“凡提必审”背景下的干部档案管理工作思考
刘春晖
摘要：2016年11月，中共湖北省委组织部印发了《干部档案“凡提必审”实施办法（试行）》，对规范干部档案工作提出了进一步的要求，本文基于此背景，深入探讨新时期档案管理工作中存在的问题，并深入思考如何提升干部档案管理工作水平。
关键词：凡提必审 带病提拔 干部档案管理 干部审核
中图分类号：G271 文献标识码：A
为防止干部 “带病提拔”，规范干部档案“凡提必审”工作，根据《党政领导干部选拔任用工作条例》和中共中央组织部《干部工作条例》《关于防止干部“带病提拔”的意见》《关于进一步严格管理干部档案的通知》等文件精神，中共湖北省委组织部制定了《干部档案“凡提必审”实施办法（试行）》。
1 “凡提必审”的主要要求
干部档案“凡提必审”工作必须坚持实事求是、客观公正、严谨细致、程序规范的原则，做到“谁动议谁审核、谁考察谁审核、谁接收谁审核、谁签字谁负责”，主要审核对象为各级党政机关、人民团体、国有企业和事业单位拟提拔任职干部的档案和档案管理机构接收的新提拔任职干部的档案。
审核内容主要为：第一，档案材料收集是否齐全，履历、考察、考核、学历职称、教育培训、政治面貌、奖惩、工资待遇、职务变动等材料是否齐全，成套材料有无缺页，对无法查补的材料是否按照相关政策规定出具情况说明并登记归档。第二，档案材料内容是否真实，主要审核档案材料有无篡改、伪造的情况，个人经历的起点、节点、交点是够符合干部一般成长规律，是否存在疑点。第三，档案材料记载是否客观，入党（入团）材料、重大政治活动的思想工作小结和年度考核工作小结等材料反映的信息是否客观。第四，档案材料信息是否准确，主要审核“三龄两历一身份”等信息是否准确，以及专审后填写的信息与档案专审的结论是否一致。第五，档案材料整理是否规范，主要审核材料的形成是够规范，手续是否完备，分类是否准确，编排是否有序，目录是否清楚。
2 目前干部档案管理工作存在的困境
2.1重视程度不高，人力物力投入不足
受传统观念的影响，从领导、档案管理工作人员到广大干部群体，均存在不同程度档案意识淡薄，领导不重视，档案管理工作人员不主动，干部不配合。許多干部在填写相关表格时随意性大，不能保证信息的完整和准确。部分单位的各级领导对档案管理工作投入精力不多，档案管理工作在一定程度上被边缘化，导致一线管理人员工作干劲不足。人力资源的投入情况堪忧，现实是大多数管档数量累计几千的单位却往往只配备了1～2名专职档案管理人员，甚至仅引入兼职档案管理人员参与管理，与国家规定的每千份人事档案应配备1名专职档案管理人员的要求相距甚远。
部分单位的档案管理经费投入过少，档案库房建设和设备配备水平仍停留在20世纪90年代的水平，无论从存放空间还是管档质量上都早已不能满足现代化档案管理的需求。
2.2制度体系构建尚不健全
干部档案的规范化管理，需要健全完善的制度体系保驾护航。经过中组部在全国范围铺开的几次干部档案达标升级、专项审核等工作，各单位基本已经建立起了初步的干部档案管理方面的专项制度，但在制度的内容涵盖方面，有的单位的制度勾勒了大体的框架，权责划分不清，程序规定不明，具体做法不细致。有的单位的干部档案管理职能设在档案馆，仅在单位《档案工作管理办法》这种“大文件”下提及干部人事档案管理的相关内容。
2.3审核流程执行不到位
干部任用考察时，部分干部管理部门对其进行的各项考察工作较为繁琐，往往忽视了对其档案的考察步骤。部分干部管理部门虽然执行了档案审核流程，但流于形式，走走过场，没有及时、准确地发现并处理发现的问题，为今后的干部任用埋下许多隐患。
2.4各单位联动机制尚未完全建立
