转化为营业额的比率；
P：第n项工程档案资产的平均价格；
N：第n项工程当年产生的产品数量；
α：档案资产分配系数（科技档案资产分配系数0.5；其他类别档案资产分配系数详见《北京院档案资产框架体系分类表》）；
β：第n项工程的毛利率。
2.4 档案资产化管理的实践意义
从档案到档案资产，使档案的价值第一次有了货币表现的形式，使档案工作真正实现了与社会主义市场经济接轨，能动地把档案纳入北京院国有资产的管理范畴。
档案资产化管理有利于提高全员对档案资产的认识，促进档案资产的有效利用，防止档案资产的流失；有利于开展档案资产评估工作，并逐步使其走上规范化、法制化的轨道；有利于从档案方面评定信用等级，强化北京院国有企业形象，增加北京院信用等级的可靠性。
3 实行档案资产化管理后预期的效果
3.1 档案管理和工程管理有机结合为一体
使档案工作从一开始就走到前台，纳入工程管理的目标和计划，使档案管理与工程项目管理保持同步；纳入项目部的议事日程和职责范围，在经费、设备、人员配置及档案管理人员待遇等方面给予保证。
档案管理与工程合同管理、招投标管理、全面质量管理、财务管理融为一体。档案工作不再是孤立的个体，而是参与到北京院各项管理工作中去，能够调动档案人员的积极性，赋予档案更多管理过程的信息量，促进档案资产尽快转化为生产力，从而实现档案资产的保值增值。
3.2 有效解决档案收集难问题
树立档案是资产观念，使职工意识到档案与资产密切相关，档案是北京院资产的重要依据，使职工进一步认识到档案的散失，会导致与之相关的资产部分、甚至全部流失。私自占有档案就是变相侵占不属于自己所有的资产，使公司的经济利益受损。对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照档案资产的价值追究相关人员的经济责任。从而保证档案收集成套完整。
3.3 实现国有资产的保值增值
《国有资产保值增值考核试行办法》规定企业的法定代表人，对企业国有资产的保值增值承担经济责任，并与个人收入挂钩，对完成考核指标的，可适当增加风险收入，对无特殊原因连续两年未完成考核值的，或由于经营管理不善、决策失误、其它主观原因使国有资产遭受损失，依情节轻重和损失大小予以核减个人收入、免职、追究经济、行政直至法律责任。可见国有资产保值增值才是北京院管理的终极目标。档案实行资产化管理以后，各项工作都被赋予了经济价值，北京院所有有形的和无形的资产都被管理起来，并且造价入册，所有工作岗位创造的价值都一目了然。
档案资产化管理的主要目标就是实现资产的保值增值，讲求成本效益。资产化的管理手段会更加明確和具体，使企业负责人不再为资产的保值增值伤脑筋。
4 结语
档案是北京院科学决策的重要依据，是维护北京院合法权益的凭证，北京院只有把档案作为资产管理，才能够充分发挥档案在资产运作中的作用，才能赢得更为广阔的生存空间。
【摘 要】随着我国社会主义市场经济体制的建立和健全，特别是企业改革的深化，档案作为企业的资产开始被人们所认识和接受。将档案作为资产定价，并进行资产化管理已成为企业档案工作面临的一个全新课题，值得深入探讨和研究。
【Abstract】With the establishment and improvement of China's socialist market economic system， especially the deepening of enterprise reform， as the assets of enterprises， archives have been recognized and accepted by people. To price the files as assets and carry on the capitalization management to it has become a new topic of enterprise archives work， which is worthy of further discussion and study.
【關键词】档案资产；档案资产化；管理
【Keywords】archives assets； archives capitalization； management
【中图分类号】G275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0013-02
1 档案资产化管理的引入
国家档案局2009年11月2日发布，并于2010年1月1日实施《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）首次将企业的档案界定为企业知识资产和信息资源的重要组成部分，将企业档案的性质归结到企业资产、企业资源中。
中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司（简称：北京院或公司）始建于1953年，是大型综合性勘测设计研究单位，现为中国电力建设集团有限公司（世界500强企业）的全资子企业。参与建设多个国家重点工程、民生工程，60多年积累的档案不计其数，这些都是北京院未来成为为清洁能源和基础设施领域提供一体化解决方案的国际一流工程公司的宝贵财富，是北京院最重要的资产。
档案资产化管理是将档案由实物管理转变为资产价值形态的管理；是对档案资产进行评估和定价的动态管理；是对档案管理工作内涵认识的理性飞跃；是与现代企业制度相适应的档案管理手段，能够促使北京院各级领导真正自觉地重视和加强档案工作，不惜投入更大的人力、物力和财力，这样就为北京院的档案工作发展创造了有利的条件。
2 档案资产化管理的步骤
2.1 使管理者认同档案资产化管理的观念
