国外商业性文件中心的现状特点评析
黄霄羽
笔者曾撰文论述美国商业性文件中心的发展历程和演变特点，事实上，当前商业性文件中心的足迹早已遍及全球，不仅发展势头喜人，而且整体行业的成熟度较高。笔者依据相关文献和网站资料，归纳评析国外商业性文件中心的现状特点，供国内同行参考。
一、国外商业性文件中心分布广泛
从20世纪90年代起，国外商业性文件中心的数量大幅增长。1980年成立的商业性文件中心协会(ACRC)曾经统计了90年代会员数量的增长情况——1991年，会员数量为380；到90年代末，会员数量增加到500。预计到21世纪初，会员数量将超过650个。到2008年，根据国际文件与信息管理服务行业协会(PP,ISM Inmma-donal，下文简称PP，ISM)发布的数据，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构其实，并非所有商业性文件中心都是该协会的会员，因此其实际数量只会更多。有学者曾经对美国商业性文件中心的数量做过研究，提出美国拥有近2000家文件管理公司，其市场占有率达到40％。笔者认为这种估算可能包括一些小公司以及提供文件管理专门化服务的公司。国外商业性文件中心数量众多已是不争的事实。
国外商业性文件中心的第一个鲜明特点是分布广泛，遍及全球。根据PRISM最新统计，商业性文件中心已遍及全球各大洲52个国家和地区。美国是拥有商业性文件中心数量最多的国家，在PRISM的573家会员公司中，美国就拥有374家，分布遍及全国49个州。此外，加拿大和英国也是拥有商业性文件中心数量居世界前列的国家，加拿大拥有27家PRISM会员；英国则有21家PRISM会员。就我国而言，香港建立了商业性文件中心，大陆和台湾则拥有国外商业性文件中心的“分号”。
PRISM最新发布的“资源指南”列出了会员公司的全球地理分布。从地域上看，会员在欧洲、北美洲、中南美洲、亚洲、非洲和大洋洲均有分布。其中，拥有会员的国家和地区主要集中在欧洲、亚洲和美洲。笔者用表1列出商业性文件中心的地理分布及各大洲的占有比例，帮助读者形成直观认识。
表1：PRISM会员的大洲分布及各大洲的占有比例PRISM会员的大洲分布
二、国外商业性文件中心典型突出
国外商业性文件中心的第二个鲜明特点是典型突出。这里的“典型突出”有两层含义，既指分布的典型性，又指个案的典型性。
一方面，商业性文件中心集中分布在美国。在PRISM的573家会员公司中，美国就拥有374家，可以说是超过了“半壁江山”。从分布情况看，美国49个州都建立有商业性文件中心，可以说是“遍地开花”。笔者依据PRISM网站信息列出两张表格，表2是PRISM会员在各国(地区)的数量分布情况，表3是PRISM会员在美国各州的分布情况，读者可以清晰看到商业性文件中心在美国具有数量大、分布广的巨大优势，这是其他任何一个国家无法与之抗衡的。
另一方面，国外商业性文件中心经过优化整合，出现了规模庞大、产值惊人、分支机构跨越全球的行业龙头。这在美国表现得最为明显。经过优化整合，美国出现了两家商业性文件中心的“领头羊”，成为美国、也是全世界知名度最高的行业龙头。
排在首位的是Iron Mountain。其历史可追溯到1951年，总部设在马萨诸塞州的波士顿。通过1997～2000年和2004-2006年完成几次并购，它发展成为美国以及全球规模最大的商业性文件中心，目前其业务市场面向全球，在北美洲、南美洲、欧洲、亚洲和大洋洲的37个国家和地区建立了600多个分支机构，拥有12万客户。它作为规模庞大的跨国公司，产值惊人且不断上升。2007年其产值超过23亿美元，在美国财富1000企业中排名第780位；到2008年，其产值达到30亿美元，在财富1000企业中排名上升到第720位。
位居次席的是Recall Corporation。其总部设在格鲁吉亚州的诺克罗斯(Norcross)。1999年完成并购后采用此名称。目前其业务市场也面向全球，在北美洲、南美洲、欧洲、亚洲和大洋洲的21个国家和地区建立了300多个分支机构，拥有8万客户。尽管笔者未能找到Recall Cor-poration年产值的具体数据，但PRISM网站信息足以证明Recall“领头羊”的地位。PRISM介绍会员规模时指出，95％的会员都是小公司(年产值约为300万美元)；只有两家大公司，一家是Iron Mountain，另一家就是Recall Corporation。
综合以上两方面，国外商业性文件中心无论是分布的典型性，还是个案的典型性，都以美国居首。笔者认为原因有多方面，既有商业性文件中心在美国起步最早的因素，也基于美国经济实力雄厚、市场需求旺盛、技术水平先进、效益意识突出等诸多因素。一言以蔽之，国外商业性文件中心尽管分布遍及全球，但就影响力而言，美国的“统领地位”毋庸置疑。
三、国外商业性文件中心整体行业成熟
国外商业性文件中心的第三个鲜明特点是整体行业成熟。在展开论述这一特点之前，笔者认为有必要简单追溯商业性文件中心的行业发展历史。
