从内部审计角度看企业采购业务的内部控制
杨胜
摘要：物资采购是给企业创造价值的地方，同时也是监管的难点，是舞弊发生的高发区域，也是内部控制的重点、难点，本文通过物资采购和日常内部审计实践，深入相关业务，分析物资采购中存在问题、分析原因、并在审计营销、反舞弊投诉举报及奖励办法等方面提出相应的解决方案，从而更好更高效的完成采购审计，降低采购成本，减少相关的舞弊行为，达到物资采购内部控制的最佳成果。
关键词：物资采购；内部审计；内部控制
物资采购是给企业创造价值的地方，低成本高品质的采购是提高企业经营效率的重要手段，同时也是最容易出漏洞的环节，并会伴随着员工相关舞弊行为，给企业带来的很大的损失。良好的采购内部控制制度是做好采购工作的重要保障措施。采购环节的内部控制制度薄弱会在实践中带来诸多问题，如不能很好地解决，势必会影响企业内部物资采购的效果。
一、采购环节存在的风险
采购流程：
使用部门提出需要—采购部供应商选择—订合同—验收入库—付款
从采购流程分析上看，主要存在的风险有：
首先在使用（需要）环节存在间接指定或直接指定供应商、采购存在供应商选择不恰当；其次在采购过程发生价格偏高或物资品质不达标；第三验收环节存在不合格物资入库等风险；第四付款环节存在预付款未按协议的规定付款风险。这四个风险点最终反映在采购物资的性货比不好和风险敞口问题，它是采购内部控制的重点、难点，需要企业从制度上来解决。
二、采购风险的内部控制
针对采购过程进行风险分析对可能出现的风险，采取的方法主要制定采购申请等内控制度，通过制度来控制风险。
首先通过制度性安排，采购申请环节杜绝或降低企业使用（需要）部门指定供应商的行为，特殊情况必须是指定品牌的，需要注明指定的特殊原因，防止通过指定不要必要的技术参数或指定品牌或厂家的现象。
其次供应商选择是否合适，供应商选择上是否存在能力不过关，防止皮包公司和签约后无法供货的现象以及通过不必要的代理商，盲目的舍近求远现象。
第三，通过谈判取得富有市场竞争力的采购价格，主要 包括采购询价工作做得是否得当，是否建立物资的价格体系，掌握充分、有效市场价格信息。
第四，制订标准合同，使用甲方版本，减少企业在签署合同的风险
第五，通过审查入库手续、现场抽检等方式以确定入库材料的数量是否准确，质量是否合格；运输过程中发生的损耗是否正常，是否由我方承担，让步接收是否符合制度等来保证入库质量，进而降低企业采购的风险。
第六，财务部门在办理付款业务时，对请款的资料（发票、验收等结算凭据）真实及完整性严格审核。
三、采购风险的内部审计，防止采购内部控制留在墙上的制度里
內部审计对采购的风险，及针对风险的内部控制的监督和评估，把内部控制落实到实处，形成一个内部控制的闭环，采购审计是展示内部审计价值的重要手段。
（一）要针对采购相关制度进行落实，主要表现在书面化，防止口头化，做到事后可追溯性
这点看起来很稀松平常，实际的效果却非常明显，把采购的过程书面的写出来，就可能达到了把采购问题就解决了一半的效果，防止不良分子混水摸鱼，同时采购过程书面化也是包括审计在内监管的基础。
（二）通过采购制度审计，为供应商管理审计、价格审计做好基础
审计主要看采购制度是否落实，包括采购过程是否公开，采购方式是否得当，货比三家在内等制度有否落实，以及资料文件是否按要求保存完整、齐全和便于监督。
（三）通过供应商选择管理和采购价格审计，防止出采购高价低质的物资的现象
供应商选择管理和采购价格是审计的核心环节，通过穿行测试，实地调查，现场拜访，货比三家等等方式来确认供应商选择是否合理和采购价格是否具有市场竞争力。除了数据分析外，最主要的还是供应商和物资价格的实地调查，拿出大妈菜场买菜的架式，很多表面上符合公司的合格供应商，实则经不实地调查推敲：注册资本很大的小作坊、披着生产商皮的中间商，专门为企业成立的供应商、采购员自己成立公司与公司做交易等。采购物资价格存在偏高：未认真分析供应商的成本，未对采购物资进行市场分析，对采购物资的国家标准不熟悉等。
（四）关注采购中的舞弊风险
采购是企业的敏感业务，也是风险特别是舞弊风险高发的地方。供应商选择管理和采购价格审计时，警惕舞弊发生，审计人员应对此要保持高度的职业敏感和审慎性。为了减少舞弊的损失，企业应该要未雨绸缪，采取有效的措施来预防舞弊的发生的控制环境，同时建立相关的反舞弊投诉举报及奖励办法也有助于减少并发现相关的舞弊。首先设立高奖金的的举报奖励，奖金秘密发放制度。高奖金有助于激励有关人员进行相关的投诉举报，而奖金秘密发放有助于相关人员实名举报，消除举报人的顾虑，以方便案件顺利开展。其次设立统一好记忆的投诉举和宣传报渠：建立统一好忆的投诉举报渠道（比如设立以同一手机号作为QQ、微信等联系方式），还通过各种渠道来宣传：如企业网站、采购合同、员工手册等。最后对舞弊行为零容忍，一旦发现有舞弊行为的员工立即辞退，并移交法务或司法机关处理。