干部档案管理职责主要集中在管档部门，档案材料生成及干部任免、监督、调配等部门参与度不高。没有建立起一套完善、流畅的网状体系，导致干部档案材料的收集时效、材料质量、流转过程和保密程度都存在一些问题。干部档案材料生成单位较多，收集工作比较分散，收集材料的时间不能统一，收集的第一手资料往往不能及时交付，致使材料收集工作延误或材料遗失。各单位管理人员档案工作意识不强，对材料的动态管理没有跟上，单位之间的沟通交流也不足，导致部分档案信息不对称。
2.5档案材料不达标，审核过程艰难
由于以往的干部档案管理水平不高和一些历史原因，部分干部档案材料不达标。少数干部的档案存在材料不齐全的问题，例如某干部在来本单位前在其他单位工作的材料，因该单位档案管理不善导致该阶段材料缺失，而目前该单位已倒闭，相关材料无法查补；又例如某干部早期学历材料缺失，而原学校已并入其他学校，相关材料无存底，无法查补等。少数干部的档案中信息填写前后不一致，如出生时间农阳历填写混乱，因招工、入伍、入团、入党等各种原因将实际年龄填大或填小，在职和全日制学历信息填写不准确，参加工作时间填写前后矛盾等。少数干部的档案中的部分材料的生成不符合规范，如签章不全，制表时间漏填，越级审批等现象频发。干部档案材料质量不高，给干部档案审核造成了一定程度的困难，导致了审核过程的繁复，拉长了整个审核过程。
2.6信息化程度不高，管理效能低下
专业管档软件老旧，许多单位仍在沿用几年前甚至十几年前刚刚建立起来的管档软件，此类软件一般只具备录入、查询人员花名册、档案目录编制、流转信息记录等基本功能，已经不能适应目前日益严格、丰富的档案管理需要。电子化工作没有全面铺开，干部档案保存基本处于纸质保管模式，逐年将新收集档案材料扫描归入电子档案的单位凤毛麟角。
数据分析能力不足，许多单位的干部档案管理尚未设置数据比对、筛选和分析功能，没有将数据盘“活”，让数据充分为干部任免、人才引进等职能提供服务。
档案利用程度低下，由于干部档案在传统意义上有一定的政治性、隐私性，利用方式较为死板，开放程度很低。
2.7安全意识不足，信息安全存在隐患
少数单位的档案管理人员的信息安全意识不强，对档案的保管较为松散，甚至出现干部个人与本人档案见面的情况，或遗失档案材料的情况。一些单位使用了干部档案信息管理系统并开放了部分权限对外查询，但由于技术支持能力不足，使得干部档案信息收到黑客攻击的隐患普遍存在。
3 干部档案管理工作的创新思考
3.1提高重视程度
领导干部应充分认识到人事档案管理的重要性，结合中组部干部人事档案审核工作，组建本单位的档案管理领导小组及各部门的档案管理工作协作组，加强人事档案管理的系统性和规范性，完善监督机制，加大经费和人力资源方面的投入。重视干部档案“凡提必审”对干部自身和单位干部档案事业发展的约束力和积极影响，干部本人应主动配合档案管理需要，在信息的填写上保证真实、准确，档案管理人员应加强责任意识，把握好干部档案材料的收集、鉴别等环节的质量，监督部门应利用好干部档案，为保证干部队伍的高素质、高水平服好务。
加大经费投入。提供面积达标的专用库房，保证库房的防火、防盗、防潮、通风。引进现代化档案管理设备配备，从传统手动装订制作档案逐步转向机械自动化装订档案，部分重要资料及时扫描留存制成电子档案。
3.2建立健全专项制度
制定本单位关于干部档案管理专项制度，在建立统领全局的“管总”制度的基础上，出台细化的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保管制度等具体政策，为实际干部档案管理操作提供政策依据和方法指导。
3.3严把审核关