《企业档案工作规范》规定企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。要求企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
北京院通过为社会提供产品和服务，创造价值和利润，所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑。在这个过程中，无论是北京院自身，还是社会上的组织和个人都因某种需要而追溯产品和服务的过程，如产品质量、事故调查、维护保养、升级改造等。可以说档案已经潜移默化地渗透进了北京院的各项业务活动，但从管理者角度还没有意识到档案工作的重要性和全局性，依旧是老一套的管理模式，没有从档案的资产、资源属性去思考工作。这些都严重制约了档案在市场经济环境中所能发挥的作用。所以要树立“走出档案发展档案”的观念。要力求把“死档案”变为“活资源”，走出档案看档案，开阔眼界、开阔思路，在碰撞交流中使思想观念产生飞跃。
2.2 建立北京院档案资产框架体系分类表
将北京院档案资产划分为四类，即科技档案资产、管理类档案资产、会计档案资产、实物档案资产。科技档案资产按照北京院"4+x"行业领域进行划分。这样做的好处是理顺科技档案资产和工程项目的对应关系，方便档案资产定价。
北京院的所有生产和管理活动都是围绕工程项目开展的，档案资产类型也可以按照生产和管理分成两大类。生产类档案资产即科技档案资产，综合管理类档案资产即除科技档案资产外其它三类档案资产（管理类档案资产、会计档案资产、实物档案资产）。
北京院参与建设的每个工程项目顺利运作都涵盖了所有团队的辛苦付出，在计算档案资产价值时，正是评价每个团队工作的价值。所以引入档案资产分配系数α，即生产类档案资产和综合管理类档案资产占工程项目产值的比率。科技档案资产作为生产类资产α值暂定0.5，其它围绕生产开展的各项综合管理类档案资产，依据工作量和难易程度进行分配，暂定资本管理α值0.05、资产管理（含基建和设备）α值0.05、投资管理α值0.05、行政管理α值0.05、生产经营管理α值0.05、人力资源管理α值0.05、党工团管理（含声像）α值0.05、会计档案资产α值0.1、实物档案资产α值0.05。具体α值可以根据工程性质和各团队任务分配比率进行灵活调整。
2.3 建立北京院档案资产定价模型
E=B+D-A；f=（E-B）/D；P=α·β·E/N
E：第n项工程当年的营业额；
B：第n项工程从上年结转过来的未完成合同额中需当年完成的合同额；
D：第n项工程当年新签的合同额；
A：当年新签合同需要以后年度转化为营业额的合同额。（新签合同额一部分在当年消化，直接转化成当年营业额，剩余部分在年底作为结转任务延续到次年或第三年消化）；
f：新签合同当年转化为营业额的比率；
P：第n项工程档案资产的平均价格；
N：第n项工程当年产生的产品数量；
α：档案资产分配系数（科技档案资产分配系数0.5；其他类别档案资产分配系数详见《北京院档案资产框架体系分类表》）；
β：第n项工程的毛利率。
2.4 档案资产化管理的实践意义
从档案到档案资产，使档案的价值第一次有了货币表现的形式，使档案工作真正实现了与社会主义市场经济接轨，能动地把档案纳入北京院国有资产的管理范畴。
档案资产化管理有利于提高全员对档案资产的认识，促进档案资产的有效利用，防止档案资产的流失；有利于开展档案资产评估工作，并逐步使其走上规范化、法制化的轨道；有利于从档案方面评定信用等级，强化北京院国有企业形象，增加北京院信用等级的可靠性。
3 实行档案资产化管理后预期的效果
3.1 档案管理和工程管理有机结合为一体
使档案工作从一开始就走到前台，纳入工程管理的目标和计划，使档案管理与工程项目管理保持同步；纳入项目部的议事日程和职责范围，在经费、设备、人员配置及档案管理人员待遇等方面给予保证。
档案管理与工程合同管理、招投标管理、全面质量管理、财务管理融为一体。档案工作不再是孤立的个体，而是参与到北京院各项管理工作中去，能够调动档案人员的积极性，赋予档案更多管理过程的信息量，促进档案资产尽快转化为生产力，从而实现档案资产的保值增值。
3.2 有效解决档案收集难问题
树立档案是资产观念，使职工意识到档案与资产密切相关，档案是北京院资产的重要依据，使职工进一步认识到档案的散失，会导致与之相关的资产部分、甚至全部流失。私自占有档案就是变相侵占不属于自己所有的资产，使公司的经济利益受损。对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照档案资产的价值追究相关人员的经济责任。从而保证档案收集成套完整。
3.3 实现国有资产的保值增值
《国有资产保值增值考核试行办法》规定企业的法定代表人，对企业国有资产的保值增值承担经济责任，并与个人收入挂钩，对完成考核指标的，可适当增加风险收入，对无特殊原因连续两年未完成考核值的，或由于经营管理不善、决策失误、其它主观原因使国有资产遭受损失，依情节轻重和损失大小予以核减个人收入、免职、追究经济、行政直至法律责任。可见国有资产保值增值才是北京院管理的终极目标。档案实行资产化管理以后，各项工作都被赋予了经济价值，北京院所有有形的和无形的资产都被管理起来，并且造价入册，所有工作岗位创造的价值都一目了然。
档案资产化管理的主要目标就是实现资产的保值增值，讲求成本效益。资产化的管理手段会更加明確和具体，使企业负责人不再为资产的保值增值伤脑筋。
4 结语
档案是北京院科学决策的重要依据，是维护北京院合法权益的凭证，北京院只有把档案作为资产管理，才能够充分发挥档案在资产运作中的作用，才能赢得更为广阔的生存空间。
