利用过程中的档案保护工作探析

    尧　欣

    一、加强利用过程中档案保护工作研究的必要性和紧迫性

    一方面，档案利用是一个极为复杂的过程，它是档案离开正常的保管环境后最容易受到损害的工作环节。其一、由于人的介入，利用环境必须兼顾到档案和人的双重舒适性，然而实际上人的“舒适性”和档案的“舒适性”是有一定差别的，加之利用场所既定范围内较大的人流量，使得对利用环境的控制变得更为困难；其二、档案部门对电子档案的利用保障能力不强。利用服务人员素质良莠不齐、网络传输安全保障水平不高、抗干扰能力不强等都在威胁着档案的安全。

    另一方面，目前各档案馆对利用环境并没有严格的规定，相关的标准规范尚不健全。在网上利用服务方面，利用服务部门的网络安全防护技术普遍较低、利用人员的安全防护意识不高、安全制度落实不到位、利用过程中无意侵权等一系列问题交织在一起，不仅严重束缚了利用工作的开展和档案价值的发挥，还给档案自身的安全造成极大威胁。因而，积极着手加强档案利用过程中的保护工作尤为迫切。

    二、档案利用环境的模拟构建

    对于档案利用错综复杂的多元环境，笔者采用实验模拟的方法对危害档案载体安全的“硬环境”和影响档案利用行为和档案信息安全的“软环境”进行了剖析和研究。

    1、交变的温湿度环境，模拟档案从库房到利用场所、从保存环境到展览环境、从库房环境到运输环境的交替及运输过程中的环境变化、灾害环境（如火灾、冰冻）等现实环境。

    2、光照环境，模拟复印机、扫描仪（数码复印机）①的照射，展览时的灯光照射，阅览室内的灯光（包括桌面灯）照射等现实环境。

    3、正常利用时的温湿度环境，模拟机器设备的运行温度、档案阅览室的温湿度等现实环境。

    4、非常规利用条件下的干热环境，模拟遭遇特殊情况（如火灾、爆炸等超高温条件）下的温湿度环境、档案展览中的长时间高温照射等现实环境。

    5、利用时的磨损环境，模拟自然灾害（如地震、泥石流等）造成的档案实体损伤、人为损伤（如档案在拿取和运输过程中由于操作失误或装具原因造成的划伤或折损等）、设备对档案的损伤（如光驱中的灰尘在读盘时对光盘的划伤等）、档案数字化过程中的损伤（如扫描时拆装档案时的损伤）等现实环境。

    三、加强利用过程中档案保护工作的相关措施

    （一）以强化档案利用过程中的载体保护为根本

    1、在阅览室、缩微阅读室等档案利用场所应采取防紫外措施

    紫外光对纸张的耐折度和字迹色差有着很大的影响。用300w的紫外光连续照射24小时后，手稿纸、打印纸和绘图纸等三种纸张的耐折度均下降了一半以上，胶片的密度也降低了一半。国家行业标准《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-86）对防紫外光照射也有明确的要求：“档案库及查阅档案等用房均应消除或减轻紫外线对档案、资料的危害。天然采风的档案库及其他业务技术用房应选用防紫外光玻璃和采用遮阳设施，防止阳光直射。档案库及查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用乳白灯罩的白炽灯，如果用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。”

    2、严格控制对纸质档案原件的复印利用，引进更为先进和高效的复印方式

    纸质档案原件，特别是保存年代较为久远的档案原件，其自身的理化性能较为脆弱，复印机光源高强度的照射会对其造成严重的伤害。纸张在复印40-60次后达到临界状态，之后纸张的性能将有大幅下降。为减少原件的利用次数，目前普遍采取的是以复制件代替原件的方法，并进行定期的检查和互拷贝。这种以物易物的方式既加大了工作人员的工作量，又不能从根本上解决原件的利用问题。通过对纸张在复印机光源和扫描仪光源（数字复印机光源）照射下的对比实验得出，传统复印机光源对纸质档案产生的损伤要远大于扫描仪光源。因此，建议档案馆引进新一代的复印设备——数字复印机，对档案原件进行一次扫描录入作业，根据需要多次输出，从根本上缓解档案多次复印给档案工作和档案本身带来的压力。

    3、纸质档案数字化的必要性验证

    实验中，经过连续5次扫描后，手稿纸、打印纸和绘图纸的抗张强度分别下降22.38%、27.10%、34.06%，耐折度分别下降35.29%、13.27%、34.48%。由此可见，多次连续扫描对纸张的物理性能有很大的影响。尽管在档案数字化时原件只需经过1-2次扫描，危害不大，但在实际操作过程中，往往会因为客观条件或人为失误等原因，使得原件不得不经过多次扫描，加之部分档案之前已经过复印机、缩微拍摄机等不同类型的光源照射，必然对档案原件造成严重的损伤。为此，建议档案部门在纸质档案数字化之前先对数字化扫描的必要性进行充分论证，在扫描过程中也应严格控制扫描次数，一般以不超过2次为宜，对于已进行多次扫描的原件必须进行及时的检查和抢救修复。