抓好“入口”管理，干部档案转递入库环节审核发现档案材料收集不齐全、分类不准确、整理不规范的，退回原档案整理部门进行整改，整改合格后再接收入库。抓好“过程”管理，干部选拔动议和考察环节档案发现的问题，由相关组织人事部门按照干部管理权限和工作职能进行调查核实并提出处理意见，报部门领导或所在单位党委（党组）審批。规范“出口”管理，在干部档案转递至其他单位前，务必将其档案材料整理齐全，并严格审核，按照规定的渠道对干部档案进行转递。干部档案“凡提必审”工作在全面审核干部档案的同时，要重点审核“三龄两历一身份”信息，注重从起点、节点、交点和疑点四个方面进行审核。
3.4创新方式方法
购买能适应要求的专业干部档案管理软件和按照要求升级现有成熟的干部档案管理软件，使其发挥更大的作用，提高干部档案管理效率。
加强信息化建设，在收集传统纸质档案材料的基础上引入扫描、拍照等新型档案信息采集方式，建立电子档案，并按照不同权限设置查询利用功能。
引入大数据挖掘，对现有信息进行分析，生成分析结果，总结以往的管理经验，并做出一定程度的研判，为今后工作的开展提供指导。
3.5保证信息安全
干部档案管理工作人员要强化责任意识，在库房管理上要严格遵守库房、查阅室、整理室分离的制度，注意防火防盗，杜绝可能对纸质档案产生影响的各类安全隐患。另外，对档案的开发利用要严格把握尺度，加强技术支持，维护档案信息的网络安全。
近年来国家对干部档案工作的重视程度已在不断提升，干部档案在生产生活中发挥的作用有目共睹，作为干部档案工作者，唯有不断学习领会和不走样地执行好政策，强化责任意识，创新管理理念和方法，才能达到新时期干部档案管理要求。
参考文献：
[1] 高丽.从全国干部人事档案专项审核工作看科研院所人事档案管理存在的问题及对策[J].人事管理，2016（10）：164.
[2] 曹江丽，龚静.对干部人事档案管理工作的思考[J].人力资源管理，2011（2）：121.
摘要：2016年11月，中共湖北省委组织部印发了《干部档案“凡提必审”实施办法（试行）》，对规范干部档案工作提出了进一步的要求，本文基于此背景，深入探讨新时期档案管理工作中存在的问题，并深入思考如何提升干部档案管理工作水平。
关键词：凡提必审 带病提拔 干部档案管理 干部审核
中图分类号：G271 文献标识码：A
为防止干部 “带病提拔”，规范干部档案“凡提必审”工作，根据《党政领导干部选拔任用工作条例》和中共中央组织部《干部工作条例》《关于防止干部“带病提拔”的意见》《关于进一步严格管理干部档案的通知》等文件精神，中共湖北省委组织部制定了《干部档案“凡提必审”实施办法（试行）》。
1 “凡提必审”的主要要求
干部档案“凡提必审”工作必须坚持实事求是、客观公正、严谨细致、程序规范的原则，做到“谁动议谁审核、谁考察谁审核、谁接收谁审核、谁签字谁负责”，主要审核对象为各级党政机关、人民团体、国有企业和事业单位拟提拔任职干部的档案和档案管理机构接收的新提拔任职干部的档案。
审核内容主要为：第一，档案材料收集是否齐全，履历、考察、考核、学历职称、教育培训、政治面貌、奖惩、工资待遇、职务变动等材料是否齐全，成套材料有无缺页，对无法查补的材料是否按照相关政策规定出具情况说明并登记归档。第二，档案材料内容是否真实，主要审核档案材料有无篡改、伪造的情况，个人经历的起点、节点、交点是够符合干部一般成长规律，是否存在疑点。第三，档案材料记载是否客观，入党（入团）材料、重大政治活动的思想工作小结和年度考核工作小结等材料反映的信息是否客观。第四，档案材料信息是否准确，主要审核“三龄两历一身份”等信息是否准确，以及专审后填写的信息与档案专审的结论是否一致。第五，档案材料整理是否规范，主要审核材料的形成是够规范，手续是否完备，分类是否准确，编排是否有序，目录是否清楚。
