信息时代医院科技档案的优化管理探讨
李慧
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-109-02
摘 要 随着信息技术的发展，越来越多的行业开始实施信息化建设，以不断提高工作效率，医院同样如此。对于医院管理工作而言，科技档案管理是医院档案管理之重要内容，如何把握信息时代的发展优势，对医院科技档案实施信息化管理，成为了档案管理工作者需要深入思考的课题。对此，本文在对医院科技档案进行综合论述的基础上，分析了医院科技档案开展信息化管理的意义，并从四个方面提出了相关优化管理思路，以供参考。
关键词 信息时代 医院 科技档案管理
科技档案主要保存的是医院科技方面的信息，包括医务人员在科研、教学、医疗活动中所生成的具有保存价值的图表、文字、影像资料等等。医院科技档案也是医院档案管理之重要组成，是对医院各项医务活动之真实记录，能够反映医院历史活动轨迹，传承医院文化，体现医院的医疗科研水平，具有重要的社会价值。特别是在信息时代，为更好地做好医院科技档案管理工作，相关档案管理部门需有效利用现代信息技术，借助互联网以及计算机等新兴手段开展科技档案管理工作，有效提高科技档案管理之专业化水平，促进医院档案管理新发展。
一、医院科技档案概述
（一）医院科技档案的分类
醫院科技档案种类繁多，从宏观上看，根据档案之性质，可将其分为教学类、基建类、外事管理类、医疗科研类、与科研有关的医学装备类、医疗科技人员专业档案等六个大类。从微观上看，可根据科技档案之来源将其划分为科技成果类、专利类、技术转让类、临床试验类、科技计划项目类、论文著作类等几大类。其中，科技成果类档案主要指的是获得相应奖励或荣誉称号的科技成果类档案，包括相关成果申请材料、获奖证书、获奖批文、获奖照片或影像资料等；专利、技术转让类档案主要指的是专利申请材料、各项证明、各类技术转让材料等；临床试验类档案主要包括各类临床试验从开始到结束时的所有文件资料；科技计划项目类档案主要包括各类课题申报材料、批文、任务书、课题研究记录、结题材料等；论文论著类档案主要指的是医务人员所发表的各类学术论文、图书、译著、教材等的原复印件资料。
（二）医院科技档案的特点
相较于其他类型的档案而言，医院科技档案具有一定的独特性，主要特点可分析如下：
第一，真实性。医院科技档案均是在医务工作者的实践活动中产生的，记录的是医务人员的真实科技活动历史，能真实地反映相关科技成果及科研过程，具有较强的真实性。
第二，时效性。随着时代的发展，知识的更替，医院科技档案之利用价值会随着时间的推移而有所减小，因而，这类档案具有较强的时效性。
第三，连续性。医院科研活动一般周期较强，是一项长期工程，有的科研项目甚至需要花费3-5年的时间，这期间会产生很多的科研文件，需要及时更新归档，且各类文件之间的关系紧密，具有一定的延续性，因此，医院科技档案还具有连续性特点。
第四，专业性。医院科技档案很多都与医学专业知识相关，是对医疗卫生事业发展的反映，对这类档案进行管理，不仅需要管理人员具有档案管理知识，还应具备一定的医学知识，因此这类档案的医学专业性很强。
第五，保密性。医院科技档案有很多是对医院科研成果之记录，具有一定的专利属性和产权价值，需要做好保密管理，因而具有保密性。
第六，实用性。医院科技档案是对有价值之文件的存储与保管，目的是为了在日后对其进行开发利用，供人们查阅，因而具有一定的实用性。
二、医院科技档案信息化管理之意义
医院科技档案种类繁多，且价值凸显，是医院的宝贵财富，需要进行科学合理的保管，但当前各医院对其的管理还存在管理理念和方式落后，信息更新不及时，查询困难，利用率不高，保存费用高等诸多不足之处，亟需利用现代信息技术进行高效管理，以提高管理效率。在信息技术快速发展的新时代，医院科技档案开展信息化管理具有重要意义，不仅可以解决传统科技档案管理中存在的问题，还能便于构建良好的医院科技档案管理体系，促进档案管理工作的更好开展。此外，医院科技档案是不断更新、不断增加的，其载体多样化，包含了各种文字、图片、影音资料，且专业性和关联系也很强，利用计算机、扫描仪等多种现代信息技术对其进行信息化管理，不仅更便于细化管理类目，方便查阅检索，还能方便档案数据资源的实时更新，更完整地保存档案，提高科技档案的管理质量。同时，利用信息技术建立规范、完整的科技档案管理体系，从长远来看也有助于减少档案管理的人力物力，方便档案资源的在线共享，提高档案利用率。
三、信息时代医院科技档案的优化管理思路
（一）优化档案管理体系
