OA系统文件管理功能建设
李桂萍
摘要：随着电子信息技术的发展，OA系统借助其低耗性以及高效性在日常办公中的应用越来越普遍。本次研究将OA系统文件管理功能建设与医院档案管理相结合，在分析目前医院档案管理现状的基础上剖析档案管理视角下OA系统文件管理功能建设的重点，最后将两者结合分析档案管理视角下OA系统文件管理功能建设，希望能够为医院档案管理工作提供一定的思路，并能够为今后OA系统的进一步与档案管理工作结合提供参考。
关键词：OA系统 文件管理 功能建设 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
OA系统即办公自动化（Offi ce Automation），属于现代化办公设备与计算机网络相结合的一种新型办公方式。OA系统不仅能够节约行政成本，还能够有效提高工作效率[1]。在计算机技术与网络技术不断发展的过程中，OA系统逐渐融入了网络协同办公、知识管理等先进理念[1]，实现了向计算机网络化、协作化和智能化发展。将OA系统与档案管理结合，OA系统的运行通过网络系统生成或传输电子文件实现这在很大程度上节省了文稿打印、装订等步骤，还能够简化文件的过程。从档案管理工作人员的角度而言，利用OA系统实现了信息的共享[2]，减少了其中工作量的重复性[3]，有效实现了协同作业。因此，越来越多的医院利用OA系统的优势将其与医院档案管理结合。
1 档案管理视角下医院OA系统文件文件管理现状
1.1忽视档案管理人员的参与
OA系统文件管理功能对档案管理有着重要意义。在实现医院OA系统的建设过程中，一般只会强调技术人员与职能工作人员的参与，忽视了档案管理人员的参与。虽然在进行OA系统文件管理功能建设的过程中，技术人员与职能部门的参与非常重要，但是忽视档案管理人员的参与，就可能与档案管理工作脱节，导致后期档案的各项工作效率无法有效提高。因此在进行OA系统功能建设的过程中，需要从思想上提高对档案管理的重视，积极鼓励档案管理人员参与其中。另外还需要加强档案管理人员及时更新自身的知识储备，确保档案管理工作正常进行。
1.2 OA系统功能建设缺乏统一标准
不同的单位其应用OA系统的功能建设的方向也不同[4]。这种方式虽然能够满足不同用户对功能个性化、多样化的需求，但是也容易造成资源的浪费。在这种缺乏统一标准的现状下，OA系统与医院档案管理的结合，很容易出现完整度方面的问题。可以考虑在征求职能部门意见的基础上联合医院的实际情况进行细化，掌控OA系统功能建设的深度与广度。
1.3 OA系统与档案管理缺乏有效衔接
比起其他的档案管理工作而言，医院的档案管理工作协作性与时效性特征并不明显[5]。这就导致了部分医院不会配备专门的档案管理系统，导致医院的电子档案的管理仍然严重依赖OA系统文件管理功能与办公自动化软件的结合应用。虽然很多医院都认识到文档一体化功能的建设，但是其中最关键的OA系统与档案管理系统的衔接问题成了重点。
2 档案管理视角下OA系统文件管理功能建设的重点
2.1重点体现医院档案管理
OA系统文件管理功能建设的过程中，在描述功能需求时需要从档案管理的角度出发，电子文件管理要在电子文件生命周期内展开，在设计、形成、使用、维护四个阶段形成对电子文件的控制。因此，功能建设需要重点考虑电子文件的形成、积累、归档、保存等各个环节[6]，实现的不仅是对档案管理的描述，还需要加强对电子文件的全程监控。
2.2实现医院档案管理的规范性
在以档案管理为视角的OA系统文件管理，其重点并非是技术层面，而是以电子文件管理的需求为重点。这是因为目前OA系统的建设技术已经十分成熟，技术实现能够在没有多大难度的情况下完成。因此技术层面并不是最大的难题，而是应该多从需求方面考虑，通过了解档案部门要求，利用技术手段实现。
3 档案管理视角下OA系统文件管理功能建设
3.1理论基础