2 目前干部档案管理工作存在的困境
2.1重视程度不高，人力物力投入不足
受传统观念的影响，从领导、档案管理工作人员到广大干部群体，均存在不同程度档案意识淡薄，领导不重视，档案管理工作人员不主动，干部不配合。許多干部在填写相关表格时随意性大，不能保证信息的完整和准确。部分单位的各级领导对档案管理工作投入精力不多，档案管理工作在一定程度上被边缘化，导致一线管理人员工作干劲不足。人力资源的投入情况堪忧，现实是大多数管档数量累计几千的单位却往往只配备了1～2名专职档案管理人员，甚至仅引入兼职档案管理人员参与管理，与国家规定的每千份人事档案应配备1名专职档案管理人员的要求相距甚远。
部分单位的档案管理经费投入过少，档案库房建设和设备配备水平仍停留在20世纪90年代的水平，无论从存放空间还是管档质量上都早已不能满足现代化档案管理的需求。
2.2制度体系构建尚不健全
干部档案的规范化管理，需要健全完善的制度体系保驾护航。经过中组部在全国范围铺开的几次干部档案达标升级、专项审核等工作，各单位基本已经建立起了初步的干部档案管理方面的专项制度，但在制度的内容涵盖方面，有的单位的制度勾勒了大体的框架，权责划分不清，程序规定不明，具体做法不细致。有的单位的干部档案管理职能设在档案馆，仅在单位《档案工作管理办法》这种“大文件”下提及干部人事档案管理的相关内容。
2.3审核流程执行不到位
干部任用考察时，部分干部管理部门对其进行的各项考察工作较为繁琐，往往忽视了对其档案的考察步骤。部分干部管理部门虽然执行了档案审核流程，但流于形式，走走过场，没有及时、准确地发现并处理发现的问题，为今后的干部任用埋下许多隐患。
2.4各单位联动机制尚未完全建立
干部档案管理职责主要集中在管档部门，档案材料生成及干部任免、监督、调配等部门参与度不高。没有建立起一套完善、流畅的网状体系，导致干部档案材料的收集时效、材料质量、流转过程和保密程度都存在一些问题。干部档案材料生成单位较多，收集工作比较分散，收集材料的时间不能统一，收集的第一手资料往往不能及时交付，致使材料收集工作延误或材料遗失。各单位管理人员档案工作意识不强，对材料的动态管理没有跟上，单位之间的沟通交流也不足，导致部分档案信息不对称。
2.5档案材料不达标，审核过程艰难
由于以往的干部档案管理水平不高和一些历史原因，部分干部档案材料不达标。少数干部的档案存在材料不齐全的问题，例如某干部在来本单位前在其他单位工作的材料，因该单位档案管理不善导致该阶段材料缺失，而目前该单位已倒闭，相关材料无法查补；又例如某干部早期学历材料缺失，而原学校已并入其他学校，相关材料无存底，无法查补等。少数干部的档案中信息填写前后不一致，如出生时间农阳历填写混乱，因招工、入伍、入团、入党等各种原因将实际年龄填大或填小，在职和全日制学历信息填写不准确，参加工作时间填写前后矛盾等。少数干部的档案中的部分材料的生成不符合规范，如签章不全，制表时间漏填，越级审批等现象频发。干部档案材料质量不高，给干部档案审核造成了一定程度的困难，导致了审核过程的繁复，拉长了整个审核过程。
2.6信息化程度不高，管理效能低下
专业管档软件老旧，许多单位仍在沿用几年前甚至十几年前刚刚建立起来的管档软件，此类软件一般只具备录入、查询人员花名册、档案目录编制、流转信息记录等基本功能，已经不能适应目前日益严格、丰富的档案管理需要。电子化工作没有全面铺开，干部档案保存基本处于纸质保管模式，逐年将新收集档案材料扫描归入电子档案的单位凤毛麟角。
数据分析能力不足，许多单位的干部档案管理尚未设置数据比对、筛选和分析功能，没有将数据盘“活”，让数据充分为干部任免、人才引进等职能提供服务。