当前，不少医院由于不重视档案管理工作，缺乏科技档案管理专业人才，导致档案在立卷归档、存储以及开发利用等方面皆存在一定的问题，此外，许多科技档案都由专业图表或符号所记录，在实施信息化管理的过程中也难以将这类纸质文档进行有限的电子化转化，造成档案管理保存不完整，极易出错。而依靠手工管理科技档案不仅效率低下，还容易造成档案资料的遗失、损坏，降低管理效率。因此，在进行医院科技档案的信息化管理时，可出台科技档案管理标准，统一管理格式，让档案管理人员能够按格式进行档案的录入和保存，并按操作规范进行档案资料的收集、整理、分类、归档，以保证档案资料的完整性，方便查阅利用。此外，医院档案管理部门还应对科技档案管理人员进行能力区分，根据其能力定岗定责，将具有一定信息技术能力的人员安排在重要操作岗位，以保证科技档案信息化建设的顺利实施。同时，医院也应加强科技档案管理制度建设，要求管理人员不仅按制度办事，还应加强与科技人员之联系，主动收集科技档案资料，寻求技术性问题的解决方法，提高档案管理水平。
（二）完善基础设施建设
由于医院科技档案的信息化建设对于各类软硬件设备的要求较高，而一些医院由于对其重视不足，导致相关设施条件较差，难以满足科技档案现代化管理需要。如多数医院未引入专业的科技档案管理软件，也未构建现代信息化管理平台，导致一些科技档案难以录入信息化系统，不能得到妥善保管，甚至部分医院缺乏专门的科技档案管理室，仅有的管理室也未能做好“五防”工作，且提供的计算机设备老旧落后，也不利于科技档案的信息化管理。对此，医院应加大对科技档案管理的资金投入，完善基础设施建设，联合专业机构开发科技档案管理软件，构建专业数据库，使科技档案得以完成电子化转化，获得妥善保管。此外，医院还应引进先进的信息技术或安全技术，对重要的科技档案进行技术加码，提高档案保管的安全系数，以确保档案信息化管理之安全。同时，改善科技档案管理环境，安排专业的科技档案管理室，并做好“五防”工作，设置自动报警装置、防磁装置等等，以保障档案管理之安全。
（三）搭建合理的檔案信息管理平台
医院科技档案的信息化建设不仅要引进专业的技术设备，完善管理环境，实现纸质档案资料的电子化转化，还需要搭建合理的档案信息管理平台，拓展信息管理空间，实现数据资料的有效共享，以提高科技档案资料之利用率。一方面，医院应合理把握现代信息技术之优势，结合科技档案管理实际购置或开发相应科技档案管理信息平台，满足纸质档案存储与电子档案存储的“双轨制”要求，更好地控制科技档案管理与查阅权限，记录档案流通信息，对相关数据进行精准统计，实现对科技档案资源的规范化管理。在科技档案信息化管理平台中，档案工作人员要做到对档案按照编级编号正确录入归档，合理建立电子档案目录，并划分各级子目录，构建档案数据库，方便档案资料的查阅与检索。此外，还可构建医院内部局域网，或与兄弟单位合作建立区域性网络共享平台，对可公开之科技档案实现在线共享，以提高科技档案资料之利用效率。
（四）提高科技档案管理人员素质
随着信息技术的发展，现代档案管理工作对档案管理人员提出了越来越高的要求，不仅需具备档案专业知识，了解医学知识，还需具备一定的计算机操作能力和相应的网络管理知识，特别是医院科技档案的管理对相关管理人员的要求更高，这是由于科技档案中包含了许多复杂的图表，且一些档案资料的收集整理需要长期的跟踪，对管理人员的沟通能力、专业精神提出了更高要求。而目前很多医院的科技档案管理人员或非专业出身，或缺乏有效培训，专业知识老旧，信息技术能力不强，难以有效胜任工作。因此，需要加强对人员的管理与培训。一方面，应对科技档案管理人员的专业能力进行考核，并要求其不断更新自我知识，了解与医疗科技相关的综合类学科知识以及交叉学科、边缘学科知识，以更好地担负起科技档案管理工作。另一方面，要加强档案管理人员的信息技术培训，使之掌握基本的计算机操作技能、网络安全管理技能，以更好地开展科技档案管理信息化建设。此外，部分科技档案的保密程度较高，因此还应加强相关档案管理人员的保密意识建设，加强思想教育，使之做到保密资料不泄露、不外传，有效提高科技档案的管理水平。
四、结语
总之，信息时代的来临使得计算机技术以及网络技术日益深入各行各业，成为引领时代发展的潮流，医院科技档案的管理依托信息技术进行管理模式和管理方法的优化也是档案管理事业发展之所需，顺应了时代发展趋势。因此，相关档案管理人员应及时更新管理理念，克服工作中的困难，探索医院科技档案管理现代化建设之有效方法，促进相关工作更好开展。
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