积极推广档案影像管理系统
石妙希
一、推广档案影像管理系统的必要性
在金融、工商税务、保险等行业，每天会产生大量的业务票据和档案资料，在日常的档案管理工作中，原始的手工档案管理存在一定弊端，如纸质档案经过多次翻阅查询，容易损坏；档案的整理、编纂工作耗时费力造成档案管理人员劳动强度大，档案资料管理困难；查询响应慢，无法实现多人共享，造成查询效率低；无法与业务系统及办公系统配合使用，信息流程断档等。
针对原始的手工档案管理中存在的问题，目前不少机关企业采用了档案影像化管理。即大量采用先进的计算机技术(图像处理、模式识别技术、计算机网络、数据库、多媒体、存储技术等)，实现各类票据、档案存储、管理和查询的电子化，提升票据的保存质量；规范档案管理流程；减少业务资料处理过程的人工干预；确保数据处理过程及处理结果的完整性和可靠性，提高票据和档案材料的检索速度。通过对档案的科学管理及高效利用，从而节省人力、物力和空间，节约成本、提高工作效率提高企业竞争能力和服务水平。而这一切的实现都离不开档案影像系统的使用。银行业的同仁认为影像系统最大的好处就是提高了档案整理效率。税务部门感觉有了档案影像系统，查询、提取纳税户档案又快又准确，让他们从繁重的整理工作中解脱出来，有更多时间和精力投入税源管理中。保险企业的同志曾说，我们人身保险档案的特点是时间长，投保人与日俱增，导致库存压力越来越大。自有了档案影像系统，纸质档案资料在完成扫描后，就被真空包装封存，几乎不再受温湿度、灰尘等环境因素的影响，延长了档案资料的寿命，同时打包封存的资料不用装盒装箱，所占空间不到原来的三分之一，解决了人身保险档案存期长、库存压力大的问题。而政府机关的体验是档案影像系统的运行成功，是机关档案由纸质归档向电子归档的一次跨越，也是档案材料手工整理向电子方向过渡的有益尝试。
二、档案影像管理系统的构建
档案影像化管理的实施离不开系统的构建，一般情况下，档案影像管理系统逻辑架构可以分为三个层次，分别为应用表示层、业务逻辑层和数据存储层。应用表示层为数据采集、数据展现与数据统计，主要完成与用户的信息交互；业务逻辑层为业务逻辑实现部分，完成对采集数据的后台加工、分析、整理；数据存储层实现对处理后数据的存储、管理。
其业务流程包括：
(一)影像采集(扫描子系统)：扫描子系统是整个系统的数据输入前端，它将原始纸质传票转换为电子影像，将影像提交到存储服务器上以便进行后续工作，扫描控制台是整个系统中数据的源头，是档案电子化的第一步。扫描控制台系统支持各类扫描仪进行票据档案的扫描，实现影像采集。针对重扫、补扫等特殊批次进行相应的处理。
(二)影像质检(质检子系统)：质检子系统按照一定策略对扫描后的影像进行抽检，以保证凭证影像的质量，对于质检过程发现的不合格的影像，下发影像差错，要求扫描人员进行补扫或重扫。质检子系统需同时提供影像修正、差错处理的功能。
(三)OCK识别服务：采用后台服务的方式，对经扫描和质检的票据影像，调用OCR识别接口，实现票据分类，采集票面要素，形成影像精确索引，为后续业务处理提供数据基础。
(四)索引补建：对于OCP，识别有误，或需要手工建立索引的档案，提供索引补建的功能。通过浏览影像，人工识别票面要素，建立影像相关索引。
(五)数据及影像查询：提供基于WEB的数据及影像的查询功能。提供按批索引或精确索引的查询，提供精确查询、模糊查询及组合查询等多种查询方式。
(六)系统管理：采用资源、用户、组织机构、权限的多维组合，将系统的用户和角色管理、资源管理、权限管理、日志管理完整的结合在一起，提供了完善的具有较强适应性的通用系统管理平台。提供统一的GUI(GraphicalUser Interface，即图形用户界面)程序，进行系统资源的管理，采用数据库软件包或存储过程的方式为各子系统的开发者提供接口，主要是用户验证及权限验证的功能。
(七)影像归档存储：按照统一的索引定义和统一的归档逻辑，将影像进行批量归档存储。对外提供接口，供其他接口进行影像调阅。
(八)光盘组织和刻录子系统：将系统中的影像及相应的数据按一定的算法或规则，组织成相应规格的光盘数据，用户可选择单盘或光盘库自动刻录的方式将数据刻录到光盘。光盘上内置影像查询系统，可查询光盘的影像。
三、档案影像管理系统存在的问题
档案影像管理系统完全是依照先进的计算机技术、网络技术和存储技术，解决了原始的票据档案管理中存在的诸多问题。操作起来十分便捷，工作人员只需按照提示点击鼠标即可，目前该系统已在国内各大银行、保险公司和政府机关档案管理中心应用，并取得良好的经济和社会效益。但是档案影像管理系统也存在一定的问题，有待进一步的开发研究。
(一)经费问题。例如机关和企业若要实现档案影像化管理，首先需要启动近四十万元资金购买和创建系统，如果想要将往年库存档案全部影像化存储，必然会产生工作人员、办公地点的增加，同样是一笔不小的开支。
(二)安全问题。目前有不少企业的产品多属于长期，例如保险业的定期人寿保险，均在10年、15年或20年以上，保户在收藏这类保险商品的保单时，最在意的是契约完整性，而不是方便性。因此，如果以影像化存储，虽然可以节省空间，但由于1台计算机的寿命仅为3-5年，而网络不确定风险多、变化大，不论保单是存放在计算机或网络空间中都容易令保户产生担忧，所以，对于这种契约期间相当长的商品，保户反而会希望以实体保单的形式来收藏。
(三)凭证问题。例如当司法机关需要提取证据时，影像档案材料的法律效应就比较苍白，这主要是因为数字签章的影像文件无法象盖章签名的原始书面文件般具有可验证性、完整性及不可否认性。
