《工业企业档案分类试行规则》应当进行修订

    原万红

    《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)是1991年7月4日发布,1992年起执行的。《规则》对规范工业企业档案分类、提高工业企业档案科学管理水平起过一定的作用,但由于一些问题的存在,不仅给工业企业档案分类带来一些困难,而且还对我国档案学理论和档案法规、标准造成不小的冲击。据笔者分析和档案分类实践的体验,《规则》主要存在以下问题。

    一、分类原则定性不当,与一级类目设置反差太大

    《规则》第三条称,“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性,与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中,只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的,而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的,“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说,一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的,其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40%,按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60%。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说,只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言,《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

    也许有人会说,一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的,尽管类名并不似企业管理职能,也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分,怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷,但其分类依据定性不准毋庸置疑。

    《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外,还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的,一次分类只能使用一种依据,使用两个以上的依据,或以一个依据为主,结合其他依据,分类就无法进行。事實上,《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分,分别按照三种依据分类的,而不是三种依据的结合。

    二、部分二级类目设置欠科学,档案归类难

    《规则》第五条规定:“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目,无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是,《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”,“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性,不是同一个分类依据。从某种意义上说,第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的,而且对一次分类提出前后两种不同依据,档案的分类其实也无法进行。

    对工业企业的档案的分类工作来说,重要的也许不是《规则》各条款的文字规定,而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事,只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是,附表中部分二级类目设置不科学,工业企业在对档案进行分类时,一些档案无类可归,一些档案又不知道归入哪一类好,归类难的问题不可否认。

    在“党群工作类”下,既设置了“党务工作”,又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版,第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显,这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中,组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题,也不是什么好办法。例如,党委办公室工作大量不是党务工作,其形成的档案却列入其中了。还有,明知“其他事务性工作”不是党务工作,也列入“党务工作”的“基本范围”之中,就更没有道理了。另外,“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案,有许多不纯粹是关于党务工作的,归人“党务工作”类不准确,不归入“党务工作”类又无类目可归,使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告),按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系),按“基本范围”应归人“党务工作”类,这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

    三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

    《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置,“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实,《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

    《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念,对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中,《规则》是一个下位规则,应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念,在《规则》发布前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念,后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》发布后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中,仍然在使用“科技档案”这一概念,《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

    《规则》对理论的冲击有两个方面:

    一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定,“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企

    业全部档案为分类对象的,只能是一级分类,即首次分类,二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准,这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目,分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果,而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多,对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次,一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目,分别将其二级类目作为一级类目,也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则,这毋庸置疑。

    二是对档案学理论的冲击。“名无固宜,约之以命,约定俗成谓之宜,异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成,这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑,因是约定俗成的,一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来,出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论,可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为,“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案,科技档案也不是全部产生于企业,但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念,一些人这样认为并不是没有道理的。

    四、适用《规则》的企业十分有限

    《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”,而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业,因分类层次多和类目设置过多,中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大,档案不多的中小型企业如强行实施《规则》,一些类目的档案会寥寥无几,一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目,但增减过多以致与《规则》大相径庭,就不是实施《规则》了。其实,《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》,使之具有广泛适用性。

    五、工业企业档案分类过于复杂

    档案分类应当尽量简化、实用。然而,《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了,档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细,这是因为,在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业,即使档案再多,只要进行一定的分类和整理编目,档案管理特别是检索利用已经变成易事;在尚未使用电子计算机等工具的小型企业,由于档案数量少,用手工管理、检索档案也无多大困难,分类复杂,类目过多,反而会使管理和检索变得困难重重。

    六、按档案保管期限分类存在弊端

    按保管期限分类,便于对档案的保管和鉴定销毁,被档案馆纳入接收范围的企业,还便于档案的移交进馆。按现行《规则》设置档案分类类目,雖然一部分档案实际上已分开了不同保管期限(如会计档案),但大部分则未分开不同保管期限,如党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类。按保管期限进行分类,就必须相应减少其他层次的分类,才能避免档案分类层次过多和类目设置过多的问题。如《规则》附表前四类已有属类34个,对中小型工业企业和档案不多的大型工业企业来说已经够多了,若再按保管期限分类,就要设102个类目,实在是太多了。因此,要按档案保管期限分类,应当相应减少其他分类层次。

    此外,《规则》中还存在其他一些问题。如前言中说是面向“企业”制定本《规则》,而《规则》名称和各条款又仅限于“工业企业”。《规则》存在的问题,应当通过修改来解决,使之成为科学而实用的工业企业档案分类规范。

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