档案利用程度低下，由于干部档案在传统意义上有一定的政治性、隐私性，利用方式较为死板，开放程度很低。
2.7安全意识不足，信息安全存在隐患
少数单位的档案管理人员的信息安全意识不强，对档案的保管较为松散，甚至出现干部个人与本人档案见面的情况，或遗失档案材料的情况。一些单位使用了干部档案信息管理系统并开放了部分权限对外查询，但由于技术支持能力不足，使得干部档案信息收到黑客攻击的隐患普遍存在。
3 干部档案管理工作的创新思考
3.1提高重视程度
领导干部应充分认识到人事档案管理的重要性，结合中组部干部人事档案审核工作，组建本单位的档案管理领导小组及各部门的档案管理工作协作组，加强人事档案管理的系统性和规范性，完善监督机制，加大经费和人力资源方面的投入。重视干部档案“凡提必审”对干部自身和单位干部档案事业发展的约束力和积极影响，干部本人应主动配合档案管理需要，在信息的填写上保证真实、准确，档案管理人员应加强责任意识，把握好干部档案材料的收集、鉴别等环节的质量，监督部门应利用好干部档案，为保证干部队伍的高素质、高水平服好务。
加大经费投入。提供面积达标的专用库房，保证库房的防火、防盗、防潮、通风。引进现代化档案管理设备配备，从传统手动装订制作档案逐步转向机械自动化装订档案，部分重要资料及时扫描留存制成电子档案。
3.2建立健全专项制度
制定本单位关于干部档案管理专项制度，在建立统领全局的“管总”制度的基础上，出台细化的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保管制度等具体政策，为实际干部档案管理操作提供政策依据和方法指导。
3.3严把审核关
抓好“入口”管理，干部档案转递入库环节审核发现档案材料收集不齐全、分类不准确、整理不规范的，退回原档案整理部门进行整改，整改合格后再接收入库。抓好“过程”管理，干部选拔动议和考察环节档案发现的问题，由相关组织人事部门按照干部管理权限和工作职能进行调查核实并提出处理意见，报部门领导或所在单位党委（党组）審批。规范“出口”管理，在干部档案转递至其他单位前，务必将其档案材料整理齐全，并严格审核，按照规定的渠道对干部档案进行转递。干部档案“凡提必审”工作在全面审核干部档案的同时，要重点审核“三龄两历一身份”信息，注重从起点、节点、交点和疑点四个方面进行审核。
3.4创新方式方法
购买能适应要求的专业干部档案管理软件和按照要求升级现有成熟的干部档案管理软件，使其发挥更大的作用，提高干部档案管理效率。
加强信息化建设，在收集传统纸质档案材料的基础上引入扫描、拍照等新型档案信息采集方式，建立电子档案，并按照不同权限设置查询利用功能。
引入大数据挖掘，对现有信息进行分析，生成分析结果，总结以往的管理经验，并做出一定程度的研判，为今后工作的开展提供指导。
3.5保证信息安全
干部档案管理工作人员要强化责任意识，在库房管理上要严格遵守库房、查阅室、整理室分离的制度，注意防火防盗，杜绝可能对纸质档案产生影响的各类安全隐患。另外，对档案的开发利用要严格把握尺度，加强技术支持，维护档案信息的网络安全。
近年来国家对干部档案工作的重视程度已在不断提升，干部档案在生产生活中发挥的作用有目共睹，作为干部档案工作者，唯有不断学习领会和不走样地执行好政策，强化责任意识，创新管理理念和方法，才能达到新时期干部档案管理要求。
参考文献：
[1] 高丽.从全国干部人事档案专项审核工作看科研院所人事档案管理存在的问题及对策[J].人事管理，2016（10）：164.
[2] 曹江丽，龚静.对干部人事档案管理工作的思考[J].人力资源管理，2011（2）：121.
