科技档案利用中的原件保护问题研究

    赵婷

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-191-02

    摘 要 档案在科技发展中占据着越来越重要的地位，现代科技的发展推动着存档方式的变革，但同时原件受到损害的几率逐渐加大，科技档案管理工作中常会对原件造成不同程度上的损害。因此，本文将从人员素质、自然因素、新型存档形式等方面对原件造成的影响入手，从而提出相应的解决保护措施，以供参考。

    关键词 科技档案利用 原件保护 原件保密工作

    科技档案与传统的文书档案不同，文书档案有固定的储存位置和专门的管理借阅记录，借阅人员只能在特定的空间完成档案的借阅工作，而科技档案的借阅人员、借阅地点和借阅次数在网络和多媒体的影响下，借阅范围较广，因此无法准确定位某一借阅人员的准确借阅地点。因此，与传统的文书档案借阅相比，科技档案的原件借阅数量较多，利用率较高，也更容易在借阅中受到损害，导致其损害率加大。所以研究更加新型有效的保护方式也就成为亟待解决的严峻问题。

    一、科技档案利用中的原件保护的重要性

    档案是对某些成果和内容的记录，我国的科技档案中记录着我国大量的科学研究成果，其中包含不同等级、不同种类、不同数量的涉密档案，对我国的科研发展有直接的影响作用，科技档案的原件具有凭证、参考以及提供情报的价值。保护科技档案是对档案原件的尊重和保护，也是对档案著作者的尊重。因此，科技档案保护工作，是档案管理工作中最重要的一部分，相关的科技档案管理人员要高度重视对科技档案原件的保护和管理。科技档案的保存是为了更加好的利用档案的价值，如果忽视保存的实质性作用而只是注重其表面形式，那么档案的价值将无法完整的保存下来，档案的作用也无法更好的发挥。

    二、科技档案利用中的原件保护的发展现状

    （一）科技档案的管理人员综合素质较低

    科技档案直接记录了科学技术的创新过程和创新成果，体现的是国家或单位的科学技术水平。作为科研成果的主要呈现方式，它的保密性要求相对较高，对借阅人员的审核标准也较高。需要缜密的审批手续和借阅制度，才能保障借阅过程和借阅人员的安全性。但在实际借阅操作过程中，部分科技人员保密意识淡薄，不了解《中华人民共和国保守国家秘密法》，反而认为科技档案的借阅手续过于繁琐，审批手续太麻烦，或者忽视部分已过保密期的科技文件，自行降密或者解密后进行借阅，并没有严格遵守《保密法》中的具体要求；一部分专业人员在撰写论文之时，毫不避讳的阐述科技文件中的关键内容，泄露某些科技成果的创造过程；还有一部分管理人员在接待外来参观人员时，私自提供国家最新科技成果的具体内容，甚至将其作为夸耀的谈资，违背了作为管理人员或科研人员的职业素养和道德操守，严重影响了我国科技档案的原件保密工作。在一开始的原件输入过程当中，部分管理人员会为了加快工作进度，私自随意修改或者在录入途中随意放置原纸质文件，造成文件被污染破坏导致部分文件档案不完整，科技档案文件无法真实反映原文件面貌。人为因素的影响体现在管理人员保护意识淡薄、管理方法不恰当和对待不同档案借阅方法无差别等方面，提高科技档案管理人员的综合素质刻不容缓。在相关管理人员方面着手改善也能够为科技档案原件的保护提供更好的支持。

    （二）原件受自然因素影响大

    受自然因素影响较大的多为文字记录的档案材料，原件的保存受损程度与其记录的纸笔都有较大的关联，例如，上世纪60年代形成的科技档案原件，由于记录档案的纸质较为粗糙，且利用复写纸记录的多为圆珠笔、中性笔来笔记，在保存过程中容易发生氧化或者酸化，纸张逐渐发黄，原本柔软强劲的纸质变脆变薄，部分折叠按压过的地方更加容易断裂破碎，字迹逐渐变得模糊不清。例如北方夏季炎热干燥，冬季干冷，内外温差比较大，空气中的含水量较多也不容易控制，导致档案保存较为困难，保存过程中易造成纸质破损。此外，如果文字档案的保存环境潮湿、阴暗，也会加快字迹消失、纸张老化。对纸质资料的保存要采取最佳环境和保护措施，例如合理控制档案保存房间的温度和湿度等。

    （三）电子存档程序不完善

    與传统的文书档案相比之下，对人们来说，科技档案的借阅更加方便快捷，同时由于便捷性，科技档案的内容也容易被修改或泄露，对原科技档案的安全无法确保。涉密档案的借阅者在办理借阅手续后，常会采用网络上传送或刻录光盘的方式，使用档案的附件，这样的方式为科技研发提供了一定的便利，但同时，也存在着一定的安全隐患。例如，电子档案一旦流出，去向就难以把握，特别是信息较少的档案，管理人员不能进行实时的监控。一旦科技档案的电子文件泄露，就会对科技成果造成威胁，甚至引起不必要的知识产权纠纷。另一方面，科技档案的保存极其依赖于网络和计算机，如果在保存过程中，网络出现不稳定的问题或计算机出现故障则都会影响到文档内容的完整度和安全性。同时，计算机在使用当中也会出现许多安全隐患，如果在借阅过程中科技档案不小心被植入病毒程序或是被恶意攻击，导致文档部分被损坏、丢失甚至是被泄露利用，所造成的影响都是无法估量和弥补的。

