档案交接工作略析

    罗竹莲

    任何单位的档案管理工作都会产生档案交接问题。档案管理人员的新老交替，原档案管理人员正常或非正常的工作调动，档案部门内部岗位调整，机关合并或企事业兼并重组等事项发生时，都需要办理档案工作交接手续。但是，档案交接工作在档案学著作、教科书或者论文中几乎无所涉及，相关制度过于原则，一些机关、企事业，尤其是基层单位，对档案交接工作不太重视，有些单位始终未建立档案交接工作规定。由此造成一些单位档案交接工作走过场，只是一把钥匙由原档案人员手中交到新档案人员手中这么简单，更有甚者，在原档案人员从工作岗位调离后，几个月、甚至几年都没有配备档案人员。档案交接是一件极为严肃、责任心极强的工作。这项工作对于保证本单位档案齐全完整准确，对于保持本单位档案工作的延续性，具有很大意义。因此，这项工作最忌讳匆匆忙忙、乱无章法、丢三落四、敷衍了事、马马虎虎。笔者根据自身实践经验，在本文中就档案交接准备、工作程序要点等若干问题进行了简略分析，以期引起人们对档案交接工作的重视。

    一、档案交接之前的准备工作

    1、由部门领导布置档案交接工作事项。在中小企事业单位 、机关当中，一般都由办公室主任主管档案工作。办公室主任主持此项工作，召集档案交接有关人员布置相关事宜，讲明档案交接工作意义，提出相关要求，明确交接事项及初步安排，明确交接双方应负责任。

    2、档案工作移交方应事先做好的准备工作是：明确档案交接工作重要事项及日程安排，将档案管理台账、案卷（归档文件目录）、档案管理设备设施一览表、近几年的档案借阅簿、上一年度档案统计年报表、档案管理制度汇编、档案全宗介绍收集齐全，按照交接先后次序进行编号。对档案库房进行一次清扫，对档案室藏进行仔细清点，分门类、分载体，结合档案管理台账逐卷（件）核实，将外借档案及时催还，未整理的零散文件、归档材料登记造册后有序存放。

    3、档案交接准备工作完成后，由档案移交方向办公室主任汇报，由办公室主任确定具体交接日期。

    二、档案交接工作具体程序安排

    1、由办公室主任召集档案交接双方人员，就档案交接准备工作状况、尚未解决的问题进行了解并提出解决方案，对交接工作提出具体要求，宣布启动档案交接工作。

    2、档案交接工作预处理：先由档案工作交出一方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案阅览室、库房简略查看，让其对档案室室藏结构、门类、载体有大概了解，使得档案接收一方对档案管理工作“预热处理”。

    3、将办理交接需要的全部材料按照序号分别摆放到桌面上，与接收人员明确交接工作先后次序、工作注意事项，交接双方对具体交接事项进行协调，以保证档案交接工作顺利进行。

    4、交接具体内容。首先，按档案管理台账编排次序，对照实体档案，分门类、载体或按档案库房布局，依次以案卷为单位进行交接。如时间宽裕，最好以文件份数为单位进行核实交接。在交接过程中发现问题及时记录。其次，对动态室藏进行说明：如室藏年增量、各门类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁、向档案馆移交档案或档案室藏曾经进行的大规模调整、变化等情况，档案有无重大损伤、破坏、受灾等事故发生，外借档案有无丢失、尚未归还问题，都要对接收一方具体说明。再次，开机进行档案计算机管理系统交接。交出一方对档案计算机管理系统进行初步演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、使用维护详细说明，直到接收一方彻底掌握为止。最后，对办公室、阅览室、库房设备设施逐件交接，演示开机、操作事项，对曾经发生的重大故障予以说明。

    5、交接双方在预先准备好的档案交接清单（至少三份）上签字，注明交接具体日期，交接双方职务（职称）,然后送请办公室主任审阅。审阅无误后，办公室主任在“监交人”一栏签字。交接双方各持一份交接办理单，剩余一份归档。

    6、交接工作善后事宜。如交出一方时间允许，应对接收一方具体介绍档案全宗结构、档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。作者单位：河北经贸大学