在医院档案管理视角下，将要实现OA系统文件与档案管理的良好衔接，有一个共同的指导理论基础是十分必要的。综合分析医院档案管理特征以及OA系统文件管理情况，以“文件生命周期理论”作为指导理论[7]。所谓的文件生命周期理论是将文件自产生开始到最终形成档案的这一整个过程中，都看成是一个完整的生命周期，体现出的是一体化的思想。换一种角度而言，不管是文件还是档案，实际上就是文件在不同的生命周期其不同的表现形式而已，从实质上而言都是相同的。将文件生命周期理论作为指导，能够实现在档案管理角度下OA系统文件管理功能建设，确保两者之间的有效连接[8]。
3.2注意定位
在日常的医院档案管理中，多数将重点放在文件的管理方式，忽视了档案的重要性。这种局面下就导致了OA系统的局限性——无法实现档案管理。在将OA系统与档案管理结合的过程中，如何確定其定位，也是非常重要的[9]。关系到文件与档案使用数据库的结构、方式和方法，也牵涉到OA系统文件信息共享问题。需要充分考虑到，现代化的档案管理工作不能再将重点完全放到文件上，而是需要加强对档案的认识，做好基于档案管理的OA系统文件管理功能建设。
3.3建设过程中需注意的问题
实现OA系统与档案管理的无缝衔接。在OA系统环境中想要实现文件管理与档案管理的无缝衔接，就需要注重工作流性质的文件向数据流的档案转变，在设计的过程中要注重转化的方式与数据的输出。
重视关注管理功能的需求。以往的文件管理流程更加注重文件的办理，档案管理侧重对文件的保管与利用，其在日常工作需要中要比文件管理的要求更高。因此在功能建设与设计的过程中应该实现“办公自动化”的功能。
3.4具体建设过程
分析用户需求：想要实现医院档案管理与OA系统的良好衔接，就需要了解用户需求[10]。分析医院对档案管理的需求，将其细分为文书档案、科技档案和专门档案。关于用户需求的调查，可以采用专题小组讨论、专家访谈[11]，针对医院党群部门、行政部门、重点部门、重点科室采用不同的方法。以科技档案为例，针对其中的医疗档案，就需要将与医疗档案有关的科室全部进行需求分析，包括医院医务部、护理部、医院感染管理办公室、医疗保险办公室、药品管理部等，其用户需求是能够查询和统计临床、医技科室以及个人的医疗成果。
技术结构与技术路线：采用浏览器/服务器技术结构作为本次研究的技术结构，具体可以表现为（用户1、用户2、……用户n）→Internet TCP/ IP→Web服务器→数据库服务器。整个系统中的功能分为门户层、应用层、数据层。在建设的过程中，考虑到电子文件的读取是需要依靠生成时的元数据与背景信息。在考虑功能需求方面，需要做到对元数据和背景信息项的归档，包括文件格式、编排结构、硬件与软件环境、文件处理软件等元数据，描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程等背景信息。
管理功能分析：其中的医院文书档案管理功能，可以按照医院的不同部门或者科室、文号、时间等信息实现对档案的模糊查询，还提供打印、录入等功能，但是不同的用户权限其用户功能不同。医院医疗档案管理功能则可以根据不同科室、起止时间等条件进行模糊查询[12]，同样提供打印、录入等功能。医院的论文、论著、课题等管理功能可以按照科室、姓名、职称、关键词等条件自由组合进行模糊查询，具有查询、打印、录入等功能。另外还有设备档案管理、出版档案管理、财会档案管理、用户档案管理和查询管理、录入管理、借阅管理。需要确定各方职责与管理权限，通过明确电子文件生成和流转部门的职责，赋予档案部门具有浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限，实现对整个流程的监控。其中针对电子文件的积累与归档，需要结合医院电子文件的真实、完整以及有效性[13]，对电子文件积累、归档方面提出具体的要求，确保电子文件的积累与归档工作。
功能设计：根据医院档案管理日常工作需要，建立了数据路，并建立起相关的链接。分别建立文书、医疗、教学、论文、课题等档案数据库以及辅助管理数据库，有效实现档案中的文件管理。针对用户端，用户可以实现远程访问，采用Post方式向Web服务器提交用户录入信息，确保信息安全。在服务器端，服务区程序根据用户端传送过来的数据，经解析得到查询关键词，再调用数据库管理系统中的查询功能，对各种档案文件以及辅助管理数据进行操作，完成相应功能。