（五）提高内部审计地位，提高物资采购审计水平
内部审计地位高不高，主要看高级管理层主要是一把手重不重视。内部审计工作之一：找出公司和其他部门风险的也特别容易得罪人，故做好相关客户（高级管理层特别是一把手）的营销就显得特别重要，需要我们内审人员首先要营销，特别针对客户的营销。
其次要拿出像“苹果”手机一样超越客户需要的，并且能打到痛点的采购审计报告。审计报告需要我们根据不同领导和不同对象个性化的、运用通俗易懂语言写法来展示我们这段时间的工作成果，审计报告是我们内部审计部门的产品，它的好坏直接影响领导对内部审计部门的看法，影响部门未来的发展，影响内部审计人员个人发展。
最后是打造学习型组织，提高审计人员队伍素质，是实现高质量采购内部审计工作效果和效率的关键。打铁也要自身硬，审计人员若不了解采购业务知识和公司业务，势必会陷入审计困境，不仅要懂采购甚至比采购人员更了解采购业务，通过业务与审计的结合，实现高质量的采购审计。提高内部审计人员素质有：培训和自学，培训主要来开拓视野，而平时主要靠内审人员在理论上（包括国际注册内部审计师考试等）和实践中自学（在采购审计中主要是指熟悉每个物资的特点，影响产品价格的主要因素等）。
以上是笔者根据多年采购内部审计工作总结出来的一些思路，仅供参考。我们不仅要规范改进采购业务的内部控制制度，堵塞漏洞，同时还需要学习高效的内审工作模式，并在以后的工作中不断的改进完善，更好在采购审计中履行自己的内部审计职能，并更好更高效的完成采购审计，达到企业物资采购审计最佳成果。
参考文献：
[1]周云.采购成本控制与供应商管理（第2版）[M].机械工业出版社，2014.
[2]谭丽丽，罗志国.内部审计工作法[M].机械工业出版社，2017.
[3]高美伦.浅谈企业采购的审计要点[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（3）.
（作者单位：浙江伟明环保股份有限公司）
摘要：物资采购是给企业创造价值的地方，同时也是监管的难点，是舞弊发生的高发区域，也是内部控制的重点、难点，本文通过物资采购和日常内部审计实践，深入相关业务，分析物资采购中存在问题、分析原因、并在审计营销、反舞弊投诉举报及奖励办法等方面提出相应的解决方案，从而更好更高效的完成采购审计，降低采购成本，减少相关的舞弊行为，达到物资采购内部控制的最佳成果。
关键词：物资采购；内部审计；内部控制
物资采购是给企业创造价值的地方，低成本高品质的采购是提高企业经营效率的重要手段，同时也是最容易出漏洞的环节，并会伴随着员工相关舞弊行为，给企业带来的很大的损失。良好的采购内部控制制度是做好采购工作的重要保障措施。采购环节的内部控制制度薄弱会在实践中带来诸多问题，如不能很好地解决，势必会影响企业内部物资采购的效果。
一、采购环节存在的风险
采购流程：
使用部门提出需要—采购部供应商选择—订合同—验收入库—付款
从采购流程分析上看，主要存在的风险有：
首先在使用（需要）环节存在间接指定或直接指定供应商、采购存在供应商选择不恰当；其次在采购过程发生价格偏高或物资品质不达标；第三验收环节存在不合格物资入库等风险；第四付款环节存在预付款未按协议的规定付款风险。这四个风险点最终反映在采购物资的性货比不好和风险敞口问题，它是采购内部控制的重点、难点，需要企业从制度上来解决。
二、采购风险的内部控制
针对采购过程进行风险分析对可能出现的风险，采取的方法主要制定采购申请等内控制度，通过制度来控制风险。
首先通过制度性安排，采购申请环节杜绝或降低企业使用（需要）部门指定供应商的行为，特殊情况必须是指定品牌的，需要注明指定的特殊原因，防止通过指定不要必要的技术参数或指定品牌或厂家的现象。
其次供应商选择是否合适，供应商选择上是否存在能力不过关，防止皮包公司和签约后无法供货的现象以及通过不必要的代理商，盲目的舍近求远现象。
第三，通过谈判取得富有市场竞争力的采购价格，主要 包括采购询价工作做得是否得当，是否建立物资的价格体系，掌握充分、有效市场价格信息。
第四，制订标准合同，使用甲方版本，减少企业在签署合同的风险