美国商业性文件中心组建联盟始于1980年成立的商业性文件中心协会(ACRC，Association of Commercial Records Centers)。1996年，ACRC与国家安全数据保险库协会(NASDV，National Association of Secured Data Vaults)合并，组成了前文提到的国际文件与信息管理服务行业协会(PRISM International，Professional Records&Information Services Management)。目前，PRISM被界定为“商业性信息管理行业的非营利性行业协会(the not-for-profit trade OClatlon for the commer-cial information management industry)”，这表明商业性文件中心发展成为一个行业(Industry)已经得到国际公认。尽管商业性文件中心行业的发展时间不过短短30年，行业的成熟度却表现得较为明显，可以归纳为三点。
首先，整个行业建立了宗旨明确、成员广泛的领导中心——PRISM，为行业的有序运转提供了组织保障。PRISM确立了五点宗旨：提供最佳行业教育；向政府机构、标准化组织、媒体和消费者持续倡导行业价值；组织论坛，用以指导和交流行业信息和经验，在会员间形成良好关系；研发对会员有回报价值的新产品、服务和信息；通过执行行业准则和业务标准，增强专业性和行业的影响力”。这些宗旨清晰明确，表明PRISM代表的商业性
信息管理行业致力于为公私机构提供有效的文件和信息服务，帮助客户降低管理成本、减少诉讼和审计风险、提高业务效率，实现信息资产的良好组织和维护。PRISM的会员广泛性在前文已有论述，从名称上也能看出其国际性特点。在PRISM领导下，整个行业呈现稳定增长的发展态势。虽然各大洲的行业发展规模存在差距——美国的全球市场占有率为4¨50％，欧洲的全球市场占有率略高于10％，其他大洲没有明确统计，市场占有率从高到低依次为亚洲、中南美洲、大洋洲和非洲。但是，整个行业据估算年增长率达到10％左右。PRISM的建立可谓是商业性文件中心行业成熟的标志。
其次，整个行业制定了成熟规范的行业准则和标准制度，为行业的自律和监管提供了制度保障。PRISM最新制订的行业准则(2007年5月)包含针对客户、会员以及公众的内容。其中，对客户的行业准则是“拟定合同条款并严格履行；维护客户信息的秘密和安全；提供信息管理服务的最佳实践和质量控制；确保设施、员工、控制和程序都适宜履行专业职责”。对会员的行业准则是“承认对客户信息资产共同具有重要责任；加强沟通与协作以维持高标准服务；开展信息交流促进行业完善；合作提升行业整体形象”。对公众的行业准则是“虚心接受并认真解决投诉；确保会员公司遵纪守法并履行社会责任；致力于持续提高行业知识、资源、实践、产品和服务；引导其他组织和个人关注信息管理问题”。这些准则明确揭示了商业性文件中心行业的专业职责和社会责任。同时，PRISM还制定有一系列标准制度，包括标准协议、员工保密协议、灾害计划手册、风险转移指南、文件保管期限表、排架标准、行业术语标准等等，要求会员统一执行。此外，PRISM还注重遵循国际、国家等层面的各种法律法规和标准，对整个行业实行有效监管。例如，国外商业性文件中心行业要遵循国际文件管理者和指导者协会(ARMA)和国际标准IS015489的相关规定，也要遵循各国法规针对文件、信息管理的相关条款。典型例子是美国2002年在发生安然、世通等公司财务欺诈事件后颁布了《公司会计改革和投资者保护法案》，明确规定了篡改文件的刑事责任。美国商业性文件中心的经营就必须遵循该法案的相关规定。当然，行业准则和标准制度尽管不像法律法规那样具有强制性和约束力，但它与法律法规共同配合，对规范行业发展起到了良好作用。
再次，整个行业频繁开展交流和各项活动，实现了行业的经验交流和信息共享，树立起良好的行业形象。在PRISM的带动下，国外商业性文件中心行业的交流和活动十分频繁，比较有代表性的活动一是举办年会，讨论会员共同关注的问题；二是编辑双月通讯和季度期刊，汇集行业最新动态信息；三是编制信息管理资源名录(包括纸质版和电子版)，将所有会员提供的产品和服务汇集成册，便于会员共享；四是组织行业教育或培训，不断提升会员的专业素质和服务质量。这些活动推动了国外商业性文件中心行业的经验交流和信息共享，既受到会员的重视和好评，也促进了会员的沟通与协作。此外，PRISM十分注重加强与客户、合作伙伴的联系，定期组织商贸展销会、专业讲座甚至社交联谊活动，宣传行业动态，树立起良好的专业形象。这种形象被描述为“国外商业性文件中心行业是一种至关重要的外包型服务行业，能帮助客户降低文档管理成本、抵御自然和人为灾害、确保机密信息安全、销毁期满文件、有效管理迅速增长的电子文件。实践也充分证明，从20世纪80年代到目前，国外商业性文件中心行业的发展态势良好稳定，欣欣向荣。