    二、科技档案利用中的原件保护问题的解决方法及措施

    （一）提高科技档案管理人员的综合素质

    想要提高科技档案管理人员的综合管理素质，则需要让其充分认识到科技档案管理的影响力之大及其在档案资料中利用的重要性，例如，相关单位可以定期开展档案立卷归档的交流会，在单位的宣传板和手册等方面定期印发宣传内容，从而提高全体管理人员对档案管理的重视。同时，有关单位还要制定一套完善的档案规章制度，要求科技档案管理人员严格执行制度规范。单位还需要不断完善档案的保密措施，使有关人员认识到科技档案的重要性，从而意识到自身承担的重大责任和义务，在实际操作过程中规范科研资料的收集、整理程序，并对科技档案的原件进行及时归档，保证科技档案原件的系统性、完整性、准确性，避免因个人因素造成科技档案的泄露。

    （二）完善档案管理制度，降低自然因素的影响

    纸质档案具有更高的可信度，在科研工作中的参考价值更高。在录入形成完整的科技档案资料之后，不能忽视原来的书籍档案的作用，管理人员应该合理对书籍档案进行管理分类和整理，确保科技档案有支持资料。整理完成的书籍资料则不能向外借阅，而是只能在管理人员之间流动，并且需要专人记录管理。同时也要做好对书籍资料的保护，避免自然环境和人为因素等对书籍资料造成过大的影响，虽然无法完全克服自然因素造成的影响，但是可以通过规范标准化的管理，降低科技档案原件受到的影响，做到及时修补破损的书籍资料，对书籍资料做到定期清理和打扫等。只有档案管理工作的各项指标都达到国家的标准，才能保证科技档案管理工作的有序进行。相关单位在科技档案管理中必须严格遵守国家的有关标准，在制度上形成科技档案的第一层保护罩。

    例如，能在借阅场所进行查阅、复印的科技档案，就禁止对外借阅。对于较大数量的借阅，则需要进行集中处理，安排专门的相关人员监督借阅和归还流程，督促借阅单位按时归还并记录。同时，要调整档案库房的保护设备，定期更管老旧设备，预防自然灾害。对于出现损坏的科技档案，要进行及时修补。同时，要根据外部环境变化，更换科技档案储存处的温度、湿度，定期清理保存环境。此外如果由于某些必要原因需要对纸质文档进行运输，那么要格外注意纸质文档在运输途中的保护和稳定，避免其因为运输的颠簸或环境的影响而造成纸质文档的损坏或破裂。

    （三）加快档案保护信息化

    档案信息化可以打破时空界限与时间阻隔，相关单位应积极推进档案信息化建设，利用数字技术管理科技档案的原件，从根本上解决科技档案利用过程中对档案原件造成的损害问题，确保档案原件的实体安全。

    例如，相关单位可以加强计算机网络的保密管理，严禁涉密科技档案随意外借，根据档案的保密等级采用不同的保护系统，并对保密系统进行物理隔离。建设保密系统时需要按照国家保密标准进行，配备档案保密设施。对机房的管理制度也要作出相应的调整，定期检查网络设施的安全性，在计算机系统中增设口令授权和智能面部识别系统，对记录在网的科技档案进行严格保密，确保科技档案原件的安全。

    同时对科技档案的访问可以根据不同用户开放不同允许范围的权限，通过设置规定用户的访问权限及范围，可以明确某一用户的访问内容范围，可以保护某些机密资料，避免资料的泄露和内容的流失。同时通过权限的设立可以有效的避免来自网络的恶意攻击，明确某一用户的登录时间及访问内容，从而更好的对科技档案进行管理。设立安全防护措施可以有效的阻止某些网站的恶意攻击，实现安全防护功能。

    （四）对科技档案内容进行备份处理

    对科技档案的内容进行备份处理是保证科技档案资源完整、真实的一种利用方法，利用发达的科学网络技术对档案资源进行备份处理能够为科技档案资源的保存提供双重保障。

    因此，科技档案的管理人员可以对档案的资料内容进行双重备份，即将所有科技档案资料备份并放置在安全的环境中，当直接开放利用的档案资料遭到人为破坏或者是无法避免的计算机故障问题而丢失档案资料内容时即可发挥备份的作用，迅速完整的修补科技档案资料。以此避免出现资料遭到破坏时无法修复而导致资料丢失等情况。科技档案管理人员应该合理分配人员对备份资料进行管理，在科技档案资料更新替換时，相应的备份资料也应该更新替换以此确保在原科技档案资料受损时及时修补。

    科技档案的存在就是为了记录，传统的纸质资料档案通过仔细完整的保存和修复备份便可以将资料内容一直延续传递下去。而与纸质资料相比，科技档案资料则有所不同，计算机和网络故障等方面问题无法避免，同时又要应对外来的恶意攻击，因此如果不对科技档案资料进行备份处理则无法确保该科技档案资料的完整性。总而言之，对科技档案资料进行备份处理是极其重要的。

    三、结语

    科技档案的信息化流通打破了纸质档案资料流通的局限性，对于资源的利用来说有着不可磨灭的作用，但同时科技档案的普遍化利用也带来了很多令人烦恼问题，如资料的安全性、完整性等。通过上文中对科技档案原件重要性的分析、原件保护发展现状的分析和对科技档案资料的原件提出保护的措施方法等，我们可以得知科技档案中的原件保护问题是一项漫长而且繁琐复杂的工作，需要有关部门积极引进先进的保存技术，科技档案的管理人员严格遵守国家的保密规定和档案整理规范，全面提高原件档案的保存质量，降低科技资料受到外界干扰的程度，以此不断提高我国科技档案原件的保存技术。

    参考文献：

    [1] 柏婷.浅议科技档案的保密与利用[J].兰台内外，2018（13）：36-37.

    [2] 刘光鑫.基于原件保护的档案封存技术探究[J].山东档案，2017（06）：63-65.