数据库的选择：本次数据库的选择使用MySQL数据库，该数据库不仅能够进行复杂和大规模的数据管理，还具有良好的功能和稳定性，比起其他的数据库更加节省成本。
模块设计与功能实现：根据使用者的不同，将系统分为用户界面与管理员界面。之所以建立两个界面，最终目的是确保档案中数据的安全。用户界面档案管理模块见（图1）。管理员界面档案管理（见图2）。关于电子档案在线利用以及数据迁移，在线利用主要是对电子档案的检索与查询，查阅申请与审核、全文浏览与下载等各个环节提出功能需求。实际上，功能需求提出的最终目的是为了将档案管理与OA系统文件管理功能无缝衔接，实现电子文件归档和电子档案管理的全过程监督与控制。通过两者之间的有效衔接，从而为医院积极发挥档案管理的职能，实现现代化、高效化的办公平台与完备的核心信息资源库。
本次研究在医院档案管理视角下，依托OA系统，实现了文件管理功能建设。通过演示与实际操作，最后呈现出来的结果是整个系统能够实现用户与管理者在任何时间、任何地方完成对档案的查询、打印、录入等各项操作。
4 结束语
通过在医院档案管理视角下分析OA系统文件管理功能建设，实现了医院档案的信息化办公，同时也实现了更加全面、更加完整的无纸化办公，将原本传统的办公系统利用OA系统拓展成了一种信息化管理平台。医院档案管理视角下的OA系统文件管理功能更加丰富，能够实现医院内档案信息资源的共享，能够为用户提供更加便捷、高速、高质量的档案管理服务，用户实现信息检索的查全率和查准率更高，从而建立起一个全院共享的医院档案信息网络化服务体系。
参考文献：
[1] 覃兆刿.档案文化建设是一项“社会健脑工程”——记忆·档案·文化研究的关系视角[J].浙江档案，2011，11（1）：22- 25.
[2] 薛匡勇.档案文化建设策略探析——“档案文化建设”探讨之二[J].浙江档案，2011，19（7）：24- 26.
[3] Kikano G E，Goodwin M A，Stange K C. Evaluation and management services. A comparison of medical record documentation with actual billing in community family practice[J]. Archives of Family Medicine，2000，91（53）：1203- 1205.
[4] Stephens Mark B，Williams Pamela M. T eaching principles of practice management and electronic medical record clinical documentation to thirdyear medical students[J]. Journal of Medical Practice Management，2010，254（121）：1523- 1525.
[5] 王育东，高松峻.文档管理的适用性与系统更替——论OA系统、文档一体化管理系统与电子文件管理系统的递进关系[J].浙江档案，2006，11（1）：23- 24.
[6] 刘越男.电子文件全程管理——对纸质文档一体化管理的继承和发展[J].浙江档案，2006，29（3）：19- 21.
[7] Schnipper Jeffrey L，Linder Jeffrey A，Palchuk Matvey B，Einbinder Jonathan S，Li Qi，Postilnik Anatoly，Middleton Blackford. "Smart Forms" in an Electronic Medical Record： documentation- based clinical decision support to improve disease management.[J].American Medical Informatics Association. Journal，2008，154（79）：1121- 1123.