    4、电子档案光盘存储载体的选择

    光盘一直以来都被认为是目前电子档案最合适的存储载体。然而当今IT市场上光盘品牌繁多、种类各异、发展迅速（如第三代存储光盘BD蓝光光盘和HD-DVD的容量已达15-25G），加之业内对此尚无权威的参考标准，如何选择一种适合存储电子档案的光盘成为困扰档案部门的一个实际问题。本文试图通过三种品牌光盘在各种实验环境中的测试，构建一个光盘选择的范例。在汇总三种品牌各存储格式光盘的实验结果后，运用层次分析法AHP，按测试的条件搭建评价体系对光盘进行分层评价和打分，最终结果如下：

    当存储avi格式的文件时，得分顺序依次为：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD；当存储mp3格式的文件时，得分顺序依次为：SL-DVD＞QH-DVD＞Sony-DVD；当存储jpg格式的文件时，得分顺序依次为：Sony-DVD＞QH-DVD＞SL-DVD；当存储txt格式的文件时，得分顺序依次为：Sony-CD＞Sony-DVD，即CD盘存储txt格式文件更合适。综合得分的顺序依次为：SL-DVD＞Sony-DVD＞QH-DVD，在此试验中三菱盘的质量最好。

    在实际选购过程中，除考虑光盘质量外，还必须结合市场价格、盘片容量、刻录类型、自身需求等因素综合取舍。

    5、关注档案在阅览、展览、运输等利用场合的安全

    由于人的参与，档案的阅览和展览等利用环境与库房保管状态相比有很大的变化。一般情况下，在阅览或展览场所，室内湿度控制在70%左右，温度控制在28℃左右②，这是人较为舒适的环境，但却会给档案带来一定的伤害。为此建议：在提供纸质档案和胶片档案阅览时，要严格控制阅览环境的光照和温湿度条件以及档案进出库的时间；在阅览室等利用场所与库房间设立专门的过渡区间，用于档案进出库和高密度重复利用时的环境调控和时间平衡③；对光盘的读盘时间进行控制，一般一次性连续读盘控制在3-4小时内；做好纸质档案展览，特别是异地展出时的小环境控制，对档案展览柜进行实时监测，采用硅胶、设备调控等多种方式对展览环境进行调节，减少档案出库利用时的损伤。

    档案平时展览时还涉及档案运输问题。除了温湿度环境的控制外，运输环境有别于阅览环境的最突出特点就是运输过程中的颠簸，极易对档案造成物理损伤。经实验证明，光盘受磨损条件的影响较大，其次是胶片。保护层的磨损使介质记录层受到威胁，光盘误码率上升，胶片密度下降，在多次摩擦后甚至出现不能读盘的现象。纸张尤其是手稿纸，各项性能指标随着摩擦次数的增多也有不同程度的下降。因此，建议在档案特别是珍贵档案原件运输过程中，应做好密封防震工作，装具内应填装塑料泡沫等减震物质，档案和装具应堆叠有序，到达目的地后应进行检查和清理。另外，在利用场所还应注意保持空气的清洁和光驱、缩微阅读器等设备的稳定，力求防止利用时灰尘等漂浮物质对档案造成的破坏和影响。

    6、做好利用场所的安全防护工作

    档案利用过程中意外性的火灾等灾害也直接对档案的安全产生着威胁。实验中通过对干热环境的模拟，测试了高温条件对三种档案载体的损伤情况。从测试数据看，纸张和光盘受高温影响较大，胶片相对较小。纸张由于失水量逐渐增加，质量、耐折度、抗张强度和白度等指标均有显著的下降，其中打印纸的降低幅度最大。光盘在干热2小时后也出现盘面弯曲、破裂、不能读盘等现象。由此可见，高温环境对档案载体的影响相对较大。在平时，重在防火防灾，而灾害发生后，还应做好对利用场所二次灾害的防护工作，火灾发生后容易引发水灾、泥石流和坍塌等二次灾害。实验中通过高低温交变环境模拟了二次水灾的状况，结果表明，其危害程度要略高于干热环境，即二次灾害的危害要大于火灾本身对档案载体造成的损害。为此，在一次灾害发生后对档案进行及时的隔离抢救也是档案利用场所安全防护工作的一项重要内容。