第五，通过审查入库手续、现场抽检等方式以确定入库材料的数量是否准确，质量是否合格；运输过程中发生的损耗是否正常，是否由我方承担，让步接收是否符合制度等来保证入库质量，进而降低企业采购的风险。
第六，财务部门在办理付款业务时，对请款的资料（发票、验收等结算凭据）真实及完整性严格审核。
三、采购风险的内部审计，防止采购内部控制留在墙上的制度里
內部审计对采购的风险，及针对风险的内部控制的监督和评估，把内部控制落实到实处，形成一个内部控制的闭环，采购审计是展示内部审计价值的重要手段。
（一）要针对采购相关制度进行落实，主要表现在书面化，防止口头化，做到事后可追溯性
这点看起来很稀松平常，实际的效果却非常明显，把采购的过程书面的写出来，就可能达到了把采购问题就解决了一半的效果，防止不良分子混水摸鱼，同时采购过程书面化也是包括审计在内监管的基础。
（二）通过采购制度审计，为供应商管理审计、价格审计做好基础
审计主要看采购制度是否落实，包括采购过程是否公开，采购方式是否得当，货比三家在内等制度有否落实，以及资料文件是否按要求保存完整、齐全和便于监督。
（三）通过供应商选择管理和采购价格审计，防止出采购高价低质的物资的现象
供应商选择管理和采购价格是审计的核心环节，通过穿行测试，实地调查，现场拜访，货比三家等等方式来确认供应商选择是否合理和采购价格是否具有市场竞争力。除了数据分析外，最主要的还是供应商和物资价格的实地调查，拿出大妈菜场买菜的架式，很多表面上符合公司的合格供应商，实则经不实地调查推敲：注册资本很大的小作坊、披着生产商皮的中间商，专门为企业成立的供应商、采购员自己成立公司与公司做交易等。采购物资价格存在偏高：未认真分析供应商的成本，未对采购物资进行市场分析，对采购物资的国家标准不熟悉等。
（四）关注采购中的舞弊风险
采购是企业的敏感业务，也是风险特别是舞弊风险高发的地方。供应商选择管理和采购价格审计时，警惕舞弊发生，审计人员应对此要保持高度的职业敏感和审慎性。为了减少舞弊的损失，企业应该要未雨绸缪，采取有效的措施来预防舞弊的发生的控制环境，同时建立相关的反舞弊投诉举报及奖励办法也有助于减少并发现相关的舞弊。首先设立高奖金的的举报奖励，奖金秘密发放制度。高奖金有助于激励有关人员进行相关的投诉举报，而奖金秘密发放有助于相关人员实名举报，消除举报人的顾虑，以方便案件顺利开展。其次设立统一好记忆的投诉举和宣传报渠：建立统一好忆的投诉举报渠道（比如设立以同一手机号作为QQ、微信等联系方式），还通过各种渠道来宣传：如企业网站、采购合同、员工手册等。最后对舞弊行为零容忍，一旦发现有舞弊行为的员工立即辞退，并移交法务或司法机关处理。
（五）提高内部审计地位，提高物资采购审计水平
内部审计地位高不高，主要看高级管理层主要是一把手重不重视。内部审计工作之一：找出公司和其他部门风险的也特别容易得罪人，故做好相关客户（高级管理层特别是一把手）的营销就显得特别重要，需要我们内审人员首先要营销，特别针对客户的营销。
其次要拿出像“苹果”手机一样超越客户需要的，并且能打到痛点的采购审计报告。审计报告需要我们根据不同领导和不同对象个性化的、运用通俗易懂语言写法来展示我们这段时间的工作成果，审计报告是我们内部审计部门的产品，它的好坏直接影响领导对内部审计部门的看法，影响部门未来的发展，影响内部审计人员个人发展。
最后是打造学习型组织，提高审计人员队伍素质，是实现高质量采购内部审计工作效果和效率的关键。打铁也要自身硬，审计人员若不了解采购业务知识和公司业务，势必会陷入审计困境，不仅要懂采购甚至比采购人员更了解采购业务，通过业务与审计的结合，实现高质量的采购审计。提高内部审计人员素质有：培训和自学，培训主要来开拓视野，而平时主要靠内审人员在理论上（包括国际注册内部审计师考试等）和实践中自学（在采购审计中主要是指熟悉每个物资的特点，影响产品价格的主要因素等）。
以上是笔者根据多年采购内部审计工作总结出来的一些思路，仅供参考。我们不仅要规范改进采购业务的内部控制制度，堵塞漏洞，同时还需要学习高效的内审工作模式，并在以后的工作中不断的改进完善，更好在采购审计中履行自己的内部审计职能，并更好更高效的完成采购审计，达到企业物资采购审计最佳成果。
参考文献：
[1]周云.采购成本控制与供应商管理（第2版）[M].机械工业出版社，2014.
[2]谭丽丽，罗志国.内部审计工作法[M].机械工业出版社，2017.
[3]高美伦.浅谈企业采购的审计要点[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（3）.
（作者单位：浙江伟明环保股份有限公司）