[8] 羅滦，傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案，2012，28（9）：14- 16.
[9] 何嘉荪.破解电子文件管理难题的利刃——评安小米关于电子文件管理标准问题的新著[J].浙江档案，2009，54（12）：37- 39.
[10]Cabarcos Alba，Sanchez Tamara，Seoane Jose A，Aguiar- Pulido Vanessa，Freire Ana，Dorado Julian，Pazos Alejandro. R etrieval and management of medical information from heterogeneous sources， for its integration in a medical record visualisation tool[J]. International Journal of Electronic Healthcare，2010，54（17）：1645- 1646.
[11]叶晋.档案管理系统与OA系统的有效衔接[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014，11（7）：68.
[12]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，39（4）：16- 17.
[13]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，18（3）：25.
摘要：随着电子信息技术的发展，OA系统借助其低耗性以及高效性在日常办公中的应用越来越普遍。本次研究将OA系统文件管理功能建设与医院档案管理相结合，在分析目前医院档案管理现状的基础上剖析档案管理视角下OA系统文件管理功能建设的重点，最后将两者结合分析档案管理视角下OA系统文件管理功能建设，希望能够为医院档案管理工作提供一定的思路，并能够为今后OA系统的进一步与档案管理工作结合提供参考。
关键词：OA系统 文件管理 功能建设 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
OA系统即办公自动化（Offi ce Automation），属于现代化办公设备与计算机网络相结合的一种新型办公方式。OA系统不仅能够节约行政成本，还能够有效提高工作效率[1]。在计算机技术与网络技术不断发展的过程中，OA系统逐渐融入了网络协同办公、知识管理等先进理念[1]，实现了向计算机网络化、协作化和智能化发展。将OA系统与档案管理结合，OA系统的运行通过网络系统生成或传输电子文件实现这在很大程度上节省了文稿打印、装订等步骤，还能够简化文件的过程。从档案管理工作人员的角度而言，利用OA系统实现了信息的共享[2]，减少了其中工作量的重复性[3]，有效实现了协同作业。因此，越来越多的医院利用OA系统的优势将其与医院档案管理结合。
1 档案管理视角下医院OA系统文件文件管理现状
1.1忽视档案管理人员的参与
OA系统文件管理功能对档案管理有着重要意义。在实现医院OA系统的建设过程中，一般只会强调技术人员与职能工作人员的参与，忽视了档案管理人员的参与。虽然在进行OA系统文件管理功能建设的过程中，技术人员与职能部门的参与非常重要，但是忽视档案管理人员的参与，就可能与档案管理工作脱节，导致后期档案的各项工作效率无法有效提高。因此在进行OA系统功能建设的过程中，需要从思想上提高对档案管理的重视，积极鼓励档案管理人员参与其中。另外还需要加强档案管理人员及时更新自身的知识储备，确保档案管理工作正常进行。
1.2 OA系统功能建设缺乏统一标准
不同的单位其应用OA系统的功能建设的方向也不同[4]。这种方式虽然能够满足不同用户对功能个性化、多样化的需求，但是也容易造成资源的浪费。在这种缺乏统一标准的现状下，OA系统与医院档案管理的结合，很容易出现完整度方面的问题。可以考虑在征求职能部门意见的基础上联合医院的实际情况进行细化，掌控OA系统功能建设的深度与广度。
1.3 OA系统与档案管理缺乏有效衔接
比起其他的档案管理工作而言，医院的档案管理工作协作性与时效性特征并不明显[5]。这就导致了部分医院不会配备专门的档案管理系统，导致医院的电子档案的管理仍然严重依赖OA系统文件管理功能与办公自动化软件的结合应用。虽然很多医院都认识到文档一体化功能的建设，但是其中最关键的OA系统与档案管理系统的衔接问题成了重点。
