会计电算化对会计档案工作带来的思考

    侯彩侠

    近些年来, 随着会计电算化工作的开展，产生了大量的电子会计文件，这为档案管理工作增加了新的内容，档案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟进。

    一、电算化会计档案管理工作的特点

    1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来难度。

    ２、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

    3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

    二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

    1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。

    2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。

    3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

    三、做好会计档案管理工作的对策

    （一）应加大对软硬件设备设施的投入

    比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

    （二）完善电算化下会计档案管理的各项制度

    1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。

    2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件卡片。

    3、建立严格的借用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

    4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

    5、建立分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

    ( 三) 提高思想重视程度。实现会计电算化的企事业单位，有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

    （四）提高电算化会计档案保管人员的素质。要管理、保存和利用好电算化会计档案，必须有相应的档案管理人才。管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高，除了要具备传统的会计档案管理专业知识外, 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识, 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育, 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识, 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。

    参考文献：

    1、霍振芳：《电算化会计档案的特点》，《唐山学院学报》2007年第5期。

    2、财政部、国家档案局：《会计档案管理办法》。

    3、楼丹婷：《电算化会计档案的安全管理》，《上海档案》2007年第12期。

    作者单位：全国科学技术名词审定委员会