重大活动中的档案收集工作
张 一
随着改革开放步伐的不断加快，政治、经济、文化交往活动的日益增多，全市乃至全国每年都要举办一些重大活动。活动中形成的档案资料，真实地记录了我国经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌，是珍贵的信息资源和历史财富。为了确保重大活动档案的齐全完整，更好的服务于我国的现代化建设及社会公众，必须做好重大活动档案的收集工作。
一、重大活动的特点及档案收集的困难
1、临时性
重大活动的组织承办机构一般都是临时成立的，包括领导的任命、部门的设立、工作人员的聘用。那么为了在有限的时间内圆满完成活动的举办任务，大家的工作目标和精力重点都会集中在一些事务工作上，这就会在一定程度上忽略档案工作。
2、时效性
由于重大活动的人员聘用多为借调或短期聘用，当活动结束后，大部分工作人员会马上撤离，甚至部门会即刻撤销，这会从时间上加大档案收集工作的难度。
3、规模性
重大活动的工作内容、涉及领域、参与人员等都有一定的规模，致使所形成的档案数量较大、类别繁多、载体多样，这些都给档案员带来不小的挑战。
4、保密性
一般重大活动的某些领域要保证新颖独特的效果，有的甚至会涉及机密工作，这要求在一定时限内限制掌握涉密内容的部门和人员。如果档案部门不在其中，就要处理好涉密档案和档案收集工作的矛盾。
二、结合实际、大胆创新，探寻有效的工作方法
(一)争取领导支持，为档案工作提供有力保障倘若能够得到领导的重视和支持，肯定会对档案收集工作带来一定的便利。档案部门要加强有关档案工作法律法规的宣传，让主管领导了解档案工作的重要性。具体可以从以下几个方面开展：
1、将档案工作列入领导办公会讨论内容。在重大活动中，领导层会定期召开办公会，总结和部署阶段性工作。档案部门要争取重要会议的“一席之地”，争取发言权，让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位，使我们的工作得到认可和支持。
2、归档制度同其他相关制度保持内容方面的统一性。归档制度应同行政管理制度、文书工作制度相衔接，将归档制度纳入上述工作管理制度，以保证其顺利实施。此外还可将归档制度同重大活动中的计划管理制度、标准化管理制度等联系起来。例如在日常管理工作中，很多重大活动会采用监控报告体系，即将活动筹备中的重要工作细化，显示阶段性工作的完成情况并加以分析，便于领导对下一步工作的部署及全体工作人员对工作进展的了解。档案部门要通过与领导的协商，与相关部门的沟通，力争将档案工作纳入其中，显示出各部门在阶段时间内移交档案的情况，并在移交的内容、数量、时间等方面规范化，从而确保档案资料收集的齐全完整。
3、将档案工作纳入各部门及个人的职责范围，与其他工作同时进行考核。在建立岗位责任制时，应将档案移交、归档等工作纳入各部门及个人的职责范围，从组织上保证档案收集的齐全完整。
(二)制订规范性文件，使档案工作有章可循
工欲善其事，必先利其器。在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下，我们要根据实际需要，制定规范性文件。
1、调查研究，建立、健全归档制度。归档制度(包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等)是各部门及个人做好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据，同时也是档案部门取得档案，监督、指导、检查档案归档工作的必要手段。档案部门要以国家及专业主管机关制定的相关文件为指南，充分了解重大活动的性质、职能分工以及文件材料的产生、运转过程，文件的种类、内容、形成特点和规律，制定具有操作性、便于执行的归档制度，保证归档文件的数量和质量。例如在归档范围的编写上，我们可以以部门为单位，从其工作职能出发，探寻工作中会产生哪些档案文件(包括内容、载体、类别等)，再逆向思维，了解档案形成规律，明确档案归档范围。以北京奥运会开闭幕式导演工作室为例，随着档案工作的深入开展，我们了解到一个创意思想会依托于创意文本、手稿、制作图、效果图、三维动画等不同形式，会形成纸质、声像、电子、照片、实物等不同类型的档案，这些都在我们的档案收集范围之内。除了对创意定稿的收集，在定稿形成之前，会形成多份修改稿或有阶段性、代表性的稿件，这些都见证了创意思想的萌发与创意过程的演变，同样具有宝贵的历史价值。
2、根据工作需要，制定有约束力的规章制度。对于移交部门人员来讲，这些文件能起到引导和约束作用，在一定程度上也能增强档案工作的重要性、权威性和专业性，这包括移交说明、工作计划、相关通知等。另外，档案部门还应注重宣传、监督、检查等工作，进一步强化规章制度的执行，从而为档案收集工作提供有利保障。
(三)建立档案管理网络体系，实行岗位责任制，形成纵向联系网
由于重大活动中成立的部门及参与人员较多，致使工作中形成的档案资料较为分散。档案员不可能挨个走访工作人员进行档案收集，而要遵循统一领导、分级管理的原则，依靠档案管理网络体系的建立与完善。具体可以根据组织机构的设立，以部门为单位，部门负责人负责统管该部门的档案工作，同时选定本部门一名或两名兼职档案员，落实具体工作。档案部门要明确网络体系中每个人的工作职责，强化相关人员的档案意识，提高兼职档案员的素质，建立正常的工作秩序。即要加强与负责人的沟通，让其随时了解本部门的档案移交情况，并使其给予该部门档案工作的高度配合与支持；还要增加与部门兼职档案员的联系，对其进行业务指导和监督检查，保证收集工作随时跟进，发现问题及时解决。在条件允许的情况下，档案部门可召集所有部门负责人及兼职档案员开展专业培训。在增强其档案意识的同时，还要传播专业知识，让其了解什么是档案、档案的类型以及规范化整理等。
(四)依靠法律和经济手段，确保档案收集齐全完整
由于部门或个人的工作内容和工作角度不同，在档案收集工作中时常会遇到分歧。这就要求档案员要加大《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传，营造档案收集工作的有力环境。当分歧难以解决时，我们可对其进行法律约束和经济制约。例如对于在重大活动中实施合同管理的部门、团队或个人，我们可以运用相关合同条款约束其归档行为，明确告知其档案所有权。对于将国家所有的档案据为己有、拒不移交或私自销毁的部门或个人，将根据档案法律法规予以严肃处理。对于涉及到款项结算的部门或个人，我们就可以和财务部门协商，将档案是否移交齐全完整作为款项结算的必要条件之一。
(五)制订工作预案，明确档案归档时间
重大活动的人员流动较大，甚至活动结束后人员会马上撤离。因此，档案部门要制订工作预案，提前部署档案移交工作，避免档案流失的情况发生。档案移交不要积累到最后，可随着档案的形成定期移交。例如根据监控报告显示的各部门工作的完成情况，档案部门可明确档案收集的内容、类型等，有针对性地进行档案阶段性移交。对于涉密档案，我们不能坐等到解密期，要提前了解所收集档案的具体情况，并与移交部门或移交人签订移交协议(包括涉密档案的移交时间、内容、数量等)，待解密期一到，马上进行档案移交。
(六)加强档案的宣传工作和档案的科学管理
档案部门应根据重大活动的具体情况，加强档案所有权及有关法律法规的宣传；强调档案作用的双重性，即档案对形成单位的作用和档案对社会的长远历史作用，从而消除领导及各部门工作人员的思想顾虑，保证档案收集工作的顺利进行。同时，档案部门应明确认识到，对档案的科学管理和方便利用，是对归档工作的最佳宣传形式。档案部门只有认真、科学地做好归档文件的整理、保管，并给予需求单位及个人以热情的服务，才能更有效地促进重大活动中档案收集工作的开展。