2 档案管理视角下OA系统文件管理功能建设的重点
2.1重点体现医院档案管理
OA系统文件管理功能建设的过程中，在描述功能需求时需要从档案管理的角度出发，电子文件管理要在电子文件生命周期内展开，在设计、形成、使用、维护四个阶段形成对电子文件的控制。因此，功能建设需要重点考虑电子文件的形成、积累、归档、保存等各个环节[6]，实现的不仅是对档案管理的描述，还需要加强对电子文件的全程监控。
2.2实现医院档案管理的规范性
在以档案管理为视角的OA系统文件管理，其重点并非是技术层面，而是以电子文件管理的需求为重点。这是因为目前OA系统的建设技术已经十分成熟，技术实现能够在没有多大难度的情况下完成。因此技术层面并不是最大的难题，而是应该多从需求方面考虑，通过了解档案部门要求，利用技术手段实现。
3 档案管理视角下OA系统文件管理功能建设
3.1理论基础
在医院档案管理视角下，将要实现OA系统文件与档案管理的良好衔接，有一个共同的指导理论基础是十分必要的。综合分析医院档案管理特征以及OA系统文件管理情况，以“文件生命周期理论”作为指导理论[7]。所谓的文件生命周期理论是将文件自产生开始到最终形成档案的这一整个过程中，都看成是一个完整的生命周期，体现出的是一体化的思想。换一种角度而言，不管是文件还是档案，实际上就是文件在不同的生命周期其不同的表现形式而已，从实质上而言都是相同的。将文件生命周期理论作为指导，能够实现在档案管理角度下OA系统文件管理功能建设，确保两者之间的有效连接[8]。
3.2注意定位
在日常的医院档案管理中，多数将重点放在文件的管理方式，忽视了档案的重要性。这种局面下就导致了OA系统的局限性——无法实现档案管理。在将OA系统与档案管理结合的过程中，如何確定其定位，也是非常重要的[9]。关系到文件与档案使用数据库的结构、方式和方法，也牵涉到OA系统文件信息共享问题。需要充分考虑到，现代化的档案管理工作不能再将重点完全放到文件上，而是需要加强对档案的认识，做好基于档案管理的OA系统文件管理功能建设。
3.3建设过程中需注意的问题
实现OA系统与档案管理的无缝衔接。在OA系统环境中想要实现文件管理与档案管理的无缝衔接，就需要注重工作流性质的文件向数据流的档案转变，在设计的过程中要注重转化的方式与数据的输出。
重视关注管理功能的需求。以往的文件管理流程更加注重文件的办理，档案管理侧重对文件的保管与利用，其在日常工作需要中要比文件管理的要求更高。因此在功能建设与设计的过程中应该实现“办公自动化”的功能。
3.4具体建设过程
分析用户需求：想要实现医院档案管理与OA系统的良好衔接，就需要了解用户需求[10]。分析医院对档案管理的需求，将其细分为文书档案、科技档案和专门档案。关于用户需求的调查，可以采用专题小组讨论、专家访谈[11]，针对医院党群部门、行政部门、重点部门、重点科室采用不同的方法。以科技档案为例，针对其中的医疗档案，就需要将与医疗档案有关的科室全部进行需求分析，包括医院医务部、护理部、医院感染管理办公室、医疗保险办公室、药品管理部等，其用户需求是能够查询和统计临床、医技科室以及个人的医疗成果。
技术结构与技术路线：采用浏览器/服务器技术结构作为本次研究的技术结构，具体可以表现为（用户1、用户2、……用户n）→Internet TCP/ IP→Web服务器→数据库服务器。整个系统中的功能分为门户层、应用层、数据层。在建设的过程中，考虑到电子文件的读取是需要依靠生成时的元数据与背景信息。在考虑功能需求方面，需要做到对元数据和背景信息项的归档，包括文件格式、编排结构、硬件与软件环境、文件处理软件等元数据，描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程等背景信息。
管理功能分析：其中的医院文书档案管理功能，可以按照医院的不同部门或者科室、文号、时间等信息实现对档案的模糊查询，还提供打印、录入等功能，但是不同的用户权限其用户功能不同。医院医疗档案管理功能则可以根据不同科室、起止时间等条件进行模糊查询[12]，同样提供打印、录入等功能。医院的论文、论著、课题等管理功能可以按照科室、姓名、职称、关键词等条件自由组合进行模糊查询，具有查询、打印、录入等功能。另外还有设备档案管理、出版档案管理、财会档案管理、用户档案管理和查询管理、录入管理、借阅管理。需要确定各方职责与管理权限，通过明确电子文件生成和流转部门的职责，赋予档案部门具有浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限，实现对整个流程的监控。其中针对电子文件的积累与归档，需要结合医院电子文件的真实、完整以及有效性[13]，对电子文件积累、归档方面提出具体的要求，确保电子文件的积累与归档工作。