    （二）以狠抓利用过程中的管理保护为重点

    1、强化人员管理，提高利用人员素质

    （1）着力强化利用服务人员的保护意识和保护技能

    档案馆的利用服务人员是整个利用过程的引导者，也是确保档案安全利用的督导者。要培养一支合格的利用服务队伍必须从以下几方面着手：第一，培育良好的职业情操，锻造过硬的业务技能；第二，加强教育，强化利用服务人员的档案保护意识；第三，进行专业培训，提高利用服务人员的档案保护技能。

    （2）注重对利用者档案保护意识的宣传和培养

    档案利用者是利用过程的主体，也是影响到档案安全利用的直接关联者。因此，对普通用户进行档案安全利用的宣传和教育是保护档案的主要方法。例如，在档案宣传工作中，将档案保护意识合理融入档案的价值论中，辅以进行法律法规的警示教育，用正反例证的方式向大众宣讲和普及，已达到档案利用和保护“双赢”的效果。

    2、注重规范化管理，构建有序的利用环境

    （1）规范制度的制定

    一套标准的利用规范不能仅仅是一份张贴于阅览室门前的布告，它应该是一套涵盖和囊括整个利用过程及其相关因素在内的规则体系，作者认为至少应包含档案利用服务人员的工作守则（包括必备素质、监管职责、接待程序、利用借阅手续和注意事项、对突发事件的处置方法、利用完毕后的安全检查和处理程序等）、利用设备的管理规范（包括设备的介绍与日常维护、设备的使用操作和注意事项等）、利用者手册（包括馆藏介绍、利用须知、利用程序及注意事项、相关法规惩处措施摘编、意见反馈等）、利用环境控制规范（包括借阅室等利用场所的布置，温湿度、光源、空气质量、防火防盗等方面的设计要求）等要素。

    （2）规范制度的执行

    档案利用规章制度若在制定后不能得到彻底的贯彻落实，就是一纸空文。要切实落实规范制度，就要做到：一、实行严格的责任制和赏罚制度。对利用服务人员必须有明确的责任分工和相应的考评标准。对利用者违反利用规章造成档案损坏或档案信息泄露的应根据规定予以相应的惩处，情节严重者还应依照相关法律法规予以刑事或民事处罚；二、排除干扰，公正执法。档案利用人员应严格遵照已有的规章制度，秉公执法，不徇私情，以保证整个利用环境的安全有序；三、建立全方位的检查机制，包括对工作人员的服务工作、利用设备、利用环境等的全面检查。

    （3）规范制度的修改与完善

    一般而言，标准每5年就应复审修订一次，馆内制定的利用规范更应如此。一方面，由于电子信息技术和网络技术的发展使得电子档案的载体和储存利用方式都处于不断的更新和变化之中，档案利用规范应根据新情况进行及时的补充和修订。另一方面，在实际的利用过程中，现有的利用规范可能会存在不适用或不完善之处，应及时进行修订，以不断完善利用规范制度体系。

    3、加强监督管理，保持良好的利用秩序

    监督管理是确保档案安全利用的一种重要管理手段，通过对利用情况全面如实地记录，客观地反映利用过程中暴露出的问题，进而为解决问题和改进工作提供参考和依据。第一，形成“人员管理链”。为确保利用服务人员的工作标准到位，建议馆内适当指派一至两位主管领导或部门领导不定时地对服务人员的工作情况进行抽查或跟踪检查，利用服务人员对利用者的利用行为进行监督，形成一级对一级的监控链，有效地对利用人员引发的利用安全问题进行防范和控制。第二，对利用全程的监控管理。利用安装监视系统等手段，对利用者从踏进利用场所开始直至利用完毕检查入库的整个过程进行全程监管，以进行有效的先期预警。第三，对档案信息流向的有效监管。目前通过网络域的设置、身份认证、分级审查技术等可以从一定程度上限制信息的流动范围，但要对档案信息进行更为精确的监管还需要档案部门和相关信息部门的进一步研究。

    注释：

    ①目前越来越多的档案馆开始引进或计划引进数码复印机以替代模拟复印机，为使数据更全面更贴近实际，本实验中将数码复印机的光源与扫描仪的光源一并进行测试。

    ②钱唐根：《珍贵档案异地展览保护探讨》，《上海档案》，2003年第2期。

    ③DA/T21-1999《档案缩微品保管规范》和DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》

    参考文献：

    1、DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》。

    2、DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》。

    3、张立：《信息存储技术的现状及发展》，《记录与介质》，2006年第7期。

    4、米士刚：《档案馆环境对档案的影响及对策》，《天津档案》，2006年第1期。

    5、马静、刘银：《档案信息化建设中应加强档案保护意识》，《保密档案工作》，2006年第1期。

    6、彭远明：《档案保护技术》，北京:解放军出版社，2004年。

    作者单位：南昌陆军学院