功能设计：根据医院档案管理日常工作需要，建立了数据路，并建立起相关的链接。分别建立文书、医疗、教学、论文、课题等档案数据库以及辅助管理数据库，有效实现档案中的文件管理。针对用户端，用户可以实现远程访问，采用Post方式向Web服务器提交用户录入信息，确保信息安全。在服务器端，服务区程序根据用户端传送过来的数据，经解析得到查询关键词，再调用数据库管理系统中的查询功能，对各种档案文件以及辅助管理数据进行操作，完成相应功能。
数据库的选择：本次数据库的选择使用MySQL数据库，该数据库不仅能够进行复杂和大规模的数据管理，还具有良好的功能和稳定性，比起其他的数据库更加节省成本。
模块设计与功能实现：根据使用者的不同，将系统分为用户界面与管理员界面。之所以建立两个界面，最终目的是确保档案中数据的安全。用户界面档案管理模块见（图1）。管理员界面档案管理（见图2）。关于电子档案在线利用以及数据迁移，在线利用主要是对电子档案的检索与查询，查阅申请与审核、全文浏览与下载等各个环节提出功能需求。实际上，功能需求提出的最终目的是为了将档案管理与OA系统文件管理功能无缝衔接，实现电子文件归档和电子档案管理的全过程监督与控制。通过两者之间的有效衔接，从而为医院积极发挥档案管理的职能，实现现代化、高效化的办公平台与完备的核心信息资源库。
本次研究在医院档案管理视角下，依托OA系统，实现了文件管理功能建设。通过演示与实际操作，最后呈现出来的结果是整个系统能够实现用户与管理者在任何时间、任何地方完成对档案的查询、打印、录入等各项操作。
4 结束语
通过在医院档案管理视角下分析OA系统文件管理功能建设，实现了医院档案的信息化办公，同时也实现了更加全面、更加完整的无纸化办公，将原本传统的办公系统利用OA系统拓展成了一种信息化管理平台。医院档案管理视角下的OA系统文件管理功能更加丰富，能够实现医院内档案信息资源的共享，能够为用户提供更加便捷、高速、高质量的档案管理服务，用户实现信息检索的查全率和查准率更高，从而建立起一个全院共享的医院档案信息网络化服务体系。
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[4] Stephens Mark B，Williams Pamela M. T eaching principles of practice management and electronic medical record clinical documentation to thirdyear medical students[J]. Journal of Medical Practice Management，2010，254（121）：1523- 1525.
[5] 王育东，高松峻.文档管理的适用性与系统更替——论OA系统、文档一体化管理系统与电子文件管理系统的递进关系[J].浙江档案，2006，11（1）：23- 24.
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[7] Schnipper Jeffrey L，Linder Jeffrey A，Palchuk Matvey B，Einbinder Jonathan S，Li Qi，Postilnik Anatoly，Middleton Blackford. "Smart Forms" in an Electronic Medical Record： documentation- based clinical decision support to improve disease management.[J].American Medical Informatics Association. Journal，2008，154（79）：1121- 1123.
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